深圳华润集团及下属四星级酒店全套内部章程

管理制度（1）关于例会制度的规定为了进一步加强酒店管理，全面提高企业素质，提高效率，达到高质量、高效率、高收入、降低成本费用的“三高一低”的目的，酒店要建立经营计划、销售报告例会、财务经济活动分析报告例、人力资源开发与管理分析报告例会以及安全例会。

四个例会召开的时间安排和要求如下：（一）时间：1、经营销售计划报告例会：在每月的第一个周五召开（参加部门：总经理、分管副总办公室主任、销售部经理、财务部总监）。

2、经济活动分析报告例会：在每月的第二个周五召开（参加部门总经理：财务部全体）。

3、人力资源开发与管理分析报告例会：在每月的第三个周五召开（参加部门：分管总经理、总办主任、人事部经理）。

4、安全例会：在每月的第四个周五召开（参加部门分管总经理、安全委员会、保安部）。

（二）要求：1、四个例会的文字报告分别由主管部门（市场营销部、财务部、人事部、保安部认真准备，并于召开例会的前一天（周四）中午12：00以前上报给总经理。

2、报告内容包括上期计划执行情况，总结经验，分析不足，找出差距，提出整改措施。

报告力求简明扼要，言之有物，用事实和数据说话。

3、四个例会中提出的重要事项将列入酒店的工作计划及总结中去，各部门应针对例会中所提出的问题认真分析，限期改进。

（2）印章、介绍信的管理规定第一条1、各部门的印章，由各部门经理指定专人保管。

2、未经主管领导批准，印章保管人员不得委托他人代为保管、使用印章。

不得将印章携出办公室。

第二条印章必须妥善保管、随用随取，用后立即存放原处，并及时上锁。

第三条下列情况可以使用印章：1、以酒店名义对外发出的公文；2、以酒店名义对外发出的公文；3、以酒店名义对外联系、商洽业务工作的介绍信、证明信等；4、本单位职工办理私事，确需酒店出具的证明信等；5、经总经理批准其他需要使用印章者。

第四条使用酒店印章必须经酒店领导书面批准，使用部门印章必须经部门领导书面批准。

第五条1、开具印制好的介绍信，必须将存根所列项目填写清楚；视情况，如需领导签字，则请总经理在“批准人”一栏签名后，再加盖公章；2、使用信笺开介绍信，应按领导批准的底稿复印后在原件上再盖公章；3、介绍信存根和底稿，必须妥善保管，以备核查。

第六条印章保管人员发现不符合上述规定的，应拒绝用印并及时报告上级。

第七条1、各部门印章应按有关部门规定的式样、尺寸统一刻制，在使用前，根据工作需要向有关单位发送启用通知。

2、酒店印章，要留印模存查。

作废的印章要及时上交存查。

（3）收发文管理制度1、公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序。

2、凡酒店及总经理的收文，由总经理室签收登记。

属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。

3、公文登记后，由总经理室根据总经理的批示，转交各位领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由机要秘书送交，并经登记、签收后才可送交。

4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到总经理室阅读，因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还。

秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。

5、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。

6、各部门均应实行公文催办制度。

负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷，当年文件应于第二年第二季度移交完毕。

8、各级职员调动时，应将文件（含保密记录本）清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送总经理室登记保管。

9、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由总经理室定期销毁。

销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销，不准作废品出售，一律碎纸机打碎。

（4）档案管理制度1、随时收集各部门办理完毕的文件（含会议文件），资料按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理立卷归档。

2、文件整理原则：1）制定一套能充分解决酒店文件记录保存问题的档案制度。

无论归档方法是按字母顺序排列，按题目分类，还是按地区、时间等形式分类，其目的都是为了查找的迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件都要清楚地注明它归入的档案类目。

2）每天都要进行清理归档，以免资料堆积。

3）熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度。

4）每年要清理一次档案，及时清除不必要保存之材料。

5）准确地做好文件索引，及时清除不必要保存之材料。

6）归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便要归档时，所有材料都随手而得，避免盲目查找。

7）立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内文件要把正文和底稿，文件和附件，请示和批复放在一起；卷内页号一律在右角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。

3、案卷厚度一般在1.5公分至2公分为宜，装订前拆除金属物，做好文材料的检查，如对披损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小摺叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切、用毛笔或钢笔书写，字迹端正。

4、根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编页号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订、案郑排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。

5、案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，每个箱要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

6、注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

7、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

8、对于已失去作用的档案进行销毁或用碎纸机进行处理。

销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁。

9、销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

（5）档案文件借阅规定1、借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅；秘密级以上的档案文件必须经酒店相关领导批准方能借阅。

2、案卷不得借出，只供在档案室阅；未立卷的文件及资料可借出。

3、借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。

4、借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

否则，按违反保密法追究当事人责任。

5、借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。

6、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。

但不能带离档案室。

7、外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意；对摘抄的材料要进行审查，签章。

（6）行政用车管理制度（一）日常用车1、申请1）用车部门填写内部用车章，经部门经理审核，签字。

2）按用车审批权限，由总经理室签批。

3）将用车单转到车队，根据需要和车辆高度情况派车。

2、审批权限1）使用小车由总经理或总办主任签批。

2）使用其它车辆由总办主任签批。

3）值班、节假日用车由总经理或值班经理签批。

4）酒店固定用车，由车队队长签批。

3、长途车辆使用原则1）凡出市区车辆，一般应提前与两天申报，以便车队统一编制长途用车计划，提高车辆使用率。

2）凡长途载货用车，原则上需凭提供单要车。

出市用车、必须如实填写用车单，包括去向、拟购物品清单、数量、提供详细地点、跟车人数。

3）临时用长途车，需由总经理或总办主任签批。

4、市内用车原则1）一般每日上午9：00前，各部门将用车单报送行政部汇总（小车由总经理室汇总）。

2）凡属部门正常用车（如每周、每月例行用车），应提前一天将用车单报审批部门。

3）小车主要供总经理、酒店重要客人（总经理或总办主任安排）、董事会成员等领导使用。

部门公务用车一般安排旅行车、工具车。

4）本着节约的原则，凡路途较近，时间允许又不需载货的，一般不派车。

5、凭用车单派车1）一般情况下，必须凭内部用车单向车队申请派车。

2）遇特殊情况，由总经理室电话通知，可先出车，但事后须及时补单。

3）只剩一部小车时，若需动用，必须经总经理签批。

4）未经批准，禁止私下找司机出车。

一经发现私自出车现象，用车人必须按酒店出租车费标准付费，同时扣发司机部分工资历。

（二）应急用车1、当值班司机接到酒店有关部门或客人的紧急用车电话时，要详细询问乘车人的姓名、乘车时间、地点、目的地、如来得及通知总办、大堂副理或值班经理时，应口头报告，如确实来不及时，需请同班人代为通知，如同班人不在，自己独立执行任务时，需在用车日报表或车队黑板上注明去向。

2、出车回队后要在用车日报表上填上回店时间、起止地点、行驶里程，并通知用车单位，补写经总办审批的派车单。

3、完成特殊任务（如送病号去医院紧急抢救或工程救险等）回队后，要向当班主管口头汇报事情的缘由。

如出车任务是住店客人，还需将行驶里程报告有关部门，由酒店领导确定是否收费。

（三）出租用车1、市场营销部销售人员、预订人员或其他人员接到客人订车的要求，需了解客人姓名、人数、用车日期、起止时间、车型、用车起止地点、航班号、起飞港、目的港及起飞或落地时间。

并根据总办已发的价格规定报价。

2、客人同意报价后，即刻与车队联系，车队视用车时间、车辆情况予以安排确认。

3、车队确认后，即由联系人（前厅部或销售部门人员）填写（宾客派车单），经部门经理签批后在部门交班本或专门设立的记录本上记录，月底与财务核对租车费用汇总。

4、派车单经总办签批后，由申请人交大堂副理。

大堂副理在交班本上记录，并负责与申请人核实派车单所有细节，完成以下几项工作：1）接机情况下，打印接机牌，供司机接机使用。

2）通知车队并将派车单交车队，车队准备车辆做好接机安排。

3）接送机前与机场联系，确认航班及起落时间，如有变化，及时通知司机及客人。

4）通知前台接待员在分房及交班本上记录。

5）通知前台收款员准备杂费通知单，以便客人到店入住或离店结帐时签字认可发生的费用。

前台收款员在交班本上记录。

5、车队接到大堂副理通知，派人取接机牌及派车单后由车队主管在派车单上签字并通知司机做好出车准备，同时在交接班或派车本上登记。

1）飞机落地前10分钟到达机场大厅等候。

如员所接航班旅客全部出港仍未接到订车客人，先与民航问询处联系确定该航班旅客已离机场，方可返回酒店，然后将有关情况报告大堂值班经理。

2）送机应提前10分钟在大堂等候。

3）将客人接到酒店，司机负责通知前台及大堂副理客人到达情况。

6、当客人在办理入住或离店手续时，前台接待员或大堂副理应请客人签字认可出租费用。

7、客人签字认可后，交给前台结帐员将客人出租费用帐单转入客人帐户。