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浅谈管理秘书如何做好辅助决策工作

学院：公共管理学院

班级：社会工作2010级

学号：

浅谈管理秘书如何做好辅助决策工作

秘书工作是人类社会发展到一定历史阶段的产物，其产生有着特定的历史原因并经历了一个相当长得孕育过程。新中国成立后，秘书工作进入了一个崭新的阶段。

如今，我国社会主义秘书工作已在实现制度化、规范化的基础上走上科学化的道路，秘书扮演着越来越重要的角色，现代秘书职业角色的转变表现在：

1、从办公室打杂到业务主管，不仅是要打印复印，更要熟悉组织的目标、主要业务、业绩、公众评价、市场份额等；

2、从“传声筒”到沟通专家，不仅要真实的传递信息，更要做好上下内外的沟通协调工作，保证信息顺畅流转；

3、从守旧者到激进派，不再是被动的完成工作，而是富有热情的主动的工作；

4、秘书工作不再是纯实务型的，对技术性和智能化的要求越来越高；

5、从命令的执行者到决策咨询师，不仅要执行命令，还要为领导决策提供有价值的信息和创意方案。

企业组织的经营，好比是一种艺术。如果把老板比喻做画家，那他的员工就好比是色彩斑斓的颜料，管理秘书就像是一个调色盘，可以接纳许多色彩，相辅调和运用，让一个企业家涂抹出永恒出色的作品。

在改革开放的新形势下，中央领导同志一再强调秘书部门在实现“四个转变”、搞好“三个服务”的总目标下，必须强化其辅助决策的职能。领导的基本职责是决策，决策的正确与否直接关系到企业的兴衰。管理文秘是为领导服务的，

那么其重要的职能就是为领导的正确决策和执行决策服务。

那么什么是决策呢？从狭义上指为了实现一定目标而对各种不同的备选方案进行选择与决断；广义还包括了调研、分析、拟订方案、选优等过程。由于管理秘书特殊的地位和职责，因而在辅助领导决策中具有一些特点，具体表现在：

1、超前性，要求尽早的抓住一些潜在的或可能发生的问题，进行调查研究，作出科学预测，提供可靠详细的资料，超前提出建议；

2、经常性，管理秘书经常在领导身边工作，具有经常性质，领导进行重大决策，管理秘书要收集收集资料，综合情况，提供方案；领导召开会议，管理秘书要起草有关文件，提出会议预案等；

3、协调性，主要表现在信息协调作用，及时将有关的决策目标资料提供给各个研究机构，同时了解各个参谋机构讨论、研究、起草决策预案的情况，沟通彼此的信息，决策形成后管理秘书要及时传达到各下层单位，督促实施，及时反馈；

4、创造性，需要其提出有创造性德建议，以开拓领导者的思维；

5、同层次性，管理秘书在辅助决策时要站在领导者的高度和层面上思考问题，且在辅助决策时要在同一管理层次上进行；

6、全过程性，决策是一个行动的过程，一般包括设立目标、拟写方案、选优决定等过程。在这全过程中，其他部门的只参与了一部分的过程，而管理秘书在对领导决策的辅助则贯穿活动的始终，即在决策的每个阶段、每个环节，在决策前、决策中、决策后，都离不开管理秘书。

管理秘书这支常备的辅助力量，有着独特的、不可替代的作用，主要表现为：

1、对领导思想具有充实完善的作用。现代决策，由于信息量的急剧增加，各种矛盾的千变万化，领导者个人力量难以胜任，这就需要借助秘书来弥补不足。管理秘书熟悉领导者的决策意图与思路，便于直接为领导者的决策服务。而秘书

的新鲜思想、观点、认识通过辅助决策与领导者的思想合为一体，对领导者的思想有充实完善的作用。

2、对领导决策具有辅助取舍作用。管理秘书通过提供有效的信息和提出建议、预案等方面，有助于领导者全面掌控情况和对情况作出科学的分析，有利于对决策方案的优选，对领导决策具有辅助取舍的作用。

3、对领导工作具有提醒警策的作用。管理秘书在辅助决策时，考虑并提出领导者暂时没有想到而需要提出的问题，以及管理秘书每天报送领导的经过精选的有效信息，这些都能启发或警策领导者避免某些失误。

如今对秘书素质的要求越来越高。加强和提高秘书队伍的综合素质，是作好秘书工作的关键环节。新的产业结构以及职业结构的变化，必将冲击服务、辅政层次的秘书岗位，要求这一岗位必须具有更高素质的人员来充和加强，这就需要：第一、不断增强对决策问题的判断力，善于将组织面临的问题进行收集和分析，使之成为决策问题，交由领导决策，需要增强发现问题的洞察力、由表及里的分析力、兼收并蓄的综合力；第二、决策活动中的自我定位能力，管理秘书在决策活动中准确的自我定位十分重要。一方面，秘书在决策过程中不仅是抄抄写写、上传下达的作用，对于决策有不可或缺的作用；另一方面，决策是领导的主要职责，管理秘书是决策的助手，处于“辅助决策”地位，切不可越俎代庖，背着领导者擅自对下级发号施令。第三、决策活动中的协调作用，决策通常不是由一个人完成的，往往由许多部门额人员参加，在决策的前中后阶段秘书都参与其中，需要其进行情况综合和组织协调，善于领会领导的意图，传达好领导的旨意，协调好上下的关系；第四、加强文字能力，管理文秘作为文字处理的文秘人员需要撰写大量的文件，如调研报告、信息处理报告、决策方案论证材料、决策文件等，需要有扎实的文字功底和掌握各种文件的写作规范和技巧。

管理秘书到底如何更有效的辅助决策呢？

辅助决策程序：发现问题---确定目标---认定价值准则---拟定方案---分析评估---方案择优---试验实证---普遍实施。

辅助决策的方法：（1）发现问题：围绕中心工作来选择，要时刻留意上级对中心工作的部署和指示，掌握中心工作在实际中的发展情况；按照领导的意图来选择，当领导对某工作重视但还不清晰的时候，顺着领导思路，拓宽研究，是决策目标清晰化；从日常生活中发现问题抓住应有的和现有的差距提出问题；抓重点、热点、难点，所谓重点就是牵一发而动全身的事项，所谓热点就是一个时期人们关注的事情，所谓的难点就是工作中争论多、长期得不到解决的老、大、难问题；解决问题的依据可以理论依据、实际情况、可供借鉴的经验。

（ 2）确定目标

目标分类可分类为期成目标（可以定性）和必成目标（可以定量）；目标确定：协助领导正确制定目标，既不可以太高实现不了，又不可以太低失去激励作用。认定价值准则（评价、选择方案的依据）有可行性、系统性、效率性、协助性。领导运用系统全面的观点看问题，解决系统性问题，运用经济原则指导决策，解决决策的效益性问题，运用实事求是的观点，解决决策的可行性问题。

（3）、拟定方案

必须形成两个以上的解决问题的方案，形成方案的方法既可以是专家提供也可以向百姓、员工等征询，协助领导做好咨询、信息、调研等工作。决策方案的优劣直接表现为秘书人员在出谋献计中的水平及其价值，撰写时应注意以下几个原则：目的性、创建性、可行性、选择性、适时性。

（ 4）、分析评估

协助领导严格按照拟订的评价、选择方案的标准进行方案的可行性、系统性、效益性评估。

（ 5）、方案择优