以中外比较的视角浅析中国秘书工作职业化发展

以中外比较的视角浅析中国秘书工作职业化发展【摘要】单位和组织要使其职能得以良好的发挥，离不开辅助机构的帮助，部门或机构的领导者要做好全局工作，也不能缺少辅助人员。

秘书作为领导人工作的助手，对领导者合理有序开展各项工作具有重要作用。

随着我国经济不断发展和经济全球化进程的不断加快，我国对秘书职业化的要求日益上升。

本文将以中外比较的视角，探究中外秘书工作的共同属性、职业化发展的区别，从而试分析我国秘书工作职业化发展的意义。

【关键词】中外比较；秘书工作；职业化关于秘书的定义有诸多观点，一般来讲，“凡是从事办公室程序性工作，协助上司处理政务以及日常事务并为决策及实施提供服务的人员，都可称为秘书” [1]。

秘书工作是伴随着部门负责人工作范围扩大和工作量增加而产生的，我国秘书工作历史悠久，最早可追溯到远古时代。

到了封建时期，各朝各代的秘书组织不断发展，逐步形成比较系统的秘书部门。

然而现代意义的秘书工作，却起源于西方，一般讲到国外“秘书”概念的形成和“私人秘书”的出现，总不外乎举出华盛顿在领导美国独立战争时，身边设立了一个“秘书”和法国资产阶级革命中，雅各宾派的首脑人物罗伯斯庇尔聘用了“私人秘书”的两个例子。

由于近现代社会经济等各方面的发展西方要领先于中国，从某种意义上来说我国现代的秘书工作也是西方的舶来品，随着我国社会经济的不断发展，秘书工作也逐渐受到重视，逐步成为一门独立的行业，而不仅仅只是一个锻炼能力、积累经验的“跳板”，秘书工作的职业化进程受到理论界和实务界的广泛关注。

一、中外秘书工作的共同属性尽管各国的国情不同、社会制度不同、秘书工作水平也大不相同，但从秘书工作的本质属性和总体发展趋势上看，仍有不少相似之处。

秘书工作的内涵、性质、特点、对从业人员的要求，工作的发展趋势等基本都比较相同。

以下重点从工作性质、要求和内容三个方面进行分析。

1、秘书工作的性质相同。

无论是哪个国家，哪种文化，秘书工作的性质都具有中介性、辅助性。

都是通过全面处理各种信息和事务的方式直接辅助雇主或领导实施管理的工作。

秘书是处于从属地位的，以促进辅助对象工作的顺利进行为最高目标。

辅助性是秘书工作天生的属性，也是领导工作对秘书工作的必然要求，同时这也是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的。

2、秘书工作的内容相同。

当然，这个“内容”不是具体到哪一件事的内容，而是广义上的内容，是指中外秘书工作的首要任务都是从事事务性的工作，办理日常事务；其次是进行信息的收集、分析处理、传递反馈，为上级的决策做好充分准备，并且在职责范围内帮助领导或上级协调各种关系，做好上传下达；当达到一定层次后，还可以协助领导制定目标、设计方案，辅助决策。

3、秘书工作的要求相同。

各国对秘书的工作能力素质的要求十分相似。

都要求具有专业的能力，具有较高的素质，以此来完成秘书工作。

同时也要求秘书“德、能、勤、绩、廉”各方面素质都比较高，既要有很好的品德，至少是要忠于自己的职业，也要有很强的能力，不但要辅助领导做好专业的事物，在信息交流，人与人沟通越来越充分的今天，还要有很强的人际关系协调能力，协调好上下级，同事之间，客户之间等等的人际关系，为工作的良好开展打下坚实的人脉基础。

做事要勤劳，要拿得出成绩。

当然还有很重要的一点就是要廉洁，辅助领导工作，总是会有各种诱惑找上门来，做到廉洁奉公，才能不受牵绊顺利开展工作。

二、中外秘书工作职业化发展的差距“秘书职业化是现代社会职业分工的必然结果。

所谓秘书职业化就是秘书职业行为形成了完善的管理系统，有科学的管理制度保障其运行，职业性获得了社会的广泛认可。

” [2]尽管在本质属性和工作特点、发展趋势等方面，中外秘书工作都具有许多共同的属性，但由于文化传统差异，起步时间不同，社会发展水平有别等诸多因素，中外秘书工作职业化发展的道路相去甚远。

改革开放后，我国秘书工作取得很大进步。

“经过近些年的发展，中国秘书职业化已走上了正轨，开始了缓慢的进程。

但相较于国外秘书职业化水平和社会经济发展需要来说，中国秘书职业化的水平还处于较低的水平，在发展进程中遇到了发展的瓶颈。

中国秘书职业化的道路任重而道远。

” [3]1、中外秘书人员职业化素养相差较大。

职业化素养是职业化的核心内容，直接影响到职业化发展的水平。

而职业道德、职业意识、职业心态是职业化素养的重要内容。

在我国，秘书多被看作是积累经验，向上发展的“跳板”，广大秘书工作者职业认同度低，职业意识薄弱。

受我国“官本位”文化传统的影响，许多人只是把秘书工作当作通向仕途的一块“跳板”，而没有作为一个独立的职业来看待，尤其是在党政机关，秘书往往是作为后备干部存在。

在工商企业，各组织的领导甚至把秘书作为自己的心腹，很少把秘书作为一种社会职业来对待，因此从事秘书工作的往往是年轻人。

没有职业意识，自然也谈不上职业道德，秘书腐败现象也时有发生，秘书“人微言重、官小权大”，一些不能自律的人不是受领导指使同流合污就是“狐假虎威”进行腐败，问题也十分严峻。

而外国则大不相同。

国外很多国家都把秘书看作一门独立的职业体系，有专业的从业人员。

秘书工作者角色意识强，职业素养高，很少有人仅仅把秘书工作当作“向上爬”的跳板。

因此从事秘书工作的也不只是年轻人，反而是往往越年长，经验越丰富的秘书越受欢迎。

比尔·盖茨在创业之初就聘请了42岁的女秘书露宝。

她为比尔·盖茨微软帝国的创建立下了汗马功劳。

在美国的大公司里，很少看到年轻的女秘书，级别越高的部门，秘书的年龄就越大，多是大年龄、有教养、有经验的职业女性。

2、中外秘书人员职业化行为差异明显。

职业化行为规范更多的体现在遵守行业和公司的行为规范，包含着职业化思想、职业化语言、职业化动作等方面的内容，每个行业都会有独特的行为规范，一个职业化程度高的员工，能严格按照行为规范来要求自己，使自己的思想、语言、动作符合自己的身份。

我国80年代才有部分学校开设秘书专业，秘书工作者多由行业内部其他岗位人员担任，工作方法与经验往往是一边干一边摸索出来的，专业化方面存在明显缺陷，秘书职业化行为发展程度很低。

而在西方国家，早在20世纪30年代以后，秘书职业化已开始形成。

当时为了适应工商社会追求高效率、快节奏的需要，秘书职业迅速兴起。

发展至今，其秘书人员职业化行为已基本完善，比较成熟。

3、中外秘书人员职业化技能水平不一。

在职业资质方面，“美国、英国等发达国家，有像‘国际职业秘书协会’（简称psi）、‘特许秘书及行政人员公会’（简称icsa）这样具有世界影响力的秘书职业组织。

这些组织不仅建立了从职业标准到职业培训和职业鉴定的一套完善的职业评价体系，还发挥宣传、凝聚作用，定期开展活动，组织各种学术交流和庆典活动。

”[4]而我国1998年6月才由原国家劳动与社会保障部发布《秘书职业资格鉴定试点工作方案》，2000年7月1日起，秘书职业从业人员开始持资格证上岗。

秘书职业资格认证工作的全面推开，意味着中国秘书职业化时代的到来。

但我国秘书职业化进展缓慢，职业特征不够鲜明、职业规范没有形成、职业认证体系有待完善，职业认证与就业保障衔接不够等不足也十分明显。

在职业通用管理能力方面，国外秘书职业教育、培训、认证体系完善，起步时间早，秘书职业通用管理能力较强，能很好地与上下级和同事沟通协作，协调好各种关系，做好本职工作。

相对而言，我国秘书接受专业教育不足，培训不够，多数也并没有得到认证，更多只是作为行业或部门的储备力量，加上本身也不甘心长久以秘书为职业，因此专业素养不够，专业能力较弱，办事效率有待提高。

三、我国秘书工作职业化发展的意义随着改革开放的持续深入和市场经济的不断发展，我国对秘书人员的需求逐年上升，秘书工作职业化的趋势越来越明显。

从事物发展的规律来看，秘书工作的职业化也是社会经济生产力发展和分工细化的必然趋势。

对中国特色社会主义市场经济的发展、防止秘书人员的贪污腐败以及促进秘书职业的良性发展具有重要意义。

1、秘书工作职业化是市场经济长足发展的需要。

市场经济的发展，必然带动社会组织结构的变动，也只有适应的组织机制，才能推动市场经济不断向前进步。

秘书工作的组织变动主要体现在党政机关和民营企业两个方面，市场经济体制建立起来后，我国出现了以公有制为主体的和非公有制的多种经济成份并存的局面，党政机关秘书工作机制的单一模式已经不能适用市场经济中多元化的各个经济主体，因此必须建立另一种秘书工作机制，也就是秘书社会职业化的机制。

这样，我国的秘书工作就出现公有制的群体秘书和非公有制的社会民间秘书两种机制并存的新局面。

秘书工作的发展，承担为领导制定战略决策提供信息，起草日常文件、信息上传下达等诸多事务性工作，为领导投入更多时间和精力关注经济发展的大方向、大问题提供重要支持，为市场经济长足发展提供保障。

2、秘书工作职业化是防止腐败的重要手段。

“秘书，自古以来就与官吏联结在一起，自然，也就比较多地与腐败联结在一起，即使在当今社会也不能幸免。

近几年来，在查处的大大小小腐败案件中，牵涉到秘书的占有相当大的比例，而且这种现象有上升趋势。

”[5]我国与欧美的秘书工作职业化，都经历了早期的首领近身助手阶段，官吏性秘书阶段，最后进入现代秘书工作职业化阶段。

秘书工作的职业化不仅有利于提高秘书人员的职业道德，而且职业化促使秘书工作职业技能更加专业、服务更为适用、工作更加规范、从业更为广泛、地位更加提高，以及秘书的工作内容、工作程式、工作技能、工作环境等一系列体系规范化很大程度上减小了人为随意操控的不当想法和可能性，对秘书腐败起着防范和抑制作用。

3、秘书工作职业化是秘书职业良性发展的内在要求。

一个行业要发展，必须要有其独特的体系和有序的发展模式，欧美国家现代秘书行业起步早，职业化程度深，因此其秘书行业发展也处于世界领先水平，为社会经济等各方面的发展提供重要支持。

无论是事物发展的规律还是欧美的实践经验都向我们表明一个事实：秘书职业由行政走向管理，由完全附属地位走向一个独立的行业，形成正确的从业观念、建立良好的教育培训制度、严格的职业准入制度、完善的管理监督制度，是秘书职业发展的趋势，也是秘书职业良性发展的内在要求。

秘书要实现真正的职业化，需要建立健全包括人才培养、培训、考核选拔等多样、开放、灵活的体制。

科技的日新月异，经济的飞速发展，使当今社会对秘书人才的需求趋于多样化。

秘书人才的培养如何能够适应千差万别的企业需要是一道难题，秘书学科的发展和不断完善是解题的关键。

实现秘书工作的职业化，努力挖掘出秘书不可替代的专业能力，辅以诸多素质模块的不同组合，从而培养出具有高度适应性的秘书人才是符合社会发展的一种秘书人才培养模式。

结语回顾历史，我们可以清楚地看到，我国的秘书文化与政治息息相关，“官本位”思想浓厚，这也是我国秘书工作发端早却进展缓慢的重要原因。