文件管理制度流程

文件管理制度

第一章总则

第一条为了加强文件管理工作，建立高效的沟通平台和机制，保证各项指令和信息准确传达和迅速执行，特制定本规定。

第二条本制度管理的范围包括公司、各部门所发出的各种公文、表格、计划、总结、上报的各种请示、报告等纸质文件和电子文件、电子邮件。

第二章外来文件处理

第三条收文的登记

1、外来文件统一由综合办公室收取。

2、外来文件必须在《收文登记簿》上登记来文的发文单位、文号、收文时间、份数。

第四条收文的签批和传阅

1、外来文件由综合办公室贴上《文件处理签》，然后分类处理：（1）一般性文件，近需要有关人员知晓的，又综合办公室签署传阅范围，然后送给相关人员传阅；（2）重要文件或需要办理的文件，由综合办公室报送总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见。综合办公室文员按照总经理或总经理委托的分管副总经理签署的意见传阅或交办。

2、传阅人员应抓紧时间阅读文件,一般情况应在接到文件后2小时内阅读完毕，并在《文件处理签》上签署阅文者姓名和阅文日期。需要签署意见和建议的可以在文件的页眉和页脚签署，签署意见和建议必须署名。综合办公室文员负责督促文件传阅人尽快阅读文件。

3、机密级文件在副总经理、（含）以上人员间传阅。

4、绝密级文件只由单位负责人阅读，不得传阅。

5、文件不得横向传阅。综合办公室文员将文件交给阅文者，阅文者阅

文完毕并签署姓名、阅文时间及意见和建议后，将文件交回给综合办公室文员，综合办公室文员再将文件交给下一位阅文者。

第五条收文的办理和结果反馈

1、需要办理的文件，由综合办公室文员在总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见后立即将文件和《文件处理签》一并复印一份交给承办人员。承办人员在接受文件复印件时，必须在《收文传递单》上签字。

2、综合办公室文员负责督促承办人在在总经理或总经理委托的分管副总经理签署的办理期限或者文件要求的期限内办理完毕。

3、承办人员在办理过程中如果遇到问题，应及时向分管副总经理报告，并同时将情况通报给综合办公室。

4、承办人员在期限内没有办理完毕的，应向方锅副总经理和综合办公室书面说明原因。如果承办人员因自身能力而无法完成办理任务，可以提前向分管副总经理要求更换承办人员。

5、因承办人员主观原因没有完成办理任务，耽误了公司的工作，承办人员应承担相应责任。如果因此公司受到损失，承办人员应赔偿相应损失。

6、结果反馈。承办人员在办理完毕后应及时向分管副总经理报告办理结果，重大事项需向总经理报告办理结果。需要书面报告的必须以书面形式报告。承办人员在向分管副总经理和总经理报告办理结果的同时，应将结果通报给综合办公室。

第六条收文的归档

1、不需要办理的文件，在传阅完毕后，由综合办公室文员将文件正本、文件处理签一并存档。

2、需要办理的文件，在传阅和办理完毕后，综合办公室文员在文件处理签上注明办理结果后将文件、文件处理签、文件传递单、处理结果文字报告一并存档。

第三章公司文件系统

第七条外发文件管理

1、范围。一是公司向上级有关部门报送的各种请示、报告、汇报材料等；二是公司向有关部门、客户、供应商等发出的函件、情况通报、有关说明等文件材料。

2、起草。外发非常规性综合性文件由综合办公室负责起草，专业性文件根据分工和指令由其他部门负责起草。常规性文件（计划、统计报表、工作总结、岗位责任制等）由各部门指定的专人复制起草。

3、审核。外发文件由分工副总经理负责审核，并签署审核意见。

4、传阅。需要有关人员传阅的外发文件，由综合办公室贴《发文传阅单》按照分管副总经理签署的意见传阅。传阅人员必须在接到文件2小时内完成阅文。传阅人员阅文完毕必须签名并签署明确意见和建议。

5、签发。外发文件草案经过分管副总经理审核、有关人员传阅并签署意见后，综合办公室经过修改后按照文件类别报送签发：以公司名义的外发文件由总经理或总经理委托的副总经理签发；以董事长、总经理名义发出的文件或材料必须由董事长、总经理本人签发。

6、办理。（1）需要办理的外发文件或办理过程中产生的外发文件，由综合办公室在印发后，将文件交给承办人，承办人在接受文件时，必须在《发文签收单》上签字；（2）承办人员在办理过程中如果遇到问题，应及时向分管副总经理报告，并同时将情况通报给综合办公室。（3）承办人员在期限内没有办理完毕的，应向方锅副总经理和综合办公室书面说明原因。如果承办人员因自身能力而无法完成办理任务，可以提前向分管副总经理要求更换承办人员。（4）因承办人员主观原因没有完成办理任务，耽误了公司的工作，承办人员应承担相应责任。如果因此公司受到损失，承办人员应赔偿相应损失。（5）承办人员在办理完毕后应及时向分管副总经理报告办理结果，重大事项需向总经理报告办理结果。需要书面报告的必须以书面形式报告。承办人员在向分管副总经理和总经理报告办理结果的同时，应将结果通报给综合

办公室。

7、归档。外发文件在印发时，应留2份用于存档。不需要办理的外发文件，印发后将草稿、传阅单、2份正式文件、发文签收单一并存档。需要办理的外发文件，应在办理完毕后，将文件草稿、传阅单、2份正式文件、发文签收单、办理结果一并存档。

第八条内发文件管理

1、范围。内发文件包括三类：（1）以公司名义在公司内部下发的正式文件、规章制度、一般性通知、会议纪要、备忘录等下发文件；（2）各部门计划、报表、总结等报送公司总经理、副总经理、总监和各部门间传递的文件；（3）公司内部经过授权在电脑上共享的各类文件。

2、起草。（1）以公司名义在公司内部下发的正式文件、规章制度、一般性通知、会议纪要、备忘录等下发文件，一般由综合办公室起草，技术性或专业性的文件由相关部门起草；（2）各部门计划、报表、总结等报送公司总经理、副总经理、总监和各部门间传递的文件由各部门指定专人起草；（3）公司内部经过授权在电脑上共享的各类文件由公司总经理或分管副总经理授权的专人起草。

3、审核。内发文件一律由分管副总经理审核，并签署审核意见。需要传阅的文件，由审核人签署传阅范围。

4、传阅。需要传阅的文件，综合办公室按照审核人签署的传阅范围进行传阅。传阅者阅文后必须签署明确意见并签名。

5、签发。（1）以公司名义在公司内部下发的正式文件、规章制度、一般性通知、会议纪要、备忘录等下发文件草案经过分管副总经理审核、有关人员传阅并签署意见后，综合办公室经过修改后按照文件类别报送签发：以公司名义的文件由总经理或总经理委托的副总经理签发；以董事长、总经理名义发出的文件必须由董事长、总经理本人签发。（2）各部门计划、报表、总结等报送公司总经理、副总经理、总监和各部门间传递的文件由分管副总