记录的控制程序

合集下载

管理体系记录控制程序

管理体系记录控制程序是指为了确保管理体系文件的有效性和一致性

而制定的一套程序。它包括管理体系文件的编制、审查、核准、发布、存档、修订和废止等流程，旨在确保管理体系文件的正确性和时效性，从而

提高组织的管理效能。

首先，管理体系记录控制程序的编制应符合国家相关标准和法律法规

的要求，同时结合组织实际情况进行适当的调整和补充。编制程序应明确

人员职责和权限，确保各部门的合作和协调。程序中应包括管理体系文件

的命名规则、编号规则、文档格式以及编制要求等详细事项。

其次，审查环节是管理体系记录控制程序的关键环节。在该环节中，

应有专门的审核人员对文档进行审核，确认文档的正确性和符合性。审查

人员应具备相关的知识和经验，能够辨别错误和不合规的部分，并提出合

理的修改建议。同时，审查人员还应注意文档的格式和排版，确保文档的

易读性和美观性。

核准环节是对已经审查通过的文档进行最后的确认和批准。核准人员

应履行其职责，核实文档已经符合要求，如有需要可以与审查人员进行沟通，确保文档的准确性和完整性。核准人员还应查验文档编号、文件名和

版本号等信息，并对文档进行签字、盖章和日期确认。

发布环节是将已经核准通过的文档正式发布给相关人员的过程。发布

人员应确保文档的正确性和完整性，将文档以适当的方式发送给相关人员，并告知相关人员如何获取和查阅文档。同时，发布人员还应在文档管理系

统中进行相应的登记和记录，确保文档的追踪和可查性。

存档环节是管理体系记录控制程序的一项重要环节。存档人员应对已

发布的文档进行归档，确保文档的安全和可检索性。存档人员还应制定相

质量体系记录控制程序

标题：质量体系记录控制程序

引言概述：

质量体系记录控制程序是企业质量管理体系中非常重要的一部分，通过建立和执行记录控制程序，可以确保企业的质量管理体系运作顺利、有效。本文将从建立质量体系记录控制程序的重要性、程序内容、执行步骤、监督管理和持续改进等方面进行详细介绍。

一、建立质量体系记录控制程序的重要性

1.1 确保记录的准确性和完整性

1.2 提高内部沟通效率

1.3 符合法律法规和标准要求

二、质量体系记录控制程序内容

2.1 记录管理责任和权限

2.2 记录的标准化格式和命名规范

2.3 记录的存储、保护和备份措施

三、执行质量体系记录控制程序的步骤

3.1 制定记录控制程序文件

3.2 培训相关人员

3.3 实施记录控制程序并监督执行情况

四、监督管理质量体系记录控制程序的执行

4.1 定期审核记录控制程序的有效性

4.2 检查记录的准确性和完整性

4.3 及时处理记录异常情况

五、持续改进质量体系记录控制程序

5.1 收集和分析记录控制程序执行情况的数据

5.2 定期评估程序的有效性

5.3 不断优化和改进程序内容和执行方式

结论：

建立和执行质量体系记录控制程序是企业质量管理体系中至关重要的一环，通过严格执行记录控制程序，可以确保记录的准确性和完整性，提高内部沟通效率，符合法律法规和标准要求。企业应该重视质量体系记录控制程序的建立和执行，不断完善和改进程序内容，以确保质量管理体系的持续有效运作。

记录控制程序

1.目的

规范记录的管理，客观、真实、准确地反映质量活动和质量环境职业健康安全管理体系的有效运行，为质量环境职业健康安全管理体系的运行和工程质量的可追溯性以及为采取纠正、预防措施提供依据。为质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行提供证据。

2.范围

本程序适用于与产品和质量环境职业健康安全管理体系运行相关的记录，以及来自供方的记录。

3.职责

3.1办公室是记录控制的归口管理部门，负责记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处理的控制。

3.2各部门负责与本部门有关的记录的填写、收集、保存和移交。

3.3项目经理部负责有关工程施工、质量检验、物资验证记录的填写、收集、保存和移交。

3.4记录表式草案，由归口部门负责提供。

3.5新编表式草案，经本部门负责人审核报办公室批准后使用。

3.6记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。

4.工作程序

4.1记录控制流程图

4.2记录的填写、标识、分类和编目。

4.2.1记录应按要求及时填写，字迹清晰、数据准确、内容完整、不应涂改，文字表达准确、简练，易于识别，签字手续齐全，如填写有误，可予更正，更正后应由更正人签字盖章。

4.2.2记录分为两大类：

4.2.2.1质量环境职业健康安全管理体系运行中要求的记录，包括管理评审、内部审核等过程中所要求的记录（见附录）；

4.2.2.2日常生产运行中为保证产品质量要求的记录，如工程档案资料及项目施工建设中建设单位、监理单位、质监站、各主管部门发来项目质量管理方面的通知或记录性文件等。

4.2.3为保证记录具有唯一的标识，每一记录表式均应有唯一的编号，编号由办公室按《档案管理办法》的相应编号确定。同时，依据相关部门提供的记录表式，编制表式汇编，分发到各相关部门使用。

记录控制程序(1)

修订记录

核准：审核：制订：

1目的：

对记录进行控制，以提供符合标准要求和质量管理体系有效运行的证据,并为持续改进质量管理体系提供信息。

《记录销毁清单》

各部门记录样式

管理者代表/部门负

责人

品质部/工程部品质部

各部门

记录控制程序

1.目的

本程序规定了对记录的标识、收集、编目、查阅、归档、保管和处理进行控制和管理的要求，为管理体系的有效运行和产品质量符合规定要求提供客观证据。

2.范围

适用于本公司活动和管理体系运行中形成的相关记录。包括公司内部记录，也包括供方、客户和其他相关方提供的外来记录。

3.职责

3.1运营部职责

负责本程序文件的起草和审核；

负责记录格式的归口管理；

负责管理体系记录的审核和归档等工作。

负责本程序文件日常执行的监督。

3.2体系管理负责人职责：

负责本程序文件的批准；

负责本程序文件日常执行的监督。

3.2各部门职责

负责本部门记录的编写、修订及换版等工作；

负责本部门记录的填写、收集、保管，必要时，送归口管理部门保存。

4.定义

无

5.工作程序

5.1记录的分类和范围

5.1.1按记录的来源分，记录包括内部记录和外部记录，后者如收集供方和客户的记录等。

5.1.2按记录的形式分，记录包括文字、电子媒介、电子记录等。

5.2记录的编号管理

5.2.1为了保证记录有唯一性的标识，本公司对每一记录表式均有唯一性编号，该编号作为记录的唯一

标识。记录编号方法见《文件和资料控制程序》。

5.2.2记录有修订时，版本号依次为A、B、C…。

5.3记录表式的设计、审批与归档

5.3.1记录使用部门负责根据需要编制记录格式，由运营部负责进行审核，体系管理负责人批准后使

用，运营部编制《受控文件清单》。

5.3.2需新增及更改的记录格式，由该记录的使用部门提出申请，运营部负责对格式进行审核，经体系

管理负责人批准后使用，运营部负责监督相关部门新旧版本记录的更换事宜。

ISO50001记录控制程序

1.目的

该记录控制程序的目的是规范组织内部的能源管理记录，确保记录的正确性、及时性和可追溯性，以支持能源管理体系的运作和决策制定。

2.范围

该记录控制程序适用于整个组织内使用的与能源管理相关的记录，包括但不限于能源消耗数据、能源审核报告、能源管理计划、能源目标和指标、能源管理评估和改进措施等记录。

3.责任与权限

3.1能源管理部门负责制定、实施和监控记录控制程序，并确保记录的完整性和准确性。

3.2各部门负责按照记录控制程序的要求建立和维护相关的能源管理记录。

3.3内部审核人员负责审查组织内部的能源管理记录，并向能源管理部门提供审核报告。

4.记录标识与编码

4.1每个能源管理记录应该标识唯一的标识符和版本号，以便进行跟踪和检索。

4.2每个能源管理记录的编码应该符合组织内部的文件控制规定，以确保文件命名的一致性和易识别性。

5.记录的创建与控制

5.1能源管理记录应该按照相关的能源管理流程和规定进行创建和控制。

5.3能源管理记录的控制应该包括记录的存储、保护、访问和更新等

措施，以确保记录的安全性和可用性。

5.4能源管理部门应该定期审查和更新能源管理记录，以确保其有效

性和准确性。

6.记录的保存与归档

6.1能源管理记录应该按照组织内部的文件保管规定进行保存和归档。

6.2能源管理记录的保存期限应该根据相关的法规和标准进行确定，

以确保记录的可追溯性和合规性。

6.3能源管理记录的归档应该按照组织内部的档案管理规定进行，以

确保记录的安全和易检索。

7.记录的备份与恢复

7.1能源管理部门应该定期对能源管理记录进行备份，并确保备份数

记录控制程序

生产、质量记录控制程序

一、目的

1、本程序的目的在于对记录的标识、收集、归档、存储、检索、保护、保存期限和处置进行有效的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

1、本程序适用于公司内与质量管理体系相关的所有记录。

三、职责

1、各部门负责本部门记录的填写、收集、整理和初步保管。

2、质量部门负责监督、审查各部门记录管理的执行情况，并负责公司级记录的保存和管理。

四、工作程序

1、记录的设计与编号

（1）各部门根据工作需要设计记录表格，确保其内容能满足相关活动的可追溯性要求。

（2）质量部门对记录表格的格式、内容和编号进行统一规范和审批。

2、记录的填写

（1）记录应在活动进行的同时及时填写，确保内容真实、准确、清晰、完整，不得随意涂改。

（2）如确需修改，应采用杠改方式，并在修改处签名和注明日期。

3、记录的收集与归档

（1）各部门定期收集本部门的记录，并进行初步整理。

（2）按照规定的时间间隔将整理好的记录移交至质量部门进行归档。

4、记录的存储

（1）质量部门设立专门的档案库或存储空间存放记录，并确保存储环境适宜，防火、防潮、防虫蛀、防损坏。

（2）采用分类、分区存放的方式，便于检索和查阅。

5、记录的检索

（1）建立记录的索引目录，便于快速准确地查找所需记录。

（2）检索方式可以是手工检索或电子检索。

6、记录的保护

（1）对重要和机密的记录采取加密、备份等保护措施，防止未经授权的访问和泄露。

（2）限制访问权限，只有相关人员经过授权才能查阅和使用记录。

7、记录的保存期限

（1）根据记录的性质和用途，确定其保存期限。

记录控制程序

1. 目的

为了对与质量体系、其它体系等及产品控制有关的记录进行管理，为评价质量管理、其它体系运作及产品控制提供客观依据，以证明其具有持续有效性和产品符合法律法规，特制定本程序。

2. 范围

适用于公司所有与质量管理体系、其它管理体系等及产品控制运作有关的资讯记录。

3. 定义

记录：证明满足要求的程度，或为管理体系要素运行的有效性，提供客观依据（如：检验和测试结果、内部审核结果、主文档记录等），以便于采取证实、可追溯性、纠正措施和预防措施，并据以衡量体系运作的有效性。

4. 职责

4.1 质量管理部负责质量记录编号的控制，并编制质量记录清单。

4.2各部门做好本部门质量记录的编制、使用、收集整理和保管。

5. 程序

5.1记录的标识

5.1.1记录用唯一的编号予以标识，便于查阅。

5.1.2记录的编号方法规定如下：

XW-SC-001-A01

版本号

表单序列号

部门代码

公司代码

5.1.3记录序号代码

由至少3位组成，由001，002------999↗

5.1.4 文件版本号

正式发行后的新文件版本号为01，每更新一次递增一，依次为02，03等。

5.2 记录的编号、检索、保护和保存期限

5.2.1质量管理部负责记录的编号控制管理，收集保存与产品质量和

过程相关的记录样张并编制“受控文件清单”，清单至少包括记录名称、记录编号和版本号、受控日期、发行日期、作废日期。

5.2.2各使用部门指定专人根据记录清单、分类存档，各部门的记录

应按照时间和记录名称分类整理、标识和存放，根据产品实现到交付的流程和可追溯性的范围确定质量记录的关联性，便于存取和检索、查阅。

记录控制程序

1、
2、
1、目的：
2、
通过控制记录作业，以提供质量、环境、知识产权体系符合要求和有效运作的证据。
3、适用范围：
4、
适用于记录的识别、收集、编制、索引、归档、储存、维护、保存期限及处理作业的相关部门和个人。
5、定义：
6、
3.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。如：审核记录、检验记录、检测报告、设备维修记录、量检具校验记录、电子记录等，其媒介可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品、或是它们的组合。
以便追溯。
5.3.2档案管理人员应根据记录的所属性质的分类，由档案索引找出对应档案夹，依次序归档，
如无原档则建新档。
5.4记录的调阅
5.4.1调阅记录时应经职责主管批准，必要时予以登记；
5.4.2借出的文件应维持其整洁和完整性，并不得在其内划记，非经允许不得拆卸、复印；
5.4.3档案管理人员应仔细检查归还文件的完整性后入档结案。
5.5记录储存保管与处理：
5.5.1记录应妥善保存，以避免损坏或变质，对于保存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、
防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。
5.5.2记录的保管分为两大类：第一类为现用档，系指记录仍在使用状态，大部分以活动案卷的
方法留置于使用或收集者工作场所。第二类为备用档，系指记录已过现用期，或产品、

记录管理控制程序

概述

记录管理是一个组织中至关重要的一项活动，它有助于确保信

息的准确性、完整性和易访性。本文档旨在提供一个记录管理控制

程序，旨在帮助组织有效管理和控制记录，以满足相关法规要求并

提高组织的运营效率。

1. 选择适当的记录

为了确保记录管理的有效性，组织应根据其业务需求选择适用

的记录类型。这些记录可能包括但不限于员工档案、财务报表、客

户信息等。在选择记录类型时，组织应考虑相关法规和内部政策要求。

2. 创建记录管理政策和程序

组织应制定记录管理政策和程序，确保记录的合规性和一致性。这些政策和程序应包括以下方面：

- 记录创建和命名规范

- 记录访问和权限控制

- 记录保留和销毁期限

- 备份和灾难恢复计划

3. 确保记录的准确性和完整性

为了确保记录的准确性和完整性，组织应采取以下措施：

- 定期审核记录，纠正任何错误或不完整的信息

- 限制记录的修改权限，确保记录的不可篡改性

- 确保记录的关联性，避免信息的丢失或分散

4. 有效存储和管理记录

为了确保记录的易访性和长期保留，组织应采取以下措施：

- 使用合适的记录存储媒体，如云存储或数据中心

- 建立合理的索引和分类系统，便于记录的查找和检索

- 定期备份记录，并制定灾难恢复计划

5. 遵守相关法规和隐私保护

组织应遵守适用的法规和隐私保护要求，以确保记录管理的合规性和数据安全性。这包括但不限于：

- GDPR（通用数据保护条例）

- CCPA（加州消费者隐私法）

- HIPAA（健康保险可移植性和责任法案）

6. 培训和意识提高

组织应提供记录管理的培训和意识提高活动，以确保所有员工理解记录管理政策和程序，并知道如何正确地创建、访问和管理记录。

记录控制程序(ISO27001-2013)

记录控制程序

1. 目的和范围 (2)

2. 引用文件 (2)

3. 职责和权限 (2)

4. 记录控制要求 (2)

4.1.信息安全相关运行记录包括： (2)

4.2.记录模板编制 (3)

4.3.记录填写和编制 (4)

4.4.记录储存 (5)

4.5.记录的保护 (5)

4.6.保存期 (5)

4.7.记录借阅及处置 (6)

5. 相关文件 (6)

1.目的和范围

为了正确实施记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处置,以提供产品符合规定要求和信息安全管理体系有效运行的证据,实现其可追溯性和信息安全改进,特制订本制度。

本制度适用于所有与信息安全管理体系运行有关的所有记录的控制管理。2.引用文件

1)《文件控制程序》

3.职责和权限

1)总经办：是记录的归口管理部门，负责记录标识、储存、保护、检索、保存期

和处置的管理与控制。

2)各部门：负责本部门记录的控制和管理。

4.记录控制要求

4.1. 信息安全相关运行记录包括：

1)管理评审记录；

2)内部审核记录；

3)人力资源教育、培训、技能和经验记录；

4)监视和测量记录；

5)风险评价、分析、处理记录；

6)纠正措施实施结果记录；

7)预防措施实施结果记录；

8) 信息安全管理体系第二、三层文件规定体系运行产生的其它记录。

4.2. 记录模板编制

1) 记录格式和模板按照信息安全管理手册、相关制度及文件的要求编写，并按《文

件控制制度》中的变更管理的规定进行修订，由体系负责人审批。总经办每年对公司的记录模板进行汇总，填写《信息安全体系文件管理矩阵表》。

其中：

2) 文件密级

F1～F5表示记录密级为一级到五级。

记录控制程序

会签单位:

制作: 审核: 批准:

质量：工程:

采购：业务:

研发：DCC：

生产：PMC：

2范围

适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关记录的控制。

3术语/定义

无

4职责

4.1 质量部是记录的归口管理部门，负责编制〈记录清单〉,对公司各类记录的表样进行批准、登记备案，负责监督检查各部门记录的控制情况。

4.2 相关部门负责设计、编制、审核本部门记录表格式样，并负责收集、整理、归档、保管本部门产生的相关记录。超过一年的生产过程质量记录送质量部保存；超过一年的市场客户资料及合同/订单/标书/报价等资料及其评审资料送综合管理部存档。

5工作程序

5.1记录的范围及分类

5.1.1 管理体系运行记录

如管理评审报告、合同评审记录、培训考核记录、内部审核、不符合项报告、满意度调查表等。

5. 1.2产品质量记录

如生产和工艺记录、质量检验记录、试验和鉴定报告等。

5.2记录的媒体形式

文字、图表、电子拷贝、软盘、光盘、照片等。

5. 3记录表格的设计

5.3. 1记录表格的设计优先执行国家、行业标准，由产生该记录文件的主管部门负责设计，质量部部长审批，交质量部备案。

5. 3.2记录表格格式的更改执行《文件控制程序》。

6. 4记录的标识

6.1.1 记录标识要做到使记录易于识别、检索，防止混淆，以及必要时实现产品、过程、体系运行的可追溯性。

6.1.2 记录表格采用编号的方式进行标识,具体编号方式执行《文件控制程序》。

5.5记录填写

5.5.1填写应规范、完整、准确、清晰必要时应附加说明。

5.5.2记录的填写要及时、真实,不得事后补做和伪造记录。

记录控制程序

1.目的

对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程和质量管理体系符合要求及质量管理体系有效运行的证据。

2.范围

适用于为证明过程和质量管理体系符合要求及有效运行的记录。

3.职责

3.1.质量部对本程序进行归口管理, 负责与质量管理体系相关的记录目录、样表的受控管理、识别有效版本和日常使用的检查。

3.2.各部门负责本部门质量记录的管理工作,指定专人负责收集、整理、保管。

4.工作程序

4.1.记录控制范围

为产品符合要求及质量管理体系有效运行提供证据的记录均应控制。质量部负责归档公司内与质量管理体系有关（除批生产、检验记录）的记录。

4.2.记录的标识、编号、形式及归档要求

4.2.1.记录的编号按《文件控制程序》执行；

4.2.2.每份记录均应用适宜的方式进行标识，如记录名称、编码、编号、批

号、合同号、年号等，确保记录易于识别和检索，并具有可追溯性；

4.2.3.记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告，也可以是照片、硬盘或

胶片等；

4.2.4.记录的样式及内容由使用部门进行规定，应符合相应的质量管理体系

文件中规定；

4.2.

5.各部门每年应将质量相关的记录报质量部进行归档。

4.3.记录的填写

4.3.1.记录填写要准确、及时，内容完整、字迹清晰，易于识别；使用黑色

签字笔填写。

4.3.2.记录不得随意涂改。如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂

抹的方式，而应采用单扛划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名及日期。必要时，应当记录纠正原因。

4.3.3.记录中如因某种原因不能填写的项目应将该项划上“/”标示，若有需要时，在备注栏补充说明情况。

质量体系记录控制程序

一、引言

质量体系记录控制程序是为了确保组织的质量管理体系能够有效运作，并实现

持续改进。该程序旨在规范和控制质量体系中的记录管理，确保记录的准确性、完整性和可追溯性。本文将详细介绍质量体系记录控制程序的目的、适合范围、相关定义、程序要求以及记录管理的具体步骤。

二、目的

本程序的目的是确保质量体系中的记录能够得到有效管理和控制，以便提供准确、完整和可追溯的信息，支持组织的决策和持续改进。

三、适合范围

本程序适合于组织内所有与质量管理体系相关的记录，包括但不限于质量手册、程叙文件、工作指导书、检验记录、不合格品记录、内部审核记录等。

四、相关定义

1. 质量体系记录：指与质量管理体系相关的书面文件、电子文档或者其他形式

的信息载体。

2. 记录控制：指对质量体系记录进行管理和控制，确保其准确性、完整性和可

追溯性。

五、程序要求

1. 记录标识与编号

所有质量体系记录应当进行标识和编号，以便于追踪和识别。记录标识应当

包括记录名称、版本号、日期等信息。编号应当按照一定规则进行，以确保惟一性。

质量体系记录应当进行适当的访问控制，确保惟独授权人员能够访问。对于

涉及商业机密或者个人隐私的记录，应当加强保密措施，防止信息泄露。

3. 记录存储与保管

质量体系记录应当按照一定的存储和保管要求进行管理，以确保其完整性和

可用性。记录应当妥善保存，并采取防火、防水、防盗等措施，防止损坏或者丢失。

4. 记录修订与废除

对于需要修订的记录，应当按照规定的程序进行修订，并记录修订的原因和

内容。废除的记录应当进行标识，并妥善保管，以防止误用。

记录控制程序

1、目的

对记录进行控制和管理，确保记录的完整性、真实性及可追溯性，为采取纠正措施和预防措施提供依据，也为质量管理和HACCP体系运行的有效性提供证据。

2、适用范围

本程序适用于本公司质量管理和HACCP体系文件规定的记录。

3、职责

3.1质量管理部是记录控制的管理部门，负责记录样表的审核、备案存档，并对记录进行监督检查。

3.2 质量管理部负责检验有关记录的填写、收集、保管贮存和管理工作。

3.3 各部门负责本部门记录的编制、编号、填写、收集、保管和贮存工作。

4、工作程序

4.1 记录：作为符合性证据保留的成文信息，公司为保证其信息真实可靠，应采用适当的方式防止其非预期的更改。

4.2 记录可以采用不同格式，如：表格、文字；

不同的形式，如：文字、图片、实物、音频、视频等；

不同类型的媒介，如：纸张、光盘、网盘等；

公司记录以纸质版表格为主，鼓励无纸化办公。如：供应商资质及检测报告保存其扫描件、采购申请网上审批等。

4.3 记录表格的控制

4.3.1记录表格的格式由各职能部门按相关程序文件要求设计编制，列出清单，由质量管理部负责人审核后进行登记编目。

4.3.2各职能部门若需要更改或增加记录时，需填写文件更改单，经质量管理部审核同意后，才能更改或增加。

4.3.3在使用设计好的表单前，应进行必要的填写培训，确保使用者能正确使用表单。

4.4 记录的填写

4.4.1记录的填写，内容要真实、完整、准确、及时，所有项目不得有所遗漏，并有负责人签字及记录填写日期。

4.4.2归档的记录用钢笔、圆珠笔、签字笔填写。

4.4.3记录应字迹清晰，不允许涂改，只能杠改，杠改后能清楚看到杠改内容，并在相应位置鉴章或签字。

记录控制程序

1目的

对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置进行控制，以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效性的证据，同时也为产品的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。

2范围

适用于质量管理体系运行中各种质量记录的控制。

3定义

3.1记录：是一种特殊类型的文件，通常指在质量管理体系运行过程需要保留的成文信息。这种特殊性表现为：在记录尚未填写时，一张空白的表格仍属一般的文件，一旦填写完毕就起到了提供所完成活动的证据作用，这时就转变为记录的范畴。

4相关文件

4.1文件控制程序。

5职责

5.1档案馆负责记录的归档管理工作，并指导各部门建立、保存和管理有关的记录。

5.2各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。

6流程图

7工作程序

7.1记录表格标识与发放

7.1.1记录的标识由“编号”和“序号”组成，有序号要求的记录应在表格右上方设置“序号”一栏。“编号”指示表格，“序号”指示记录的顺序。

7.1.2序号的填写可按照“年－质量活动序号－流水号”方式填写，如：2002年、第1次内审、第5张检查表，可表示为“2002-1-5”。

7.1.3产品记录的序号可按照“年－产品序号”或“统一流水号”方式填写，如：2002年、第2套产品，可表示为“2002-2”或总第10套，可表示为“10”。

7.1.4发放记录表格时，文件管理员做好标识，签字领用。

7.2记录填写

7.2.1记录表格由各主管部门组织设计，一般应作为相应的程序文件或作业指导书的附件。表格应由标准化部门审核，主管部门负责人批准，交文件管理人员登记发放；格式的更改应由表格编制部门执行《文件控制程序》，履行相应的手续。表格的设置应能清楚地证明产品满足规定要求的程度。