总经办内控管理手册

总经办工作手册
/ZJB-GL-001-XX
XX年07月01日发布 XX年07月01日实施
发布
1.控制页
编制：
部门负责人：
分管领导（手签）：
批准：（手签）
版本：A版
修订状态：0
受控状态：受控
分发号：001
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3、部门介绍
制订公司办公室管理制度，组织制定年度行政工作计划，并负责推进实施；做好公司收发文管理工作和会议组织准备；加强对公司公章管控，防范风险；建立健全公司内部网络体系和外部监控体系，建设办公信息化办公网络；高质量做好接待工作，展现公司风貌，树立公司在参观领导中的良好形象；建立、健全公司的档案管理，使档案管理做到查询迅速、归档明确清晰，目录清楚明了；加强车辆管理，合理调配，确保安全行驶；建立科学完善的法律风险防控体系。

4、部门职责
职能一、公共关系
1、负责公共关系渠道的建立和维护，积极、主动地与企业运营有关的政府机构、行业协会、社会团体进行沟通，并协调和拓展这些关系，为企业发展营造一个良好环境；
2、协调公司内部领导与员工之间，各部门、各环节之间的关系；
3、协助企业决策层建立科学、务实的危机管理机制，并负责协同战略部共同做好国内外经济形势、行业动态、竞争对手等相关信息的搜集以及危机预警方面的工作，为高层决策提供参考依据。

职能二、督察督办
负责总经理批示文件及交办事项、公司各项会议工作安排部署，以及公司、部室文件执行情况的跟踪、落实和反馈工作；
职能三、公文管理
1、依据公司公文管理规范和办法，负责公司行政文件的文印、收文、发文、归档、销毁及机要文件管理，指导监督各部门的公文管理；
2、负责外来行政公文的签收、送批、转发、传阅、归档等工作；
3、负责以公司名义上行文和下行文的审核、印发，统一管理；
4、负责本单位各类公文行文规范的监督考核。

职能四、秘书及综合管理
1、负责董事长及总经理日常事务性工作安排，包括日程安排、事项提示、文件转发、信息传达、沟通协调、公共关系及个人事务的协助处理等；
2、负责公司对外重要材料的撰写及审核，包括：各类发言材料，汇报材料，调查报告，以公司名义上报的请示、报告，下发的通知、决定，以及致函等公文的撰写和审核。

3、负责公司印鉴及公司领导名章的保管、使用和台账管理工作，建立和完善不同类别的盖章审批流程，监督检查审批流程的执行情况；
4、负责本部门主管工作相关制度的制订和完善工作，参与本部门
配合工作相关制度的制订和完善工作。

5、负责公司领导与各部室办公室的协调和配置等。

6、负责公司日常办公用品、办公设备（不含计算机、打印机等信息化办公设备）的采购（由招标中心统一招标定价）、保管、发放及建账管理工作。

职能五、会议管理
1、负责总经理办公会、公司经济工作会议及公司各类会议的组织准备工作，主持公司年度或阶段性评优工作，配合各部室做好各类专项会议及经济运行分析会议筹备及服务，配合做好公司各类重大培训的会场服务等；
2、负责审核各类重大会议材料；
3、负责公司总经理办公会的讨论事项相关资料的收集准备，并负责会议记录；
4、负责起草公司总经理临时召开的会议纪要，并监督落实；
5、负责总经理办公会议等公司级行政会议录音资料的整理、归档和保管。

职能六、档案管理
1、贯彻执行《档案法》等各项法律、法规及政策，遵章守纪，坚持档案集中统一管理的原则，维护档案的完整性和安全性；
2、制定并实施本公司文件资料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
3、负责对各类照片和音像资料的收集、整理，并建立电子图片及音像资料档案；
4、重视并切实做好档案的保密、安全、消防工作；
5、负责公司档案信息化建设，不断提高档案信息化管理水平；
6、负责公司营业执照、组织机构代码证等相关证书、证件的年检和日常保管工作。

职能七、车辆管理
1、负责公司车辆管理，包括车辆的调度、维护、保养、维修、安全行驶；
2、负责公司领导及各部室使用车辆的审核、公示，车辆相关费用的管理、监控，以及对公司机关司机的管理工作。

3、负责公司车辆管理制度的制定、完善，及车辆安全教育工作。

职能八、接待管理：
1、负责公司日常接待，组织重大接待，建立接待档案；
2、依据公司接待工作制度和流程，编制公司级接待实施方案和接待工作计划，并负责组织实施；
3、负责审核发布各部门的接待方案，并监督指导各部门的对外接待工作。

4、负责公司接待用品及礼品的采购、保管、发放及建账管理工作。

职能九、信息化工作
1、负责维护公司办公网络、视频音频系统，保障公司视频会议顺利进行，确保音响设备正常运行；
2、建设、维护公司视频监控体系和销售管理软件，确保销售管理软件的正常运行并进行升级开发；
3、负责制订公司信息化建设发展规划，梳理信息化建设的流程及制度体系；
4、做好电子设备的台帐登记和采购工作。

职责十、后勤管理
1、职工宿舍管理：做好员工宿舍的分配、安全卫生管理及费用分摊工作。

2、专家服务工作:负责做好专家公寓的装修，后期专家生活设施配备及相关服务。

3、办公区管理：负责公司公共设施及环境的管理、公司领导办公设施的维护和更换、会议室的协调和配置等。

职能十一、法律事务工作
1、基础管理工作：建立健全部门各项基础管理制度和工作流程，并推进各项制度流程的实施、监督及考核；建立、维护部门工作台帐和业务档案，并对业务开展情况进行分析；加强与党委政府法制办、人大法工委、司法机关等相关部门的沟通与联系，为公司创造良好的外部法律工作环境。

2、合同授权管理工作：制定合同管理制度，明确合同评审流程；严格根据合同管理制度、合同评审流程及法律评审指导意见的规定要求评审合同；建立合同法律评审电子台帐；对合同履行情况进行动态风险排查；制定、修订除公司标准合同文本之外的各类标准文本并负责推广实施；参与重大合同、项目的论证、谈判等工作，负责起草、审核、修订、完善公司各类重要法律文书及重大经济合同；按照公司授权管理的规定对授权书进行审核。

3、应收账款清收工作及诉讼案件办理工作：对转法律清收的应收账款进行清收并建立清收台帐；代表公司处理各类重大诉讼或非诉讼法律事务，参与解决公司重大经济纠纷，编制本单位典型案例汇编。

4、法律咨询服务及监督、培训工作：为本单位的重大投资合作项目、重大经营决策提供法律服务；对本单位生产经营等各个环节的各类重大法律风险的研究分析、防控和解决；负责参与本单位招投标等工作；负责对公司各业务部门在运营过程中的合规性、合法性进行监督。

5、部门组织结构图
6、部门岗位说明书（岗位说明书用仿宋，小四号字）
（总经办法律干事）岗位说明书
7、部门工作流程图
部门流程制度岗位对应明细表：
8、部门工作矩阵图。