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文件与资料控制程序

文件与资料控制程序在当今的工作环境中，文件与资料的管理至关重要。

有效的文件与资料控制程序不仅能提高工作效率，还能确保信息的准确性、完整性和安全性。

下面我们将详细介绍文件与资料控制程序的各个方面。

一、文件与资料的分类首先，我们需要对文件与资料进行分类。

这可以根据其内容、用途、来源等因素进行划分。

常见的分类包括管理类文件、技术类文件、客户资料、内部报告等。

管理类文件通常涵盖公司的规章制度、流程规范、组织架构等方面的信息，这些文件为公司的日常运营提供了指导和约束。

技术类文件则主要涉及产品设计、工艺标准、质量控制等与业务技术相关的内容，是保证产品质量和技术创新的重要依据。

客户资料包括客户的基本信息、交易记录、需求反馈等，对于了解客户需求、提供优质服务具有关键作用。

内部报告如财务报表、绩效评估、项目进展报告等，有助于管理层进行决策和监控公司的运营状况。

二、文件与资料的编号为了便于管理和查找，对每一份文件与资料进行唯一的编号是必不可少的。

编号可以采用一定的规则和体系，例如按照部门、类型、年份、流水号等进行组合。

例如，管理类文件可以以“GL”开头，技术类文件以“JS”开头，后面跟上年份和流水号。

这样的编号方式清晰明了，能够快速定位文件的所属类别和生成时间。

三、文件与资料的编制文件与资料的编制应当遵循一定的规范和标准。

明确的格式要求、语言表达清晰准确、内容完整且具有可操作性是基本的原则。

在编制过程中，需要确保相关的法律法规、行业标准以及公司的政策得到充分考虑和遵守。

同时，编制人员应当具备相应的专业知识和经验，以保证文件与资料的质量。

对于重要的文件与资料，应当经过审核和审批流程。

审核人员要对文件的内容进行仔细审查，确保其准确性、合理性和合规性。

审批人员则根据公司的授权，对文件的发布做出最终决定。

四、文件与资料的存储选择合适的存储介质和存储方式对于文件与资料的安全和有效管理至关重要。

可以采用纸质档案、电子文档或者两者结合的方式进行存储。

文件与资料控制程序

1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。

2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。

3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。

3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。

3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。

3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。

4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。

4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。

4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。

4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。

4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。

4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。

分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。

4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。

文件和资料控制程序范文

文件和资料控制程序范文1、目的本程序规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁等活动的要求和控制，通过对文件、资料进行控制，以确保各相关场所使用的文件为有效文件，防止使用失效和作废的文件。

2、范围本程序适用于公司质量管理体系文件、技术性文件、外来文件的控制，质量记录是一种特殊类型的文件，应依据《质量记录控制程序》加以控制。

3、职责3.1 办公室是文件控制的归口管理部门，负责质量管理体系文件、其他质量文件、及各种记录的接收、发放、更换和销毁等工作。

3.2 办公室负责编写、修订、换版质量管理体系文件。

3.3 总经理负责质量管理体系文件、质量方针、质量目标的批准。

3.4 质量保证负责人负责质量管理体系文件的审核。

3.5 各有关职能部门负责本部门应贯彻实施和发放、签收的文件、资料，部门负责人审核，质量保证负责人批准，各职能部门负责本部门文件的管理工作。

3.6 技术部负责技术文件的编制，外来文件的采用、发放、回收、销毁等管理工作。

3.7 技术部部长负责技术文件审批。

4、工作程序4.1 本公司文件控制范围a. 质量管理体系程序文件及各种质量记录；b. 技术文件：如产品标准、技术标准、检验规范、工艺文件、图纸、作业指c. 外来文件：如国家标准、行业标准、企业标准、法律、法规等。

d. 其他支持性文件：如各项管理制度、操作规程、工作标准等。

4.文件的编号4.. 1现行国家标准、行业标准和地方标准以原标准号为准422企业标准的编号方法422.1技术标准a企业技术文件Q / SSZ XX---XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示标准顺序号企业特征代号企业标准代号4.2.2 .2管理标准编号QG / SSZ XX---XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号管理标准代号4.243质量体系程序文件编号QP / SSZXXX---XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号程序文件代号4.2.. 2.4 质量记录编号422.5操作规程编号4.3文件的编写、审批和发布431为了确保文件的充分性，办公室组织编写质量管理体系文件，质量保证负责人审核，总经理批准。

文件与资料控制程序及流程图

3.1管理手册：建立品质/环境管理体系所依据之文件；
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图

文件及资料控制程序

文件及资料控制程序一、目的本文档旨在规定和实施文件及资料控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性，以及满足法规和公司内部要求。

二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制和管理，包括但不限于操作文件、质量文件、技术文件、管理文件等。

三、职责1、文件管理部门：负责文件的审核、批准、分发、存档、更新和废止。

2、文件使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。

3、质量管理部门：负责文件的监督、检查和审核，确保文件与公司实际运作的一致性。

四、程序1、文件分类与编码：根据公司实际情况，将文件分为不同的类别，并为每个文件分配唯一的编码。

编码应包括文件类型、日期、顺序号等信息。

2、文件编制：由文件管理部门负责组织编写文件，确保文件的完整性、准确性和一致性。

文件编制应遵循公司政策和相关法规要求。

3、文件审核：文件编制完成后，应由相关部门进行审核，以确保文件的可行性和合规性。

审核人员应具备相应的专业知识和经验。

4、文件批准：经审核通过后，文件应由公司领导进行批准。

批准过程中应注重文件的合理性和可操作性。

5、文件发布：文件批准后，由文件管理部门负责文件的发布，确保文件的及时性和有效性。

发布时应按照公司规定进行登记和记录。

6、文件存档：所有文件应由文件管理部门负责存档，并确保存档的完整性和安全性。

存档时应按照公司规定进行分类和标识。

7、文件更新与废止：当文件需要更新或废止时，应由文件管理部门组织进行修订和废止程序。

更新或废止的文件应及时通知相关使用部门，以确保文件的最新性和有效性。

8、文件借阅与复制：文件的借阅与复制应由文件管理部门负责管理，并按照公司规定进行登记和审批。

借阅或复制过程中应确保文件的保密性和安全性。

9、文件销毁：当文件过期或不再使用时，应按照公司规定进行销毁处理。

销毁过程应确保文件的彻底摧毁和不可恢复性。

10、培训与宣传：针对新员工和其他相关人员，应对其进行文件控制培训，确保他们对文件的正确理解和使用。

文件控制程序

更改历史
页码
第3页，共5页
七、作业说明：
（一）文件编写格式的各项说明如下： 1.格式内容：
（1）目的：说明该程序文件执行的目的；
（2）范围：说明该程序文件执行时所涵盖的内容；（3）参考文件：列出可当程序文件参考的文件；
（4）权责：说明与程序文件有关的执行单位的责任；
（5）定义：说明该程序文件需特别说明的名称所代表的意义；
（6）流程图：绘出作业流程是使阅读者能由图而得知整个作业流程；
（7）作业说明：详细列出完成此程序所需的步骤，必须详细说明其作业内容,使员工能通过阅读此程序而了解该项工程；
文件制订/修订/废止
文件编号
权责人员审查
总经理核准
颁布
记录、控制回收旧文件
分发
修订/废止
销毁
OK
NG
OK
NG。

ISO13485文件与资料控制程序

文件与资料控制程序（ISO13485-2016/YYT0287-2017）1.0目的对公司质量管理体系所要求的文件与资料进行控制，确保各相关场所使用的文件与记录受控。

2.0适用范围适用于公司与质量管理体系有关的所有文件与资料的控制。

3.0引用/参考文件ISO9001：2015YY/T0287:2017/ISO13485：2016医疗器械GMP无菌医疗器械实施细则4.0职责4.1总经理负责批准、发布质量手册。

4.2管理者代表负责审核质量手册和批准程序文件。

4.3质量部负责全公司文件的管理，包括文件的发放、作废、销毁，使用和借阅的管理以及质量手册的审核和管理、操作规程的批准。

4.4其他部门负责相关文件的制订、评审、执行和管理。

5.0程序5.1文件的制定5.1.1文件需求识别文件的制定必须先识别是否的确有需求，文件需求来源的主要渠道如下：5.1.1.1国家法律法规的要求；5.1.1.2相关行业和特定市场及客户的要求；5.1.1.3自身优化质量管理体系的要求；5.1.2文件的编制（修订）、审定、批准人员的资格5.1.2.1必须具有良好的素质，接受过必须的教育(包括ISO、GMP教育)；5.1.2.2具有实践经验；5.1.2.3乐于与他人合作，勇于承担责任，具有协调能力；5.1.2.4熟悉医疗器械质量管理体系的全过程，及影响医疗器械质量的主要因素；5.1.2.5有一定的文字组织能力。

5.2文件分类、编号及编写格式5.2.1文件分类公司文件分为四级，一级文件为《质量管理手册》，二级文件为程序文件，三级文件为管理规程和操作规程，四级文件为质量记录。

5.2.2文件编号文件编号：手册、程序文件、规程、记录均采用××-××/××-×××-××的格式进行编号，（验证/确认、回顾、管理评审、偏差等报告编号参照相关程序）文件编号规则如下图：××-××/××-×××-××版本号流水号次类别代号文件类别代号公司名称代号5.2.2.1公司名称代号：为“德信诚”拼音首字母大写“DXC”；5.2.2.2文件类别代号：公司文件分为手册、程序文件、规程、记录四类，其中手册、程序、规程、记录的代号依次为“QM”、“QP”、“WI”、“QR”。

公司文件与资料控制程序

1 目的和范围对与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

本程序适用于质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件（含外来文件）的控制。

2 引用文件《记录控制程序》3 职责3.1 行政部负责文件归档管理，3.2 各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。

4 工作程序4.1 文件分类4.1.1 文件包括：B) 质量/环境/职业健康安全手册（包括形成文件的质量/环境/职业健康安全方针和质量/环境/职业健康安全目标）；b) 形成文件的程序；c) 为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业程序、工作规范、管理规定等）；d) 外来文件（法律、法规、标准、上级文件等）；e) 记录（一种特殊类型的文件）。

4.1.2 文件可分为“受控”和“非受控”两类。

“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。

4.1.3 文件可以是任何媒体形式，如硬拷贝、电子媒体等。

4.2 文件的编写及审批4.2.1 质量/环境/职业健康安全手册和程序文件由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

4.2.2 其他文件由相关部门负责人组织编写，总经理审批。

4.2.3 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

制定部门：行政部页次：第 2 页共 5 页4.3 文件的发放4.3.1 质量/环境/职业健康安全管理体系文件分为“受控文件”版本和“非受控文件”版本两种状态,受控文件正本应在文件封面页至末尾页右下角加盖“受控文件”印章，由行政部存档；受控文件副本发放前应在封面页至末尾页右下角加盖“受控文件”印章；非受控文件在发放前应在文件封面页至末尾页右下角加盖“謹供参考”印章，非受控文件正本应由行政部存档。

所有非受控文件不受文件修改的控制。

4.3.2文件在发放时必须由文控员在《文件收发登记表》上登记受控号和去向。

非受控文件则在文件正本反面签上接受文件人姓名及日期。

01、文件和资料控制程序

6.4.4文控中心依《文件修改申请表》将文件作相应变更,并及时处理旧版文件。
6.5文件保存：
6.5.1文件应建立并实行档案管理,以便查阅版次变更之文件。文控中心统一回收并于《文件发放申请表》的备注中填写回收记录，按实际而定保留一份旧版之文件，加盖“作废”章，保管于文控中心，以便作下次更新资料之参考作用，废止之文件保存期为一年。
DY QWI
作业指导书：从001-999（流水号）
英文Working Instruction缩写
公司代码
例：DYQWI001
第一个文件（流水号）
作业文件代码
公司代码
4．品质记录
4．1程序文件后产生的记录表格
DYQR或QEQR
记录号：从01-99（流水号）
对应的程序文件编号
程序文件表格代码
公司代码
例:DY- QR - 16 - 01
非公司人员不得查阅,除非部门主管允许外
技术资料/客户资料/报价资料
非本公司人员不得查阅,除总经理特许外
6.6.2已核准文件如因损坏、遗失、涂改相关工作需要更换或特别申请时，填写《文件修改申请表》交部门经理审核，管理者代表核准后，即可交到文控中心领取。
6.6.3若其它部门需调阅某部门的文件资料时，必须由该部门确认批准后方可调阅。
2.0范围:
适用于(QMS)品质系统及(EMS)环境管理系统中所有受控文件。
3.0参考文件:(无)
4.0定义:
4.1受控文件:即需要受到控制的文件,是一份带有本公司品质系统及环境系统之文件编号、发行时期、修订日期、版本版次的标识及相关授权人员的审核、签字确认之文件。发行列入受控时，经盖有红色“受控文件”印章后发放。
6.7外来文件管制:
6.7.1客户提供图纸依合约评审相关要求由业务部与客户合约配套保存管制。

文件与资料控制程序(含表格)

文件与资料控制程序（依据GB/T19001-2016 idt ISO9001:2015标准编制）1.0目的为了保证公司质量管理体系文件的充分适宜及有效性特制订本程序。

2.0范围质量管理体系需要控制的文件及资料包括：质量手册控制程序管理制度职务说明书工程技术图纸（参考技术文件管理制度）客户提供图纸及国家/国际/行业标准其它特别注明需受控的文件3.0定义3.1 受控文件列在“范围”内需受文控中心控制的文件与资料，若文件有新版本发出，受控文件复印件将会被更新。

3.2 非受控文件列在“范围”外的文件与资料，根据需要可盖“参考章”，若文件有新版发出将不会被更新。

4.0职责4.1 文控中心负责按本程序要求执行及维护文件与资料的控制。

4.2 文件编制者负责文件内容的编写，确保编写内容的正确并适宜的发出文件。

4.3 部门负责人负责文件分发需求及确保分发的受控文件在适当的地方正确使用。

5.0程序5.1所有受控文件包含以下几大项：5.1.1 文件编号、版本、公司名称、文件名称；5.1.2 编制、审批、批准、发布及执行日期；5.1.3 页数及总页数（有独立控制编号方法的文件除外）；5.1.4 目的：列出该程序的目的和程序内容的主旨；5.1.5 范围：列出该程序的适用区域；5.1.6 职责：列出该程序相关人员的职责权限；5.1.6 定义：解释一些在该程序内出现的专有名词或缩写；5.1.7 程序：详细描述该程序的各步骤；5.1.8 相关文件：列出和该程序描述的活动有关的文件；5.1.9 相关记录：属于该程序内产生的记录5.1.10文件制订/修订/作废履历表5.2 文件编号系统5.2.1 公司代码：SJ5.2.2 文件类别代码：文件按级别可分为：质量手册（代号为M）；控制程序（代号为L）；管理制度（代号为G ）；技术文件（详见技术文件管理制度）；职务说明书（代号为Z ）；外来文件（代号为W ）；以后如有新类别增加由总经办确定增加即可。

文件与资料控制程序

文件与资料控制程序编号：ZB-QESP-011、目的对管理体系所要求的文件予以控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，防止使用失效或作废的文件。

2、适用范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。

3、职责3.1人力行政部为本程序主管部门，负责公司行政文件管理、管理手册、程序文件修改、发放的管理控制。

负责归档文件的管理。

3.2工程部负责技术文件，包括适用标准规范的管理。

3.3工程部负责环境和职业健康安全相关文件，包括适用法律法规和其他要求的管理3.4 各部门负责相关文件的编制、及本部门使用文件的保管。

4、内容与要求4.1文件的分类（1）按文件类别分：见《管理手册》3.3.3；（2）按文件来源分：内部文件、外来文件；（3）按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。

4.2文件编号4.2.1文件的编码（1）管理手册的编号ZB-QESM-1XX-XXXXXXXXXXXXXXX有限公司的缩写QESM—质量环境职业健康安全管理手册的英文缩写；1.0—版本号，1.0版。

（2）程序文件的编号例：ZB-ZB-QESP-02ZB-ZB-QESP-02—第二个程序文件；1.0—版本号，1.0版。

（3）三层次文件（国家/行业/地方标准延用原有编号）：ZB-WI—XXWI—三层次文件名称中的关键词的拼音缩写。

XX－按顺序编号4.3 文件编制和审批（1）《管理手册》由管理者代表组织有关部门或人员编制并审核，总经理批准；（2）作业指导性文件，由各职能部门组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准；（3）行政管理性文件，由各职能部门按管理职责编制，主管领导和人力行政部负责人审核，总经理批准。

4.4 文件发放及控制（1）管理体系文件（手册、程序文件），由人力行政部发放。

发放时标注分发号、受控状态；（2）作业指导文件、各部门编制的专业管理性文件由各部门发放，发放时标注分发号、受控状态；行政管理文件由人力行政部发放；（3）文件发放部门填写“文件发放记录”。

文件与资料控制程序

1.0 目的确立文件管理系统，使文件规范化，保证适当的文件发放至相关的部门和使用者，使质量管理体系得以有效运作。

2.0 合用范围与质量相关的所有内外部文件。

3.0 相关文件无4.0 定义内部文件：质量管理手册、程叙文件、作业指导书、工艺卡、表格等。

外部文件：国家标准及客户发放的所有影响产品质量的文件。

QM：质量管理手册，是质量管理体系的第一级文件，是阐述公司的质量文件，并描述质量管理体系的文件。

CP：程叙文件，是质量管理体系的第二级文件，是描述一个部门或者多个部门需共同配合完成某项工作时应遵循的规则性文件。

WI:作业指导书，是质量管理体系的第三级文件，是描述一项工作或者一个工位由何人在何地方采取何方法以达到何效果的指导性文件。

QP：质量计划，是质量体系的第三级文件，是针对特定的产品，项目或者合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。

DCR:文件更改申请。

5.0 职责5.1 体系部负责人编制 QM，管理者代表审核，总经理批准；5.2 各部门负责人编制 COP，体系部负责人审核，管理者代表批准；5.3 质量计划由品质部/项目负责人编制，副总经理审核，总经理批准；5.4 检验类文件由品质部编制、研发部审核，品质部负责人批准；5.5 生产类作业指导书由研发部编制、生产部审核、研发负责人批准；5.6 部门内部管理类作业指导书由各部门编制，行政部审核，由副总经理批准；5.7 跨部门管理类文件由本部门编制、行政审核，由管理者代表批准；版权所有© 2022XXXX 有限公司，未经许可不得复制，传播5.8 BOM 表是由品质部编制，研发部负责人审核，副总经理批准；5.9 工艺控制流程(QC 工程图)，由品质部编制，研发部审核，品质部负责人批准。

5.10 岗位说明书由各部门编制，行政部负责人审核，直属上级批准；5.11 文件发放/更改体系部负责人审核，管理者代表批准；5.12 各相关部门：负责本部门各种文件的拟定，并监督其切实执行；5.13 文控中心：负责全厂所有受控文件的发放、保管、回收、销毁等工作，使各部门能及时得到有效文件的支持。

企业管理文件与资料控制程序

企业管理文件与资料控制程序企业管理文件与资料控制程序是指企业建立一套完善的文档与资料管理机制，以有效的方式控制企业内部各类文件和资料的流转、存储和使用，增加管理的规范性和效率，确保企业的信息安全。

本文将从程序的目的、步骤和实施过程三个方面分析企业管理文件与资料控制程序的重要性以及如何制定和执行该程序。

一、目的企业管理文件与资料控制程序的主要目的是确保企业的信息系统始终处于可信状态，保证企业信息资产的安全可控。

其具体目的包含以下几个方面。

1.统一管理企业的文件与资料，防止文件泄露、丢失和篡改。

2.对于敏感信息和机密信息，实施安全控制和权限控制。

3.确保文件和资料的共享和交流在特定的人员和渠道内进行。

4.规范企业文件和资料的使用流程，使员工使用文件和资料更加规范、高效和安全。

5.减少企业的风险和损失，促进企业业务发展和可持续发展。

二、步骤企业管理文件与资料控制程序主要分为以下几个步骤。

1.识别企业需要管理的文件和资料，分门别类地管理。

2.制定文件和资料的归档和管理标准，建立规范的文件和资料管理程序。

3.明确文件和资料的保密等级和权限，安排相应的用户权限。

4.实施文件和资料的备份和恢复机制，保障文件和资料处于稳定的状态。

5.对于敏感信息和机密信息，建立安全审计机制，确保信息的安全。

三、实施过程企业管理文件与资料控制程序的实施过程需要根据不同企业的实际情况来具体制定。

可以按照以下过程实施：1.明确企业文件和资料的规范和标准，建立文件和资料档案。

2.建立并实施权限控制机制，确保文件和资料的安全和保密性。

3.针对不同权限的用户，建立各自的使用规范和标准。

4.实施日常巡检和监控，发现问题及时排查和解决。

5.周期性进行文件和资料的备份和恢复，保障文件和资料处于稳定的状态。

6.提醒员工遵守企业的文档和资料控制规定，建立员工知识产权保护的意识。

企业管理文件与资料控制程序的制定和实施是企业信息安全的重要保障，也是确保企业业务高效、行政合规的重要措施。

文件与资料控制管理制度

文件与资料控制管理制度
是一个组织内部的制度，用于规范对文件和资料的管理、流转和使用。

这一制度的主要目的是确保文件和资料的完整性、准确性和安全性，以及方便组织成员在工作中获取和利用相关的信息。

文件与资料控制管理制度的主要内容包括以下几个方面：
1. 文件和资料的分类与编制规范：明确文件和资料的分类体系，并规定了文件和资料的编制规范，包括命名规范、编号规范等。

2. 文件和资料的归档管理：明确了文件和资料的归档标准和程序，并规定了如何存储、保管和更新文件和资料。

3. 文件和资料的流转管理：规定了文件和资料的流转程序和要求，包括申请、审批、传递、传阅等环节，以确保文件和资料的及时流转和传递。

4. 文件和资料的使用与借阅规定：明确了文件和资料的使用权限和使用方式，以及借阅文件和资料的程序和要求。

5. 文件和资料的销毁与档案整理：规定了文件和资料的销毁程序和方式，以及对档案的整理和储存。

6. 文件和资料的安全保护：规定了文件和资料的保密要求，包括文件和资料的存储地点和设备的安全控制等。

文件与资料控制管理制度的实施可以提高组织内文件和资料的管理效率和质量，避免信息的丢失和泄露，并为组织的决策和运营提供准确和可靠的支持。

文件及记录控制程序

修订日期修订记录修订内容页次版本受控文件章制定核准审核 XXX 光电有限公司文件及记录控制程序文件编号文件版本生效日期页码QP-01 A/0 2022-6-6 1/10页码2/10一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或者改进提供依据。

二：范围本程序合用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。

三：定义3.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程叙文件、工作指引、检验标准、工作记录等。

b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。

c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或者文件取销，文控将跟进该文件。

受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。

3.3 非受控 (参考) 文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或者文件取销，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。

3.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。

3.5 知识：通过学习、实践或者探索所获得的认识、判定或者技能。

四：职责4.1 文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。

整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。

公司各类文件格式的保存。

4.2 文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或者过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。

受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。

4.3 文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控管理者代表总经理程叙文件各相关部门负责人管理者代表总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代表记录表格使用部门/ 部门负责人五：文件管理流程流程5.1文件格式确定5.2文件编制5.3文件评审及批准5.4文件归档5.5文件发放5.6参考文件发放流程说明1、文控负责制订文件 (各类文件) 格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO 等等。

质量手册-文件和资料控制工作程序

质量手册:文件和资料控制工作程序质量手册：文件和资料控制程序1、目的对与本公司质量体系提供的有关的文件和资料进行控制，确保与质量有影响的各场所使用的文件和资料为有效版本。

2、范围本程序适用于质量体系文件和资料的控制，包括有关外来文件。

3、定义3.１质量体系文件：质量手册（包含程序文件）、工作手册（包括制度和规程）及表单记录。

3.2 内部文件：指本公司内部自行制定的文件。

3.3 外来文件：指非本公司自行制定,而是由外部提供的文件，如《物业管理条例》、《消防法》、《劳动法》等；3.4 非受控场所：本公司质量体系运行以外的所有场所,如：业主、认证机构。

3.5 技术文件：设计图纸、使用说明书、技术条件等文件。

4 职责4．1管理部：负责公司内部文件的发行、回收、原件保存及销毁工作，制定有关控制规定与办法；负责外来文件的受控、发放及回收等管理工作。

4．2各部门：负责责任范围内的文件和资料的编制及修订。

5 内容5．1文件新订制定新文件时，由制定者将新订文件呈相应审核人和批准人员签字同意后，将文件交管理部发行。

5．2文件发行5.2.1质量手册和第三层次文件的发放直接由管理部根椐各部门实际需要的数量填写《文件发放登记表》，经管理者代表审批后进行发放。

5.2.2文件领用人在《文件发放登记表》上签名领取注有分发号和加盖”受控文件”印章的文件。

每份文件都有不同的分发号，便于换版时回收。

5.2.3管理部在发放文件后，将全公司的受控文件列入《受控文件清单》。

5.2.4当文件使用人的文件破损严重影响使用时,应到文件资料中心办理更换手续,交回破损文件；文件管理员将破损文件销毁。

5.2.5当文件丢失后或其它原因需补发新文件时,由文件使用部门填写《文件领用申请表》，再由原批准单位批准后，管理部重编新文件的分发号。

5.3文件的更改5.3.1文件发行实施后须更改的，原则上由制订部门填写《文件更改申请单》，说明修订原因，经原批准单位批准后，由管理部按5.2项规定程序进行更改审批与发行。

人力资源QP文件与资料控制程序HR

人力资源QP文件与资料控制程序HR人力资源QP文件与资料控制程序HR为了确保公司的人力资源质量和效率，并且合规，每个公司都需要一个健康的人力资源（HR）质量保证程序（QP），与资料控制程序HR相结合，可以确保公司在日常运营中快速准确地获得准确的信息，针对不良事件及时追求纠正措施，提高管理和工作效率。

本篇文章将解释人力资源QP文件和资料控制程序HR的重要性，并且为您提供制定和实施这些程序的步骤。

人力资源QP文件人力资源QP文件是指一系列文件，记录了公司人力资源的政策与程序。

该文件用以规范公司的人力资源开展，并且它要与公司整体战略和目标相匹配。

这些文件可以涵盖诸如工作流程、工作责任、工作程序、培训、晋升、福利待遇、聘任和雇用方面的方针。

这些文件的有效性是公司人力资源管理的关键。

人力资源QP文件的优势：1.提高组织效率。

2.减少操作中的疏漏和错误。

3.规定了人力资源的标准和程序。

资料控制程序HR一个人力资源QP文件只有在资料控制程序HR的基础上才能完全发挥作用。

这个程序是指记录和管理组织中所有文档和信息的一系列流程。

通过资料控制程序HR，可以确保正确的人力资源QP文件在正确的时间发到必须的人员手中。

这对于组织管理和效率具有非常大的意义。

资料控制程序HR的优势：1.确保所有文件的完成和记录。

2.确保人力资源QP文件的有效性和及时性。

3.提高文件的可识别性。

4.更有效地管理人力资源中的信息。

制定人力资源QP文件和资料控制程序HR的步骤：1.确立工作目标首先，确保公司的整体战略和目标得以贯彻，制定一个项目计划。

明确的目标将有助于为人力资源QP文件和资料控制程序HR建立清晰的方向和目标。

2.定义和整理任务每项任务都应该由一名负责人负责完成。

根据任务的复杂性和要求分配不同的人员来完成它们。

任务分配好后，需要确保团队成员都明确各自的任务并能够按时完成它们。

3.制定标准和程序在定义好每项任务之后，需要制定一个标准和程序，以确保任务的顺利实施和结果的有效性。

文件和记录控制程序

文件和记录控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件和记录进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

为确保知识可满足产品和服务的符合性，加强对组织知识的保管,规范组织知识管理工作,制定本控制程序。

2.适用范围本程序适用于与质量和环境安全管理体系有关的所有文件及记录的控制。

本程序适用于公司质量管理体系所需的知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用。

3.引用文件《制造一体化管理手册》MQ-QEH-0014.术语组织的知识：包含a)内部知识（如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验，以及过程、产品和服务的改进结果）；b）外部来源（如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识）。

5.职责5.1总经理5.1.1负责公司质量环境安全总目标的策划5.1.2负责管理手册、质量环境安全总目标及程序文件的批准5.2管理者代表5.2.1负责组织对管理手册的策划、编写、修订，并进行审批5.2.2负责各部门质量、环境安全目标分解、支持性三级文件的批准5.3各部门5.3.1负责程序文件及支持性的三级文件的编制、评审修订；5.3.2负责相关文件的审批、批准。

5.4体系专员5.4.1负责对公司文件进行编号，并对编号的唯一性负责；5.4.2负责对外来文件进行编号管理；5.4.3负责所有文件的登记、分发、修订、作废等管理工作；5.4.4负责收集、整理、归档、管理与本部门相关的知识。

6．流程图7．流程描述7.1文件和记录的策划公司内部知识主要包含以下:a)管理体系知识、产品设计开发及产品制造等产品相关的技术知识，并以文件化的形式进行总结和沉淀。

体系文件和记录的策划详见《体系策划与改进程序》。

b)其中公司的管理过程的识别及过程之间的相互关系及个过程的职能的分配以质量手册的形式进行策划；c)与管理体系相关的过程具体的运行流程及具体要求以程序文件和管理三级作业文件的形式完成策划。

文件和资料的控制

第一章、文件和资料的控制一、引用要求引用公司程序文件《文件和资料管理工作程序》二、范围适用本工程项目经理部对文件的审批、发布、更改和控制，以及外来原始文件在内的文件和资料控制，防止使用失效、作废的文件。

三、定义1、本标准中的文件是指质量体系中的文件，它包括本项目经理部在处理与质量体系无关的事务中所发生的书面材料。

2、资料是指与产品质量密切相关的文字记录。

四、职责1、项目经理部负责对重要文件的审定和批准。

2、各职能部门负责对有关文件的起草与审核。

3、职能部门负责对文件与资料日常管理，包括使用与归档。

4、项目经理部设专职资料员负责对文件的日常管理，以及对资料的收集、使用与归档。

五、本项目的受控资料1、标准、规范2、施工图纸3、业主、监理指令（包括以业主、监理名义发来的其他施工单位的指令、通知）4、技术核定单5、工程联系单6、质量指令（包括对分供方的质量要求）7、图纸修改通知单8、纠正和预防措施表六、文件资料的收集、保管1、管理评审记录：由资料员负责收集、立卷保管2、合同评审记录：由经济师负责收集、立卷保管3、设计更改记录：由工程师负责收集、立卷保管4、文件分发和更改记录：由资料员负责收集、立卷保管5、合同分供方能力和业绩评定记录和档案：由经济师负责收集、立卷保管6、产品控制记录：由质检员负责收集、立卷保管7、过程控制记录：由质检员负责收集、立卷保管8、特殊过程的过程、设备和人员签定记录：由质检员负责收集、立卷保管9、检验和评定报告：由工程师负责收集、立卷保管10、试验和鉴定报告：由工程师负责收集、立卷保管11、检验、测量和试验设备的标准记录：由工程师负责收集、立卷保管12、部合格品（项）及其评审和处置记录：由质检员负责收集、立卷保管13、纠正措施和验证记录：由工程师负责收集、立卷保管14、产品保护和竣工交验记录：由质检员负责收集、立卷保管15、内部质量审核记录：由资料员负责收集、立卷保管16、培训记录：由资料员负责收集、立卷保管17、回访保修记录：由公司负责收集、立卷保管18、技术交底、核定记录：由技术员负责收集、立卷保管19、统计技术应用记录：由资料员负责收集、立卷保管第二章、人员培训计划一、前的培训（技术交底）根据施工图纸，结合产品特性，由设备厂家现场对骨干人员进行技术交底，介绍产品的接线、配电要求、安装等。