行政秘书工作职责及注意事项

行政秘书工作职责

一、工作职责：

1.每日工作内容：

☆每日早晨提前半小时到岗，打扫董事长办公室、副总经理办公室、驻店经理办公室及会议室卫生。

卫生范围：总经理口杯、烟灰缸、办公桌桌面及外围，办公椅、沙发，办公室地面；会议室桌椅及地面。

卫生标准：口杯干净清洁，烟缸无废物、烟头，桌面无杂物、无水渍、无污渍；垃圾篓内无废物（每日更换垃圾袋）；地面整洁。

☆每日8：30进行由总经理主持，各部门经理必须参加的饭店每日晨会，做好会议笔录，会后进行会议纪要的录入工作。打印出会议纪要，请总经理审阅、签字后按参加会议人数进行文件复印，分发给各部门经理，准备专门的签字笔请各部门经理签字确认。四小时内完成，如没有完成，需向总经理说明原因。每日18：15进行由总经理主持，各部门经理必须参加的饭店每日晚会，做好会议笔录，会后在今日会议纪要上用荧光笔划出各部门今日未完成的工作，第二日晨会时将前日会议纪要交总经理。

2.考勤记录：

☆每日签四次考勤。早晨8：00－12：00，下午14：30－16：30（只许签到、离时间），漏填、虚假填写时间的一律按旷工处理，行政秘书要起到监督作用，认真负责考勤记录。

☆事假、病假需填写请假申请单，总经理签字批准后方可休假；如电话请假，需在每日上班前（8：00）电话通知总经理，假后补填请假申请单，存档行政部。

☆每月考勤统计：将每月考勤表进行统计，汇总后交财务部。

3.办公文具领用程序：各部门领用办公文具需在行政秘书处填写部门文具领用表，部门经理签

字后方可到档案室领取。

4.钥匙领用程序：各部门领用行政楼层钥匙时，需在行政秘书处填写钥匙管理表并签字确认。

5.资料文件、饭店钥匙领用程序：各部门借阅资料文件或饭店钥匙时，需在行政秘书处填写档案管理表，填写领取、归还时间并签字确认。

6.各部门打印、复印文件后需在行政秘书处填写文件打印、复印表，统计数量并签字确认。

（续上表）

7.接电话的程序：铃响三声内接起电话，“你好！鹰城（鑫地）饭店筹备处，我是…（自己姓名）”，如果铃响超过三声才接起电话，应先向对方道歉；接听完毕，轻放电话。

☆接电话时的注意事项：接起电话后不能说“喂”；致电人不在时，要询问对方是否需要留言；不向来电人透露董事长、总经理的姓名及私人电话号码。

8.请做好每日来电记录，写清楚致电人姓名、来电人姓名、事由、电话等。

9.各部门人员外出办事前，需在行政秘书处填写外出登记表，写明外出事由，外出时间、回店时间并签字确认。

10.积极配合各部门经理的工作。

毋意，毋必，毋固，毋我。____《论语·子罕篇》

君子有九思：视思明，听思聪，色思温，貌思恭，言思忠，事思敬，疑思问，忿思难，见得思义。____《论语·季氏篇》

君子不器。____《论语·为政篇》

成事不说，遂事不谏，既往不咎。____《论语·八佾篇》

见贤思齐焉，见不贤而内自省也。____《论语·里仁篇》

往者不可谏，来者犹可追。____《论语·微子篇》

巧笑倩兮，美目盼兮，素以为绚兮。____《论语·八佾篇》

父母在，不远游，游必有方。____《论语·里仁篇》

君子泰而不骄，小人骄而不泰。____《论语·子路篇》

我非生而知之者，好古，敏以求之者也。____《论语·述而篇》

可与言而不与之言，失人；不可与言而与之言，失言。知者不失人亦不失言。____《论语·卫灵公篇》

不患无位，患所以立。不患莫己知，求为可知也。____《论语·里仁篇》

中人以上，可以语上也；中人以下，不可以语上也。____《论语·雍也篇》

德不孤，必有邻。____《论语·里仁篇》

君子欲讷于言而敏于行。____《论语·里仁篇》

知者乐水，仁者乐山。知者动，仁者静。知者乐，仁者寿。____《论语·雍也篇》

吾十有五而志于学，三十而立，四十而不惑，五十而知天命，六十而耳顺，七十而从心所欲不逾矩。____《论语·为政篇》

名不正，则言不顺；言不顺，则事不成____《论语·子路篇》

未知生，焉知死？____《论语·先进篇》

父母之年，不可不知也。一则以喜，一则以惧。____《论语·里仁篇》

人而无信，不知其可也。大车无輗，小车无軏，其何以行之哉？____《论语·为政篇》

己所不欲，勿施于人。____《论语·颜渊篇》

志于道，据于德，依于仁，游于艺。____《论语·述而篇》

益者三友，损者三友。友直、友谅、友多闻，益矣；友便辟、友善柔、友便佞，损矣。____《论语·季氏篇》

敏而好学，不耻下问，是以谓之文也。____《论语·公冶长篇》

从心所欲不逾矩。____《论语·为政篇》

投之亡地然后存，陷之死地然后生。____《孙子兵法·九地篇》

今之孝者，是谓能养。至于犬马皆能有养；不敬，何以别乎？____《论语·为政篇》

忠告而善道之，不可则止，毋自辱焉。____《论语·颜渊篇》

视其所以，观其所由，察其所安，人焉廋哉！人焉廋哉！____《论语·为政篇》

欲速则不达。____《论语·子路篇》

朝闻道，夕死可矣。____《论语·里仁篇》

逝者如斯夫！不舍昼夜。____《论语·子罕篇》

吾日三省吾身：为人谋而不忠乎？与朋友交而不信乎？传不习乎？____《论语·学而篇》温故而知新，可以为师矣。____《论语·为政篇》

不在其位，不谋其政。____《论语·泰伯篇》

君子和而不同，小人同而不和。____《论语·子路篇》

学而不思则罔，思而不学则殆。____《论语·为政篇》