如何简单整理家庭档案

如何简单整理家庭档案

杨俊生

(广州市公安局海珠区分局)

摘要：家庭档案的整理可以概括为简单地分类，简单地整理，简单地保管三句话。在整理家庭档案过程中要注意持之以恒，要注意随时补充，要教育家庭成员注意利用原则。

关键词：家庭档案整理问题

随着人民群众生活水平的提高，精神生活也在不断地丰富。日常生活中，人们发现家里多了很多平时用得着但又不知如何管理的诸如各类证书、购买物品的发票、各种说明书、病历、书信甚至书画或照片、录像带等东西。随着档案知识的普及，他们想到了用档案管理的方法来管理这类东西，这就产生了现在称为家庭档案的一类新型档案。

当前对家庭档案管理的研究非常丰富，从家庭档案的定义到家庭档案的分类，到家庭档案的整理归档、日常保管等等都有涉及。但笔者认为家庭档案不同于一般机关或企事业单位的档案，后者有专人管理，每一项工作都可以按照专门的档案管理的原则来开展。而家庭档案存在于每一个家庭当中，不同的家庭有不同的管理者，

作为家庭档案的管理者可能是大学教授、可能是机关干部、可能是路边的小贩、也可能是工厂外来工，其文化水平、管理水平或对档案的理解和能投入整理家庭档案的时间自然千差万别。所以笔者认为，家庭档案的管理不应只是在我们档案工作者当中自娱自乐的一项活动，而应该作为普罗大众，深入到千家万户的一项文化活动，家庭档案的管理规范和操作手册应该简明扼要、通俗易懂，符合大多数人的管理水平，甚至应省略一些档案管理应有的程序，使档案整理过程简单化，而不能过于卖弄高深，过于形式，过于理论化。

1 如何简单地整理家庭档案

可以概括为三句话：简单地分类，简单地整理，简单地保管。

1.1 简单地分类

家庭档案内容极为丰富，涉及面很广，而且由于家庭结构不同，家庭成员经历不同，家庭档案的类别也不尽相同。但是，每个家庭成员肯定有工作、学习、生活的经历，少不了注意健康和财富，所以每个家庭肯定有几类东西，那就是：财产类档案、健康类档案、工作学习类档案和照片音像类档案。

财产类档案包括家庭收入支出账目、存折、股票等各类投资交易证卡、有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借据、合同契约、贵重物品清单和发票、各种家用电器的说明书、保修卡、维修单等。

健康类档案包括病历、诊断书、医疗保健卡、各类检查的报告、表格、结果、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外

伤害记录以及医院处方、饮食禁忌等。

工作学习类档案包括工作笔记、文章及著作手稿、工资资料、奖励材料、学习笔记、作业、升学考试材料、学习成绩单、毕业证等。

照片音像类档案包括包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录像带、光盘、电脑软盘等资料。

而上述概括未尽的档案，可以归为其他类别。这样简单的分类，对于一般人来说均能明白接受。

1.2 简单地整理

对于纸质材料，应展开抚平，大于A4的才折叠保管，破损的可进行修补，然后按同一小类装入纸质档案袋或塑料文件袋，如购物发票一袋、病历一袋、说明书一袋、重要证件一袋等等，材料多的可分多袋，袋子表面以简要文字表明内装何物。装好袋的档案就可按上述5个类别分别装入大号的档案盒或塑料文件盒，盒背以简要文字表明内装何物。

对于照片类档案，只需以每一项活动为一组照片分好，每组照片前写明该项活动的时间、地点、人物、内容，按时间顺序排列装入家用照片簿。底片则以整筒为单位，放在该底片涉及的第一组照片处。对于数码照片则按每一项活动分别建立文件夹，照片说明以文本文件格式存于该文件夹内，以8位日期号码加上表明该项活动内容的简要文字为文件夹名，以年为单位分别刻录光盘保存。

对于录像带和光盘档案，可以直接以小标签贴于录像带盒和光盘面，以表明该录像带和光盘的时间、地点、人物、内容等。

一般来说，家庭档案的总量不会很多，经过上述整理后的档案，由于档案盒上均有简要文字表明内装何物，打开柜门就一目了然，可以迅速查找到需要的材料。对于划分保管期限、编号、编目等程序就可以省略了。

1.3 简单地保管

家庭档案没必要按机关档案一样要求放在专用的档案箱柜甚至专用的库房，最实用的保管方式是将家庭档案按类别排放在避免阳光直射的书柜一角，再放上樟脑丸等防虫药，如果条件允许，还可以在柜内放置防潮物品。当然重要的家庭档案如房产证、存折之类可以另外锁起来存放。

2 整理家庭档案中应注意的问题

2.1 要注意持之以恒。

很多人刚整理家庭档案时都会很有兴趣，毕竟是自己家里的东西而不是工作上的东西，整理起来总觉得比较轻松。但整理过程中由于要收集的材料比较多，有些烦琐，兴趣便降下来了，逐渐地整理工作就停下来了。所以我们要明白家庭档案内容非常丰富，整理工作并非一朝一夕可以完成，而要持之以恒，以点滴之功，有时间就整理一点，最后总是可以完成的，关键是不能停。

2.2 要注意随时补充。

家庭档案整理完成并非一劳永逸，因为家庭成员还在不断参加

社会活动，产生新的材料，这些材料必须随时补充到家庭档案中去，以利于查找和避免日子长了以后遗忘。

2.3 在利用家庭档案中还要教育家庭成员注意利用原则。

如用后应放回原来位置，注意保护原件不能损坏等。不然在利用过程中将档案弄乱了、弄丢了，或者放错位置了，将前功尽弃，不得不重新整理。

参考文献：

1.蒋卫荣：家庭档案及其管理，《中国档案》2003年第12期

2.荆绍福：家庭档案建立的可能性与必要性，《中国档案》2003

年第12期

作者简介：杨俊生，男，广州市公安局海珠区分局科员，联系地址：广州市同福中368号，邮政编码：510220，电话：83117740，电子信箱：yang_js@