总务部结构及其职责

总务部组织构图

一、总务部的工作职能

总务部是公司后勤保障、物资管理、设施维护、物品采购、消防安全、物业管理的实施机构。

二、职务说明

1.总务部主管职责：

一、负责总务部的制度建设及宣贯落实工作；

二、负责实施对总务部员工相关岗位的日常培训、考核评估，督查监管工作；

三、根据领导的指示要求和工作需要，制订总务部的中长期发展规划及工作计划，并负责分解任务、督促执行；

四、管理公司的固定资产、低值易耗品、办公家具、维修物料、汽车油料等所有物资，并负责上述物资的采购工作；

五、负责审核公司的物业费用（房租、水、电、固定电话、清洁承包工程）及政府规定的其他费用；

六、负责公司的水电设施等硬件设施维护的管理维修及费用审核工作；

七、负责公司的车辆及人员的行政管理及相关费用审批工作；

八、负责配合企划部门组织和策划公司的大型活动方案并提供相应的物料及人力支持；

九、负责实施员工班车、票务预订、会务接待等后勤服务工作；

十、完成领导临时交待的其他任务。

2. 行政后勤职责

（1）协助上级制定行政、后勤总务及安全管理工作发展规划和计划；

（2）协助审核、修订行政后勤管理规章制度，进行日常行政后勤工作的组织与管理；

（3）协助上司进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政后勤服务；

（4）组织保安对公司的治安、防盗、正常生产秩序、消防安全及交通等项工作进行监督管理；

（6）负责公司各项用车管理衔接，代办与车辆相关的各种证件，车辆的保养维护及年审，车辆相关费用的缴付，对车辆每月公里数及燃油的核算工作；

（7）负责办公场所的环境卫生监督和管理，并对保洁员的工作进行指导与考核；（8）对公司绿化进行管理，监督日常的浇水、种植、除草、杀虫等绿化维护工作；

（9）负责各类会议的召集，记录，负责会议精神的落实与跟踪；

（10）负责起草公司行政后勤综合性文件；

（11）办公区域及其设备的管理；

（12）负责外来客人的接待安排工作；

（13）为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动；

（14）负责与相关政法部门的沟通与联系；

（15）完成公司领导交办的相关工作；

3. 人力管理职责

（1）组织制定人力资源战略规划和年度计划，及时收集有关人事招聘、培训、考核、薪酬等方面的信息，为重大人事决策提供信息和建议；

（2）组织制定、调整和完善人力资源管理制度及实施细则，并严格执行；（3）对组织体系提出改进方案，经批准后及时调整机构设置和岗位职责；（4）组织实施内外部招聘工作，并参与对应聘人员的面试筛选；

（5）组织制定员工的培训和发展计划，组织安排对员工的培训；

（6）组织薪酬福利管理工作，编制公司年度薪酬计划及薪资调整方案；

（7）代表公司与员工签订劳动合同，处理各种与合同相关的事宜，受理员工投诉和员工与公司劳动争议事宜，并负责及时解决；

（8）组织人事统计、人事调动、晋升与离职等管理工作及人员档案管理工作；（9）负责各类会议的召集，记录，负责会议精神的落实与跟踪；

（10）负责公司部门人员的考勤管理工作；

（11）负责协调本部门与其他相关部门的关系；

（12）负责本部门的制度、流程、绩效考核的创新和完善；

（13）完成上级交办的其他工作任务；

4. 仓库管理职责

（1）服从领导安排，遵守公司和仓库各项规章制度。

（2）负责仓库日常收、发、存管理工作，努力达成帐、卡、单、物一致，使在物料和设备处于良好的品质状态。按照采购入库通知单的数量进行收料，准确地做好材料进出仓库的帐务工作。对不合订购要求的或不合格的材料坚决不予验收。严格执行发货原则：凭主管领导签名的出库单进行发货；货品必须送至仓库门口交接（重物品除外）；先进仓的商品先发，旧废料根据实际情况合理利用。

（3）认真做好仓库材料的分类摆放和保管工作。

（4）每月对物料明细账目的登记和入库品进行点数。

（5）认真做好仓库季报、及其他相关数据数据统计工作。

（6）认真做好退货工作。退货原则：不合要求商品及时报领导，待领导审批后按规定处理。

（7）认真做好各部门物料使用的监控工作。避免重复领料和材料浪费。

（8）认真做好仓库工具的借收登记工作。

（9）有责任提出仓库管理的合理建议。

（10）根据工作需要积极配合其他部门。

5.物料采购职责

（1）认真执行总公司采购管理规定和实施细则，严格按采购计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符，报帐及时。

（2）熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序，对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。

（3）严把采购质量关，物资选择样品供使用部门审核定样，购进大宗物资均须附有质保书和售后服务合同。积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。（4）加强与验收、保管人员的协作，有责任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受损失。

（5）完成领导交办的其它各项工作。