公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理办法及实施细则

档案管理规定

第一章总则

第一条目的

为了加强、规范公司档案管理工作，有效保护和利用档案，维护其完整性、安全性，根据《中华人民共和国档案法》《建筑工程文件归档范围(GBT-50328-2014)》的最新规定等有关条例，特制定本规定。

第二条定义

公司档案指公司筹建以来各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。

第三条适用范围

本规定适用于中国建筑一局(集团)有限公司及下属各项目分公司。

第二章管理部门及其职责

第四条管理部门

档案管理实行统一领导，分级管理的原则。

档案管理工作由总经理/项目分公司经理领导，行政部直接负责各部门和所属各项目分公司的具体档案管理工作。

第五条管理职责

行政部档案管理人员应严格执行档案管理办法，履行管理职责。档案管理专员在档案工作上接受档案负责人的领导，档案负责人接受行政经理及总经理领导（部门及岗位管理职责详见附件二）。

第三章文件材料的收集与归档

第六条公司及下属各项目分公司、各部门日常工作中产生的文件材料必须及时收集、整理，按年度立卷。

第七条一项工作若涉及几个部门参与办理，由主办部门负责收集立卷。

第八条项目工程档案资料的收集应与项目建设同步进行。

第四章档案的管理

第九条公司及各项目分公司应设专门的档案库对档案进行存放、保管，并指派专人负责档案库的管理工作。

第十条各部门形成的文件材料，由各部门对应人员负责收集管理，并于每年3月31日之前向行政部办理移交。工程档案按各单位工程完成后或在工期各节点分批移交。

第十一条公司行政部在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总，并编制档案总目录（附录A）。

第十二条行政部对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。

第十三条定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账物相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

第十四条收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。

第十五条档案的鉴定和销毁

1、编制档案保管期限表，保管期限可分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。

2、档案鉴定工作由项目经理、行政经理/副总经理、档案管理专员组成的档案鉴定小组负责鉴定，并由行政经理写出鉴定报告，行政经理和项目经理注明鉴定意见，并注明日期。

3、销毁档案应严格把关，销毁前要造具清册，由档案负责人提出销毁报告经行政经理审核后报项目经理/总经理批准。销毁档案时要严格执行保密规定。

第十六条档案的移交

凡在本公司工作活动中形成的具有保存、利用价值的文件材料都应移交归档。第十七条档案的借（查）阅

档案管理员应根据档案的密级和查阅等级，严格执行借（查）阅制度，档案一般只能在档案室内查阅，未经批准不准携带到其他地方。

第十八条档案的保密工作

档案管理员应严格保守公司档案机密，维护档案的完整与安全。

第十九条档案库管理

公司及项目分公司档案库由行政部指派专人管理。库房是机要重地，除档案管理人员外，其他人不得进入库房。

第五章法律责任

第二十条有下列行为的，根据情节轻重，给予行政处分或处罚，严重者将追究法律责任。

1、损坏、遗失或擅自销毁应当归档保存的文件材料和档案。

2、对档案进行涂改、伪造的。

3、将公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案资料，造成工作延误或经济损失的。

4、擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的。

第六章附则

第二十一条由行政部制定，经公司总经理及董事长核准后公布实施，由公司行政部负责解释。

档案管理实施细则

第一章档案分类类目代码编号

第一条目的

为了加强档案分类的标准化，规范化，使文件材料归档更具科学性。第二条适用范围

本规定适用于中国建筑一局(集团)有限公司及下属各项目分公司。第三条分类代码的标识

以各类第一、第二个字的汉语拼音组合而成。

第四条分类设置

1、行政管理（XZ）的分类

综合、档案、固定资产、后勤、采购等。

2、人力资源管理（RL）的分类

人员招聘、录用、薪资福利、教育培训等。

3、财务管理（CW）的分类

综合、会计凭证、会计报表、会计账簿。

4、招商管理（ZS）的分类

综合、合同文本。

5、前期开发管理（KF）的分类

综合、合同文本。

6.经营管理（JY）的分类

综合、合同文本。

7、工程管理（GC）的分类

综合、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件。

8、法律事务（FW）的分类

综合、法律文本、授权书、委托书等。

9、规划设计（GH）的分类

设计任务书、规划设计图纸、规划设计进度等。

10、营销企划（YX）的分类

销售合同、各类企划书、楼书等。

=综合、照片、磁带、磁（光）盘。

12、实物档案（SW）的分类

奖状、奖牌、奖杯、锦旗等。

第五条档案分类代码编号

ZJ –XZ -I期（单体）-2020 -001

卷号

年份

项目号

档案分类号

公司名称缩写

第二章档案归档范围及保管期限表

第六条文书档案的保管期限主要分：永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。

一、作为永久保存的文件材料范围有：公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；董事会、股东大会形成的文件材料；公司权限证照、合同、章程类文件（法人营业执照、公司批准证书、组织机构代码证等）；房地产权属文件材料（项目选址意见书、建设用地规划许可证、用地批准书等）；公司的请示与上级政府部门的批复；与有关部门、单位签订的合同、协议书等正本。

二、作为长期保存的文件材料范围有：本公司对外正式发文和与有关单位的往来文件；各种工作计划、报告、总结、会议纪要、年（季）度报表等的文件材料。

三、作为短期保存的文件材料范围有：内部日常往来文件（如内部备忘录、会