会议前期准备工作

会议前期准备工作

1、确定会议议题，内容

2、确定会议开始和结束时间

3、确定与会人员多少，公司有哪些，能确定重要人员名单最好

4、确定会议的方式，是演讲式、讨论式还是什么？

5、确定会议场所，根据会议的人员多少和场合设备需求确定是在培训室还是朗讯208中厅

大会议室，确定好后抓紧预订。

6、提前开会分工各协助工作人员的职责明细，做到个其所能。

7、制发会议通知，由会议主要负责方发出会议通知，通知内容要全面的包括时间、地点、

会议形式、协助工作人员、参会客户等。

8、确定会议必需品，需要桌椅板凳多少；场地的桌椅是否足够；是否需要桌布；是否需要

纸笔等；矿泉水需要多少；宣传册需要多少；是否需要礼品，什么样的礼品；是否需要投影仪、话筒、激光笔、录音笔等电子设备；拍照的相机；是否需要桌牌，若需要名单有谁；会场布置风格要求

9、是否需要买小零食、水果、餐食

10、各协助部门提前进行培训

11、准备会议文件资料，各工作人员进行提前学习熟知

12、根据需求布置会议场所

注意事项：

1、会务准备时列出物资清单为佳，同时派专人落实和保管，以免遗忘或者遗失

2、是否需要设签到席，派专人负责签到

3、如果需要音响等电子设备必须事先调试，确保万无一失；如有必要，还要准备录音笔、mp3等现场录音设备（也须调试），并安排专人负责；

4、如果现场需要播放PPT，需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑，放至桌面文件夹，

并按次序加前缀，需要事先调试投影仪位置，调试好分辨率等；

5、要适时提醒出席者关掉手机、寻呼机，或将其调至静音状态

6、结束后清点物资并整理干净后才能离开现场，以免遗失所带的物资。

7、结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人