公司合同管理档案管理制度

第一章总则
第一条为规范公司合同管理，确保合同的有效性和合法性，维护公司合法权益，提高合同管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各部门、子公司及分支机构在签订、履行、变更和终止各类合同过程中的档案管理。

第三条本制度遵循以下原则：
（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规和公司内部规定。

（二）完整性原则：合同档案应全面、完整地反映合同签订、履行、变更和终止的全过程。

（三）安全性原则：合同档案应确保保密，防止泄露公司商业秘密。

（四）便捷性原则：合同档案应便于查阅、检索和使用。

第二章合同档案管理职责
第四条公司总经理负责合同档案管理的总体工作，监督、指导各部门、子公司及分支机构合同档案管理工作。

第五条合同管理部门负责具体实施合同档案管理工作，其主要职责包括：
（一）制定合同档案管理制度，并组织实施。

（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管和销毁。

（三）对合同档案进行分类、编号、登记、统计和分析。

（四）对合同档案进行信息化管理，提高合同档案管理效率。

（五）对合同档案进行定期检查、维护和更新。

第六条各部门、子公司及分支机构应指定专人负责本部门、本单位的合同档案管理工作。

第三章合同档案管理流程
第七条合同签订：
（一）合同签订前，合同管理部门应对合同内容进行审核，确保合同合法性、合规性。

（二）合同签订后，合同管理部门应及时将合同原件及附件收集齐全，并填写《合同登记表》。

第八条合同履行：
（一）合同履行过程中，各部门、子公司及分支机构应按合同约定履行义务。

（二）合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪、监督，确保合同有效履行。

第九条合同变更：
（一）合同变更需经合同双方协商一致，并签订变更协议。

（二）合同管理部门应及时收集变更协议，并更新合同档案。

第十条合同终止：
（一）合同终止后，合同管理部门应收集终止协议，并更新合同档案。

（二）合同管理部门应及时将终止合同的原件及附件进行归档、保管。

第四章合同档案保管与销毁
第十一条合同档案保管：
（一）合同档案应存放在安全、干燥、通风的场所。

（二）合同档案的保管期限按国家法律法规和公司内部规定执行。

（三）合同档案的保管应实行专人负责、专人管理。

第十二条合同档案销毁：
（一）合同档案保管期满，需销毁的，应经公司总经理批准。

（二）合同档案销毁前，合同管理部门应进行核对、整理，确保无遗漏。

（三）合同档案销毁后，合同管理部门应做好销毁记录。

第五章奖励与处罚
第十三条对在合同档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。

第十四条对违反本制度，造成公司利益损失的，将依法依规追究责任。

第六章附则
第十五条本制度由公司总经理办公室负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。