浅谈事业单位干部人事档案保密管理

档案保密浅谈事业单位干部人事档案保密管理
文/湖南省地球物理地球化学调查所 明珉
事业单位干部人事档案真实全面地记载着个人基本信息、社会背景、工作履历、家庭情况、教育背景、职称及学术情况、工资薪酬及奖惩信息等，也就是说干部人事档案记录着个人从事社会活动的一切信息。

同时，干部人事档案能够提供职工个体的主要原始性材料，对其“三龄两历一身份”的审核认定具有重大意义，同时在对干部进行选拔任用中具有重要的参考价值。

因此在档案资料的使用过程中，必然会涉及档案信息的安全性和保密性。

干部人事档案的保密管理是开展档案工作必不可少的环节，需要领导予以重视，并且制定相关的制度，投入一定的资金作为保障，确保档案信息能够得到合理的运用，同时调节好管理利用与保密之间的关系，在保障干部人事档案安全完整的前提下，充分体现干部人事档案具有的价值。

一、事业单位干部人事档案保密管理的重要性
（一）保障国家及事业单位发展的核心竞争力。

干部人事档案是目前国家发展重要的信息基础和数据资源，在经济全球化及文化一体化趋势不断增强的背景下，各国政府及相关部门都把优秀人才作为重要的资源及核心竞争力来进行保护[1]。

而干部人事档案信息记载着人才的社会经历、技术水平、职务变动以及在职期间的重要工作记录，可能会涉及国家、单位及个人的秘密，如果无法进行有效的管理与保密工作，将会损害国家及单位的利益，因此需要得到各方面的重视。

事业单位有着人才数量高、职工数量大、紧密联系社会的特征，是国家实现更好发展的重要前提及关键部门，只有提升对档案管理及保密工作的重视程度，并落到实处，排查解决信息安全隐患，才能稳定事业单位的人才队伍，保障人才队伍的先进性与纯洁性，从而推动国家发展，提升我国的核心竞争力。

（二）切实维护事业单位和从业人员的个人利益。

干部人事档案作为事业单位十分关键的档案资源，系统而完整地记录了从业人员的家庭关系、从业信息及工作业绩、学习经历、职务职称晋升等，并且对职工的专业技术水平、社会经历等相关信息予以规范，而这些信息不仅涉及党和国家以及单位的机密，同时还关系到职工个人的隐私。

如果这些档案数据遗失或被盗取，将会给职工个人利益带来不良影响，进而损害党、国家和单位的利益。

近些年来，随着信息技术的发展和大数据的普及，部分事业单位引进了档案管理系统，计算机病毒、木马病毒、黑客等能通过各种手段入侵档案管理系统，这也为干部人事档案的保密管理带来了巨大的挑战[2]。

（三）奠定事业单位各项工作的基础。

事业单位干部人事档案的管理及保密是组织开展其他工作的前提。

唯有做好相应的保密工作，才能让档案信息记载更为真实。

与此同时，科学、严谨、系统的档案管理工作能够对事业单位人事上的不足、风险以及隐患起到一定的排查与识别作用，以干部人事档案的真实性、完整性保障事业单位干部队伍足够先进。

二、当前事业单位干部人事档案管理存在的问题
（一）干部人事档案规范管理、安全管理、保密管理不足。

干部人事档案有关信息不只和事业单位员工的隐私有紧密关联，同时也对单位以后发展有很大影响。

因此，在开展档案管理的时候，需尽可能做到档案管理的安全与规范，从而确保干部人事档案有关信息的安全。

但目前个别事业单位当中，领导及档案管理者在安全意识方面仍需提升，未能充分了解干部人事档案保密具有的重要性，特别是在当今时代下，档案管理的方法及模式开始出现新的形式，信息化管理开始成为主流，一些档案信息通过档案管理的平台或系统进行存储，这
【摘要】档案管理作为事业单位开展的一项基础性工作，通常包含文书、影音、实物等多种类型。

档案
信息不仅能够给单位工作的落实提供有力依据，还可以在单位选人用人时发挥重要的参考价值。

文章就事业
单位开展干部人事档案保密管理的重要性进行分析，并针对事业单位如何开展干部人事档案保密管理展开探
讨，提出一些有效的建议与措施，以供参考。

【关键词】事业单位；干部人事档案；保密管理；安全性；信息化
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档案保密
也在一定程度上增加了档案管理存在的安全隐患[3]。

在这样的情况下，假如没有完整和可行的档案管理平台或系统，将极易被黑客侵入，给干部人事档案的安全和保密性能造成不良影响。

此外，在信息化时代下，一些事业单位的干部人事档案管理没有紧跟时代先进脚步，对现有的管理规范及标准进行完善，或是建立较为健全的管理体制，这就造成档案管理当中出现很多新的问题，难以结合以后的管理制度进行解决，这在很大程度上制约了干部人事档案管理这一工作的进步和发展。

（二）干部人事档案的完整性有待加强。

经过多年来的不断规范，干部人事档案工作制度已基本完善。

但是，在实际工作中，落实相关制度存在随意性，仍有部分事业单位档案管理的完整性不够，具体表现在以下三个方面。

第一，因多次转递造成年久的档案材料破损严重或遗失。

干部人事档案的每一次转递都是一次考验，如果档案管理的有关人员工作上存在差异，对档案的重视和收集存放的细致程度不同，或是不同单位的规章制度也有所不同，都有可能导致年份久远的档案材料遭受严重破损甚至遗失。

第二，干部人事档案在移交和归档时不够及时。

事业单位各部门及科室对干部人事档案的关注度较低，归档意识有待提升，影响着档案的完整性。

例如党务部门未能及时移交党员材料，导致干部档案里缺少入党申请书或转正申请书的情况时有发生[4]。

第三，干部个人提交的材料不完整不充分。

干部人事档案当中有部分材料需要干部本人填写或提供，例如干部履历表、学历学位证书、聘用合同、用于认定工龄的社保证明等，由于个人不够重视或保管不善未能及时归档，最终只能通过其他辅助材料进行补充说明，这就大大影响了档案的真实性和完整性，从而导致在选拔任用过程中组织对干部本人的认识不足，影响提干。

（三）档案信息记载不准确或档案造假。

每个单位都有自己不同的特点，档案管理人员的专业素养参差不齐，干部的个人素质也不尽相同。

例如，在使用档案或对档案进行审核的过程中，遇到档案材料被涂改或学籍材料丢失，无法证明职工入学途径和学习经历的情况；部分职工因入团、招工、参军等年龄不够或超过年龄，档案造假改大或改小自己的年龄情况[5]。

更有甚者，在早年档案管理不规范不严谨时，存在学籍材料、入党材料造假的情况，严重影响了干部的选拔及任用。

三、事业单位干部人事档案保密管理的有效对策
（一）建立健全干部人事档案保密管理机制。

自事业单位深化改革以来，很多工作都开始有序地落实，并在一段时间内陆续进入正轨。

但在干部人事档案的管理中仍存在一些不足，例如档案管理相关人员的配比存在不足，许多都是兼职的管理人员；未能及时制定相应的档案管理制度，导致干部人事档案管理存有隐患，抑或出现无序情况。

事业单位应依据真实的工作情况，对干部人事档案管理当中的保密机制及制度进行完善，并对相关资料的收集、整理、分类、归档、存储过程加以管理。

同时，对干部人事档案的使用权限、保密工作方法、干部人事档案的移交与转递、阅档制度等方面做好规定，把保密管理相关的制度进行严格落实，从根源上防止有档案丢失、信息外泄情况的出现，从而让干部人事档案管理的安全得到保障[6]。

在保密管理制度的建设过程中，需要对重要环节及实质部分加以约束，并且将不同保密等级的档案做合理分类处理，要求档案管理员把握保密管理制度实质及内容，真正将保密管理融入干部人事档案管理的实践中。

针对不遵守档案保密管理制度的行为，需要立即进行制止，并且做原因的分析及责任的确定。

一方面，避免这类违反制度的行为再次出现；另一方面，迅速追究违规员工的责任，以此来起到一定的警示作用，让档案保密管理制度变得更加严谨、规范。

（二）切实提高干部人事档案管理人员保密能力。

在开展干部人事档案的管理时，通常有领导重视程度不够、人财物投入较少的情况，在对干部人事档案管理有关人员进行配备时，没有对人员在业务、政治、文化等方面的素质进行考虑，甚至有轮番开展干部人事档案管理的情况，这在某种程度上增加了档案信息外泄的风险。

为了让档案管理有关人员现有的保密意识及能力得到提升，应该将保密培训与教育通过档案管理进行结合，组织相关人员学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《干部人事档案管理条例》等有关法律，强化对档案管理有关人员的培训及教育[7]。

优化相应的监督及检查机制，通过定期或不定期同管理人员开展谈话的方式，完成对归类、保存、查阅等工作的检查，借此让管理人员充分了解保密工作具有的重要性，防止干部人事档案的信息被泄露。

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面对信息技术的发展和档案工作的新需求，档案管理人员还需积极学习先进的科技知识，把握对应的数字化技能，通过学习来提升自身的专业能力及素质，以满足现代档案保密工作的需要。

（三）加大配套设施建设，提升干部人事档案信息保密环境。

在网络环境特别是自媒体快速发展的形势下，保障个人隐私成为当下热议话题。

当前，为确保干部人事档案管理的安全和保密等性能，同时提升工作的效率，一些事业单位开始主动提升干部人事档案管理的软件及硬件设施水平，增加人力、财力的投入，为做好干部人事档案管理奠定了坚实的物质基础。

事业单位一方面需要开设专用的档案室，并完成室内门窗部分的加固，防止盗窃事件的发生。

此外，还需定期对库房进行清洁作业，做好传统“六防”。

同时，培养相应的硬件设施，如计算机、打印机、扫描仪、交换器、服务器等设备，以及防尘口罩、手套等[8]。

相关设备专机专用，专人保管，让档案信息所处的数字环境得以改善。

另一方面，事业单位需要引进干部人事档案管理系统，将档案的目录及内容开展数字化管理，借此让档案管理的效率得到提升，从而提升档案有关信息的利用率，尽可能地避免档案被磨损。

在更新完善硬件设施、引进软件设施后，也不能忽略在信息化系统当中的干部人事档案保密，系统当中的部分信息能够被编辑、修改甚至于拷贝，并且档案管理系统自身还有着一些安全隐患，这都给档案保密的开展带来了巨大挑战。

因此，在干部人事档案的管理系统中，能够通过禁止系统和局域网、互联网进行连接，以及设置阅览权限等方式，给干部人事档案的保密及安全提供保障。

此外，还可通过他人的力量，发挥出干部人事档案管理这一工作所具有的监督功能，建立并完善泄密问责制度，尽可能减少干部人事档案泄漏所造成的损失。

（四）协调好干部人事档案公开与保密的关系。

首先，有限公开原则。

明确公开范围，将干部人事档案信息的公开控制在有限的、有工作需求的范围内；明确公开对象，对具备档案查阅资格的人员进行适度开放。

同时在干部人事档案信息数据开放过程中始终贯彻保密管理。

其次，平衡好干部人事档案信息公开与保密的关系。

对涉密的档案信息和与当事人利益相关的档案信息予以坚决保护，对应该公开以及必须公开的档案信息予以公开。

最后，让事业单位干部人事档案管理的信息化水准得到提高，让档案资料能够更好地为人才管理和开发服务。

（五）区分建设涉密和非涉密数据管理系统。

档案管理部门在开展信息化管理系统的建设当中，需要把系统划分成涉密和非涉密两个关联不大的系统模块，确定区分支撑系统运行的网络、计算机群组、磁盘及硬盘等，对于涉密数据管理系统做好管理权限的设置，同时适当加长密钥，以此来增加涉密系统的安全系数，避免黑客或是不法人员攻击机密档案，导致单位和员工的信息遭到泄漏。

并且，还应创建对应的系统维修部门，定期对计算机病毒进行查杀，然后在涉密系统群组增添一些监控设施，禁止非涉密档案管理人员运用涉密系统及设备，避免事业单位的干部人事档案信息遭到泄露或是失窃，为国家、单位员工及人民带来危害。

四、结语
干部人事档案能够准确、清晰、权威地反映事业单位干部人员的个人信息，组织可以通过干部人事档案了解个体的综合素养，这对干部的选拔和任用是非常有利的，干部人事档案的优化管理也提升事业单位的管理能力，增强一个单位的整体实力。

因此，如果想要从整体上提升事业单位干部人事档案的保密水平，就需要基于目前档案管理的现状，对现有的保密管理体系进行完善，同时将档案管理所用的硬软件设施进行升级，提升档案管理人员当前的业务水平及整体素质，这样才能够让干部人事档案管理当中的保密工作更为规范，促进事业单位干部人事档案管理这一工作的长远发展。

【参考文献】
[1]袁淑珍.数字化背景下事业单位干部人事档案管理工作优化研究[J].经营管理者,2022(07):93-95.
[2]石慧.事业单位人事档案的管理与保密初探[J].河北农机,2020(12):89-90.
[3]黄宁.浅析信息时代背景下提升干部人事档案保密工作的对策[J].现代经济信息,2019(07):142.
[4]张倩.浅谈事业单位人事档案保密管理[J].黑龙江档案,2022(02):208-210.
[5]李璟.规范干部人事档案管理对事业单位选人用人的思考[J].就业与保障,2022(10):55-57.
[6]刘志远.做好干部人事档案保密工作研究[J].办公室业务，2019(17):140.
[7]王华.大数据时代人事档案数据的保全与保密问题研究[J].档案与建设,2022(08):70-71.
[8]胡宗国.事业单位人事档案的管理与保密初探[J].卷宗,2021,11(07):21.
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