成都建筑档案资料员培训材料

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四、档案业务工作
1、档案业务工作的基本内容：可概括为档案 的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等 六个方面。
资料收集：档案收集工作是档案业务工作的 基础，是交接档案信息资源进行集中管理的 重要环节，档案齐全完整的程度与整理质量 的高低，都可以通过收集工作直接反映出来。 收集工作有两种形式，一种是对内收集，即 按归档制度要求接收内部形成的文件，二是 对外收集，即是接收外部单位移交的文件。
办法》 （五）档发［2006］2号 国家档案局 国家发展和改革委员
会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知 （六）DA/T42-2009 《企业档案工作规范》 （七） 国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文
书档案保管期限规定 》 （八）企业职工档案管理工作规定 （九）会计档案管理办法
2、加强指导。本部门对口单位和本部门经办 人员业务指导。
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DA/T42
5.3.3专兼职档案人员应负责收集、整理应归 档文件，对归档文件的整理质量负责。
6.1.1 落实公司档案管理各项制度和工作标准； 熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指 导督促本部门有关人员做好文件材料的收集 积累、整理工作；做好平时立卷工作及文件 材料提供利用及安全保管工作；严把案卷质 量，做好文件整理、归档工作。
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7、竣工图应完整、准确、清晰，真实反映项 目竣工验收时的实际情况。
竣工时没有发生变化的，可在施工图上加盖并 签署竣工图章，加盖的竣工图章应盖在图纸右 下角空白处，竣工图章内容签署齐全。
利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文 件的名称、编号和条款号。修改章见图。
涉及施工图结构、平面布置等重大改变及图面 变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。
工程施工前准备阶段文件和竣工验收文件由建设单 位负责收集、整理与组卷。
监理资料由监理单位负责收集、整理与组卷。
施工资料和竣工图由施工单位负责收集、整理、组 卷。实行施工总承包的，各专业承包单位负责合同 约定工程资料的收集、整理与组卷并向总承包单位 移交。
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组卷及案卷质量要求
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部门档案工作职责
部门现场经办人员（管理工程师）职 责：在形成或接收到相应文件后，应将 办理完毕的文件及时移交部门专兼职档 案人员进行登记，不得将文件材料据为 已有或延交（如需利用，应在部门专兼 职档案人员处办理借阅手续）；负责对 资料的真实性、完整性等进行审查。
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日期：文件的形成日期，有多个日期的，填写最后一个 日期。
页号：填写文件的起始页号，最后一份文件填写起止页 号。以件为单位进行组卷的，填写页数。
备注：填写文件是原件或复印件或其他关于此份文件需 要说明的地方。
2024卷/4/5内目录排列在卷内文件材料首页之前。
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备考表
说明：应标明卷内全部文件总件数、总页数以 及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问 题，如卷内文件复印件情况，页码错误情况， 材料的完整性、有无遗漏、文件的更换情况等， 没有的不必填写。
9、图形电子文件采用CAD绘制，扫描文 件采用PDF格式（每页扫描文件大小文 字资料一般不超过30KB），确保电子文 件清晰可读。
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10、扫描文件质量检查：核对每份文件 的实际扫描页数与档案整理时填写的文 件页数是否一致，不一致时应注明具体 原因和处理方法。由于操作不当，造成 扫描的图像文件不完整或无法清晰识别 时，应重新扫描；发现文件漏扫时 。应 及时补扫并正确插入图像； 发现扫描图
不同幅面的竣工图纸应按《技术制图复制图的 折叠方法》（GB/T10609.3-89）统一折叠成A4 幅面（采用手风琴式折叠），图标栏露在外面， 按专业图号顺序排列装订成册后装盒。
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8、适应档案信息化建设的需要，公司档 案实行双套制管理，即纸质文件与电子 文件同时归档，应保证纸质文件与电子 文件的一致性。扫描件或绘制的CAD施 工图或竣工图电子文件与晒印的蓝图内 容、版本必须保持一致。
标，对资料的整理进行培训。
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部门资料现状 1、前期文件（环评及可研相关文件、立项文
件、勘察资料、图审文件及盖有图审章的施工 图、评标资料（原件）中标通知书等）缺失或 移交的是复印件，部分复印件不清晰。 2、文件形成时未能及时移交，公司部门和经 办人员手中保存有应归未归档资料，可能因部 门调整、业务整合、人员调整造成资料遗失或 缺失，以致结算、审计时资料不齐。 3、移交资料无电子文件 ，且未进行正确地系 统录入。 4、部门资料留存在各个经办人手中，未纳入 内业员统一收集、整理、移交归档。
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4、每个阶段资料收集与工程建设同步，及时 做好各种试验记录。
5、文件齐全完整。文件提及的附件内容齐全。 工程资料中，材料报审、见证送检、检测报告、
复试报告应齐全，且应一一对应，有相关的材 料汇总表、试验收单汇总表。材料试验汇总表 与所附材料报审、见证取样单、试验报告、合 格证内容保持一致。 6、设计变更、图纸会审要求的变更应真实反 映到竣工图上，竣工图按前述内容正确、及时 更改，更改不得有遗漏或更改错误，各类资料 变更时应加盖变更章。
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部门专兼职档案人员职责： 1、熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况， 对本部门形成的文件在形成后随时收集积累 和临时保管；按照档案管理要求对本部门资 料进行统一收集、整理、预立卷、归档，并 按要求移交纸质文件和电子文件，进行数据 录入和附件挂接，同时，做好平时文件材料 提供利用及安全保管，保证应归档文件的齐 全完整，在收集、接收归档文件时，凡是不 符合文件材料质量要求的，应督促文件形成 者提交符合质量要求的文件；做好对各对口 业务部门资料的指导工作。
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部门档案工作职责
DA/T42 5.3.2各部门及文件形成者，应负责积累文件，
并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。 7.2.2 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的
文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员 保管。以便于部门的预立卷和按归档时间及时 归档，保证归档文件的齐全完整。
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像的排列顺序与档案原件不一致时，应 及时进行调整。
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六、移交时间及程序
移交时间：
1、工程项目前期文件在形成后一周内移交。
2、管理类档案根据档案工作规范要求在第二 年一季度归档。重大活动形成的文件在活动结 束后一周内整理移交归档。
3、施工过程中的文件待工程竣工后整理归档。
4、各部门资料员将文件收集后按公司要求移 交纸质和相应的电子文件并录入系统。
3、采用耐久性的书写材料，如蓝黑、碳素墨水书写， 不得使用易褪色的书写材料，如：铅笔、圆珠笔、 红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等。字迹应工整、清 晰，保持书面整洁，签署（责任人签署意见、签名、 日期、签章等）要素必须齐全，文件内容填写完整。 注明建设单位、施工单位等各持一份的，必须提交 一份原件。做资料时应可能多做几份。使用相关软 件打印的，责任人应签名，不能打印。
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二、参考标准和规范
（一）GB/T50328-2001 《建设工程文件归档整理规范》 （二）DA/T28-2002 《国家重大建设项目文件归档要求
与档案整理规范》 （三）成规管〔2006〕111号 关于转发《成都市城市建设
声像档案技术规范》的通知 （四）川档发[2008]45号 《四川省重大建设项目档案管理
应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件 的有机联系，便于保管和利用。
案卷不宜过厚，一般不超过40 mm,案卷内不 应有重份文件。
卷内排列装订顺序：封面、目录、卷内文件、 备考表。
卷内文件排列：图文混合文件材料，按文字 在前，图样在后；译文在前，原文在后；正 件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
5、零散文件移交填写文件移交清单。
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移交程序
施工单位在项目竣工文件收集齐全，按档案 管理要求进行分类、组卷后，依次由竣工文件 的编制方、监理单位、项目管理单位、工程项 目部对文件（含电子文件）的真实性、完整性、 系统性、有效性和案卷质量进行全面审查，确 保所移交的竣工资料真实、完整、准确，能够 反映施工全过程，对其真实性、完整性负责。 审查经整改合格后，相关责任人签署意见确认， 并加盖单位公章，按公司双套制管理要求，进 行数字化处理、系统录入后，同时移交纸质和 电子文件到档案室。
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案卷编目
案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式， 内容包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期 限等；案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容， 包括项目名称、专业名称、卷内文件的内容；起止 日期：填写卷内文件形成的最早和最晚的时间；立 卷单位：填写负责组卷的单位。
卷内文件页号编制：卷内文件有书写内容的页面均 应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下 角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角； 折叠后图纸一律在右下角。成套图样或印刷成册文 件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重 新编写页号。案卷封面、卷内目录、备考表不编写 页码。各卷之间不连续编页号, 每卷页码均从1开始 顺序编页。
一 、培训目的
工程项目档案是反映工程建设过
程真实面貌的原始记录，是历史的真
凭实证、是第一手的参考资料。公司
作为项目建设单位，应对项目资料进
行全面收集归档。为加强竣工资料的
收集、整理、移交工作，确保公司工
程项目资料收集完整、准确、系统，
资料移交及时有序，根据公司资料管
理现状、档案专题会议精神、档案目
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三 部门档案工作职责
各部门是文件材料的形成部门，是档 案信息资源的源头，各部门文件材料归 档是否齐全、完整，整理是否科学，直 接决定着档案工作的质量和利用服务水 平。只有加强文件资料形成过程的管理， 才能维护和确保档案的完整、准确、系 统和安全。因此，文件形成部门应对文 件的真实性、可靠性、完整性、系统性、 可用性负责。
收集应做好文件的交接工作，准确填写好 《文件移交清单》，《文件移交清单》中的 栏目应填写齐全。
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资料整理（文件组卷）：
档案整理工作包括系统整理和科学编目。系统整理 包括对档案进行分类和排列。管理类档案按党群、 行政、经营、生产管理排列；工程项目按项目排列， 项目内按前期、设计、施工、竣工、监理排列；设 备仪器按型号排列。
立卷人：立卷责任者签名；立卷日期，填写完 成立卷的时间；检查人：案卷质量审核者签名； 检查日期：填写案卷质量审核的时间。
卷内备考表排列在卷内文件之后。
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五、归档质量要求
1、应提交原件，无原件的可将具有凭证作用的复制 件归档。
2、归档范围：涉及工程 项目有保存价值的文件都应 及时归档 。
7.3.4各部门、项目及专项工作专兼职档案人 员应按照规定将文件整理后归档。
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部门档案工作职责
2009年10月下发的兴城公司管理制度行 政管理篇《工程项目档案管理办法》中第四 条规定：根据公司对部门、各项目部资料员 的管理规定，各部门、各项目部资料员具有 双重身份，既受本部门管理，同时也受公司 档案室业务指导，在一定程度上属于公司派 驻部门、项目部的资料员，承担档案室资料 管理部分职责，负责本部门资料的收集、整 理、移交、归档及系统录入工作。资料管理 纳入目标绩效考核范围。
施工单位 监理单位 建设单位项目部 档案 室
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移交程序
实行施工总承包的，各专业承包单位负责合同 约定工程资料的收集、整理与组卷并向总承包 单位移交。
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卷内目录填写
序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注。
序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1起依次标注 卷内文件件数的顺序。
文件编号：文件的文号、项目代号。没有编号的不填。
责任者：文件材料的形成部门或主要责任者。有多个责 任者时，选择两个主要责任者。
文件题名：填写文件标题的全称，要求标出项目名称、 标段。没有名称的要加标题，用[ ]标明。如 [关于** 课题的进展情况]