宁波市民政局关于规范民政行政执法案卷管理工作的通知

宁波市民政局关于规范民政行政执法案卷管理工作的
通知
文章属性
•【制定机关】宁波市民政局
•【公布日期】2012.08.03
•【字号】甬民发[2012]101号
•【施行日期】2012.08.03
•【效力等级】地方规范性文件
•【时效性】现行有效
•【主题分类】
正文
宁波市民政局关于规范民政行政执法案卷管理工作的通知
（甬民发〔2012〕101号）
局机关各处室、各直属单位：
为进一步规范民政行政执法行为，提高我局依法行政水平，全面推进“法治民政”建设进程，结合我局实际，就规范民政行政执法案卷管理工作通知如下：
一、充分认识民政行政执法案卷工作的重要意义
民政行政执法案卷是民政行政执法工作的书面载体，反映和记载了民政行政执法的全过程。

民政行政执法案卷的制作质量直接体现了民政行政执法行为的专业化水平和规范化程度，是衡量民政行政执法水平的重要标准。

（一）规范行政执法案卷管理是适应法治建设深入推进的需要。

随着法治建设的深入推进，行政法律法规不断健全完善，国家先后出台了行政处罚法、行政强制法、行政复议法实施条例等行政法律法规，民政部和省民政厅也先后出台了一系列规范民政行政执法文件，对民政行政执法行为提出了更高的要求。

规范行政执法案卷管理有助于增强执法人员法治意识、程序意识，规范行政执法行为，提升民政部门依法行政水平。

（二）规范行政执法案卷是适应民政行政执法运行机制改革的需要。

随着民政事业的发展变化，我局行政执法体制机制不断改进，建立了行政审批、管理以及处罚相互分离、相互衔接的行政运行机制。

规范行政执法案卷管理有助于明晰行使行政审批、管理以及处罚职能处室之间的行政执法责任，加强相互之间的沟通衔接，更好地行使政民政行政执法职能。

（三）规范行政执法案卷管理是预防和化解行政争议的需要。

公民法治意识不断增强，民政行政复议、行政诉讼等争议案件数量逐渐增多，从而对作出民政行政执法行为各个环节的事实依据和法律依据等提出了严格的要求。

规范行政执法案卷管理，有助于保全行政执法行为的证据，有效应对行政复议、行政诉讼等行政争议案件。

二、明确行政执法案卷管理的职责分工
民政行政执法案卷工作是行政执法工作的重要组成部分，涉及的内容和环节较多，明确各相关处室之间的执法案卷管理职责分工，有利于落实行政执法案卷管理责任，加强行政执法案卷管理，切实提高民政行政执法案卷质量。

（一）明确民政行政执法案卷的立卷职责。

按照处室行政执法职权分工，确定行政执法案卷立卷的责任处室。

其中，行政审批类案卷由行政审批处负责立卷，行政处罚类案卷由民政执法支队负责立卷，行政复议和行政应诉类案卷由办公室负责立卷，其他需要立卷的行政管理类案卷由行使相应管理职能的相关业务处室负责立卷。

行政执法事项或案件办结后，相关责任处室承办人应当按要求及时整理立卷。

（二）明确民政行政执法案卷的保管职责。

根据行政管理工作的需要，结合我局实际，行政审批类案卷及其他需要立卷的行政管理类案卷由相关业务处室按照局档案管理规定分室归口保管，行政处罚类案卷及行政复议和行政应诉类案由局档案室统一保管。

立卷处室应及时将案卷移交对口业务处室，其中社会组织审批案卷应在立卷后15日内办理移交。

立卷处室在办理案卷移交时，应当制作移交清册，由
接管处室当场清点接收，并由移交人和接收人签名确认；对不符合立卷要求的，接管处室可要求立卷处室重新整理后再行移交。

各相关业务处室要加强行政执法案卷的日常管理，根据各自业务工作实际，不断完善行政执法案卷管理制度。

（三）加强行政执法案卷工作的协作配合。

局办公室要加强对各相关处室行政执法案卷工作的协调指导，认真落实行政执法案卷立卷归档等有关要求，不断提高民政行政执法案卷质量，切实推动民政行政执法水平的提高；相关业务处室也要加强与行政审批处、民政执法支队的沟通衔接，确保行政执法案卷管理的各项规定落到实处。

三、健全完善行政执法案卷管理长效机制
为适应民政行政执法案卷管理工作新形势新要求，切实提高我局行政执法案卷管理水平，根据民政部、省民政厅以及市法制办有关行政执法案卷管理的规定和要求，不断健全完善民政执法案卷管理长效机制。

（一）全面推行民政行政执法“一案一卷”制度。

原则上按照行政审批、处罚、复议和应诉等的受理或立案号分别立卷，实行一案一卷一号，案卷号根据局档案管理规定统一编制。

每卷行政执法案卷应当能够完整体现行政执法的全过程。

案卷材料较多的可分正卷、副卷，结论性材料归入正卷，依据性材料归入副卷；涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等不宜公开的文书材料，应归入副卷。

案卷材料确实较少的，可根据实际情况合并立卷。

（二）严格落实行政执法案卷制作管理规范。

民政行政执法案卷制作管理应当遵循以下基本规范（上级部门另有规定的，从其规定）：
1.案卷内文字应当使用钢笔、签字笔或毛笔书写；
2.案卷目录和备考表填写规范。

案卷目录通常采用表格式填写，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号及备注等栏目；备考表供立卷人在立卷时填写认为该卷有需要加以说明与解释的情况，其项目包括：本卷情况说明（如卷内文件是否
完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义的文件等），立卷人，检查人，立卷日期。

3.案卷材料按照以下原则有序排列、装订整齐：
（1）密不可分的材料依顺序排列在一起；
（2）文件材料在前、证据材料在后；批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；
（3）结论性材料在前，案件（审批）办理的客观进程形成的案件材料按时间顺序排列在后。

4.案卷文书材料的整理、装订应注意下列事项：
（1）破损、字迹模糊或容易褪色的文书材料应托裱或复印，复印件应置于原件前面；
（2）大于A4型标准规格的纸张应折叠，小于A4型标准规格的纸张应托裱；
（3）案卷装订不得压住字迹或画面；
（4）需要附卷保存的信封，要打开展平加贴衬纸，邮票不得撕揭；
（5）文书材料上的金属物必须剔除，以防锈蚀。

5.卷内文书卷内文书材料除空白页外，凡载有文字、图表的正反面均应用阿拉伯数字逐页编写页号。

页号应标注在每页材料正面的右上角、背面的左上角，照片、图表正面难以编号的，可编在背面左上角。

封面、卷内目录、封底不编页号。

6.案卷采用三孔一线左侧装订，并在卷底装订线结扣处粘贴封志。

7.已经归档的案卷不得从卷内抽取材料，确需增添材料的应征得档案管理员的同意后，按立卷要求办理。

8.行政执法档案未经局领导批准不得外借。

因工作需要查阅档案的，应当按照局档案管理规定以及有关信息公开管理规定办理查阅手续，并按国家规定查阅、摘录和复制。

（三）建立健全行政执法案卷评查考核机制。

局办公室根据工作需要，定期或不定期组织开展行政执法案卷评查交流活动，并将行政执法案卷评查情况纳入行政执法责任制考核评议内容，切实提高民政行政执法案卷质量。

行政审批处和民政执法支队要加强对县（市）区民政行政审批和民政行政处罚工作的业务指导，以民政行政执法案卷管理为抓手，切实提高民政行政审批和行政处罚工作的规范化水平。

二〇一二年八月三日。