ORACLE财务管理系统培训手册——总帐模块

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ORACLE财务管理系
统培训手册—总帐模
块（GL）
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文档控制...............................................................
UNIT1 总帐模块概述...............................................
单元培训目标...............................................
LESSON 1 总帐模块介绍.........................................
LESSON 2 总帐模块和其他模块的关系.............................
LESSON 3 总帐模块的一个会计业务周期...........................
UNIT2 基本概念..........................................
单元培训目标...............................................
LESSON 1 弹性域（Flexfield）和值集（Value Set）...............
LESSON 2 科目结构和帐簿.......................................
LESSON 3 菜单、职责和预制文件.................................
LESSON 4 关于工具栏、功能键和文件夹的使用..................... UNIT3 总帐业务处理流程...........................................
单元培训目标...............................................
LESSON 1 业务背景和数据录入操作步骤...........................
LESSON 2 余额查询和报表提交................................... UNIT4 凭证录入管理...............................................
单元培训目标...............................................
LESSON 1 凭证来源和分类，总帐会计期间.........................
LESSON 2 凭证修改和调整.......................................
LESSON 3 反冲凭证.............................................
LESSON 4 利用经常性和成批分配凭证的产生凭证...................
LESSON 5 通过总帐接口引入外部或子模块凭证..................... UNIT5 凭证复核和登帐..............................................
单元培训目标...............................................
LESSON 1 总帐模块中两种凭证复核方式...........................
LESSON 2 凭证登帐............................................. UNIT6 帐户余额查询和维护.........................................
单元培训目标...............................................
LESSON 1 公司间和悬帐帐户的概念和使用.........................
LESSON 2 汇总模板.............................................
LESSON 3 帐户余额查询和追索...................................
LESSON 4 帐户成批维护......................................... UNIT7 多公司的帐务核算...........................................
单元培训目标...............................................
LESSON 1 公司间交易（CENTRA）.................................
LESSON 2 数据映射和帐簿合并...................................
LESSON 3 系统设置考虑......................................... UNIT8 总帐报表..........................................
单元培训目标...............................................
LESSON 1 Oracle FSG ...........................................
LESSON 2 目录集和行顺序.......................................
LESSON 3 报表输出............................................. UNIT9 总帐预算管理...............................................
单元培训目标...............................................
LESSON 1 Oracle 预算和预算控制................................
LESSON 2 定义、输入预算和使用预算............................. UNIT10 总帐中的外币业务..........................................
单元培训目标...............................................
LESSON 1 Oracle 总帐外币业务..................................
LESSON 2 定义汇率，余额重估...................................
LESSON 3 币种转换和外币报表...................................总结................................................
UNIT1 总帐模块概述单元培训目标
◆了解Oracle总帐模块的
主要功能和特征
◆了解Oracle总帐模块和
其他模块的关系
◆了解Oracle总帐模块的
一个会计业务周期
LESSON 1 总帐模块介绍
Oracle总帐模块(Oracle General Ledger)是整个Oracle应用系统的核心模块，是系统内所有财务往来的汇集地，其他子模块内的财务和现金活动都将最终反映到总帐模块中。

一个公司中任何涉及财务的业务通常被输入到Oracle的子模块中，例如：对客户的销售发票和收款输入到应收模块（Oracle Receivables）中，向供应商的采购发票和付款记录在应付模块（Oracle Payables）中，之后，子模块中的财务信息（会计分录）都将通
过标准转换程序转帐到总帐模块中。

对于未输入至任何子模块中的业务，如收入、成本的结转，可以采用输入输入日记帐（Enter Journals）方式直接录入到总帐中。

并非所有的公司都要使用全部的财务或其他模块，一个公司可以选择使用或不使用某个特定的模块，例如选择不使用固定资产模块（Oracle Assets），而是将固定资产增加、折旧、报废等会计信息直接输入到总帐中。

相反的，如果使用固定资产模块，那么所有与资产变动有关的会计信息
都将通过资产模块自动传送至总帐模块。

有一点需要注意，使用Oracle 总帐模块和Oracle 其他子模块必须建立在这样的原则上：任何业务或财务往来只能录入一次，不论是在子模块还是在总帐模块中，因此，任何业务错误的修改和更正都必须从源头开始，如果使用子模块录入业务，必须在子模块中修改或更正，而不能在总帐中输入更正日记帐。

Oracle 总帐模块的主要
功能可以概括如下：
1．会计和财务信息的
记录和集取
2．完成财务监测和控
制
3．进行财务信息的分
析和报告
使用Oracle 总帐模块，可以使一个企业建立统一集成的总帐和分类帐，利用灵活的方式快速准确地产生各种日记帐，利用总帐的日记帐审核机制加强业务控制和减少差错。

利用Oracle 总帐模块，企业还可以获得很多功能和特性，如强大的外币处理，
有效的预算管理和控制，灵活的公司间帐务处理和帐务合并，灵活的报表定义和使用等。

此外，利用总帐和其他系统的集成如ADI和OLAP，可以灵活快速的为企业管理和决策人员提供财务信息。

LESSON 2 总帐模块和其他模块的关系
Oracle 总帐模块和其他模块的关系是一中总帐和分类帐的关系，总帐记录并保存财务业务的会计余额信息，子模块记录并保存财务业务的明细信息，他们的关系图如下：
以应付（Oracle Payables）模块和总帐模块关系为例：
公司可以利用应付模块记录保存和供应商往来的明细业务，当在应付模块中接收并录入一张供应商发票时，应付模块除了记录这张发票对应的供应商、发票日期、金额、编号和说明信息外，通过标准的转帐程序，应付模块将在总帐中产生以下的会计分录：
借：成本/费用
贷：应付款
同样地，录入一笔付款时，应付模块除了记录此付款地日期、银行帐户、付款供应商、核销地发票等信息外，还将在总帐中产生付款业务地会计信息：
借：应付款
贷：现金/银行
LESSON 3 总帐模块的一个会计业务周期
Oracle 总帐模块的一个会计业务周
期如下图：
1．打开总帐会计期
2．录入手工凭证，包
括：·手工标准凭证
·外币凭证
·统计凭证
3．从子模块引入凭证，
如：应收、应付、库存等
模块
4．利用定义好的经常性
凭证模板生成凭证
经常性凭证模板包括：·框架凭证模板—有固定帐户无金额（生成须手
工填写）
·标准凭证模板—固定帐
户和固定金额
·公式凭证模板—有固定帐户，金额由特定计算公式获得
5．利用成批分配凭证模
板生成凭证，如将当月折
旧费用按部门分摊
6．凭证复核：可以利用联
机录入或查询界面进行
复核，也可以运行报表程
序将凭证打印出来后复
核
7．手工或自动过帐（后台
登帐）
8．检查是否存在登帐后
的凭证错误，如果有，进
行凭证反冲调整
9．进行（如果有外币业
务）外币重估和汇兑损益
的处理
10.进行外币转换，为合并
报表做准备11．帐簿合并（如果存在多帐簿）12．编制财务报表并复核和分析13．关闭当前会计期，并打开下一会
计期
UNIT2 基本概念
单元培训目标
Oracle模块中弹性
◆理解
域和值集的基本概念
COA）和
◆理解科目结构（
帐簿的基本概念
职责、工具栏 了解菜单、
和文件夹的使用
LESSON 1 弹性域（Flexfield）和值集（Value Set）
弹性域（Flexfield）遍布于整个Oracle Application中，Oracle 地许多应用性能都归功于特定的弹性域设计，它是Oracle描述某一事务或实体的一种方法。

一个弹性域由多个段组合起来，每个段是弹性域内的单个子字段（在数据库中，段以单个的表列形式出现），例如，我们可以利用四段结构（公司段，成本中心段，科目段，项目段）来描述公司内的帐户结构，代表南京分公司（010）经理办
公室（102）在一个建筑项目（P001）上发生的管理费用_办公费的帐户。

Oracle应用产品中包括两中类型的键弹性域：关键弹性域（Key Flexfields）和描述性弹性域（Descriptive Flexfields）。

关键弹性域通常描述了由弹性域标识的实体的特殊特性，在Applications 中，关键弹性域包括：总帐科目，库存物品，固定资产等。

描述性弹性域虽然不需要象键弹性域内的段那样要产生有意义的代码，但是它们也描述了实体的其他特性，该实体的描述性特性
在您使用的表单的其它部分被标识。

描述性弹性域在Applications 数据库表中被视为属性列（attribute columns），而关键弹性域通常被视为段列（segment column）。

弹性域中每一个段对应一个值集（Value sets），一个值集可以包含许多具体值集值。

在段中输入或选择值时，弹性域会验证每个段的有效值集（一个值集）。

值集通常是预先定义的，通过定义“验证段”，系统将会把用户输入此段的值与此段值集中的值作比较，如果终端用户输入无效
的段值，则有效值列表会自动显示以使用户可以选择有效值。

应用和使用弹性域，可以获得很多优点，满足您的以下业务需要：
◆自定义应用产品以符
合当前业务惯例，例如
会计代码，产品代码以
及其它代码。

◆自定义应用产品以获
取在其它情况下应用
产品无法跟踪的数据。

◆具有由一个或多个段
组成的“智能字段”，
每个段均包含一个值和一个含义。

◆依靠应用产品来验证您在智能字段中输入的值和值组合。

◆根据表单数据和应用数据来更改智能字段的结构。

◆无需编程即可自定义数据字段来符合您的业务需要。

◆查询智能字段以获得特定信息。

下图是一个关键弹性域和说明性弹性域在Applications 窗体中的表现示意图：
其中：帐户结构是一个关
键性弹性域（Accounts
Flexfields），它由六
个段组成，每个段对应
一个值集。

子目段中（银
行存款_无锡浦发8058）
是值集“JMCC_SUBACC”
中的一个值集值。

为了说明每笔体现业务
对应的支票编号，系统
设置了一个说明性弹性域，它由一段组成，每次录入的段值将保存在凭证行表中的atrribute1表列中。

LESSON 2 科目结构和帐簿
总帐模块中科目结构（Chart of Account）是关键弹性域（Accounting Flexfield）的一个典型应用，它唯一地标记总帐科目并为每个会计科目表提供一个灵活的结构。

可以设置科目结构使其具有任意数目的段，最大可达30个。

大多数公司至少要用3个段：公司段、成本中心段、科目段，根据实际情况，可以定义多段结构的科目结构用以描述企业的会计帐户。

在这套教材中，我们以电信行业为例，它的科目结构由六段组成，如下图所示：
记录省公司和◆公司段：
各市分公司
记录每个◆成本中心段：
成本部门，经理室、财务部等
参照国家外资◆科目段：
股份制科目的使用设定
它是一个从属◆子目段：
段（dependent segment），依赖于公司段的段值，用以记录各分公司特有的科目
值，如银行存款等明细
科目
与收入有关的
◆分类段：
科目在此段上进行分
类，如数字收入或模拟
收入等
记录具体的项
◆项目段：
目编号
Oracle Applications中的帐簿由一个会计科目表、一个日历和一种职能货币（本位币）组成。

共享相同的会计科目表、会计日历、职能货币的法人的财务业务可以记在一个相同的帐
簿中。

下图是帐簿设置的界面，其中：科目结构采用了“JMCC_会计科目表”（六段结构），会计日历采用了“JMCC 总帐日历”（每年共13个会计期，第13个期间为调整期）。

此帐簿中涉及若干会计帐户和帐簿控制的选项，这
里进行简要的说明。

在您打开
留存收益帐户：
会计年度的第一期
时，总帐会按照留
存收益帐户对上一
年度中的所有收入
和费用帐户的净余
额进行过帐。

如果
在帐套中有多个公
司或余额实体，总
帐会自动为每个公
司或余额实体创建
一个留存收益帐
户。

如果 暂记帐户：
您选择允许暂记过
帐不平衡日记帐分
录，总帐会自动过
帐此帐户的差额。

如果在帐套中有多
个公司或余额实
体，总帐会为每个
余额实体创建一个
暂记帐户。

如果您选 内部往来帐户：
择自动平衡公司间
的日记帐，总帐可
确保帐套余额实体
中的所有日记帐分
录保持平衡（借项
等于贷项）。

如果
对于特定的余额实
体来说，日记帐分
录不平衡，总帐会
自动过帐相应公司
间帐户的差额。

如
果在帐套中有多个
公司或余额实体，
总帐会为每个余额
实体创建一个公司
间帐户。

如果您输 保留准备帐户：
入一个不平衡的保
留分录，总帐会自
动过帐您在此处指
定的帐户差额。

如
果在帐套中有多个
公司或余额实体，
总帐会为每个余额
实体创建一个保留
准备帐户。

控制选项：
允许用户 允许暂记过帐：
过帐不平衡的日记
帐分录（借项不等
于贷项），并通过
过帐暂记帐户的抵
销额来自动平衡这
些日记帐分录。

如
果启用此选项，您
必须为帐套输入一
个暂记帐户。

如果
不允许暂记过帐，
您将仅能过帐经平
衡的日记帐分录。

允许 公司间日记帐余额：
用户过帐公司间不
平衡的日记帐分录
（对于某个特定公
司或平衡实体来说
借项不等于贷项），
并根据指定的公司
间帐户来自动平衡
这些公司间日记
帐。

如果启用此选
项，您必须为此帐
套输入一个公司间
帐户。

如果不选择
平衡公司间的日记
帐，则您仅能通过
余额段（通常为公
司段）来过帐平衡
的公司间日记帐。

允许您使 启用平均余额：
用帐套以进行平均
余额处理。

一旦启
用平均余额处理，
总帐会自动存储汇
总余额，此余额用
来计算平均和日终
余额。

允许您 启用日记帐审批：
使用帐套中的总帐
日记帐审批功能。

如果已启用“日记
帐审批”，并且要
求对日记帐分录的
日记帐来源进行审
批，则在采取进一
步措施之前，必须
通过适当的管理层
审批此日记帐。

如
果没有启用日记帐
审批，即使要求对
日记帐来源进行审
批，也不会执行此
审批过程。

允许 启用日记帐分录税：
您在总帐中人工输
入可征税日记帐分
录。

启用帐套的此
项功能时，系统会自动计算相关联的税额并生成税务日
记帐行。

LESSON 3 菜单、职责和预制文件
Oracle Applications 是一个图形化的应用软件，它的操作界面由工具栏、浏览器窗口、菜单和快捷键等组成。

其中菜单是多个功能的组合，它可以包括子菜单或菜单项目，每一个菜单项目对应一个或一组特定的功能。

下图是一个菜单界面：
我们可以根据实际情况组合出合适的菜单，例如下图是某公司总帐管理职责所用到的菜单定义界面，操作路径：(R)系统管理员>(N)应用>菜单
责任（Responsbility ）是 Oracle 应用产品的一种授权级别，不同的职责对应和使用特定的功能和系统报表，父菜
单 子菜
快捷菜
菜单
因此每次用户登录系统时都要选择一
个职责来操作系统，每个用户均具有
至少一种或多种责任，并且几个用户
可以共享同一责任。

下图是用户登录
时选择职责的界面：
职责名称
定义职责时，需要选择特定的菜单，
也就是说每个职责是通过它的菜单行
使特定功能的，另外，每一个职责还
对应特定的报表集，报表集限制了每个职责能够使用的报表和请求。

下图是定义职责的界面，操作路径：(R)系统管理员>(N)>安全性>职责>定义
挂菜挂报表
预置文件（Profile）是一组可影响应用运行方式的可更改选项。

Oracle 应用产品提供的这些选项使您可以根
据自己的需要更改应用性能。

预置文件选项可以在以下四个层次中的一个或多个层次中进行设置：站点、应用、责任和用户。

系统管理员可以在这些层的任何一层设置默认选项值。

Oracle 应用产品将预置文件层作为一个分层结构来处理，其中“用户”是此结构中的最高层，接着是“责任”和“应用”，最后是最低层“站点”。

例如，总帐模块提供“GL 帐套名”选项，如果职责“050-无锡分公司本部总帐管理”对应“JMCC帐簿”，则使用此职责所有的凭证操作都在JMCC帐
簿中，而不管地点级的参数值。

如果
职责层和应用层的“GL 帐套名”选项
对应的参数为空，职责“050-无锡分
公司本部总帐管理”则选择JMCC帐簿。

下图是定义预制文件的界面：
职责级
地点级
LESSON 4 关于工具栏、功能键和文件夹的使用
系统快捷工具栏的界面和使用介绍如
下：
状态栏信
切换责任--显示责任窗口
窗口帮助--打开当前窗口的帮助
编辑字段--打开当前字段的编辑器窗口
值列表--显示当前字段的值列表
附件--打开附件窗口更新或查看附件/添加新的附件
转换--打开“转换”窗口
文件夹工具--打开文件夹工具选项板
清除记录--从此窗口清除当前记录
删除记录--从数据库中删除当前记录
新建记录--创建新的记录
查找--打开“查询查找”窗口以选择记录
摘要/详细资料--在当前记录的摘要和详细资料视图之间切换
清除表单--清除当前表单中的所有等待更改
打印--打印当前屏幕，或在特定的情况下显示要打印的报表列表
保存并继续--保存所有更改并增加为下一个记录
保存--保存当前表单中的所有更改
定位至--打开定位（浏览器）窗口
Oracle Applications 提供了很多快捷键，熟练地使用这些快捷键和操作技巧，可以极大地加快系统操作速度，例如：Ctrl+S 提交保存，F11 和Ctrl + F11进行表单查询。

下图是快捷键窗口（按Ctrl + K调出）：
通过利用系统文件夹功能，可以灵活的调整界面显示方式，如隐藏/出示某些字段、调整字段显示宽度、调整字段显示顺序、自动根据查询条件刷新等。

下图是文件夹使用和保存的界面：
UNIT3 总帐业务处理流程
单元培训目标
◆通过具体的业务实例了
解Oracle总帐模块的一
个业务操作流程
◆能够简单地进行凭证录
入，修改，复核，登帐，
查询，报表等操作
LESSON 1 业务背景和数据录入操作步骤
业务背景：
一般而言，一个公司财务部的日常业务流程如下所述：
首先，打开会计期。

接着通过手工输入或从其他模块引入日记帐，提交上级主管进行复核和审批。

审批通过则进行过帐，否则根据拒绝原因进行相应调整，再提交审批。

在会计期末，根据公司的具体情况作相应地调整（如外币
重估，报表合并等），制作财务报表。

关闭会计期，以后所有业务计入下一会计期。

基本流程如图3-1。

期的期末帐户余额，并启动并发处理以打开下
一期，本期将仍保持“打开”状态。

如果打开
新会计年度的第一期，总帐管理系统将自动更
新留存收益帐户。

4. 保存。

打开会计期的界面如图3-2所示：
图3-2：打开与关闭会计期
打开会计期可以控制日记帐分录和日记帐过帐，也可以计算报表的期末和年终实际及预算帐户余额。

会计期有打开、关闭、永久关闭、从不打开和将来_录入五种状态。

其中，只能在打开和将来_录入两种状态中录入日记帐，而且在将来_录入状态中不能过帐。

例如，在窗口中点击“打开下一期”，则会计期间“05-2001”的状态改为“打开”，同时会计期间“06-2001”的状态为“将来_录入”。

STEP2：手工录入一个凭证批和若干凭证
1. （Ｎ）凭证>输入，进入“查找日记帐”窗口（图
3-3）。

图3-3：查找日记帐
2. 点击“新建批”，进入“批”窗口。

可以将具有共同属性的日记帐分录创建为批。

例如，可按类型和日期对日记帐分录进行分组。

一个批中可以有多个日记帐，或者每个日记帐分录可以只有一个独立的批。

批中的所有日记帐分录必须共享同一个期间。

可以为任何打开的或将来可输入的会计期创建日记帐批，但只能在打开的会计期过帐批。

如果不需要输入批信息，可以直接输入日记帐。

总帐管理系统将使用由唯一的批标识及系统日期组合而成的来源（人工），自动为分录创建批。

如图3-4。

图3-4：批
批：输入可选批名以标识总帐和日记帐分录
报表中的批。

同一会
计期不能具有重复的
批名。

如果不输入批
名，总帐管理系统将
根据来源创建一个默
认名称，此来源由一
个唯一的批标识和系
统日期组合而成。

期间：输入批组内的日记帐所属会计期。

总帐
管理系统会默认最近
的打开期间。

余额类型：“余额类型”
是一个只能显示的字
段。

在输入实际日记
帐时它会显示“实。