物业档案管理制度

第一章总则
第一条为加强物业管理档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确和高效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有物业项目的档案管理。

第三条本制度遵循以下原则：
（一）统一管理、分级负责；
（二）真实、准确、完整、安全；
（三）方便利用、服务为本；
（四）与时俱进、持续改进。

第二章档案分类及内容
第四条物业档案分为以下几类：
（一）工程档案：包括设计、施工、验收、维修、改造等工程技术资料；
（二）业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请等；
（三）财务档案：包括财务收支报表、物业维修基金使用报表等；
（四）文件档案：包括物业管理法规政策、公司文件、业主大会决议等；
（五）管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

第五条各类档案具体内容如下：
（一）工程档案：设计文件、施工图纸、验收报告、维修记录、改造方案等；
（二）业主档案：业主基本信息登记表、购房合同、租赁合同、装修申请表、入住通知等；
（三）财务档案：财务收支报表、物业维修基金使用报表、收费通知、发票等；
（四）文件档案：物业管理法规政策文件、公司文件、业主大会决议、会议纪要等；
（五）管理资料：绿化养护记录、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录、荣誉证书等。

第三章档案管理职责
第六条物业经理负责档案管理的总体工作，包括：
（一）制定档案管理制度，并组织实施；
（二）审批档案的归档、借阅、销毁等工作；
（三）监督、检查档案管理的执行情况。

第七条档案管理员负责具体档案管理工作，包括：
（一）负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作；
（二）对档案进行分类、编目、编号，建立档案目录；
（三）定期对档案进行清点、整理，确保档案完整、安全；
（四）协助领导处理档案相关事务。

第八条有关部门和人员应按照职责分工，共同做好档案管理工作。

第四章档案保管与利用
第九条档案保管应遵循以下要求：
（一）档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；
（二）档案柜应上锁，钥匙由档案管理员保管；
（三）档案应按照分类、编号顺序存放，便于查阅；
（四）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第十条档案利用应遵循以下规定：
（一）查阅档案应办理借阅手续，登记借阅信息；
（二）借阅档案应妥善保管，不得擅自涂改、损坏或丢失；
（三）借阅期限一般为一个月，如需延长，应办理续借手续；
（四）归还档案时，应检查档案完好无损。

第五章档案销毁
第十一条档案销毁应遵循以下规定：
（一）销毁档案前，应经档案管理员和部门负责人审核，报物业经理批准；
（二）销毁档案时，应指定专人监督，确保档案资料全部销毁；
（三）销毁档案后，应填写《档案销毁登记表》，并由档案管理员和部门负责人签字。

第六章附则
第十二条本制度由物业管理部负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。