工贸企业档案管理制度

工贸企业档案管理制度
一、总则
为了规范公司档案管理工作，提高档案利用率和安全性，确保公司档案工作按照法律法规的要求进行，特制定本制度。

二、档案管理的基本原则
1. 依法管理：公司档案管理遵循国家有关法律法规和政策规定；
2. 安全保密：严格保守档案资料，防止泄露；
3. 整理有序：档案资料应分类存放，便于查阅和利用；
4. 完整性：保存档案资料的完整性，不得私自毁坏或篡改；
5. 便于查找：档案资料的存放位置应清晰明了，方便查找和管理；
6. 利用充分：档案材料应适时利用，服务公司决策。

三、档案管理的范围和内容
1. 公司档案管理包括：公司组织架构、管理制度、项目资料、财务资料、人事档案等；
2. 公司档案管理内容包括：档案文件的收集、整理、保管、利用和销毁。

四、档案管理的责任部门和人员
1. 公司设立档案管理部门，由专职人员负责具体
管理工作；
2. 公司各部门应配合档案管理工作，保证档案管
理的顺利进行；
3. 公司领导层要高度重视档案管理，确保档案管
理工作的顺利推进。

五、档案管理的流程和方法
1. 收集：各部门按照统一标准和程序进行文件收集；
2. 整理：对收集到的文件资料进行分类整理，建
立档案目录；
3. 保管：建立档案馆库，设立专门的保管人员，
做好跟踪监督；
4. 利用：对档案资料进行登记和归档，方便查阅
和利用；
5. 销毁：对于已经归档的档案资料，按照规定的
时间进行销毁。

六、档案管理的安全保密措施
1. 公司严格执行档案保密制度，对于重要档案资
料进行加密处理；
2. 档案馆库应设有门禁制度，严格控制出入人员；
3. 对于离职员工的档案资料，必须做好保密处理。

七、档案管理的监督和评估
1. 公司设立档案管理监督委员会，对公司档案管
理工作进行监督和评估；
2. 定期对公司档案管理工作进行评估，发现问题
及时整改。

八、附则
本档案管理制度自颁布之日起生效，如有需要修改，应经公司领导层审批。