[分享]信息沟通的几种方式及其适用情境

[分享]信息沟通的⼏种⽅式及其适⽤情境
信息沟通的⼏种⽅式及其适⽤情境
沟通是⼈际关系建设的永恒话题，沟通也是项⽬得以顺利开展的有⼒保障。

⼀项调查表明，项⽬管理⼈员有70%左右的时间花在信息沟通上，可见“信息沟通”在项⽬建设过程中的重要性。

要想实现有效的沟通，除了当事⼈要具备良好的沟通技巧外，沟通⽅式的正确选择也是⾮常重要的。

⼀、团体沟通
“团体沟通”，顾名思义是指⾄少三⼈以上参加的信息沟通活动。

团体沟通主要有以下两种常⽤的沟通⽅式：会议沟通和E-Mail（或书⾯）沟通。

1、会议沟通
“会议沟通”是⼀种成本较⾼的沟通⽅式，沟通的时间⼀般⽐较长，因此常⽤于解决较重⼤、较复杂的问题。

如下的⼏种情境宜采⽤会议沟通的⽅式进⾏：
（1）需要统⼀思想或⾏动时（如项⽬建设思路的讨论、项⽬计划的讨论等）；
（2）需要当事⼈清楚、认可和接受时（如项⽬考核制度发布前的讨论、项⽬考勤制度发布前的讨论等）；
（3）传达重要信息时（如项⽬⾥程碑总结活动、项⽬总结活动等）；
（4）澄清⼀些谣传信息，⽽这些谣传信息将对团队产⽣较⼤影响时；
（5）讨论复杂问题的解决⽅案时（如针对复杂的技术问题，讨论已收集到的解决⽅案等）。

2、E-Mail（或书⾯）沟通
“E-Mail（或书⾯）沟通”是⼀种⽐较经济的沟通⽅式，沟通的时间⼀般不长，沟通成本也⽐较低。

这种沟通⽅式⼀般不受场地的限制，因此被我们⼴泛采⽤。

这种⽅式⼀般在解决较简单的问题或发布信息时采⽤。

在计算机信息系统普及应⽤的今天，我们很少采⽤纸质的⽅式进⾏沟通，因此以下只针对“E-Mail”的沟通⽅式进⾏总结。

如下的⼏种情境宜采⽤E-Mail的沟通⽅式进⾏：
（1）简单问题⼩范围沟通时（如3~5个⼈沟通⼀下产出物最终的评审结论等）；
（2）需要⼤家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如项⽬组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会⼤家思考等）；
（3）传达⾮重要信息时（如分发周项⽬状态报告等）；
（4）澄清⼀些谣传信息，⽽这些谣传信息可能会对团队带来影响时。

⼆、个体沟通
所谓“个体沟通”，是指两⼈之间的沟通。

个体沟通主要有以下三种常⽤的⽅式：当⾯沟通、电话沟通和E-Mail（或书⾯）沟通。

1、当⾯沟通
“当⾯沟通”是⼀种⾃然、亲近的沟通⽅式，这种沟通⽅式往往能加深彼此之间的友谊、加速问题的冰释。

如下的⼏种情境宜采⽤当⾯沟通的⽅式进⾏：
（1）彼此之间的办公距离较近时（如两⼈在同⼀办公室）；
（2）彼此之间存有误会时；
（3）对对⽅⼯作不太满意，需要指出其不⾜时；
（4）彼此之间已经采⽤了E-Mail的沟通⽅式但问题尚未解决时。

需要提醒注意的是：沟通双⽅如果距离不是很远，请优先采⽤当⾯沟通的⽅式。

我有时看到沟通双⽅的距离不过⼀⼆⼗⽶还采⽤电话沟通的⽅式，这是⾮常不可取的。

2、电话沟通
“电话沟通”是⼀种⽐较经济的沟通⽅式。

如下的⼏种情境宜采⽤电话沟通的⽅式进⾏：
彼此之间的办公距离较远、但问题⽐较简单时（如两⼈在不同的办公室需要讨论⼀个报表数据的问题等）；
彼此之间的距离很远，很难或⽆法当⾯沟通时；
彼此之间已经采⽤了E-Mail的沟通⽅式但问题尚未解决时。

需要特别注意的是：在成本相差⽆⼏的情况下，请优先采⽤当⾯沟通的⽅式。

3、E-Mail（或书⾯）沟通
“E-Mail（或书⾯）沟通”是⼀种最经济的沟通⽅式。

沟通的时间⼀般不长，并且不受场地的限制，因此被我们⼴泛采⽤。

这种⽅式⼀般在解决较简单的问题或互相知会⼀些信息时采⽤。

在计算机信息系统普及应⽤的今天，我们很少采⽤纸质的⽅式进⾏沟通，因此以下只针对“E-Mail”的沟通⽅式进⾏总结。

如下的⼏种情境宜采⽤E-Mail沟通的⽅式进⾏：
（1）⼩问题沟通时（如双⽅讨论⼀下某函数的使⽤语法等）；
（2）复杂问题需要借助“书⾯”才能表达清楚时（这类问题往往需要采⽤书⾯表达和⼝头表达相结合的⽅式）；
（3）需要对⽅先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如请教对⽅⼀个技术问题时先将问题告知对⽅等）。

需要特别注意的时：在E-Mail来回多次⽽问题尚未得到解决或甚⾄引起误解时，⼀定要及时终⽌E-Mail这种沟通⽅式，改⽤电话沟通或当⾯沟通的⽅式进⾏。

需要特别指出的是，个体之间沟通时，尽量多采⽤当⾯沟通的⽅式进⾏。

“能当⾯沟通的，就不要采⽤电话沟通；能电话沟通的，就不要采⽤E-Mail沟通”，这是“个体沟通”⽅式的基本选⽤原则。

“沟通⽆极限”，灵活运⽤沟通⽅式是⼀项难得的技能。

但愿以上的⽂字，能给我们的⼯作带来借鉴。