艺术高校系秘书工作浅析

艺术高校系秘书工作浅析
摘要：系秘书工作是统筹协调、辅助服务性质的工作，系秘书要学会时间管理、懂得情绪控制、掌握良好的沟通技巧，才能保证日常教学和行政工作的顺畅运转。

系秘书还要具有较高的政治素养和职业道德。

关键词：艺术高校、系秘书、管理、沟通
一、系秘书的自身定位
高校秘书是各部门信息传递的枢纽，是系领导工作的助手和政策制定的参谋。

系秘书队伍成为高校管理的一支特殊队伍，他们协助系主任及教研室主任安排、
通知各种教学科研事项，以及本科生、研究生、进修生的招生、开题、答辩和展
映等常规教学事项；在每学期的开始和结束负责统计教师工作量、协助教学主任
制定课表、收取考勤和各门课成绩并上报教务处等教学辅助工作；协助系主任完
成日常报销、专项推进等财务管理工作；领导办公室人员完成日常行政管理工作；协助组织各类学术会议，负责会务工作等；保管系里有关教学和行政文件分类归档；组织系里师生参加运动会、献血、体检及各类学生活动。

二、系秘书应加强自身思想政治修养，提高政治敏感度
据大量调查数据显示，目前艺术类院校学生的思想政治工作不容乐观，马克
思主义艺术观并没有形成主流理论，没有占据主导地位。

系秘书首先应该加强自
身思想政治修养，提高自身的政治敏感度，在大是大非面前要始终保持清醒。

同时，应关注学生的思想动态，利用自身信息枢纽的优势，从网络媒体、私
人交流等各种渠道了解学生的思想政治状态。

发现问题，及时向领导汇报，避免
不良情绪在学生群体中扩大，造成恶劣影响。

此外，应配合主任教员、辅导员、
班主任，做好学生的思想政治教育工作。

三、系秘书应加强专业知识更新，学会时间管理
科技迅猛发展带来了办公的便捷。

办公自动化 (OFFICE AUTOMATION ,
简称OA)是一种含多种技术的新兴科学，它以计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学为基础，以工作站、计算机网络为支柱，是一种综合性的信息控制系统，它是当前世界新技术革命中一个非常活跃、引起人们广泛关注的领域。

[1]
高校秘书作为高校管理中必不可少的人群，人数不多却承担着较多的行政管
理工作。

[4]对政策的领悟及传达能力，也将直接影响到本部门的工作效率及最终
的质量。

这就需要秘书学会对大量信息进行加工、处理，确定轻重缓急、突出重点。

在教工、师生关系中，往往要起到一个协调作用，一旦出现问题，便要主动、积极地去解决。

[4] 对时间的使用，涉及到管理学中的一些理论，如何选择、支配、调整、驾驭。

在单位时间里所做的事情，也就是时间管理的关键所在。

提高效率，创造最大价值。

同时，能够为自己赢取更大发展的空间。

[4]
从本质上说，高校秘书工作人员虽然具有协调职责，却没有发号施令之权，
其协调工作归根结底是一种“软协调”，“软协调”的顺利开展依赖于秘书工作人员
个人强大的说服力。

[5]
四、系秘书应掌握沟通艺术
沟通对于任何岗位的工作者都是必须的技能，对秘书而言，尤其重要。

系秘
书工作需要和形形色色的人打交道，就更加需要掌握好沟通的技巧。

秘书的沟通
技巧如何不但影响秘书自身的工作，甚至能够影响整个部门的工作。

如果能很好
地驾驭这门技艺，能维系人际关系的和谐，让部门中的每一个人相处舒服，怀着
愉快的心情完成工作；相反，若不会沟通，则可能制造矛盾，让人感到生硬。

系秘书是高校中各层级部门的交叉点，当上下级、部门之间出现分歧时，秘
书更要用幽默诙谐的语言、机智灵巧地化解矛盾，用恰当的语气、动听感人的语
言进行沟通，简明扼要又令对方愉快地接收自己的建议和意见。

尤其是部门局部
利益和学校全局利益有冲突时，秘书更要运用智慧去周转调节。

总之，秘书人员
应注重办事的原则性和灵活性、工作开展的预见性和处理事务的果断性等能力的
培养，不断提高校秘书人员的综合索质，推进高校秘书工作的进步。

[3]
五、系秘书要做好自身情绪管理
由于秘书身份的特殊性，系秘书是系领导最亲近、最信任的人，也正因为这
份信任，往往会成为系领导批评指责、发泄负面情绪的对象。

这就需要各位秘书
首先内心强大，能够化解怨气，其次能够抓住事物的本质，看到领导的真正需求，做出相应的回应行动。

秘书的工作性质决定了，他们的身份、待遇等方面与教师
有着一定的差距, 职业生涯发展空间不大, 在学校整体人事结构中受重视程度不高等，造成系秘书心理或多或少的不平衡。

从事协调工作更要求秘书们有广阔的心胸，善于消除误会，推功揽过，要有忍辱
负重的精神和兼容并蓄的雅量。

[5]秘书应该尽量做到工作和生活的平衡，不把工
作中的负面情绪带到生活中，也不因生活中的不顺而影响工作的质量，优秀的秘
书人员应该能够让自己的生活与工作和谐统一，达到平衡之美，拓宽自己生命的
宽度。

六、系秘书应发挥跨专业优势，更好地为本部门服务
随着高校发展，越来越多非本专业、非本校毕业的学生通过应聘选拔，成
为高校秘书。

这种面向社会公开招聘方式为高校打开招贤纳士、选才用贤的大门，尤其对于艺术院校而言，一定程度上打破了长期“近亲繁殖”，只有本校本院系培
养的学生留校工作，没有外来新鲜血液的局面。

高校秘书既是教育工作者、行政管理人员，又是领导身边的参谋和助手；既
是教师与学生的联系人，又是领导和师生员工的服务生；既是联络学校各职能部
门之间的纽带，又是沟通协调部门和院（系）间的桥梁。

近年来，随着高等教育
的大发展，高校内部迫切需要这种具有全面的能力与素质的“全才”秘书，以辅助
其更好地工作，推动学校向更好更宽的方向发展。

[2]
艺术院校的系秘书首先要了解艺术院校的特点、本系的历史、特点和人文气质，融入进去之后再发挥交叉学科的优势，更好地为领导和同事、学生服务。

目
前高校秘书工作的特点是：工作事务繁杂。

高校秘书的工作涉及教学管理活动的
诸多方面，作为领导的参谋助手，他们要将上面的情况传达下去，同时还要做好
与部门、教师、学生的沟通，将师生的信息及时反馈给领导。

此外，他们还要
做好日常的行政管理工作，负责日常管理维护、公文传送和信息资料的保存等。

目前，高校扩招的同时精简人员，深化体制改革，这些都给秘书工作带来更大挑战。

[3]
综上所述，系秘书岗位是非常重要的枢纽岗位，其工作既是必不可少、至关
重要的，又是辅助性质的，很多工作是软性的。

这一岗位的特殊性，对作为秘书
者提出了很高的要求，做到上述几点乃是秘书的基本条件，在此基础上，还应根
据各系自己内部环境特点发挥优势，更好地为系领导、本部门服务。

References:
[1]. 孟庆波, 浅析办公自动化环境下的高校秘书工作. 青少年研究－山东省团校学报, 2008(z1): 第217-219页.
[2]. 杨剑静, 新形势下高校秘书工作创新刍议. 宁波职业技术学院学报, 2011. 15(3):
第34-37页.
[3]. 代启勋, 高校秘书工作探讨. 重庆文理学院学报：自然科学版, 2011. 30(4): 第101-103页.
[4]. 李玥, 时间管理理论在高校秘书工作中的运用. 教育教学论坛, 2012(05): 第226-227页.
[5]. 惠新宇, 高校秘书工作人员综合协调艺术之我见. 秘书工作, 2009(01): 第60-61页.。