AD员操作手册(修)

主题：AD员的软件操作手册文档性质：操作手册
创建时间：2011年9月15日编写人：郑传菊
审批人：陈栽林
目录
一、业务操作导航 (3)
二、各业务功能操作说明 (4)
销售管理 (4)
1.1 订货管理 (5)
1.1.1 订货单导出 (5)
1.1.2加盟商订货 (5)
1.1.3加盟商订货取消 (7)
1.1.4加盟商订货调整 (8)
1.1.5订货发货（按款） (9)
1.1.6 订货综合查询 (10)
1.2 销售单据 (11)
1.2.1 批发销售单 (11)
1.2.2 直营调拨单 (15)
1.3 补货管理 (19)
1.3.1 补货申请单 (19)
1.3.2补单缺口 (21)
1.4退货管理 (21)
1.4.1 退货申请单 (21)
1.4.2 批发退货单和直营退货单 (22)
营销系统分析 (23)
2.1专卖店零售单据录入 (23)
2.2 专卖店零售单据查询 (24)
2.3 加盟店盘点表和直营店盘点表 (24)
2.4全国库存分布统计 (25)
2.5发货及零售综合查询 (26)
2.6 加盟店进销存统计 (27)
三、基本数据查询案例 (29)
例1 查询某款的剩余库存明细， (29)
例2 查询某个客户或多个客户近期的发货和退货明细。

(30)
例3 专卖点的业绩的查询 (31)
例4 对于未使用门店系统的加盟店或者专卖店的盘点数据查询。

(31)
四、常见问题集锦及处理方法 (33)
一、业务操作导航
二、各业务功能操作说明
销售管理
在销售中，无非是四种情况即订，销，补和退。

1.1 订货管理
在订货管理模块中，AD员所使用的主要是：订单管理，订货综合查询和订货发货（按款）。

1.1.1 订货单导出
模块功能解释：
导出商品资料和导入订货会的订货单
界面：
细点功能介绍：
组合条件查询:选择查询的条件
导出EXCEL:将组合条件查询过来的商品资料出到EXCEL
导入EXCEL:将订货会过来的订货EXCEL数据(EXCEL格式需要指定)导入到系统中
生成订货单:将导进的来数据转货成订货单
1.1.2加盟商订货
模块功能解释：
主要用于订货会上加盟商订货输入、统计及分类，以便据此下加工单或生产计划单。

界面：
订货单据
细点功能介绍：
分客户按钮：钮显示某个客户所有款的订货情况。

分款按钮：查询所有款的尺码订货数量。

导出按钮：把查询结果导出到电子表格。

工厂按钮：根据订货查询并打印向工厂下货的单据。

新增按钮：出现如下窗口,用来生成订货单(手工输入):
订货明
细录入
款号快速定位：查询该单据内已经输入的这个款号，跳出明细数量并修改；
输单款:打上勾后,再扩展输入去掉,此时是用于输入某款的订货总数
备注:此功能用于在订货会订单总数出来后,用于输入各个客户各个款的总数,用于查看大致各款的订货情况,以便于分析和做款订货数量的调整
算价按钮：如果有在订货之后改过款号的零售价，就需要用此按钮来重新核算价格；
订单按钮：用于复制一段时间前的订货单，如果客户不同而数量相同，就不需要手工重新输入单据；
操作方法：
（1）订货单明细的录入
第一步：进入订货单管理，按新增按钮新增单据。

第二步：选择订货部门，选择类型。

第三步：下面窗口点右键追加，然后按保存。

（2）录入订货单中单款的总数
备注:录入各个客户订货单中的各个款和各个款的总订货数量,做汇总,用这些数据分析,分析各客户订款时是否有订偏了,上下装订的比例是否合理,以此筛选掉订量比较小的款
第一步：进入订货单管理，按新增按钮新增单据。

第二步：选择订货部门，选择类型。

输单款打勾,扩展输入去掉勾
第三步：下面窗口点右键追加，选择款,输入总数量,然后按保存。

1.1.3加盟商订货取消
模块功能解释：
订货单的数量作废，取消单款订货数量或者取消单店订货数量。

界面：
细点功能介绍：
按款调整：打勾（按照款式来查找信息，针对某个款进行调整），取消打勾（按照客户的订货来查询）。

单店单款取消：打勾（针对单个店的单个款式的剩余订货数量取消），取消打勾（取消单个店的剩余订货数量）
取消剩余订单：选择好条件后取消剩余订货情况。

操作方法：
第一步：按款调整打勾或取消，输入要查询的款号，按查询。

第二步：在查询出来的结果上，选中某个款式。

第三步：单款单店取消打勾或取消，按取消剩余订单按钮。

1.1.4加盟商订货调整
模块功能解释：
在订货会上的款式可能因各种原因在实际生产中产生变化，如颜色调整、价格调整等。

可通过此功能统计调整，减轻员工的输入工作量。

界面：
调整款
调整菜单
细点功能介绍：
调整颜色按钮：修改某个款的订货单上的颜色；
删除颜色按钮：删除款号的订货颜色，如有下生产计划单就不能删除；
未发款按钮：显示某个款哪些有订货的客户未发；
未发完款：已有发货给客户，单还没有发光的款号；
取消单款：删除订货的款号，如过有下生产计划单则不能删除；
取消单期单款：删除某段时间内某个款号的订货信息；
调整记录汇总：显示所有调整过颜色及取消款号的记录；
打印调整：打印某段时间内调整的订单款号或订单；
按款：选择打印调整中按款调整单还是按客户调整单；
操作方法：
第一步：左边显示的是所有的款号，选择其中一个款号，右边显示明细。

第二步：使用右边相应按钮来做删除款式，删除颜色或修改款号。

1.1.5订货发货（按款）
订货发货（按款）即在有库存的情况下，将订货单直接转生成发货单。

界面：
操作方法：
发货仓：选中是从那个仓库发货
选款：点击选款按钮，弹出一个组合窗口查询条件，选中条件，如选中2011年春装，则会将所有有库存的春装订货款显示出来。

接着在右边选中是要分配的那个客户。

预配：点击“预配按钮”，在弹出的对话框中选中销售季节。

分配：预配结束生成预配单后，点击“分配”按钮。

结束配货：分配结束后，点击“结束配货”按钮，则生成了对应该客户的发货单。

备注：如果中途放弃配货，则需要点击取消配货按钮。

1.1.6 订货综合查询
主要查询一段时期内，客户的订货数据，发货以及剩余情况 界面：
有库存
的订货的款
订了该款的客户名称
预配明细
操作方法：
a.选择查询日期。

b.选择相应的查询选项。

c.按查询按钮，进行条件选择，出现结果。

d.使用款号查询针对单个款号进行过滤。

e.点击工厂下单,可进行按一单一款的形式进行下单
剩余汇总：显示所有款总的订货数，发货和未发情况。

分期剩余：查询一段时间内的定发货剩余情况。

分类汇总：查询订货的汇总情况报表。

订货明晰：查询订货明细情况。

订货统计：对订货的情况做分析。

自定义表格：按照订货自定义表格的形式来查询数据。

公司备货：查询公司的备货情况（生产计划数-订货数=备货数）
可用备货：查询公司内剩余的可用备货（生产计划数-订货数-已发备货数=可用备货）
直营剩余：查询直营店剩余未发情况。

工厂下单：由订货情况转为临时计划单。

备注:此时按一个款生成一张临时计划单的形式生成,可到临时计划一览模块下进行查询. 客户进货分析：查询各个类别的发货类型情况。

客户交期：查询客户订货货物的交货日期（与生产计划单的交货日期有关）
客户发货查询：查询客户未发款式的查询，分为三种状态（有订货未发货，无订货未发货，有订货已发货），有库存选择，可客户发货查询有关，可以把没库存的款式给过滤掉。

1.2 销售单据
销售单据，顾名思义，就是做销售单子。

而销售单据分为两种。

一种是批发销售单，另一种是直营调拨单。

1.2.1 批发销售单
就是针对批发客户即加盟商所做的单子。

这是根据该客户是否属于加盟商类型。

如果是则是做批发销售单，如果属于直营类型的客户，则是开直营调拨单。

销售单据
单据明细
操作方法：
a、点击“新增”按钮，弹出如下图所示：
右键追加款号
b、双击销售季节空白处，选中某个销售季节。

其次在“补货单位”的空白处，双击弹
出对话框，选中某个加盟客户（可以拼音查询，如江苏，可输入j s查找）。

在“发货仓库”的位置双击选择发货仓库。

c、在空白窗口中，右键“追加”或者“插入”，在“款号”一栏中双击，弹出对话框中
选择具体款号。

最后在“数量”一栏中双击，弹出对话框中填入具体数量。

最后点击
保存按钮。

（读入：即读入先前门店或分公司做好的补货申请单。

无需AD再重新开单子。

记录：查询该款给这个客户以往的发货汇总及明细情况；
新单：点击后即可生成一张新的销售单据。

（在保存先前后的单子再点击该按钮，否则之前的单子不会保存）
出库：即保存单据后，直接出库。

但是需要拥有直接出库权才可以使用此按钮。

取消：删除整张单子。

删除：只删除某个款所在的行。

在上图中是输入对应尺码颜色的数量，下面部分显示的是库存情况；
：显示所选发货仓库的库存；
：显示所发客户的现有库存；
：显示该客户订货数量和发货数量；
：显示该客户该款的退货情况；
：显示该客户该款的零售数量汇总；
：查看该款其他客户的库存；
：显示该款在哪些未出库的单据中，可以及时做调整。

显示的是该加盟商和我们公司的账户情况。

（选择好发货客户后就会出现）
其中余额包括了订金，可透支额度是信用额度，以配货就是已经审核或已经出库但是财务未扣款的发货单金额。

备注：由于折扣可能不同，所以在保存后补货单位就不能修改了，所以在输入单据前要选清楚客户和发货类型。

d、保存后的销售单据，关闭后刷新即可看到该单据。

接下来就是需要审核该单据
e、选中该销售单据，然后点击“发货审核”按钮，会弹出如下图所示：
将所要审核的单据勾选中，然后点击“审核”按钮。

审核完毕。

此张单子，AD员所有的工作已完成。

备注：在审核单子时，或出现两种情况。

一种是单子正常审核成功。

另一种是会弹出对话框，提示“该客户货款不足，请催款”提示，此时审核即未通过。

这时解决的方法也有两种。

其一是，打电话给此客户，让他汇钱到账上。

其二是通知财务，让其增加该客户的信用额度。

这样该客户即可通过审核。

审核完毕后，即可通知仓库可以出库。

（白色）代表该发货单未经过审核状态（未审核），双击该单可以直接进入修改，仓库不能进行读入操作；（草绿色）代表该发货单已经审核，仓库已经可以做读入操作，但仓库未读入，双击还是可以进入修改单子，但提示你是否确认要修改,状态（已审核）；
（绿灰色）表示该单仓库已经做读入操作，有可能正在配货，但不能修改该单，必须仓库取消这张读入的单子才能修改，状态（已读入）；（灰色）表示该单已出库，不允许修改，但可查询出库记录，状态（已入库）。

前面的扣款状态都是未扣款的，当财务扣款后，该单子就自动隐藏，但用查询功能还是能查到该单据。

单据预审：即对该张单据进行预审核，预审核的单据还是会显示未审核状态。

合并单据：即可以合并相同补货单位的未审核单据。

打印按钮：打印预览选中的发货单据（业务员销售单据）。

统计按钮：查询选中单据的客户,某一段时间内所有发货款号的汇总数量；
复制按钮：将选中的一张发货单中的数据复制一份生成其他的发货单；
汇款按钮：可查询所有客户用户转账，发货，退货的汇总金额及剩余金额；
未扣款：显示所有出现的单据内没有扣款的单据。

汇总明细：几张单据合并一起打印。

查找：点击查找按钮，可按条件找到需要查询的单据。

反冲：既可以对已出库的状态的单据进行反冲，生成一张相反的单子。

再次审核出库或者入库，将之前这种单子抵消。

1.2.2 直营调拨单
直营调拨单是针对客户类型为直营店所开的单子。

它与批发销售单类似。

唯一不同的是细节功能上的一点不同。

如下图所示：
界面：
直营店配货单据
单据配
货明细
细点功能介绍：
用于管理已生成的配货单，（白色）代表该发货单未经过审核状态（未审核），双击该单可以直接进入修改，仓库不能进行读入操作；（墨绿色）代表该发货单已经审核，仓库已经可以做读入操作，但仓库未读入，双击还是可以进入修改单子，但提示你是否确认要修改,状态（已审核）；（灰色）表示该单已出库，不允许修改，但可查询出库记录，状态（已入库）。

前面的扣款状态都是未扣款的，当财务扣款后，该单子就自动隐藏，但用查询功能还是能查到该单据。

单据列表下方的框
框显示选中的单据的按款配货数量情况，把前的勾打上后，显示该单子的明细情况，颜色尺码的配货数量一目了然。

查询按钮：系统默认显示的是当前一个月之内的单据，此按钮可以查询某一段时间的单据，包括一个月前的单据。

同意按钮: 按同意，即为发货单审核，后该单据颜色变为淡青色，当单据是审核状态的时候（淡青色），按同意取消审核状态。

打印按钮：打印预览选中的发货单据（业务员销售单据）。

复制按钮：将选中的一张发货单中的数据复制一份生成其他的发货单；
新增配货单：可新增配货单(超级链接配货单操作)；
销售季节必
须选择
直营店配货
明细录入
销售季节：所发的货品的销售季节；
调入单位：选择需要发货的直营店；
调出仓库：就是出库仓库（选择哪个仓库这批发货数就从这个仓库减去）；扩展输入方式：选择输入单据的方式，明细输入和款号输入；
在上图中是输入对应尺码颜色的数量，下面部分显示的是库存情况；
：显示所选发货仓库的库存；
：显示所发客户的现有库存；
：显示该客户已发货数量；
：显示该客户已退数量
：显示该客户该款的零售数量汇总；
：查看该款其他客户的库存。

：显示该款在哪些未出库的单据中，可以及时做调整。

条形码：使用条码的公司发货需要扫描（通用条形码或唯一条形码）；盘点器导入：使用盘点文件导入成调拨单。

出库按钮：在做完单据后按保存可以直接出库（适用于批发模式）；读入按钮：读入由网上系统客户做的补货申请单；
记录按钮：查询该款给这个客户以往的发货汇总及明细情况；
同意按钮：该单据需要仓库去配货，就按同意；
取消按钮：删除整张单据，如不是本人做的单据不能使用此功能；
标准按钮：读入已设置的店铺存货标准的款数量来生成发货单
计划按钮：导入做过计划分配的该客户所选款及数量；
备注：按保存后客户就不能修改了，所以在输入单据前要选清楚客户和发货类型。

操作方法：
第一步：按新增按钮增加新的调拨单。

第二步：选择调入仓库和发货仓库。

第三步：在空白处点右键追加款号，输入明细数量；或者按读入按钮读入补货单来生成自动生成调拨单。

第四步：按保存，然后按审核按钮。

1.3 补货管理
1.3.1 补货申请单
补货申请单主要由专卖店使用，专卖店每天把补货申请单在门店系统中输入，总公司系统则会显示出这些补货单，并以此为依据制定配货单或调拨单。

同时可以转为批发销售单。

同时也可依此统计每个客户的缺货情况、每个款的的缺货情况。

对于有的直营店可授权店长自主配货，返回可配数由店长自主决定要还是不要(在BS模式下)。

界面:
细点功能介绍：显示自上次月结后的补货单
显示所选单据明细
新增：（如下图所示）
补货单明细
操作方法：
a、申请单位：双击选中申请的店铺
b、在空白的地方，右键“追加”或者“插入”一行，选中款号。

在数量一栏双击，填入具
体的数量。

最后点击保存。

发货单：将做好的补货申请单，直接生成发货单。

点击发货单。

会进入配货单的界面，然后点击读入按钮，选中补货单号即可。

补货缺口（未开单）：指的是未开销售单的数量。

如某款补货申请单是3件，但是销售单只做了2件，那么缺口数就是显示1件。

取消本客户的补货缺口：即将上面所述的1件取消。

会生成一张-1件的补货申请单。

会自动备注“补货作废”提示。

取消本单款式未发缺口：即取消该单子中未发的款式缺口数量。

1.3.2补单缺口
主要用于统计客户的补单情况，即发货剩余情况，用以数据分析
含已开单：如果打勾，即包括开单未出库的。

没有选中即不包含。

1.4退货管理
1.4.1 退货申请单
界面：
细点功能介绍：
统计按钮：查询单个客户申请未退数。

操作方法：
退货单据
第一步：按新增按钮增加新的退货申请单。

第二步：选择退货申请单位。

第三步：在下面框里点右键追加输入款号，按回车输入数量。

第四步：按保存。

1.4.2 批发退货单和直营退货单
根据客户类型的不同。

退货单分为批发退货单和直营退货单两种。

当门店或者加盟商做好了退货单。

总公司系统中就可以查看到这些退货单。

界面：
细点功能：
新增按钮：（如下图所示）
操作方法：
收货仓库：双击，选中收货仓库
店铺：双击，选择要退货的店铺。

在空白窗口中，右键“追加”或“插入”款号。

如果之前有退货申请单，那么可以直接点击右上角的“退货申请”按钮，选中是具体的申请单即可。

不算退货额度：即对退货无限制。

只要退货都接受。

算退货额度：即根据客户资料里设置好的退货率计算。

如果超过了退货额度怎么不允许退货的。

减退货额度：如果之前是有次品退回，这是不算在退货额度里的。

那么就选中减退货额度。

营销系统分析
2.1专卖店零售单据录入
对于没有使用门店系统的专卖店可在公司内帮助录入销售单。

单据录入
EXCEL：专卖店数据可输入到EXCEL里,再将EXCEL导入到系统.
:
EXCEL格式如下
EXCEL导出：显示选择时间段内的专卖的零售数据。

结存按钮：就会出现提示对话框，出现该专卖店，进货，调货和销售数量。

查询按钮：查询这个店以前的销售数据；
库存更新：刷新该店的全国库存查询的库存；
商场扣点：部分商场采用提取扣点的方式,可在这里进行设置百分比。

双击‘商场扣点’，右击‘追加’选择店铺,可以设置输入扣点种类,扣点,开始日期,结束日期。

操作方法：
a、选择销售部门。

b、选择销售日期。

c、在下面右键追加，输入销售情况。

d、所有销售输入完后，按保存，然后按库存更新按钮。

2.2 专卖店零售单据查询
用于各专卖店某段日期内的销售原始单据查询。

如果经过核对该单据内容无误，就可以点审核，避免录入员去修改这些零售报表。

（已审核后的零售单据，在零售单据录入里会显示褐色。

）如下图所示：
操作方法：
a、选择店铺。

b、选择销售日期。

c、点查询按钮。

d、核对完成后，点审核按钮。

2.3 加盟店盘点表和直营店盘点表
这两个模块，功能相似，这里主要就以加盟店盘点表做说明。

主要有盘点和刷新库存的作用
操作方法：
a、双击仓库空白处，选择是对哪个客户进行盘点
b、必须将前一次的盘点单审核后才能进行下面的盘点。

c、点击“生成盘点单”，会弹出一个时间窗口，选择具体的盘点时间。

d、确定时间后，会弹出，是否生成该时间的盘点表，选择“是”
e、点击后，又会弹出“是否需要生成该时间的盘点数”。

如果选择“是”，那么会读出系统里该客户的库存数。

那么可以在这基础上进行库存的修改。

如果选择“否”，则会生成一张盘点数和账面数都为0的盘点表。

这时候需要对盘点的款进行手工追加，录入盘点数量。

f、盘点数量录入好以后，点击保存按钮。

这时候盘点表上会显示出你录入的盘点数字。

g、点击右下角的“统计差错”按钮，即统计损益。

损益统计好以后，就对该盘点单进行审核。

最后点击“刷新库存”即可。

2.4全国库存分布统计
查询所有店铺和仓库的库存明细、在途产品、可用库存明细等情况。

如果要查询直营店和加
盟商的库存必须要在基础参数的建账管理中建帐才行。

如下图所示：
按店汇总：查询各仓库店铺的库存总数；
按款汇总：按照每个款为一个小计的形式来显示总库存；按店按款：查询每个店铺款式汇总；
按类汇总：查询每个仓库店铺各大类库存数量；
品牌汇总：查询每个仓库店铺各品牌库存数量；
按类分布：同按类汇总；
按款分布：同按店按款汇总；
明细：查询各仓库店铺的实际库存和可用库存；
各店明细：按仓库店铺分类查询各仓库店铺的实际库存；库存清单：查询各仓库店铺的库存明细清单；
在途商品：查询各店铺未到货确认的单据；
刷新：重算总仓库存
操作方法：
a、选择明细汇总等选项。

b、按查询按钮，选择需要查询仓库的条件。

2.5发货及零售综合查询
主要用于查询公司和专卖的发货，退货以及零售情况。

操作方法：
日期选择：选择是从什么时间到什么时间段的销售情况
然后选择是零售查询还是发货情况再或者是退货情况
点击查询按钮，在弹出的组合条件查询窗口中选择条件
例如查询零售情况。

先选择查询的时间段，然后点击零售汇总，选择“按款号”，点击“查
询”，选择条件，即可查询所需要的数据报表。

如果要查询某个款的情况，则可以在“款号”
地方输入要查询的款号。

2.6 加盟店进销存统计
模块功能解释：
统计一段时间内某一专卖店的期初库存、进货数、退仓数、零售数、调出数、期末数量。

界面：
细点功能介绍：
开始日期（该天晚上）：选择查询的开始日期（该客户盘点表日期可选择）；
结束日期：输入要查询的结束日期；
按款按钮：按款汇总显示该时间段的进销存；
按类别按钮：按类别显示该时间段的进销存；
按色按钮：按款式颜色显示该时间段的进销存；
按码按钮：按款式颜色尺码显示该时间段的进销存。

在途按钮：在建帐管理为B/S模式的客户，显示所有客户未点到货/退货确认的发货退货单。

操作方法：
第一步：选择查询仓库；
第二步：选择查询的时间段，然后点查询。

三、基本数据查询案例
例1 查询某款的剩余库存明细，
解决方法：
1 点击“统计分析”—>“综合查询” “全国库存分布统计”
、
2
备注：如果要查询某个专卖店和加盟商的库存，那么必须先在基础参数配置的建账管理中
建账成功。

例2 查询某个客户或多个客户近期的发货和退货明细。

如查询张三客户在20110901到20110930这一个月内的发货明细和退货明细
解决方法：
1 点击“统计分析”→“综合查询”→“发货及零售综合查询”，选则日期为20110901到20110930。

点击“发货明细”—>“按款明细”，如下图：
2 点击“查询”按钮，弹出
选中年份，季节，以及是查询的客户（专卖店选择），确定后即可以查询该客户的发货明细
查询退货情况方法类似。

这里不再细说。