公文管理规定

制度管理控制表
公文管理规定
、目的
为实现公司公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文质量和运转效率，结合公司工作实际，特制订本规定。

、适用范围
本规定适用于公司本部。

各单位应当参照执行。

三、名词术语定义
一）本规定所称公文，是指公司在管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的
公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。

二）本规定所称公文处理，是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔
接有序的工作。

四、管理职责
一）公司办公室是公司公文处理的管理机构，负责本部行政公文处理工作，并对
各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

党委、纪委、工会、团委等机关的公文由党群部门归口管理，其公文处理参照本规定进行。

各部门负责职责范围内有关收文的承办和有关发文的起草、会签、校对等工作。

机要文件应由专人保管和处理。

二）公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

三）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密、
商业秘密的安全。

五、公文种类
一）公司常用公文包括以下种类：
1.决定。

适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。

2.通知。

适用于发布、批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免和聘用干部。

3.通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

4.报告。

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

5.请示。

适用于向上级单位请求指示、批准。

6.批复。

适用于答复所属单位的请示事项。

7.意见。

适用于对重要问题提出见解和处理方法，答复对方征求对某项工作的意见。

8.函。

适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

9.纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

二）公司常用各类公文主要包括以下四种形式：
1.文件式公文。

适用于重要公文以及普法性公文。

2.信函式公文。

适用于一般性且非普法性公文，主要用于上级单位对下级单位，或者两个不相隶属的单位之间使用。

3.便函式公文。

适用于临时性事务文书，用印但不编文号。

4.特殊形式公文。

如：适用于公司内部向领导请示和报告工作、反应情况、答复询问和重要事项提出建议及处理办法的呈批、呈报件等。

六、公文格式
一）公文一般由份号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字
号、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等部分组成。

二）对涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”
机密”、“秘密”、“核心商秘”、“普通商秘”级公文应当标明份数序号。

密级前
不得添加单位名称，保密期限使用阿拉伯数字标注，如“普通商秘^ 1年”，保密期限
与国家相关保密规定最长期限一致的，可不标注。

三）对紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。

四）对于发文单位应当使用单位全称或规范化简称；联合行文，行政机关之间联
合行文，主办机关排列在前；党的机关或党政机关之间联合行文，可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。

五）发文字号应当包括：单位代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办单位发
文字号。

对公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。

六）对上报上级单位的公文，应在横线上方左侧标注发文字号，右侧标注签发人
姓名。

其中，请示性公文应当在附注处注明联系人及电话。

七）对公文标题应准确简要地概况公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中
可使用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等。

公文标题编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排列，回行时做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。

对转发文件的标题，当被转发文件的文种为“通知”时，应省略转发通知中
的“通知”
；当被转发文件的文种为其它文种时，可保留一级。

主送单位应为公文的主要受理单位。

对主送单位应使用全称或规范化简称、
统称。

公文首页必须显示正文。

主送单位过多导致首页无法显示正文时，应将主送单位移至版记。

十）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。

附件
只有一个时，不编顺序号。

附件应与正文一起装订，格式、文字等要求与正文相同。

特殊情况下附件不能与正文一起装订，需要另发的，应在附件说明处标注。

批转、转发、印发类公文，被批转、转发、印发的内容不按附件处理，在公文正文中不加附件说明，直接在正文后另页编排，首页不标注“附件”及顺序号。

（十一）对公文应当标注发文单位署名，使用发文单位全称或规范化简称。

联合发文的所有发文单位均应依序逐一署名。

其中，对“纪要”等特殊文种，不署发文单位名称。

（十二）公文除以“纪要”和电报形式发出的以外，应加盖发文单位印章。

对联合行文，应
当加盖所有发文单位的印章，主办单位的印章排列在前；对联合发文的盖章顺序，应与文头单位排
列顺序相同。

（十三）对成文日期，应以领导人签发的日期为准。

其中，联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准，任免文件以会议讨论通过的日期为准。

对日期中的数字应使用阿拉伯数字，不编虚号。

十四）版记一般包括分隔线、抄送单位、印发机关和印发日期等。

1.抄送单位应当是除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位。

对抄送单位名称，应当使用单位全称、规范化简称或标准化统称。

2.印发机关应为公文的印制主管部门，一般为发文单位的办公室或文秘部门；对没有设立专
门文秘部门的发文单位，发文单位即为印发机关。

印发日期即为公文的送印日
期。

3.对信函式公文的版记不标注分隔线、印发机关和印发日期。

如有抄送单位，以及特殊情况下需要在版记处标记主送单位时，标注抄送单位、主送单位，标注方式同文件式公文。

十五）对公文页码的编排，当公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

信函式公文首页编排但不显示页码，从第二页开始标注。

（十六）公文中各组成部分的标识规则，参照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国标
GB/T 9704－2012）国家标准执行。

十七）公文用纸采用国际标准A4 型，左侧装订。

七、行文规则
一）公司行文规则应当遵循确有必要、讲求实效、注重针对性和可操作性原则。

凡党和国家的法规、法律已有明确规定的，不得再制发文件。

凡现行文件规定仍然适用的，不得再发文。

（二）对行文关系应依据隶属关系和职权范围逐级行文。

特殊情况下必须越级行文的，应抄送被越过的单位。

除党政联合行文等特殊情况下外，原则上不得党、政交叉行文。

三）同级或不相隶属的单位可联合行文。

对联合行文应明确主办单位。

上下级单
位不得联合行文。

同一单位内的不同部门原则上不联合行文。

（四）向上级单位行文时，应遵循以下规则：
1.原则上应主送一个上级单位，根据需要可同时抄送相关上级单位和同级单位，但不得抄送下级单位。

2.文种可使用“请示”、“报告”或“意见”。

3.“请示”应一文一事。

对下级单位报来的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见，不得原文转报。

不得在“报告”等非请示类公文中夹带请示事项。

4.除领导直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位领导报送公文，不得以个人名义向
上级单位报送公文。

五）向平级或不相隶属的单位行文时，应遵循以下规则：
1.公司系统内平级或不相隶属的单位之间的重要行文，应抄送共同的上级单位。

2.文种可使用“函”、“意见”或“纪要”。

3.公司各部门、单位之间有关协调、沟通事项，可通过工作联系单等方式商洽工作。

（六）向下级单位行文时，应遵循以下规则：
1.对本单位所属下级单位的重要行文，应抄送本单位的上级单位。

2.文种可使用“决定”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”或“纪要”。

3. 向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。

（七）行文中涉及到其他部门职能时，应主动协商会签；有关部门之间未协商一致的问题，不得行文。

（八）各部门向公司领导请示和汇报工作，反应情况，报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办单位的意见和建议时，应使用“呈批、呈报件”。

对呈批、呈报件应遵循以下规则：
1.对呈批、呈报件不得同时分送两位及以上领导阅批。

根据需要呈请多位领导阅批的呈批、呈报件，应依次呈批，不得并送。

顺序一般为呈批、呈报件起草部门分管领导、其他有关领导（按职务排序）、公司主要领导。

2.呈批、呈报件须经主办部门负责人审核，如内容涉及其他部门职能，应会签有关部门。

经
协商未取得一致意见的，应在呈批、呈报件中注明各方理由，提出建设性意见。

3.呈批、呈报件作为公司内部文件由办公室统一管理。

除人事任免、纪检监察、案件查处等涉密等级较高的事项外，均由办公室负责统一编号、呈批，各部门不得径送公司领导。

八、收文办理
一）收文处理一般包括签收、登记、初核、分发、拟办、批办、承办、催办、立
卷、归档、销毁等程序。

二）收文处理应按以下程序和要求办理：
1.公司收文由办公室负责统一登记、呈批、分办，本部各部门收到对公司的来文后，应及时送办公室登记。

接收公文时，办公室应核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方
可签收。

收文登记应采取统一编号。

涉及国家秘密和有特殊要求的文件，单独编号，纸质流转。

2.对下级单位报送的需要办理的公文应当进行初核。

初核的重点内容包括：是否应
由公司办理；是否符合行文规则；文种、格式是否规范。

对不符合规定的文件，应退回来文单位重新办理；对不符合规范但需要公司办理的急件，可先通知承办部门办理。

3.对符合规定的公文，办公室提出拟办意见，按程序送公司领导阅批或交有关部门办理。

4.承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部职能范围或者不宜由本部门办理的文件，应及时退回办公室并说明理由。

5.各部门收到的文电，都要先经部门负责人阅批，再交承办人办理或传阅。

凡涉及其他部门
或单位的问题，主办部门应当主动与有关部门或单位协商办理。

6.凡属公司领导和各部门传阅的文件，由办公室组织传阅，有关部门不得积压、也不得横传。

7.审批公文，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见。

8.绝密和有特殊要求的文件，按有关保密规定办理。

（三）公司收文按下列规则办理：
1.中共中央、国务院文件及中央办公厅、国务院办公厅文件，省级党委和政府文件，
集团公司及部门重要文件，由办公室按程序呈送公司主要领导及其他公司领导阅批。

2.中央和国家领导人以及上级主管部门领导批示，由办公室呈送公司主要领导阅批。

3.中央和国务院各部委文件，省级党委和政府办公厅及有关部门文件，集团公司及部门一般
文件，业务往来单位重要文件，由办公室呈送公司分管领导阅批。

分管领导根据需要转请主要领导
阅批。

4.公司各单位有关重大安全事故、重大突发事件、重大经济事件、重大法律事件、重大违纪违规事件、重大舆情事件等重大事项的请示和报告，由办公室即时呈送公司分管领导、主要领导阅批。

各单位一般事项公文，由办公室根据本部部门职责分送有关部
门提出批复意见，由公司下文批复或由主办部门直接答复。

5.业务往来单位的一般文件，由办公室根据本部部门职责分送有关部门办理。

重要文件呈送公司分管领导阅批。

6.外单位会议、会见、培训等公务活动通知，由办公室按相关原则呈批、分办。

7.除上述六款之外的来文，由办公室根据本部部门职责分送有关部门办理。

四）对公文传递应按下列规则办理：
1.对公文的传批、传阅顺序一般应按照公司领导的排序，传批件由后向前送批，传阅件由前
向后送阅。

如公司领导出差（访），注明后依次传递。

2.在公文传批、传阅过程中，公司领导批示有关部门阅处的，一般需待公文传批完
毕后再转相关部门；对时限紧急的，应由办公室另送承办部门先行办理、文件电子流程继续传批。

3.涉密文件传递按有关保密工作规定执行。

4.对节假日接收的公文，急件由公司值班室负责联系办理。

5.公司本部各部门应指定兼职公文处理人员并报办公室备案。

对有关公文的收发、传递等，办公室联系各部门指定人员处理。

（五）公司办公室负责本部公文督办工作。

确定督办件后，对收文办理到呈批（报）、正式回复并归档的全过程进行督办管理，并对公文督办结果进行通报。

对送领导批示或者交有关部门办理的重要紧急公文，办公室负责催办，做到紧急公
文跟踪催办、重要公文重点催办，及时了解办理进展情况，督促承办部门按时办结。

六）对公文办理，应遵循下列时限要求：
1.上级单位交办的公文，一般应在两周（有效工作日）内办结；有具体时限要求
的，从其要求。

2.各部门会签公文，最迟不超过3 个工作日，逾期需提前与主办部门协商，否则将视为同意。

3.公司各单位请示需公司批复的事项，承办部门从收到文件之日起，一般件两周（有效工作日）内办结，急件7 天内办结，特急件5 天内办结，有具体时限要求的，从其要求。

遇特殊紧急情况，可先予以口头答复。

4.外单位的一般公文，承办部门根据来文时限要求办结。

特殊情况特殊处理。

5.公司各部门、单位负责人外出，短时间内无法进行公文处理时，须事前在公文处理系统中
设置外出授权，以免造成文件滞压。

九、发文办理
一）发文办理包括公文的拟稿、会签、审核、签发、校对、印制、用印、分发等
程序。

二）公文拟制应符合下列要求：
1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，贯彻公司重大决策部署，完整准确体现发文单位意图。

2.一切从实际出发，所提政策措施和方法切实可行。

3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

4.文种正确，公文形式恰当，格式规范。

5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

6.人名、单位名称、地名、数据和引文应当准确无误。

日期应写具体的年、月、日。

引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。

使用简称时，一般先用全称，并注明
简称。

使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

7.文稿中不得引用中央领导同志未公开发表的内部讲话；不得以政策、法律、法规的未定稿
作为拟文的依据。

8.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

9.正文的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“ 1. ”
，第四层为“（1）”。

其中第一层标题使用黑体字，第二层标题使用楷体字，第三层
和第四层标题使用仿宋体字标注。

当公文结构层次只有两层时，第二层序号可使用“（一）”或
“ 1. ”。

10.必须使用国家法定计量单位。

11.公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用
汉字外，应当使用阿拉伯数字。

12.涉密公文，应当根据有关保密规定标注相应的密级。

三）转发上级单位和其他部门文件应符合下列要求：
1.对上级单位和其他平级单位的正式文件，经发文单位同意后，可根据需要予以转发。

转发文件，应当结合工作实际，提出具体贯彻要求。

2.转发涉密文件应标注相应密级，按有关保密规定办理。

四）公文会签应符合下列要求：
拟制公文对涉及公司其他部门职权范围内的事项，主办部门应事先会签有关部门，
取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致意见的，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司领导协调或裁定。

五）公司公文审核实行二级核稿制度。

公文审核的重点包括以下内容：
1. 是否需要行文；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，行文方式是否妥当，公文格式是否符合《党政机关公文处理工作条例》的规定等。

2.语言表述是否规范，包括字、词、标点、语句是否准确；计量单位是否符合有关标准；数字、层次序数等是否规范；逻辑结构是否合理，重点是否突出等。

3.体例格式是否符合公文处理的有关规定，文种使用是否恰当，各要素标识是否正确等。

4. 在公文审核中，如需对文稿作较大修改，应当与拟文部门协商或请其修改；修改后的文稿须由拟文部门领导确认，核稿人员应当进行复核。

（六）公司各部门报送公司领导签发的公文，应当符合下列条件与要求：
1. 符合《党政机关公文处理工作条例》的有关规定，以及公司有关公文处理的具体要求。

2. 必须经本部门第一负责人审签。

部门第一负责人外出期间，由部门第一负责人授权主持工作的负责人审签。

3.公文文稿签发前，应由办公室进行审核。

4.不得同时分送两位以上公司领导阅批。

七）公司公文签发应遵循以下规则：
1. 主送中央和国务院部委及内设司局，省级党委、政府的公司文件、公司函，事关公司全局
的重要政策性文件、规范性文件，干部任免文件由公司主要领导签发。

公司党委文件、公司党委函
由公司党委书记签发。

其他公司文件、公司函由公司分管领导签发，必要时报主要领导签发。

发文内容如涉及两位以上领导，应送协办部门分管领导核签，由主办部门分管领导签发。

2. 纪要由主持会议的公司领导签发。

受公司委托主持召开的会议，由会议主持人核签后送公司领导签发。

如涉及公司其他领导分管的事项，会议主持人应批请公司相关领导核发或报请公司主要领导签发。

3.凡涉及面小而又需要以公司名义办理的具体事项，经批请公司领导授权后，由有关部门负责人签发。

4.其他经请示公司领导授权签发的文函，由有关部门负责人签发。

八）公文印制应符合下列规范：
1.公文的印制份数根据文件的发送范围和有关规定确定。

主办部门需要增印公文，
须提出意见，由部门负责人签字后，报经办公室负责人同意。

2. 公文印制时，排版的清样由拟稿人初校，办公室复校。

初校应消灭漏字、多字、
错字等差错；复校应检查初校指出的差错有无改正，并依照原稿对全篇内容再次校核，
同时对公文格式、排版清样等进行检查。

校对人应签署姓名。

改定的清样，由办公室审定后付印。

印制好的文件要做到无缺损，版头鲜明，套印准确，裁切整齐，无脏污、倒头、多页、缺页、白页、错页等质量问题。

3.具体格式要求参照《党政机关公文格式》（中华人民共和国标准
GB/T9704--2012 ）。

九）公司公文发送应通过机要文件交换站、公文传输系统或以信件邮寄形式发出。

十）公司各部门应当根据《中华人民共和国档案法》、****** 集团公司总部档案管理制度》、《** 电力有限公司档案管理规定》和其他有关规定，进行整理（立卷）归档，定期移交档案室统一管理。

十、公文管理其它有关要求
一）对上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经办公室主任批准，
可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的单位名称、日期、份数和发送范围。

二）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本单位负责人（办
公室主任）批准。

对绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者上级单位批准。

对复印、汇编的公文应视同正式文件妥善保管。

对公文复印件应当加盖复印单位戳记。

公文汇编本的密级应按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

三）在公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。

确定密级后，
应当按照所定密级严格管理。

绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或解除的，由定密单位或其上级单位决定。

涉密公文公开发布
前应当履行解密程序。

公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

四）公文被撤销和废止，由发文单位、上级单位或相关权力部门根据职权范围和
有关法律法规决定。

公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

五）对不具备归档和存查价值的公文，经部门负责人批准后，可以销毁。

办公室
负责公司涉密文件销毁工作。

销毁涉密文件，应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。

个人不得私自销毁、留存涉密公文。

六）单位合并时，全部公文应当随之合并管理。

单位撤销时，需要归档的公文整
理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

七）对外事方面的公文，按照外事主管部门的有关规定处理。

一、支持性文件一）《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）二）《党政机关公文格式》（GB/T 9704－2012）
****** 集团公司总部公文处理办法》（*** 规章〔2012〕121 号）
一）本部收发文处理流程图。