体系文件文件标准格式

5.7 作业流程制作规定 5.7.1 流程线分类与使用说明如下：
序号 1 2 3
符号
4
5
文件标准格式
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 7 OF 12 日 期：
名称 流向线
跨线 关联线
散流线
使用说明 作为流程的顺序和方向的标示 作为两条流向线交错 指作业与作业之间为非直接相关，而为间接协助 后辅助性质 指作业扩散时的流向线画法
三阶 2
一、目的， 二、适用范围，三、定义，四、
文件 工程类 职责，五、作业内容， 六、相关文件，七、 均用 12 号加粗字
相关记录。
其他 参考执行上述要求，不做硬性规定
参考执行
5.6.1 目的：制订文件作业事项的主要用意及欲达到的结果。
5.6.2 适用范围：制订文件所适用的人、事、时、场所等。
5.6.3 定义：制订文件中重要名词或述语的解释和说明。
5.6.4 职责：制订文件作业内容方法有关的权责单位及其负责的主要工作事项。
5.6.5 作业内容：指具体作业的详细说明。指画出文件其作业顺序及方向的简要说明图。
5.6.6 相关文件：指具体相关涉及到的文件。
5.6.7 相关记录: 指具体相关涉及到的记录。
5.6.8 附件：指流程图及相关内容。
5.6.9 上述各条款项目无内容填写时，可填写“无”或“略”等字样。
四行合并行高为 27，填写表单名称并居中，黑体 22 号字体；标志依实际情况可以缩放， 在第二行和第三行中间，并居中。 六、相关文件： 6.1 《文件控制程序》 七、相关表单： 7.1 附件一、二分别为集团和各公司标准格式封面 7.2 附件三标准格式正文 7.3 附件四表单格式 7.4 附件五文件变更履历 7.5 附件六 PPT 报告格式
发
行
章
文件标准格式
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 3 OF 12 日 期：
文件标准格式
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 4 OF 12 日 期：
一、目的
规范系统文件制作,确保文件正确制作、修改、查阅、引用及执行,以推进集团内部作业标准化。
二、适用范围
2.1 适用于集团及各公司所有文件的制作。(如体系手册、程序文件、管理办法、操作规范、标准
修定日期 (7)
修 变更编号
(8)
订记录 变更内容 (9)
版本/次 (10)
总页数 (11)
会签单位/部门
会签记录
姓名 (12)
会签意见 (13)
核准 (14)
审核 (15)
制作
集团会签 制作单位
发
行章
(16)
(17)
(18)
附件三: 标准格式正文
(1)
(19)
文件标准格式
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 11 OF 12 日 期：
修订日期 20081205
文件标准格式
变更编号
修订记录 变更内 初次发行
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 1 OF 12 日 期：
容
版本/次 总页数
A/0
10
会签单位
会签记录 会签姓名
会签意见
文件标准格式
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 2 OF 12 日 期：
核准
审核
制定
制作单位
5.6 文件架构要求如下：
序号 文件类别
架构要求
说明
一、目的， 二、适用范围，三、定义，四、
1
二阶文件 职责，五、作业内容， 六、相关文件，七、 均用 12 号加粗字
相关记录。
管理· 一、目的， 二、适用范围，三、定义，四、
操作规 职责，五、作业内容， 六、相关文件，七、 均用 12 号加粗字
范类 相关记录。
B、C……表示。
A
流程图
文件标准格式
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 8 OF 12 日 期：
5.8 版面格式 5.8.1 上边:1.5 下边:1 左:1 右:1 段前/段后:0 行 行距:1.5 5.9 文件内容变更或最新增加内容时,需要在本次修改文字下面增加"下划线",以识别之。 5.10 新起一行时左面空两个字的格；一行未描述完另起一行时顶左面格执行。 5.11 变更次数超过封面格式时，请在变更文件的最后附带《文件变更履历》。 5.12 四阶表单格式（附件四）的填写： 5.12.1 表单页边距上下左右原则上为 1,可以视情况而定。 5.12.2 表头的填写：第一行合并行高为 10；第二行合并行高为 25；第三行合并行高为 21； 第
等）均属之。
三、定义
略
四、职责
4.1 集团文控中心：负责制定本标准。
4.2 集团各部门：遵照执行。
4.3 集团各公司部门：遵照执行。
五、作业内容
5.1 集团各部门在制定/修订文件时，直接向集团文控索取标准格式封面(见附件一:集团文件格
式标准封面)，并依本标准的规定进行文件标准化；集团下属各公司在制定/修订文件时，依
中心，由各公司文控中心负责在公司进行文件内部发放或共享、并召集相关部门对集团下
发的文件进行宣导培训。
⑿ 填写“部门主管／或经理的名字”。
⒀ 填写“会签记录”， “会签单位或会签部门”处“□”内打“■或√”表示该部门需要会签，
反之不用会签。
5.5.4 附件一标题栏尾
⒁ 填写“核准人的名字和日期”。
⒂ 填写“审核人的名字和日期” 。
编号位置表单右下角、12 号宋体
表单表头格式示例（参考执行）
附件五：文件变更履历
(1)
文件标准格式
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 13 OF 12 日 期：
(2)
文件编号:(3) 版本/次 :(4) 页 次:(5)
日 期:(6)
修定日期
修 变更编号
定记录 变更内容
版本/次
总页数
附件六:集团 PPT 报告统一模板，另见 PPT（附页）
序号符号名称使用说明1流向线作为流程的顺序和方向的标示2跨线作为两条流向线交错3关联线指作业与作业之间为非直接相关而为间接协助后辅助性质4散流线指作业扩散时的流向线画法5汇流线指作业汇合时的流向线画法序号符号使用说明举例说明1指各类流程的开始时使用的符号2指检验判定审核承认所使用的符号3指各类流程的结束时所使用的符号4指一般工序流程所使用的符号5
汇流线
指作业汇合时的流向线画法
序号 1
符号
2
3
4
使用说明 指各类流程的开始时使用的符号 指检验、判定、审核、承认所使用的符号 指各类流程的结束时所使用的符号 指一般工序流程所使用的符号
举例说明 投入 审核 结案
组装
5.
指各类表单所使用的符号
入库单
指流程图因纸张限制或为明白表达，而产生
流程图
A
6.
的分支或不同流程线的连接点。圆圈内用 A、
⑼ 填写“变更内容”用 12 号加粗字。
⑽ 填写 “变更后的版本/次”用 12 号加粗字。
文字内容不得超出条款号。
⑾ 填写变更后的“总页数”用 12 号加粗字。
5.5.3 附件一、二会签记录栏
集团制作/修订文件时，将集团所有部门、公司列入“会签单位”内；各公司制作的文件
依据本公司组织架构将所有部门列入“会签部门”内。另，集团文件只下发到各公司文控
字。
⑵ 填写“文件名称”用 22 号加粗字。
⑶ 填写“文件编号”用 12 号加粗字。
⑷ 填写“版本/次”用 12 号加粗字。
⑸ 填写“页次”用 12 号加粗字。
⑹ 填写“制作日期”用 12 号加粗字。
5.5.2 附件一、二修定记录栏
⑺ 填写“修订日期”用 12 号加粗字。
⑻ 填写“变更编号”用 12 号加粗字。
该标准规定进行文件标准化（见附件二：各公司文件格式标准封面）。
5.2 文件在“Word"文档或者“Excel”中制作，优先选用“Word”文档，工程技术标准可用“Excel”
格式；四阶表单的制作优先采用“Excel”格式。
5.3 中文和英文字体全部用宋体。
5.4 所有文件或表单签名必须签署时间。格式为:
姓名 (12)
会签意见 (13)
核准 (14)
审核 (15)
制作 (16)
制作单位 (17)
发 行章 (18)
文件标准格式
附件二、各公司文件格式标准封面
(2)
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 10 OF 12 日 期：
文件编号: (3) 版本/次 : (4) 页 次: (5) 日 期: (6)
文件标准格式
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 9 OF 12 日 期：
附件一:集团文件格式标准封面：
(1)
(2)
文件编号:(3) 版本/次 :(4) 页 次:(5)
日 期:(6)
修定日期 (7)
修 变更编号
(8)
订记录 变更内容 (9)
版本/次 (10)
总页数 (11)
会签单位/部门
会签记录
(2)
文件编号:(3) 版本/次 :(4) 页 次:(5)
日 期:(6)
文件标准格式
附件四：表单格式示例（参考执行）
行高 10 行高 25 行高 21 行高 27
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 12 OF 12 日 期：
公司标志在两行中间、横向中 间位置
黑体 22 号字体
该处（红色框）为正文内容
□□
5.5 附件一、二、三的填写要求
各下级条款号相对上级条款号，缩 进一格。
5.5.1 附件一、二、三的标题栏
⑴ 填写“公司名称”用 22 号加粗字：上面一行为“泓淋科技集团”,下面一行为"HONG LIN"，
文件标准格式
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 5 OF 12 日 期：
用 22 号加粗字，若各子公司制定文件时，还需要加一行公司名称（或简称），用 18 号加粗
⒃ 填写“制定人的名字和日期” 。
⒄ 填写“制作单位的名称” 。
⒅ 盖“文控发行章”，除封面页面外，其他各页的“文件发行章”盖右上角处。
5.5.5 附件三中的⒆填写“所要叙述的内容”，内容架构要求按 5.6，用 12 号加粗字。
文件标准格式
文件编号： 版本/次 ： A/2 页 次： 6 OF 12 日 期：