物业服务公司文件控制程序

文件控制程序（LNWY-CX-O1）
1.0目的
为了确保对质量、环境及职业健康安全管理体系运行起重要作用的各个场所都使用有效版本的管理体系文件，防止其非预期使用，特制定本程序。

2.0范围
本程序对质量、环境及职业健康安全管理体系要求有关的文件和资料的编制、评审、发放、使用、更改、作废、回收等控制要求作了具体规定。

适用于对所有管理体系文件的控制。

3.0引用标准
ISO 9001:2000《质量管理体系—基础和术语》
ISO 9001:2000《质量管理体系—要求》
ISO 14001:2004《环境管理体系—要求及使用指南》
GB/T 28001—2000《职业健康安全管理体系—规范》
4.0职责和权限
4.1 品质管理部负责管理体系文件的分发，保存管理体系文件正本和作废文件正本，修订《受控文件清单》，监督各部室、各分公司现场使用文件的有效性及管理情况。

4.2 总公司综合部、各项目总经理对现场使用之管理体系文件的有效性全权负责，妥善保管领用的管理体系文件副本，负责或授权对作废的空白表格进行处理。

4.3当现场使用文件的生效版本无法确定时，应以品质管理部正本文件为准。

4.4品质管理部负责收集最新或有效的行业标准、政策法规资料或信息，收集管理体系标准，确定适用于各部门的政策法规资料。

4.5相关文件的编制、更改、审核、审批权限见下表
5.0 文件编制、更改、评审、审核、审批文件程序
5.1文件格式样板
5.1.1管理手册页眉标准格式（宋体，五号）
5.1.2 程序文件标准格式（宋体，五号）
5.1.3标准作业规程标准格式（宋体，五号）
5.1.4 公文页面设置
正文题目：黑体，小二号字
正文标题：宋体，小四，加黑
正文：宋体，小四
行距：固定值，22磅
页边距：上、下、左、右各2厘米
页眉：1.5厘米
页脚：1.75厘米
装订线：2厘米
5.1.5 表格基本格式
北京鲁能物业服务有限责任公司（楷体、五号）
表格名称(楷体、小二号、加黑)
编号：版本：表格生效期：序号：（楷体、小四、加黑）
5.2文件编码规则
5.2.1管理手册编码规则
LNWY-A-XX
管理手册颁布年代号
固定号码“管理手册”代码
固定号码“北京鲁能物业服务有限责任公司”中文缩写
5.2.2程序文件编码规则
LNWY-CX-ZZ
程序文件顺序号，从“01”起顺推
固定号码“程序文件”代码
固定号码“北京鲁能物业服务有限责任公司”中文缩写
5.2.3标准作业规程编码规则
部门标准作业规程顺序号，从“01”起顺推
固定号码“标准作业规程”代码
各部门拼音缩写
（品质管理部－PZ、综合部-ZH、财务部－CW、工程维修
中心-GC、培训中心-PX）
分公司中文名称缩写（总公司-LNWY、西单分公司-XD、
椿树分公司-CS、名苑分公司-MY、科技大厦分公司-KJ、
佳境天城分公司-JJ、陶然分公司-TR、天润和信分公司
-TR、中环科分公司-ZHK、利湾分公司-LW、顺义新城分
公司-SY、长安街分公司-CAJ）
5.2.4表格编码规则
5.2.4.1标准作业规程附属的表格按如下规则编码
HH-XX-C-ZZ-FX
该文件中的表格顺序号,从“1”起2、3…顺推
表格固定号码,以大写英文字母“F”表示
同5.2.3标准作业规程编码规则
5.2.4.2程序文件附属的表格按如下规则编码
LNWY-CX-ZZ-FX
同5.2.3标准作业规程编码规则
同5.2.2程序文件编码规则
6.0 方法和过程控制
6.1 文件的分类，分为：管理手册；程序文件；标准作业规程；记录；外来文件和资料（如国家标准、行业标准、法律法规）。

6.2受控文件印章说明
受控文件红色印章在左上角的为体系文件正本，受控文件红色印章在右上角的为体系文件副本。

6.3 文件修订状态
6.3.1各类文件的版本号用来标识文件的修改状态，格式为大写英文字母与阿拉伯数字的组合，未经修改的文件版本号为“A／0”，修改一次版本号升为“A／1”，整体文件改版，版本号为“B/0”，依次类推。

6.3.2若文件更改后增加或减少页数，则文件状态按照文件修改次数全部依次顺延。

6.4文件的编制、会签、更改、审批及发布程序
6.4.1各类文件按照规定的权限进行编制和更改（参见4.5）。

6.4.2各类文件的编制和更改需按指定格式和编号方法进行（参见5.0）。

6.4.3编制文件时，动议人需填写《文件编制申请表》，经部室经理、项目总经理批准后，报品质管理部审批。

6.4.4各部门实施公司的管理体系文件时，发现缺漏、不完善，或者由于机构的调整、国家和地方政府机构相关政策法规出现变更、上级领导机关出台新的规定等原因，需修订或制定管理体系文件时，则可提出修改或制定相关文件要求。

更改文件时，动议人需填写《文件更改申请表》，呈报程序同6.4.3。

6.4.5当文件确定不适用需取消时，由品质管理部填写《文件更改申请表》，
并注明报废。

6.4.6体系文件一般每年至少修订一次，修订时间为管理评审后。

每次文件修订前，品质管理部负责收集、保存各部室、各项目填写的《文件编制申请表》和《文件更改申请表》，并召集相关人员分专业进行讨论，确定更改内容，按审批权限报批。

6.4.7对于因对服务有重大影响而必须修改的文件，由品质管理部及时召集专业人员进行讨论，确定更改内容，按审批权限报批。

6.4.8审批稿修改文件需要由相关责任人进行文字校对并报品质管理部对无误报审通过后文件方可复印。

修改文件的每个过程完成后，相关责任人应在《文件更改申请表》或《文件编制申请表》的文件修改状态栏内签字确认。

6.4.9文件一经审批立即生效执行。

6.4.10《文件更改申请表》由品质管理部保存至少三年。

6.4.11外来文件在采用前必须经主管领导确认其适用性。

6.4.12文件审核的内容：
适用性（包括可行性、可操作性、可检查性）；
现行状态（包括版本、编号）；
与所依据的管理体系标准及管理手册的符合性；
与其他文件的协调性，接口的合理性。

6.5文件的发放与保管程序
6.5.1公司所发放的质量管理文件必须是现行有效版本。

6.5.2通过审批生效的文件，由品质管理部负责分专业培训到班组长以上人员，任何人不得无故缺席。

6.5.3品质管理部复印相应份数的副本，并在文件上加盖红色“受控”印章。

6.5.4品质管理部负责发放受控文件，总公司各部室经理、各公司总经理负责领取，领到新编制或经更改的受控文件时需进行清点，如有缺少当场提出并由品质管理部即时补发，确认无误后须在《文件发放清单》上签收。

6.5.5各部门须在七个工作日内将公司已经批准作废的文件盖上“作废”章，归还品质管理部。

品质管理部负责对各部门归还的作废体系文件进行处理。

6.5.6文件持有者工作调动时，由原所在部门收回受控文本，并上报文件发放部门。

6.5.7《文件发放清单》由品质管理部妥善保存至少三年。

6.6体系文件的培训
6.6.1各部门在新版文件执行前，应将所有更改内容对相关岗位人员进行培训。

6.7文件的评审
6.7.1文件在实施过程中，针对文件的持续适宜性，必要时应予以评审或更改并再次批准。

评审内容见6.4.12条款。

6.7.2文件评审由归口管理部门组织实施，相关部门参与，评审结果应在《文件评审记录表》中予以记录。

评审后若无更改则继续使用；若有更改则按本程序6.4条款文件更改要求执行。

6.8 文件有效版本的控制
6.8.1管理体系运行的各个场所均应得到和使用相应文件的有效版本。

在发放文件时，必须收回已经失效的文件，统一交品质管理部，在《销毁/保留文件登记表》上记录，品质管理部经理批准后登记销毁。

因某种需要需保留一定数量的失效文件时，保留文件必须加盖“作废”印章，并在《销毁/保留文件登记表》上予以记录。

6.8.2品质管理部汇总编制全公司的《受控文件清单》向全公司发布，以随时识别文件的现行修订状态。

6.8.3各部室、各分公司按照公司的《受控文件清单》核对所使用的文件，及时撤出作废和失效的文件。

6.8.4作废文件正本由品质管理部妥善保存至少三年。

6.9 文件的查阅、借阅
6.9.1非本公司人员不得查阅、借阅体系文件，特殊情况需经管理者代表批准。

6.9.2查阅体系文件不得带离办公室。

6.9.3 各部室、各分公司工作人员因培训或工作需要借阅体系文件时，须填写《借阅登记表》并经部室经理／项目总经理批准后方可借阅。

借出的体系文件由文件管理员及时收回并检查完整和清洁情况，如有人为污损或遗失，需在《借阅登记表》的“备注”栏加以注明，追究当事人责任，并及时向品质管理部申请补发。

6.9.4体系文件不得隔夜外借。

6.10 相关政策法规资料的管理
6.10.1品质管理部负责收集最新或有效的行业标准、政策法规资料，并确定
适用于物业管理行业的标准、政策法规，在物业管理软件上公布。

6.10.2如新收集到的政策法规资料涉及到公司目前的业务及管理工作，品质管理部人员负责在二天内编制或修改相关文件，报管理者代表审批后及时下发至各部室、各分公司执行，并填写《文件更改申请表》。

6.10.3物业公司各级人员均有责任收集最新或有效的标准、政策法规等重要资料，并及时上报主管领导、品质管理部。

6.10.4品质管理部与各部室经理、各项目总经理至少每半年一次核实标准、法规和其它重要资料是否有效，及时修订，并进行公布。

6.10.5标准、法规和其它重要资料过期或作废后，应由各存档部门收回所有正、副本（如有），并加盖“作废”印章。

6.11 文件的保管和保密
6.11.1各部室经理、项目总经理指定文件管理员负责妥善保管部门体系文件，并履行监督职能。

如文件发生短缺或遗失，追究各部室、项目总经理和文件管理员责任，并判处部门文件管理不合格。

6.11.2任何人不得复印体系文件，记录表格由文件管理员复印。

6.11.3任何人不得利用职务之便，擅自携带体系文件外出。

7.0 记录
LNWY-CX-O1-F1 《受控文件清单》
LNWY-CX-O1-F2 《文件编制申请表》
LNWY-CX-01-F3 《文件更改申请表》
LNWY-CX-01-F4 《文件发放清单》
LNWY-CX-01-F5 《文件评审记录表》
LNWY-CX-01-F6 《借阅登记表》
LNWY-CX-01-F7 《销毁/保留文件登记表》
LNWY-CX-01-F8 《外来文件审批表》
北京鲁能物业服务有限责任公司
受控文件清单
编号：LNWY-CX-01-F1 版本：B/2 表格生效期：2008.8.1 序号：
北京鲁能物业服务有限责任公司
文件编制申请表
编号:LNWY-CX-01-F2 版本:B/2 表格生效期: 2008.8.1 序号:
北京鲁能物业服务有限责任公司
文件编制申请表(附页)
编号:LNWY-CX-01-F2 版本:B/2 表格生效期: 2008.8.1 序号:
北京鲁能物业服务有限责任公司
文件更改申请表
编号:LNWY-CX-01-F3 版本: B/2 表格生效期: 2008.8.1 序号:
北京鲁能物业服务有限责任公司
文件更改申请表(附页)
编号:LNWY-CX-01-F3 版本: B/2 表格生效期: 2008.8.1 序号:
北京鲁能物业服务有限责任公司
文件发放清单
编号:LNWY-CX-01-F4 版本:B/2 表格生效期: 2008.8.1 序号:
北京鲁能物业服务有限责任公司
文件发放清单（附页）
编号:LNWY-CX-01-F4 版本:B/2 表格生效期: 2008.8.1 序号:
北京鲁能物业服务有限责任公司
文件评审记录表
编号:LNWY-CX-01-F5 版本:B/2 表格生效期: 2008.8.1 序号:
北京鲁能物业服务有限责任公司
借阅登记表
编号:LNWY-CX-01-F6 版本:B/2 表格生效期：2008.8.1 序号:
备注:1.借阅文件归还时,文件管理员须在备注栏签名。

2.如借阅记录还须在备注栏内填写记录生成的时间或时间段。

北京鲁能物业服务有限责任公司
销毁/保留文件登记表
编号:LNWY-CX-01-F7 版本:B/2 表格生效期: 2008.8.1 序号:
北京鲁能物业服务有限责任公司
外来文件审批表
编号: LNWY-CX-01-F8 版本:B/2 表格生效期: 2008.8.1 序号:。