紫晶档案系统操作步骤说明

紫晶档案软件常用操作步骤说明
(AMS2000)
本说明主要针对用户常见的操作步骤说明，共分为：A，B，C，D，E，F，G，H，I，J，K十一项，部分操作流程后还附有备份说明。

A项是对党政网上的现行文件进行收、发文管理的操作说明。

B项是对收、发文进行自动归档的操作说明（人工归档见C）。

C项是对已组装成盒的档案进行人工归档的操作说明。

D项是对机读目录的查找操作说明。

E项是对全文的挂接操作说明。

F项是机读目录修改及打印操作说明。

G项是更改档号操作说明。

H项是对件号处理操作说明。

I项是对分卷操作说明。

J项是对数据交换的操作说明，此项只有B版用户才有此功能。

K项是对数据备份的操作说明。

A：⑴进入党政网的已收文页面
⑵在需要接收的文件的条目位置上单击鼠标右键
⑶点击从党政网上接收：收文
⑷进入紫晶系统
⑸点击收文管理
⑹点击还原按钮，可见第⑶步接收的文件（若不可见，请核查当前文件处理
年度，有必要时重新进行收发文年度设置）
⑺在保管期限和页数处分别按实际文件内容进行设置，并保存
⑻点击打印按钮
⑼点击批阅单打印按钮
⑽点击打印图标按钮
⑾关闭当前窗口回到收文管理窗口
⑿点击全文浏览按钮
⒀点击动态链接按钮
⒁启动阅览器后进行打印及相关操作
备注：1、以上只是以网上收文为例，发文同收文雷同，请参照操作。

2、用户希望通过本系统对网上没有的文件进行收发文管理时，可
在第五步：⑸点击公文归档整理下的收文管理⑹按文件进行手工
录入⑺点击保存按钮⑻点击打印按钮。

B：⑴进入紫晶系统
⑵点击自动归档按钮
⑶在分类下的形成年度前方框打“√”并输入对应的四位数值年度
⑷在分类下的保管期限前的方框打“√”并选择对应的期限
⑸在排列下的文件形成日期前方框打“√”
⑹在排列下的保管期限前方框打“√”
⑺在编号下的全宗号、年度、保管期限、卷(盒)号输入对应的内容
⑻点击确定按钮，
⑼在页数/盒前的方框打“√”并输入页数
⑽点击归档按钮
⑾点击继续按钮
C：⑴进入紫晶系统
⑵点击人工归档按钮
⑶在档号一栏输入档号
⑷在空白处点击左键
⑸点击OK按钮
⑹点击归档文件目录按钮
⑺分别输入：文件编号、责任者、题名、日期、页数（号）等有所规定内容
⑻点击保存按钮
⑼点击添加按钮进行下一份文件的录入
备注：1、在本项第三步：⑶在档号一栏输入档号，档号格式为：全宗号- 期限年度-盒号，全宗号及盒号为三位，不足添‘0’、如：012-
永久2007-001，中间的间隔符‘-’必须为半角。

2、在添加目录时系统会自动将上份文件的内容保存下来，为减少
用户从复录入，只需直接修改保存既可，如果不需要使用此功能，
去掉添加继承按钮前的‘√’。

3、手工直接输入的目录没有全文文件，如要挂接全文按D项操作。

4、可以从左边收文、发文、回收库（单击文件来源按钮可切换这
三个库，也可单击检索按钮、三库的列表框表头、多级排序按钮
来进行各库中文件范围的筛选和排序，以便容易进行要归档文件
的选择）中选中文件，再单击向右按钮完成归档；文件的选中可
以采用CTRL+单击网格最左边竖条的方式进行连选。

5、可以单击向右按钮完成已归档文件向收发文文件库的回归。

D：⑴进入紫晶系统
⑵点击编目检索
⑶点击文件检索
⑷在请输入检索内容输入相关关键词
⑸点击检索
备注：1、在第⑷步请输入检索内容输入相关关键词中，用户输入两个或以上关键词时必须用空格隔开。

2、输入相关关键词可为：文件编号、责任者、题名、日期等已录
入计算机的任意内容，如进行复杂查询，需用高级检索。

3、用户可根据该文件的档号快速找到该文件。

如文件挂有全文，
可点击全文浏览直接浏览文件，还可点击动态链接对文件进行修
改利用。

E：⑴进入紫晶系统
⑵点击全文管理
⑶点击全文目录管理，单击需要建立新的子目录的父目录，打开该父目录
⑷点击新增目录按钮
⑸在用户输入栏输入文件目录名称
⑹点击确定按钮
⑺点击关闭按钮
⑻点击全文文件管理
⑼分别对源文件位置和目标目录两个目录选择框进行目录选择，选择源文件
所在目录位置和文件入库后的存放位置（即目标目录）
⑽选择用户所需文件
⑾点击传输文件按钮
⑿点击关闭按钮
⒀点击归档/卷内文件按钮
⒁在档号一栏输入档号
⒂到位需要进行全文挂接的机读目录
⒃点击全文挂接按钮
⒄选中对应的文件
⒅点击选中退出按钮
⒆设置全文级别
⒇点击保存按钮
备注：1、用户通过网上接收时是同时包括目录和正文的，但手工录入的机读目录是没有全文文件的，必须通过E项手工进行全文的入
库挂接。

2、在全文目录设置时不是每次都要进行目录的添加，用户应根据
自己的实际情况建立目录结构。

3、在第⑼步的源文件位置是指用户原电子文件保存的位置，如
E：\张三\党政\.... ；目标位置是指用户自己通过全文目录管理
建立的目录。

位置选择后，右面的空白框会显示出该目录内当
前的文件。

F：⑴进入紫晶系统
⑵点击人工归档按钮
⑶在档号一栏输入档号
⑷在空白处点击左键
⑸点击OK按钮
⑹点击归档文件目录按钮
⑺左键点击需要修改的记录
⑻对记录进行修改，点击保存按钮
⑼点击目录打打印按钮
⑽进行相关设置
⑾点击打印按钮
备注：如只是打印不对文件修改，直接跳过⑺－⑻步既可。

G：⑴进入紫晶系统
⑵点击人工归档按钮
⑶在档号一栏输入需要更改的档案的档号
⑷在空白处点击左键
⑸点击OK按钮
⑹在档号一栏直接输入新的档号
⑺敲击回车键
⑻点击确定按钮
⑼点击保存按钮
H：⑴进入紫晶系统
⑵点击公文管理/归档菜单
⑶点击件号处理子菜单
⑷点击档号选择按钮
⑸检索出所需档号，比如对023全宗的2007年度永久的文件进行件号处理，
则检索条件如下：档号类似于023-永久2007％
⑹点击件号处理按钮
I：⑴进入紫晶系统
⑵点击公文管理/归档菜单
⑶点击分卷子菜单
⑷在请输入卷（盒）档号栏输入分卷的档号并点击调出卷（盒）内文件按钮
⑸在分别输入起始序号和终止序号后，在请输入目标卷（盒）号框中输入新的
档号
⑹点击执行按钮
J：⑴进入A机紫晶系统
⑵点击数据交换/网上发布菜单
⑶点击数据交换子菜单
⑷点击案卷（盒）选择
⑸检索出所需档号，比如对“023全宗的2007年度永久”下属的各个卷盒进行数据交换，则检索条件如下：档号类似于023-永久2007％
⑹点击数据转出按扭
⑺选择U盘上的一个文件包，执行数据转出
⑻进入B机紫晶系统
⑼点击数据交换/网上发布菜单
⑽点击数据交换子菜单
⑾点击数据转入按钮
⑿选择A机上数据转出时的文件包
⒀点击确定按钮
备注：1、此功能只有标准B版才有，B版以下用户如需该功能可通过改版方式达到。

2、本操作步骤是以A、B两台微机都有数据，最后合并到B机
为例，其他多台微机合并时只需增加操作次数既可。

K：⑴进入紫晶系统
⑵点击系统菜单
⑶点击数据管理下的系统硬盘备份
⑷步骤1：选需要备份到的位置
⑸步骤2：点击备份按钮
备注：为避免造成数据丢失，建议用户定期做数据备份工作。