关于进一步规范公文处理程序的通知

关于进一步规范公文处理程序的通知
关于进一步规范公文处
理程序的通知
Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
关于进一步规范公文处理程序的通知各乡镇人民政府，县府各部门：
为进一步促进办文规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，依据国家和省市政府系统公文处理有关规定，现结合我县实际，就进一步规范公文处理程序通知如下：
一、收文办理
收文办理的主要程序为：签收、登记、分发、审稿、拟办、批办、承办、催办、办结归档。

（一）签收、登记：所有报送县政府及县政府办公室的公文统一由县政府办公室综合科负责签收、登记、传递。

综合科初审后，登记填写《文件处理签》、《阅办文件处理签》、《交办文件处理签》，代拟稿送秘书科进行公文处理，再送有关领导审签。

正副县长、正副主任不受理和审批未经文书处理、登记请批的公文。

其中乡镇政府和县府各部门送来的请示、报告由综合科转送办公室主任处理。

登记工作必须在来文的当日完成。

（二）分发、拟办：根据来文性质可分为传阅件和拟办件两大类。

传阅件由县府办综合科登记后分发各有关领导或科室传阅，并作好记载，传阅后及时收回。

拟办件由综合科填写阅示单，由科室负责人提出拟办意见后分送有关领导批示。

送领导的批示件，一般应在登记的当天送达，如领导未及时签批，由办公室主任或分管主任询问、提示。

（三）审稿、批办、承办：凡领导的批示件，应由提出意见的科室按领导的批示，送达有关单位和人员承办。

办理单位或人员应当及时准确，不得延误、推诿，对报告性公文原则上从交办之日起10个工作日内办理完毕，请示性
公文在5个工作日内办理完毕。

确因特殊情况不能按时办理完毕的，应当在回复时限内以书面形式说明理由。

（四）催办：交办件一般从交出后5-7天无办理结果的即行催办。

紧急件应当按照特定时限要求办理，必须指定专人跟踪督查，做好内部运转和衔接工作。

（五）办结归档：办结归档的文件，由承办科室按收文顺序，在来年四月向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。

移交时，反映文件办理过程的有关文件、资料（包括批示单、交办单、处理笺）等都应收集完整、有序。

二、发文办理
发文办理的主要程序为：草拟、核稿、审核、签发、缮印、用印、办结归档。

（一）草拟：按照“谁承办，谁拟稿”的原则，一般由部门代拟稿或秘书科拟稿。

对拟稿的要求是：所拟文稿内容要符合法律法规、方针政策，反映情况要真实、准确，文字规范，文章精炼，结构严谨，人名、地名、数字、引文、主题词准确无误。

拟制紧急公文时，应体现紧急的原则，并根据实际需要确定紧急程序。

拟文一般应以打印件送审，并附有关依据材料，包括有关文件、材料、领导批示及相关依据文字等，附件可用复印件。

（二）核稿：由拟稿单位负责人核稿，若是代拟稿，应由秘书科负责人复核。

对核稿的要求是：重点审核是否需要行文，是否经过协商、会签，文种使用、行文格式、文字表述、报送单位、紧急程序、密级等是否符合规范，并按要求修改完善。

文稿内容涉及有关部门的应交有关部门会签。

核稿的时限要求：特急件、急件一到即核；其它文稿一般在1天内核毕。

（三）审核：县政府和县政府办公室的发文均由分管主任和主任审核后，送领导签发。

对审核的要求是：重点审核文稿内容依据是否充分，情况是否属实，政策措施是否恰当，与政府工作是否相一致。

（四）签发：县政府（含办公室）发出的文件，必须按照规定的职责权限，经县政府或县府办领导签发。

签发文件的权限是：
⒈县政府文件（包括江府发、江府函）：向上级的请示、报告按上述（一）、（二）、（三）程序处理后送分管副县长审核，由县长或县长委托的副县长签发；涉及两位以上副县长分管工作和全局性、综合性及重大方针政策方面的文件，由县长或县长委托的副县长签发；一般工作性文件由分管副县长签发。

⒉县政府办公室文件（包括江府办、江府办函）：属于县政府授权以办公室名义对各级政府、业务部门安排布置工作、转发县政府各职能部门的报告的文件，由分管副县长或办公室主任签发；属于办公室职权范围内问题的文件，由办公室主任签发。

签发文件，应明确签署“发”、“同意”、“同意发”等字样，并将签发的姓名和签发的年、月、日用钢笔或签字笔、毛笔书写齐全。

（五）缮印、用印：签发文件后交综合科编号、核实印发份数、填发打印通知单由打印室负责缮印。

文件打印必须保质保量，特急件限时印发，急件一天内印发，一般性文件三天内印发。

复核、校稿工作由秘书科负责。

（六）办结归档：由综合科用印、分发、立卷、归档。

立卷时要反映文件形成过程，完整有序，不得缺漏。

三、各乡镇人民政府、县府各部门报送文件的程序和要求
（一）凡报送县政府、县政府办公室公文一律实行统一收文，统一办理，统一发文，送县政府办公室综合科统一签收登记。

（二）凡是以县政府、县政府办公室名义发文的公文，要坚持“少而精”的原则，从严控制发文数量，凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决问题的，不要行文。

确需印发的公文，要注重实效，行文要着眼解决实际问题，简明扼要，反对文牍主义。

代拟稿应具备部门法人代表签署具体意见和姓名，加盖部门印章，直接送县政府办公室综合科初审登记后，再送相关科室和领导审核签发，不得直接送县政府领导个人或交办公室其它业务科室办理，杜绝公文越级、横向传递和体外循环。

（三）上报县政府的请示性、报告性文件一律按规定标注签发人，签发人为县府各部门、乡镇人民政府的正职或主持工作的副职。

请示、
报告应遵循一文一事的原则，不得多项请示，报告中不得夹带请示事项，主送机关只有一个，杜绝多头报送，确需同时送其它机关的，应当以抄送的形式。

同时，不得越级报送，除抢险、救灾、突发性事故、事件等紧急事项外，一律按逐级请示的原则办理。

（四）各乡镇政府、县府各部门上报的请示性、报告性文件，除突发事件重大事件或县政府领导交办的急件外，一律不得通过传真件形式报送。

（五）所有报送县政府、县政府办公室的请示、报告公文一律按一式二份报送。

（六)凡是不按上述规定报送的文件，县政府办公室不予受理，其责任由报送部门承担。

四、公文受理回复制度
县政府办公室对乡镇和部门以正式文件报送的请示、报告实行回复制度。

（一）对请示性公文，县府办在收文之日起5个工作日内对受理情况予以回复，特殊情况不得超过7个工作日。

对紧急重要事项随到随办、及时回复。

回复内容如下：
⒈已转县府有关部门办理；
⒉已送县府办分管主任、主任、分管县长、县长阅示；
⒊须经县政府常务会议或县政府专题会集体研究；
⒋来文不符合要求，退回来文单位按规定办理。

对县政府领导已明确签署意见或会议已讨论决定的，县府办及时退还来文单位或以公文批复。

（二）对乡镇和部门交县政府的报告，县政府领导有明确批示的，县府办在领导签署意见之日起3个工作日内按批示意见予以办理或返回来文单位；若无明确批示的，县府办原则上不再予以回复。

（三）对转交有关部门办理的请示，承办部门应于收文之日起7个工作日内明确答复来文单位，同时抄报县府办；属部门职权范围内不能解决的事项，承办部门应于收文后3个工作日内提出处理意见，报县政府审批；涉及几个部门的事项，由县政府分管领导或县府办协
调办理。

（四）回复方式为电话、书面或其他方式。

附件：⒈公文规范中应注意的有关问题
⒉公文主题词表
二○○六年八月十日
附件1：
公文规范中应注意的有关问题
一、文种的问题。

公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

二、用纸的问题。

所有报送县政府、县政府办公室文件均执行国家规定的公文格式，一律使用国际标准A4（210mm×297mm）60-80克/m2胶版印刷用纸或复印纸（含文件附件、文件审签首页）。

文件审签首页必须使用县政府办公室统一印制的发文稿纸。

三、格式的问题。

（一）结构层次清晰，第一层次为“一、”，第二层次为“（一）”，第三层次为“⒈”，第四层次为“（1）”。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字使用汉字（如：二００六年）外，应当使用阿拉伯数字。

（二）主送机关和正文、成文时间、印章。

主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

正文是公文的主体部分，注意数字、年份不能回行。

成文时间以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准；成文时间置于正文右下方。

（三）附件。

应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件名称后不加标点符号。

公文只一个附件的只标注其名称，不标序号，如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字。

如在正文中已写明附件的名称，在正文之下可不作附件说明。

附件另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时还要标
识序号，如“附件1”、“附件2”等，并在后标全角冒号。

（四）签批时间和印发时间。

文件中标明的签批时间要先于印发时间或与印发时间相同。

文件版记中不注明“打字、校对”等人名。

四、字体、字号、行距。

公文标题用2号小标宋体字；正文用3号仿宋体字，文中如有小标题，可用3号小标宋体字或黑体字。

每页22行，每行28个字。

五、请示、报告文件，必须在首页注明签发人姓名（签发人一般应是本部门的主要负责人），签发人姓名平行排列于发文字号右侧。

附件2：
公文主题词表
使用说明
一、体系结构
词表共由１５类１０４９个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有１３类７５１个主题词，附表有２类２９８个主题词。

词表分为三个层次。

第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。

第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。

第三层是类属词。

如“体制”、“职能”、“编制”等。

第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。

二、标引方法
（一）一份文件的标引，除类别词外最多不超过５个主题词。

主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。

（二）标引顺序是先标类别词，再标类属词。

在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。

如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。

（三）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。

如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、
“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。

（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。

如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。

（五）当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。

同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。