商务接待安排表——实用模板
商务接待工作执行实用表格
（一）商务接待安排表
来客所在单位
来客负责人姓名
来客负责人职务
பைடு நூலகம்来客人员名单
接待部门
接待负责人
到达时间
离开时间
人数
到访原因
接待计划安排
车辆使用计划
相关事项
摄影
礼品
音响
欢迎标语
用餐
鲜花
宣传材料
礼仪
导游
题词
水果
其它
接待部门意见
签字：
主管领导意见
签字：
（二）接待用餐申请表
编号：申请日期：年月日
接待负责部门
接待负责人
负责人职务
来宾负责人
所在企业
职务
来宾总人数
用餐时间
陪同人数
接待事由
招待标准
经办人
接待部门
行政部
主管副总
接待方案标准样表
---------有限公司一行贵宾
年月日来访接待方案
一、来访企业情况
（一）企业基础情况。
（二）来访人员（1人）
序号姓名职务性别
（三）来访时间
到达时间：年月日
离开时间：年月日
（四）来访目的
1、
2、
二、接待部门及人员安排
序号分组姓名职务
1
2
3
三、行程安排
航班信息： 具体接待安排：
日 日 序号 时间 行程 描述 1 2 3 4 5
四、行政部门对接事项 序号 事项 行政部
描述 日当天事项节点安排
1 接机
2 入住
3 晚餐
序号 航班 起始 时间 1
序号 时间 行程 描述 1 2 3
序号事项
行政部
描述日当天事项节点安排
1 会议会议室安排、卫生、投影、
纸笔、茶水
8:30前确认检查
2 考察白色霸道、司机
观光车司机
10:30确认观光车司机准备
3 午餐预定有机餐厅用餐6日下班前需确认预定，7日由招商部自行跟进具体起菜时间通知
4 送机白色霸道、司机14:00出发前往机场
五、关于接待签单事宜
序号事项处理支持
1 餐厅用餐签单招商部门分管领导签字落实
2 餐厅用餐签单招商部门分管领导签字落实
年月日。
商务接待标注一览表
不设定具体限额。
接待车辆
公司办公用车或公共交通工具
公司办公用车或公共交通工具
公司办公用车
住宿标准
按对方人员要求提供协助，公司不负担住宿费用
按对方人员要求提供协助，公司不负担住宿费用
四星级以上酒店，公司负担费用
餐饮标准
1.简餐消费控制在50元/人以源自；2.宴请消费控制在200元/人以下；
3.总费用控制在2000元以内（含酒水）。
1.简餐消费控制在100元/人以下；
2.宴请消费控制在300元/人以下；
商务接待标准一览表
接待标准
接待级别
业务招待
公司接待
普通接待
中级接待
高级接待
特殊接待
适用范围
由部门经理主导的各种业务接待
由分管领导主导的各种业务接待
由公司总经理主导的各种业务接待
由公司总经理统一安排
交通标准
按对方人员要求提供协助，公司不负担费用
按对方人员要求提供协助，公司不负担费用
按对方人员要求提供协助，原则上公司不负担费用
商务接待表单五张
接待部门：
接待负责人：
需协助部门：
来宾单位：
来宾人数：
来宾职务：
来宾联络人：
到访日期：
来宾联络人电话：
预计逗留时间：
来访目的及说明：
目的：□参观 □检查 □验厂 □验货 □洽谈 □交流 □维修 其它：
说明：
接待物品 ( 如需要请打勾并填写品名）
□茶 □欢迎牌 □题字笔墨 □咖啡 □纸巾 □投影仪 □水果
如：1.热烈欢迎集团公司领导一行莅临检查指导 2.内抓管理 外树形象 打造新气象 3.一心干事业 齐心谋发展 同心促和谐
（二）会议室标语 如：热烈欢迎集团公司领导一行莅临检查指导 四川鸿鹏新材料有限公司人力行政事业部 年月日
（表四）贵宾接待流程
一、前期准备工作 1. 详细了解贵宾基本情况，男女人数、到达时间、接待规格及外貌特征。 2. 根据贵宾要求，充分沟通，确定接待安排，制定整套接待方案，成立接待小组。 3. 提前了解整个接待过程是否需要全程摄影、摄像。 4. 提前了解当天天气情况，出发前向参与人员做提醒。 5. 提前确认是否需要准备欢迎横幅、鲜花。 6. 提前确认是否需要准备礼品，礼品数量和单价标准。 7. 出发前提醒各位负责接待的领导携带名片，并适量多带些。 8.常备药品购买，并申请备用金，以备不时之需。
4. 送 来访领导 一行（预计 点 分）至 下一去往地点 ， 办公楼两侧安 排两队欢送人员。
送行人员: 三、成立接待工作组组长:
副组长： 成 员： 四、准备工作及人员职责分工
姓名
职务
具体分工
配合人
联系方式
五、其它 1. 所有参与接待人员统一服装，热情、大方、礼貌。 2. 各级管理人员要认真检查落实各项准备工作，各负其责，确保准备工作到位。 3. 接待活动期间室内、外严禁吸烟；如需吸烟需要指定地点。 4. 会议结束后，生产现场或中控室 DCS 操作系统前视察陪同人员。 5. 会议期间及会后领导在生产现场或中控室 DCS 操作系统前视察期间，楼前列队欢迎人员有 序退至进场道路两侧 ,待领导返回时列队欢送。 5、有需要时送 来访领导 一行至 下一去往地点 。 六、标语 （一)进大厅的玻璃阳台上标语（横挂于办公楼大厅外的玻璃阳台正中央）
公司企业客户接待安排
Xxxxx公司客户接待安排
一、客户接待时间：xxx年xx月xx日-xx月xx日
二、客户到达及返回时间：
1、客户员工x男/x女 xx月xx日下午xx点左右开车到xx；
2、客户xx月xx日上午自驾回
三、接送安排：
1、xx月xx日下午xx点左右开车到xx，由xxx负责到高速路口接引，安排晚上食宿。
2、xx月xx日上午xxx xxx点火车到达xx，xx负责xx点xx 到达火车站联系接站事宜，并安排早饭。
四、入住酒店安排：负责人：xxx
xxx宾馆（xxx元/间/含早），xxx负责预定x间房间；
五、期间就餐安排：负责人：林奇
六、会议日程安排：负责人：xx
七、后勤安排：（负责人：xxx）
1、xx日下午制作欢迎横幅x条，晚上进行悬挂；
2、xx日下午点公司、厂区卫生进行大扫除；
3、xx日下午会议室进行卫生卫生打扫，检查设备；
4、xx日上午xx点会议室摆放果盘、茶水、抽纸、投影仪、电脑、话筒准备好；
5、中餐、晚餐的酒水、烟由xxx提前准备好；
6、礼品xxx份，xxx提前准备好。
横幅：热烈欢迎xxxxxxx莅临xxxxx公司参观指导。
接待表格模板
接待表格模板
接待日期接待人员姓名来访单位来访人数来访事由接待人员签字2023/6/1 张三ABC公司 3 商务洽谈
2023/6/5 李四DEF企业 2 考察合作
2023/6/8 王五GHI机构 4 调研交流
说明：
表格中的每一列依次为：接待日期、接待人员姓名、来访单位、来访人数、来访事由、接待人员签字。
接待日期和接待人员姓名为必填项，其余为选填项。
来访单位为来访人员所在的组织、公司或团体名称。
来访人数为来访人员的总人数。
来访事由为来访人员到访的原因，如商务洽谈、考察合作、调研交流等。
接待人员签字为接待人员在接待完毕后进行签字，表示接待工作已经完成。
具体填写表格时，可根据实际情况添加或删除相应的列，并进行填写。
商务接待一览表
游玩景点
在储备的江浙沪旅游景点中向客人推荐,根据客人的时间安排和喜好进行。
客人的具体情况
行政部
应了解重要客人是否有指定的旅游景点,须满足
2
游玩路线
根据旅游景点，并向客人推荐旅游路线的选择，须按照景点旅游情况进行。
重要和特别重要贵宾
行政部
应考虑景点旅游时间周期与客人时间周期一致
3
游玩陪同
必要时,公司安排人员进行陪同,对于重要贵宾,公司应安排游玩陪同人员。
5
餐饮服务
礼仪服务方面准备，包括斟酒等，通常由酒店服务员操作,对于重要客人应由公司安排
按客人层次确定
行政部
一般情况下，由酒店服务员承担，特殊情况，公司应明确
6
餐饮说词
根据客人的习惯、性格等，主陪人员准备相应说辞，对于特别重要贵宾而定
重要和特别重要贵宾
公司负责人、总经办
总经办应根据场景，负责草拟框架内容
总经办、行政部
特别重要贵宾指定宾馆应提前预订,满足需要。
3
住宿房间
按照客人的情况和习惯，选择宾馆房间，主要是针对重要和特别重要贵宾而考虑。
重要和特别重要贵宾
总经办、行政部
应提前征求特别重要贵宾的意见进行综合考虑
4
住宿陪同
根据客人及工作情况,安排陪同住宿人员，主要是重要和特别重要贵宾而定。
重要和特别重要贵宾
3
餐饮酒水
根据客人的喜好，确定宴请酒水品种和数量，正式宴请应备酒水，工作餐一般不备酒水。
按客人层次确定
总经办、行政部
根据客人喜好和实际情况进行确定
4
餐饮陪同
根据宴请的规格和需要，确定陪同就餐人员，一般情况下,由对接业务部门陪同。
重要访客接待安排表
4、其他要求：__________________________________________
订房要求
宾馆（星级/标准）
________星级/标准：__________元/天
房间要求
□单人间□双人间
其他特殊要求：____________________ .
重要访客接情况
来访原因
公司名
姓名
职位
姓名
职位
公司名
姓名
职位
姓名
职位
欢迎牌/横幅内容：
会议室使用要求：
1、会议室名称：_______________________________ .
2、会议室座位摆放：□课桌形□圆形□马蹄形
□椭圆形□剧场形
□其他：_____________ .
入住天数
费用结算
□客人自理□公司承担
订票要求
起始地
目的地
车次/航班号
日期/时间
用车要求
车型
用车时间
是否需要赠送礼品□是□否
礼品名/类型：______________
金额：_________________数量：____________________
部门经理签字
总经理签字
印送：人力资源/行政部、市场部、采购部
公司接待流程表格WBS(非常实用,可以直接修改使用)
接待时间 责任部门 来访人员 XXX 行政部 接待地点 责任人 XX会议室 XXX
接待人员 来访目的 接待方案 注意事项 No. 1 1.1 行程安排 准备工作 会议室预定 （1）由行政部XXX布置会场（设备检查等）； （2）明确会议桌摆放材料（宣传册、纸、笔、垫 板、议程）； 准备席卡 “热烈欢迎XXX一行莅临指导！” 现场照相：XXX 摄像：XXX 视察、指导工作 会议室座谈 说明接待人员形象要求 接待人员统一着正装，佩戴胸牌。 最晚 完成时间 地点 责任单位 /部门 责任人 联系电话 说明
2.1
门厅迎接
行政部
XXX到一楼门厅处接待
2.2
参观实验室
参观路线：XXX
2.3 2.4
工作汇报 座谈交流
XXX主持接待并汇报公司业务发展情况 XXX指导工作
第 2 页，共 4 页Biblioteka 来访接待WBS配合人
检查落实
第 3 页，共 4 页
来访接待WBS
检查落实
第 4 页，共 4 页
1.2
会场准备
1.2.1 席卡准备 1.2.2 电子屏幕欢迎词 1.2.3 摄像准备 1.3 1.4 1.5 参加人员确认 汇报准备 新闻报道
第 1 页，共 4 页
汇报公司情况 在公司报上发表
来访接待WBS
No. 2 行程安排 会议接待 全体 接待人员 最晚 完成时间 地点 责任单位 /部门 责任人 联系电话 说明
商务接待安排表格模板
---
1.活动信息
活动名称：[请填写活动名称]
活动日期：[请填写活动日期]
活动时间：[请填写活动时间]
活动地点：[请填写活动地点]
---
2.参与人员
2.1.主要嘉宾
序号
姓名
职位
公司/机构
1
[请填写姓名]
[请填写职位]
[请填写公司/机构]
2
[请填写姓名]
[请填写职位]
[请填写公司/机构]
[请填写参与人员]
3.3.交通安排
交通工具
出发时间
出发地点
目的地
参与人员
[请填写交通工具]
[请填写出发时间]
[请填写出发地点]
[请填写目的地]
[请填写参与人员]
[请填写交通工具]
[请填写出发时间]
[请填写出发地点]
[请填写目的地]
[请填写参与人员]
[请填写交通工具]
[请填写出发时间]
[请填写出发地点]
[请填写活动内容]
[请填写参与人员]
[请填写时间段]
[请填写活动内容]
[请填写参与人员]
[请填写时间段]
[请填写活动内容]
[请填写参与人员]
3.2.就餐安排
时间
就餐地点
参与人员
[请填写时间]
[请填写就餐地点]
[请填写参与人员]
[请填写时间]
[请填写就餐地点]
[请填写参与人员]
[请填写时间]
[请填写就餐地点]
[请填写目的地]
[请填写参与人员]
---
4.其他事项
4.1.特殊需求
- [请填写特殊需求]
4.2.备注事项
客户公司来访接待日程安排表
时间
接待事项
地点
接待人员
备注
4月10日22:00
接机
XX机场
总经理、销售经理
21：30公司派车并安排人员前往XX机场（航班到达时间23:10）迎接客户公司领导安排宵夜，送回酒店
4月11日8:00
迎宾
中州酒店
总经理
公司派车并安排人员去酒店，共进早餐后接客户到公司
4月11日9:00
迎宾仪式
办公室
董事长 总经理
公司人员在董事长的带领下，在办公楼门前迎接客户
4月11日
10:00—12:00
参观公司
公司总部
董事长总经理
9：30安排3辆电瓶车在办公楼下等候，9:45客户公司领导在董事长的陪同下乘电动车按参观路线参观公司，所参观公司经理做好路线引导和讲解工作安排，在参观结束时提前10分钟电瓶车在公司北门等候客户乘车至会所乘车时；注意清点人数，避免落下人员
4月11日19:00
机场送行
XX机场
总经理 销售经理
18：30前往XX机场（17：00到达XX机场）欢送客户公司领导
参观图书馆及活动中心
商务会所
走步梯上会所三楼，参观职工活动室、图书馆、文化产业网、职工之家等
座谈
在职工之家进行座谈
4月11日12:30
午宴
中州凯悦中餐厅
12：00行政部派车在职工之家等候客户去中州就餐
4月11日下午
休息
4月11日16:30
送行宴会
XX特色餐厅
16:20行政部派车等候安排客户公司领导和客户领导参加晚宴，车辆在餐厅门口等候
XX领导接待行程安排表(模板)
10
11
物品 费用确定与方案申
请 行程安排及对接
接待后费用报销
纸巾
湿纸巾
饮用水
交通接机
交通中巴
跟车 酒店水果、茶点、 牛奶提前购买及摆
放 酒店提示卡
数量
单位
12
酒店
行李安排
13
酒店用餐提醒
14
酒店预定与退房
15
用餐
用餐安排
16
会议议程确认
电脑、录音笔、翻页笔、汇报资料拷贝、台卡 例如汇报资料、案场管理等
对于领导各项指示需全程进行会议纪录并进行销项
备注
17
横幅
18
会议台卡与人员清 单
19
会议
会议饮用水
20
会议水果茶歇23
接待方各项准备
24
其他
会议记录
25
接待过程拍照
接待分工总表
责任人
接待分工总表
要求 需确认费用出处并发起方案申请 与客方确认接待行程，拟定行程表 接待完成后需整理发生费用并进行费用报销
要求无色无味抽纸 要求无香味湿巾 要求小瓶瓶装水 确定接机人员、接机时间、提前清洗车辆等 根据行程再确定是否需要 确定跟车人员及跟车工作内容
完成时间
需提前购买放入客方入住酒店房间
需提前购买放入客方入住酒店房间 接机到达酒店后将行李分类，提前拿到客方身份证
并办理入住手续 安排专人做好酒店用餐地点及时间指引 提前拿到客方身份证办好退房手续，注意行李与身
份证一一对应，切勿弄混
根据接待时间确定用餐时间、桌数及座位
确认会议时间、地点、人数、座位安排 —— —— —— —— ——
客户接待计划安排表
记录编号：
区域经理
客户来源
客户人数
接待人
交通安排 □ 有 □ 无
预算小计
司机姓名
司机电话
备注：
接待安排 □ 有 □ 无
预算小计
接待时间
年 月 日 时— 年 月 日 时
招待
住宿安排 □ 有 □ 无
预算小计
住房标准
□五星
□四星
□三星
□便捷
□其他
酒店名称
住房间数
□五间
□四间
□三间
□两间
□一间
酒店地址
餐饮安排 □ 有 □ 无
预算小计
餐数
餐别
费用预算
用餐地点
人数
ห้องสมุดไป่ตู้□早餐
□ 工作餐
□ 招待餐
□中餐
□ 工作餐
□ 招待餐
□晚餐
□ 工作餐
□ 招待餐
总预算
￥元
备注：
审批记录
计划人
部门领导
财务部
总经理
接待轮序表格模板
5、不得在轮序表上乱涂乱画；
6、以上原则请每一位工作人员自觉遵守，如违反20元罚单。
案场接待站位表
月 日
月 日
月 日
月 日
站位人开始时间ຫໍສະໝຸດ 结束时间站位人
开始
时间
结束
时间
站位人
开始
时间
结束
时间
站位人
开始
时间
结束
时间
备注：1、顺序按照接待轮序表顺序执行，站位时间为半小时/人，站位期间不得随意离开站位台，如有特殊情况须有人接替站位，保持站位台随时有人。
案场接待轮序表
日期
正常（√） 轮过（×） 老客户（△） 其他案场（∕） 休息（○）
备注：1、轮序人须随时在控台等候，不得擅自离开，否则新来访客户接待则由下位置业顾问轮序。
2、接待台必须保证有两位接待人员；
3、接待人员如接客户必须在轮序表上注明，并喊下一个站位人员站位；
4、每天保持接待台干净整洁，不得摆放私人物品及喝水；
接待工作日程安排表
时间
地点
内容
陪同人员
3月1日
下午14:40
上海火车站
接站:
王主管、陈秘书
15:30
华园宾馆
办理入住手续;告知宾馆房间号码；将其一行人带领至房间；安排其用餐时间及地点
陈秘书
18:00
华园宾馆水仙厅
宴会
王主管、陈秘书、两大专卖店店长
3月2日
上午9:00-10:30
星海店
带领11:00-12:00
华园酒店
由王主管、陈秘书陪同共进午餐
王主管、陈秘书
下午13:00-15:00
南京分店
由南京分店长及王主管、陈秘书带领下了解店的发展、销售情况等
王主管、陈秘书、南京店长及其员工
15:30-17:00
淮海分店
在淮海带你店长方通等带领下，综合化了解店的经营方式及服务理念，并交流意见。
王主管、陈秘书、淮海店长及其员工
19:00
华园酒店
各分店店长及陈秘书共进晚宴
王主管、陈秘书、
3月3日
上午9:00-11:00
华园酒店三楼会议厅
检查人员代表集团对上海三家店的销售成绩作表彰
王主管、陈秘书、两大分店店长及相关人员
12：00:1:00
华园酒店四楼宴会厅
所有参与表彰人员及员工共同聚餐以及对来访人员的告别仪式
参加表彰会的所有成员
下午14:00
南京火车站
在王主管及陈秘书的陪同下，将来访人员送至火车站
王主管、陈秘书
商务接待预算表格模板
商务接待预算表格模板
说明
本文档为商务接待预算表格模板，旨在帮助您进行商务接待预算的规划和管理。
以下内容为示例，您可以根据实际需求进行修改和调整。
预算项目
预算说明
- 交通费：包括机票、火车票、出租车费等与商务接待相关的交通费用。
- 餐饮费：包括商务接待期间的用餐费用，如酒店餐厅、外出就餐等。
- 住宿费：包括商务接待期间的住宿费用，如酒店费用。
- 娱乐费：包括商务接待期间的娱乐活动费用，如观光、演出等。
- 礼品费：包括商务接待期间所购买的礼品费用，如礼品、纪念品等。
- 其他费用：包括任何与商务接待相关的其他费用。
- 总预算金额：将各项预算项目的金额汇总，得出商务接待的总预算金额。
注意事项
- 在进行预算时，需根据实际情况估算各项费用，同时合理控制预算，避免超支或浪费。
- 在预算过程中，应尽量考虑降低费用、节约开支，并综合考虑商务接待的效果与成本。
- 预算表格可根据实际需求进行调整和修改，以适应不同的商务接待预算管理。
以上为商务接待预算表格模板，希望能为您的商务接待预算规划提供参考和帮助。
如有任何疑问或需要进一步的帮助，请随时与我联系。
谢谢！。
接待客人准备表单
主题：****
——****接待工作实施细案（内部）
来宾基本信息：
来宾单位：
主要来宾姓名及职务: (详细信息见下表《来访客户简介》)
来宾人数：人
对接人姓名及职务：联系电话：
来访时间：年月日时至年月日时，共天
来宾类别：
□政府机构□客户（□行业大客户□一般客户）□合作伙伴□媒体□院校□其他社会团体□朋友
来宾参观目的：
□礼节性拜访
□业务洽谈
□经验学习
□检查工作
□媒体采访
□其他
来宾背景：
涉及具体业务□是□否
公司客户□是□否
曾经参观过公司□是□否
特别需要提醒的内容:
接待标准：□公司级□部门级□普通级
A公司级：对公司发展有重大影响的来访者，如公司高层、政府主要领导等。
公司接待规格为总经理全程陪同，车辆、用餐、住宿、游玩、参观执行A类公司级标准，
主要陪同人员共人
B部门级：对部门业务有重大影响的来访者，如公司中基层、政府非主要领导等。
公司接待规格为相关部门总监全程陪同，车辆、用餐、住宿、游玩、参观执行B类部门级标准，、主要陪同人员共人
C普通级：普通客户、供应商、协会或组织、企事业单位等员工或领导指定的其他符合三级接待对象。
公司接待规格为相关部门经理全程陪同，车辆、用餐、住宿、游玩、参观执行C 类普通级标准，主要陪同人员共人。
接待项目：
□01接机、接站□02安排住宿□03餐饮预定□04参观公司□06预定会议室□06赠送礼品□07安排娱乐项目□08送机、送站
预计费用标准：元。