公司公文管理办法

公司公文管理办法
第一条目的
为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

第二条公文种类
（一）公文的定义：公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

（二）常用的公文种类：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。

1．决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

2．意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。

3．通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。

4．通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

5．报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”；向上级部门请示指示、批准用“请示”。

6．规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

7．函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。

8．会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。

第三条公文类别及处理时限
上述公文按其性质划分为：经济、行政、党务、生产经营、工程、技术、基建、商务管理等。

公文处理时限：特急件随到随办；急件一天内处理完毕；普通件三天内处理完毕。

第四条公文制发格式
公文一般由标题、发文字号、签发人、主送（报）机关、正文、印章、发文时间、抄送机关、附件等部分组成。

如有附件应在正文之后注明附件名称和顺序。

文件标题应用2号黑体方正小标宋简体字；正文应用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字。

公文均采用横书横排，在主送机关名称之下第一行开始标注，每起一自然段均要左空2个字，回行顶格，数字、年份用数码标识的不能回行。

用纸格式采用国内标准公文用纸用A4型（29.7cmX21.0cm）。

第五条公文行文原则
1、上行文（逐级行文）即下一级行文给直接上级和更高上级行文。

2、下行文（逐级行文）可多级同时行文；直贯到底行文。

3、平行文原则相互没有隶属关系的部门之间可以行文。

第六条公文处置程序
所有文件均由综合办公室统一指定专人负责接收和发放。

公文收件人要及时登记、处理、按规定发放、存档。

1．外来公文接收与处置
1.1 公文接收
综合办公室文员接到文件并进行分类登记、统一编号后，填写《xx公司文件处理卡》由部门主管领导签署意见后，呈送总经理批示。

1.2 公文发送
经过公司总经理签署意见及批阅处理后的文件，综合办公室按照签署的意见及处理方法及时发送到相关副总经理及总工程师（或授权人）及部门相关人员，并由收件人签收。

1.3 公文处置
1.3.1主管副总经理及总工程师或其授权人接收文件后，按文件内容签署意见并指定具体部门或具体人员对文件进行处置。

1.3.2文件接收人完成文件处置后，将公文原件交综合办公室存档，部门以复印件形式存档。

2．文件对外制发
2.1 文件形成
需要发送文件的部门或人员形成文件后，首先在综合办公室取得文件编号，取得编号后的文件方可报审。

2.2 文件签发
取得编号后的文件经部门负责人核稿后,由主管副总经理（或其授权人）、总工程师（或其授权人）签署意见,报总经理审批后方可形成正式文件发出。

2.3 公文存档
所有公文接收和发出必须在综合办公室分类编号存档备查，如有电子版文本必须一起提供。

3．内部公文传阅及处置
3.1 公文阅批
公文形成后，由综合办公室文员进行分类登记、统一编号，经部门负责人签署意见后，报总经理阅批。

3.2 公文传阅
综合办公室依据总经理批示，报送相关主管副总经理、总工程师（或授权人），接收公文后按文件签署内容和意见并指定具体人员对公文进行处置或使用，并由收件人签收。

3.3 公文处置
3.3.1公文收件人收到文件后应按文件内容及时进行处置或使用。

3.3.2公文传阅后，接收人应按要求及时进行传阅并形成记录或文件传阅登记。

3.3.3传阅人在公文阅览完毕后，须在“xx公司文件处理单”签名，保证公文传阅及信息的完整性。

3.3.4公文传阅后返还综合办公室存档管理。

第七条公文签发、传阅流程
文件签发、传阅、存档流程见下图。

1、文件签发：
形成文件部门核稿主管领导签署总经理签发综合
办公室发出综合办公室存档。

2、外来文件阅批:
文件综合办公室总经理副总经理/总工程师执行(使用) 返回综合办公室存档。

3、文件传阅：
文件综合办公室总经理副总经理/总工程师执行(使用) 返回综合办公室存档。

第八条公文立卷、归档与销毁
1、公司文件在结办后3天内，交综合办公室归存，按“完整、有序”的原则对文件管理，检查，按类别、年代立卷，整齐放在文件柜内。

2、公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交综合办公室登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

3、任何个人不准擅自销毁文件或以废纸出售。

不需要立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。

4、销毁秘密级以上文件要登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。

第九条其他要求
1、文件审批需要用“xx公司发文纸”填写“xx公司用印申请单”；公文阅批、公文传阅需填写“xx公司文件处理卡”（具体见附表）。

2、各专业有关人员因工作需要借阅文件，需经本部门负责人签写文件借阅单，
经主管领导同意后方可到综合办借阅。

并在规定的时间内归还或续借。

3、传阅公文应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将公文超范围转借其他人阅看。

内容不得向第三方透漏。

4、公文形成必须从规范程度出发，做到主题明确、内容干练、条理清楚、层次分明、文字简练正确。

5、若公文以传真形式发出，如遇特殊情况，可先以电子文件的方式发出，随后补发送传真，并按规定对公文编号进行详细登记。

6、所有部门均应建立公文接收、发放、存档、处理台帐，由专人对文件进行管理。

第九条本《办法》自下发之日起执行，由综合办公室负责解释。

附件一：
xx公司文件处理单
传阅领导意见
承办结果
附件二：
xx公司发文纸
新广能字 [ ] 号
签发：审核：
部室核稿：拟稿部室：拟稿人：标题：
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