基金公司档案管理制度

第一章总则
第一条为了加强基金公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等法律法规，特制定本制度。

第二条本制度适用于基金公司及其各部门在各项工作中形成的具有保存价值的档案资料。

第三条基金公司档案管理工作应遵循以下原则：
（一）集中统一管理原则：档案资料由公司档案管理部门统一收集、整理、保管和利用。

（二）分类管理原则：按照档案资料的性质、用途和保管期限进行分类管理。

（三）保密原则：严格执行国家和公司保密制度，确保档案资料的安全。

（四）规范利用原则：档案资料的使用应符合法律法规和公司规定，确保档案资料的真实性和完整性。

第二章档案管理部门及职责
第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、借阅和销毁等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：
（一）制定档案管理制度，并组织实施。

（二）负责档案资料的收集、整理、归档、保管和销毁等工作。

（三）对各部门档案工作进行指导和监督。

（四）开展档案信息资源开发利用，为公司经营决策提供依据。

（五）执行国家保密制度，确保档案资料的安全。

第三章档案收集与整理
第六条档案收集范围：
（一）公司级证件：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证等。

（二）法人治理结构：股东会、董事会、监事会等决议及会议材料，高管人员资料档案，股东情况相关资料等。

（三）公司文书档案：外发文件、外收文件、内部文件等。

（四）合同档案：各类合同、协议、合同变更等。

（五）其他档案：会议记录、工作计划、工作总结、培训资料等。

第七条档案整理要求：
（一）按照档案资料的性质、用途和保管期限进行分类整理。

（二）对档案资料进行编号、编目，建立档案目录。

（三）确保档案资料的完整、准确、清晰。

第四章档案保管与利用
第八条档案保管要求：
（一）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等条件。

（二）档案资料应分类存放，便于查找和利用。

（三）严格执行档案借阅制度，确保档案资料的安全。

第九条档案利用要求：
（一）档案资料的使用应符合法律法规和公司规定。

（二）档案资料借阅需履行登记、签字手续。

（三）重要资料借阅需先请示相关部门负责人。

第五章档案销毁
第十条档案销毁程序：
（一）档案管理部门负责编制档案销毁清单。

（二）销毁清单经公司负责人审批后，方可销毁。

（三）销毁档案资料时，应采取有效措施，确保档案资料的安全。

第十一条档案销毁后，档案管理部门应将销毁情况记录在案。

第六章附则
第十二条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。