产品样品档案管理制度范文

产品样品档案管理制度范文
产品样品档案管理制度范
一、目的和依据
1.1 目的
本制度的目的是为了规范和管理公司的产品样品档案，确保样品的整理、存储和使用符合公司的需求和要求。

1.2 依据
本制度所采用的依据包括但不限于以下法律、法规和公司的相关规定：
（1）中华人民共和国合同法；
（2）中华人民共和国著作权法；
（3）公司的保密协议；
（4）公司的知识产权政策。

二、适用范围
本制度适用于公司内所有与产品样品档案相关的人员和部门。

三、定义和缩写
3.1 定义
（1）产品样品：公司开发和生产的、用于展示产品的实物样品。

（2）档案：包括产品样品的相关文件、照片、说明书等所有
与产品样品相关的资料。

3.2 缩写
（1）R&D：Research and Development 研发部门
（2）PM：Project Manager 项目经理
（3）QA：Quality Assurance 质量保证部门
四、档案管理流程
4.1 样品申请
（1）R&D部门根据项目需要填写样品申请表，并提供与样品
相关的文件和资料。

（2）样品申请表需要包括样品名称、数量、用途、申请日期
等信息。

4.2 样品审批
（1）由PM审批样品申请表。

（2）PM需要对样品申请进行评估，确保样品的目的和使用
符合公司的需求和要求。

（3）审批结果需在申请提交后3个工作日内给出，审批结果
需要记录并保存在公司的审批文件中。

4.3 样品领取
（1）样品申请通过审批后，R&D需要将样品交给申请人领取。

（2）申请人需要签署样品领取单，并确认收到样品。

（3）样品领取单需要记录样品的名称、数量以及领取人、领
取日期等信息，并保存在公司的样品档案中。

4.4 样品归还
（1）样品使用后，申请人需要及时归还样品。

（2）样品归还需填写样品归还单，记录样品的名称、数量、归还日期等信息。

（3）样品归还单需由R&D进行确认，并保存在公司的样品档案中。

4.5 样品存储
（1）归还的样品需要由R&D进行检查，并按照一定的规则进行存储。

（2）样品需要以防尘、防潮、防日光等方式进行保管，确保样品的质量和完整性。

（3）样品存储位置需要进行标注，并记录在公司的样品档案中。

4.6 样品报废
（1）样品在使用过程中出现损坏或过期的情况，需要进行报废。

（2）报废需填写样品报废单，记录样品的名称、数量、报废原因等信息。

（3）报废前需要由R&D进行确认，并保存在公司的样品档案中。

五、档案管理要求
5.1 档案备份
公司需定期对样品档案进行备份，并确保备份的安全和可靠。

5.2 档案存储
公司需要为样品档案提供足够的存储空间，并定期清理和整理档案，确保档案的完整性和可检索性。

5.3 档案保密
公司需要对样品档案进行保密，不得向未经授权的人员或机构透露档案内容。

5.4 档案借阅
需要查阅样品档案的人员需提出书面申请，并由相关部门进行审核和批准。

5.5 档案销毁
公司需定期对无用的样品档案进行销毁，并记录销毁的时间和方式。

六、制度责任
6.1 R&D部门负责制定和执行本制度，并对本制度的落实和执行结果负责。

6.2 PM负责审批样品申请，确保审批的结果符合公司的需求和要求。

6.3 QA部门负责监督和检查样品档案的管理执行情况，并提出改进意见和建议。

6.4 其他相关部门和人员负责配合和执行本制度，并及时报告相关问题和情况。

七、制度修订
本制度的修订由R&D部门负责，并作为公司的内部制度，需报备并获得相关部门的批准。

八、附件
（1）样品申请表
（2）样品领取单
（3）样品归还单
（4）样品报废单
以上为产品样品档案管理制度范，为确保公司产品样品的管理规范、有序以及满足公司需求和要求，所有与产品样品档案相关的人员和部门需要严格遵守和执行本制度。