石化、炼油等设计院工作操作指南

设计院系统部
项目操作指南
设计院系统部
2014/1/21
目录
1. 获得项目信息 (4)
1.1获取途径 (4)
1.2项目信息更新 (4)
1.3关键点及方案 (4)
2. 筛选项目 (5)
2.1 筛选依据： (5)
2.1.1项目中有换热设备 (5)
2.1.2合适的设计阶段 (5)
2.1.3项目性质投资规模 (6)
2.1.4项目其他情况 (6)
2.2 关键点： (6)
2.3 解决方案： (7)
3. 预留概算 (7)
3.1关于业主 (7)
3.1.1业主联络部门 (7)
3.1.2联系业主 (7)
3.2操作步骤 (8)
3.2.1确定使用位号 (8)
3.2.2制作配置方案 (8)
3.2.3提交概算 (8)
3.2.4确定概算 (8)
3.3加入方式 (8)
3.3.1业主提需求，设计院加入 (8)
3.3.2 设计院加入设计文件，业主默认 (9)
3.3.3 设计院加入设计文件，业主不知情 (9)
3.4关键点 (9)
3.5 问题及解决方案 (10)
4. 审查（企业内审、总部审查） (10)
4.1 工作流程 (10)
4.2 审查结果及应采取措施 (11)
4.2.1 企业内审 (11)
4.2.2 总部审查 (12)
4.3 审查会上加入概算 (12)
4.4 关键点 (13)
4.5 施工图设计材料 (13)
5. 商务阶段 (13)
5.1 一般流程 (13)
5.1.1 中石化商务流程 (13)
5.1.2 中石油商务流程 (14)
5.2 技术询价/请购文件 (16)
5.2.1操作步骤 (16)
5.2.2关键点 (16)
5.3选商（确定采购流程） (16)
5.3.1 业主选商的流程 (17)
5.3.2 工作步骤 (17)
5.3.3关键点： (18)
5.4 技术交流 (18)
5.4.1 不同采购方涉及的部门 (18)
5.5 技术协议 (19)
5.5.1 签订步骤 (19)
5.5.2 相关部门及人员 (19)
5.5.2 关键点 (20)
5.6 入网 (20)
5.6.1 操作步骤 (20)
5.3.2 关键点 (21)
5.7 谈价格 (21)
5.7.1 操作步骤 (21)
5.7.2 关键点： (22)
5.8 合同 (22)
5.8.1 操作步骤 (22)
5.6.2 关键点（合同内容） (23)
6. 合同执行 (23)
6.1 发货 (23)
6.1.1波导 (23)
6.1.2主体设备 (23)
6.2 到货验收 (24)
6.3 安装 (24)
6.4 开发票 (24)
附件 (25)
附件一广西石化渣油加氢新建 (25)
附件二庆阳石化催化汽油加氢 (25)
附件三金陵石化柴油加氢 (25)
附件四锦西石化柴油加氢 (25)
1. 获得项目信息
1.1获取途径
（1）设计院完整的项目信息可从项目部、技术处等职能部门的主任，工艺、设备等专业室主任、主任助理或组长
（2）个别项目可从关系好的工艺/设备工程师，或项目经理处获得
如是全厂新建项目，可从某一个装置的工艺/设备工程师那了解到其他装置的负责人。

（3）其他途径
二级设计院：业主（企业）委托给二级设计院做小改造；
第三方：中石油/中石化总部，其他媒介，网络等
1.2项目信息更新
（1）以保证不错过信息为原则，每个院的项目信息更新频率及时间确定：每季度初一两星期集中获取项目信息。

每个院的获取方式：寰球北京院无项目信息表
（2）询问设计院项目负责人设计开始时间并记录，到该时间再次跟进更新项目进展。

1.3关键点及方案
（1）设计院完整的项目信息需与信息持有人建立信任关系
通过公司人脉介绍/陌生拜访，请求对方给予尝试合作机会，做成第一个项目，并通过持续的关系维护和项目合作高成功率赢得ta对公司及个人的认可。

（2）与工艺/设备工程师建立良好关系
获取该工程师在设计上的领导（公司级副总工）的支持/默认，做成第一个项目，建立初步的合作基础，在沟通及项目跟进中时将长期合作的意愿传达。

（3）在较小设计院中，与项目经理建立良好关系
比如上海设计院，权力较大的是项目经理。

需要得到ta的同意才能加入概算。

工作方式同（2）
（4）从业主侧获取项目信息
从关系熟识的业主侧获取到该业主的新建/改扩建项目信息，通过业主把我们推荐到设计院的工艺/设备工程师或领导。

此方法可推动设计院的工作。

2. 筛选项目
综合项目各方因素，筛选能做的项目，排列优先级，合理分配各项目精力的投入。

2.1 筛选依据：
2.1.1项目中有换热设备
（1）明确涉及到换热设备的，例如A石化新建800万吨/常减压装置；
（2）可能会涉及的，例如B石化催化裂化装置改造，需要跟具体工程师确认；（3）不会涉及到的，例如C石化油库改造。

2.1.2合适的设计阶段
通过公司级副总工、主任助理或组长了解项目具体负责人及项目设计进展。

（1）可研阶段
可与负责的工程师沟通，能否在可研中写入“**（位号或特定的物料）增加超声波防垢设施”。

保持设计进度的了解。

（2）总体设计
可开始与业主沟通，尝试说服工程师加入概算；
（3）基础设计
列为重点项目，立即开展业主和工程师的工作，获得双方同意，明确换热器位号
并在设计存档前加入概算；
（4）施工图设计
了解具体情况之后，集体决策是否放弃。

主要参考因素：技术必要性（例如，缠绕管式换热器则满足）、概算情况（是否超概、超多少）、业主关系。

2.1.3项目性质投资规模
新建装置投资额一般都上亿，比较大；技改项目投资额一般都低于一亿，比较小。

根据投资规模，结合防垢必要性及预期概算确定我们的精力投入在多个项目中的分配。

2.1.4项目其他情况
（1）概算情况
概算是否超出预算、超出多少、业主是否能接受。

（2）企业性质
央企：中石油、中石化，重点项目
地方国企：烟台万华、延长石油、神化集团等以及中海油，尽量尝试
私企：三江化工等，充分考虑后慎重选择
（3）业主关系
关系好的，与负责该企业的同事共同商量做业主工作，花费精力较少
没有接触过的，花费精力较多。

2.2 关键点：
（1）项目综合信息的获取
（2）专业知识的储备
如果自身专业性不强，筛选项目过程中会排除可行有利项目，尤其是化工项目。

（3）合理分配各项目的时间/精力
2.3 解决方案：
（1）多与设计院工程师、业主沟通，关注行业信息。

（2）在筛选项目中，学习装置工艺，或寻求公司进行专业指导。

化工项目可与工程师商量合适的位置。

（3）可自行安排项目跟进时间分配，并请教有经验的同事，或部门共同探讨决定。

3. 预留概算
3.1关于业主
3.1.1业主联络部门
与设计院联络的部门可能会是：机动／生产／工程／项目部／规划。

询问设计院工艺/设备工程师，或业主联系人业主方面的决策流程，问清此阶段决策人。

3.1.2联系业主
（1）通过设计院工程师获得联系方式，并询问ta谁是业主决策人，最佳情况是获取整个业主项目部的联系表；如果工程师不知道，可到项目部找项目经理查询。

（2）通过（具体工程师／专业副总／项目经理或公司既有人脉）介绍或陌生拜访业主联系人／关键人（一般而言，关键人的级别至少是科级的），获取支持。

方案如下：
A. 通过联系人弄清加入概算的流程及关键人；
B. 根据信息判断联系人能否决定此阶段，如能，获取他的支持/默认；
C. 如不能，询问他能决定加入概算的部门及关键人，获取关键人的支持，有可能是多个部门共同决定。

3.2操作步骤
3.2.1确定使用位号
（1）征得业主关键人同意
（2）公司技术部门、设计院工艺/设备工程师和业主关键人一起确定适合加超声波的换热器位号，主要是生产经验表明结垢倾向性比较强的位号或物料。

3.2.2制作配置方案
从设计院工程师拿到换热设备数据表（其中包含换热器型号、规格参数、管板材质、物料特性、进出口温度及压力／流速等），填好设备调查表，提交给公司商务部做换热器超声波防垢的配置以及成交价。

3.2.3提交概算
将成交价的110%（不低于）做为概算价，先提交给业主关键人，确定合适的概算，再提给设计院工艺/设备工程师。

3.2.4确定概算
根据项目综合情况，与设计院工艺/设备负责人、业主关键人商定具体的超声波概算，并确定工艺/设备工程师已加入设计。

3.3加入方式
3.3.1业主提需求，设计院加入
（1）获得工艺/设备工程师支持，选取可加入超声波防垢的换热器位号
（2）通过工程师获取业主联系人方式
（3）拜访并征求到此环节业主关键人同意，初步商定换热器位号及金额
（4）业主关键人或其安排的联系人可以有如下方法把需求提给设计院
A.给设计院项目部发函（正式）；
B.在内审会上提出增加（正式，但不推荐，因为此时设计已存档，总概算已出，再加入容易留话柄）；
C.给工艺或设备工程师发邮件/打电话/私下说（最好业主去设计院时我们也在场）
（5）跟工艺/设备工程师确认业主已提需求，约定拿换热器数据表做方案时间案例（广西石化渣油加氢新建）见附件一
3.3.2 设计院加入设计文件，业主默认
（1）获得工艺/设备工程师支持，选取可加入超声波防垢的换热器位号
（2）通过工程师获取业主联系人/关键人联系方式
（3）拜访并征求到此环节业主关键人同意，初步商定换热器位号及金额。

业主会说类似“你们先让设计院加，就说是我说的。

”的话
（4）跟工艺/设备工程师反馈业主的支持态度，约定拿换热器数据表做方案时间案例（庆阳石化）见附件二
3.3.3 设计院加入设计文件，业主不知情
（1）设计院说不需要业主工作；设计院说需要做工作，但我们没有做
（2）工艺/设备工程师主动从工艺/设备角度挑选防垢关键点，把这笔概算隐藏在总概算表里，其他专业或业主找不着。

案例金陵石化见附件三。

3.4关键点
（1）提前做业主工作
（2）业主决策流程
（3）预留概算方式选择的依据主要在于：
A. 业主和设计院哪一方更强势
B. 预留概算这个阶段，我们与业主和设计院这两方的关系哪一方更好，
更愿意为我们承担压力
（4）在设计院开展的每一个项目，都争取达到最佳的结果（3.3.1），让对方看到公司的背景实力、个人工作能力等；
（5）尽量避免3.3.3情况的发生。

在通过审查之后立即找业主关键人沟通，补上工作，获取谅解和支持。

3.5 问题及解决方案
（1）设计院的支持
在工程师方面：共同合作成功一个项目；得知我们跟ta领导合作成功；看到我们在院里跟其他工程师做成项目；ta熟悉的工程师介绍；我们主动要求接触业主，分担ta的压力
（2）业主的支持
A. 在拿到项目信息时，根据项目阶段安排开展业主工作时间，见2.1.2；
B. 设立最迟接触业主时间线（存档前一个月）；
C. 利用以往公司项目建立的联系陌生拜访/通过相关方推荐
D. 业主负责人很可能会要求开技术交流会，以把责任分担出去
开交流会之前，与业主负责人进行沟通，了解参会部门及人员／关键人，提前获取关键人的支持。

会后持续沟通，直至获得业主下一步工作的具体指导，比如确定概算／换热器位号，发函给设计院项目部（正式）／与设计院负责人打招呼（非正式）
E. 最大限度的减轻其压力，获得不反对的态度
业主担心自己需要对整个项目的成败负责，超出了职权及能力范围，而不敢涉及项目。

当得知不必对结果负责，而是在职权内帮助我们，他们压力就减轻很多。

（3）错过了基础设计存档时间，审查会上加入。

见4.3
4. 审查（企业内审、总部审查）
4.1 工作流程
（1）跟设计院/业主确定审查时间地点及会议安排；
（2）确定参会各方名单，包括设计院（工艺、设备）、业主（车间／最终用户、机动、生产、规划）、总部／专家（总部审查）；
（3）会前确定各方的支持／默认态度；
（4）给业主联系人和设计院工程师分布准备技术必要性说明；
4.2 审查结果及应采取措施
4.2.1 企业内审
说明：业主和设计院在设计文件报往总部之前，为了达到总部安排审查的要求而共同进行的修改。

可能的原因：概算要到设计大致完成之后才能汇总出来。

（1）直接取消（业主工作不到位）
A. 了解概算情况以及企业内审情况：取消是如何发生的，谁提，谁决策被否的直接原因
B. 针对性的做通业主关键人工作，并共同商讨／确定重新加入的方案
C. 可能的方案为：在内审意见答复前（1～2周）提供必要性说明给设计院工程师进行答复并追加概算（案例锦西石化柴油加氢见附件四），或在基础设计审查会上提出增加超声波，见4.3。

（2）建议核减（业主从必要性角度考虑，排除了防垢必要性不强的换热器）
A. 了解概算情况以及企业内审情况：取消是如何发生的，谁提，谁决策？超概算严重，部分位号必要性不强，业主工作没做到位
B. 核减的结果我们是否能接受，如接受，则保持与业主沟通，加强其过基础设计审查的信心；
C. 如不接受，针对性的做通业主关键人工作，并共同商讨／确定重新加入的方案。

可能的方案为：在基础审查会上提出增加超声波
（3）顺利通过（会上没提）
A. 感谢业主联系人支持，询问是否还需要我们做什么工作。

B. 保持与联系人的沟通，及时获取基础设计审查的信息。

4.2.2 总部审查
（1）建议核减（技术必要性；投资角度）
A. 从业主／设计院了解会上核减原因及经过，根据情况与他们商定是否合适保住原概算。

B.如合适，让设计院在给总部的会议纪要答复里坚持原概算。

C.另一方面，与总部负责最终批复的领导进行沟通，征求到他的同意。

（2）建议取消（项目超概，从投资角度考虑；技术必要性）
业主最终用户提技术必要性说明，业主相关部门：车间、机动、生产、规划
A. 从业主和设计院了解建议取消的经过。

B. 让设计院在给总部的会议纪要里坚持使用超声波，并附上必要性说明（由我们提供），
C.同时获取总部负责答复的领导的支持（重点）。

（3）顺利通过（会上没提）
A. 会后短信／电话联系各负责人，表示谢意；
B. 跟业主／设计院保持沟通。

4.3 审查会上加入概算
得知项目信息时基础设计已经完成并存档，错过了正常加概算的时间。

此情况应尽量避免。

可考虑在审查会上提出个别换热器位号增加防垢装置必要性，并写入会议纪要。

理想的操作方案为：
（1）专家提必要性
（2）设计院及业主支持
（3）总部领导不反对
（4）会议纪要写入增加超声波防垢
案例镇海炼化延迟焦化见附件可根据参会各方的支持力度，对方案做出调整。

主要原则是业主及总部不反对。

4.4 关键点
（1）了解会晤信息，包括时间、地点、参与人； （2）会前沟通，至少得到各方的默认态度 （3）总部板块支持力度。

决定概算留下的额度，摸清决策链上的关键人，长期维护。

4.5 施工图设计材料
施工图设计中提用电需求给工艺或设备工程师，让他们把要求提给电气／配管等专业。

安装说明包含用电要求、主机支架图及辅料等，以及施工分界图。

5. 商务阶段
5.1 一般流程
技术询价书——选商——技术交流——签技术协议——招投标／议标／独采
5.1.1 中石化商务流程
以扬子石化为例： （1）技术询价：
项目部采购室采购经理根据技术询价中设计院推荐的供应商信息，与我方电话联系，询问技术相关情况。

（2）选商
物装设备采购科根据技术询价内容（技术参数、设计院推荐供应商）选择网内相关供应商；
炼油厂（最终用户）从技术角度对设备采购选择的供应商进行筛选确定。

项目部采购室
扬子项目部设计中心
设计院工艺/设备工程师
炼油厂（最终用户）
物装设备采购科
（3）技术协议
组织者：物装设备采购科
参与者：业主装置负责人（最终用户），设计院工程师，我方 各方意见达成一致后，签订技术协议。

（4）议价
组织者：物装设备采购科 主谈：物装设备采购科
参与者：装置负责人（最终用户），我方
对议价结果会形成《议价结果确认单》，需参与各方对内容签字确认；
物装设备采购科根据《议价结果意见》计划下一步工作。

（5）入网、网上报价
对议价结果无异议，设备采购科通知我方提供入网材料（公司营业执照、资质、一年内财务报表、技术说明等）；
物资编码下来后，我方可进行网上报价（报价金额即为议价结果）。

（6）合同
编写部门是物装设备采购科。

5.1.2 中石油商务流程
项目控制部
项目采购部
项目经理（公司副总）
物装设备采购科
项目部采购室
《议价结果确认单》
《议价结果意见》
采购部写供应商短名单
合同生效
生成合同报领导审批
生成纸质版合同
双方签字盖章
签订技术协议部门确认采购方式
独采 招标/议标
采购部独家采购
采购部组织议价
领导审批签字
相关部门写独采申请
开招标会/议标会
技术标、商务标评分
确定中标厂家
工程部/项目组签技术协议
采购部办入网
机动/工程部签技术协议
工程部/项目组写供应商推荐表
采购部办入网
工程部/项目组写供应商短名单
入网 非入网
机动/工程部填供应商推荐表
设计院发请购文件（业主采购）
规划处
工程部/项目组选供应商
采购部选供应商
入网
非入网
5.2技术询价/请购文件
5.2.1操作步骤
（1）跟设计院工艺/设备确认具体超声波设备概算情况，是否有变化，从而判断是否需要追加概算，调整超声波台数或换热器位号；
如果概算缩水严重
A. 与采购方负责人沟通，争取能追加概算，先了解追加概算的流程和关键人，并针对性的做工作，把技术询价先压着，留给充分的做工作时间。

B. 如果增加不了，与采购负责人及技术负责人协商更换为比较小的换热器，出设计变更。

（2）询价书中包括推荐我方技术的内容，其中的技术参数与我们技术参数相一致；
（3）与工艺/设备工程师保持联系，了解装置请购文件的发送时间，同时确认业主对接部门及人员，提前去与业主相关负责人沟通。

5.2.2关键点
及时与业主联系人沟通，了解该企业独家采购的流程及关键人，共同商量合适的采购方式。

并与公司汇报，获取相应的人脉支持，争取在正式采购前获得关键人的支持或人员安排。

洛阳院独采流程：工艺员－公司级副总－室主任－财务／纪委／概算／审计／采购／设备主任－周成平
5.3选商（确定采购流程）
业主选入供应商的数目，决定了后续的采购流程是独家还是议标/招投标。

5.3.1 业主选商的流程
一般流程：调研—形成调研报告－供应商名单
不同业主的流程
（1）华北石化。

生产运行处联系供应商（具体操作），设备口处级领导（副总师）决定；
（2）广西石化。

机动处调研／寻找，拟供应商名单，招标委员会确定名单；（3）镇海炼化。

项目部张罗调研，车间、机动处设备、仪电部参与，形成调研报告，推荐；
（4）九江石化：技术部找供应商，提交设备筛选，转给物装，物装询问设计院物装。

5.3.2工作步骤
（1）了解采购方的选商流程，负责部门及关键人
（1）确定采购方选商流程及关键人
（2）争取决策人支持
（3）了解各采购流程及关键人
例如独家采购。

一般而言，
中石油：签技术协议的部门报独家采购报告
中石化（扬子石化）：炼油厂机动科—分管厂长—项目部主任—分管副总
（4）列出各个采购流程需要的条件，以及我们具有的条件，拟定采用的形式，与决策人共同商定具体方案。

A. 独采，大环境好，不会给个别领导带来不利影响；
要走独采，首先要保证采购在内网选择的供应商只有我们一家。

采购负责人把供应商名单提供给签订技术协议的处室；
保证签订技术协议的部门对采购部门提供的供应商没有异议，同时只和我们一家签订技术协议；
因为和我们一家签订技术协议，所以需要写一份独采的材料，报给各级领导审批。

这个过程我们保证各环节关键人都会签字，没有异议。

B. 可与换热器绑定采购，如是缠绕管换热器，优先选择；
C. 招投标／议标，做成其他家陪标
5.3.3关键点：
（1）选商流程了解清楚
（2）确定决策部门／决策人
A. 业主机动处／项目管理部／生产运行处（科长张罗、副处拍板）
B. 设计院工艺／设备（工程师提，副总工程师／室主任签字）
（3）以我们最终拿到这个标为前提
5.4 技术交流
5.4.1 不同采购方涉及的部门
（1）中石化
组织部门：物装（设备科、）
参与部门：（1）业主最终用户（设备／生产）／使用过的用户（如有）（2）中石油
A. 业主组织部门：生产／机动
B. 辽宁院组织部门：工艺
参与部门：机动／电气／配管
5.4.2 准备工作（不同阶段的交流会）
（1）拓展设计院
A. 会前征得高级别领导的支持态度
B. 公司院长／公司级副总／专业室主任组织
C. 工艺／设备项目负责人参加
D. 会上领导定调子，搜集参会人员名单及联系方式
E. 会后拜访参会工程师，
（2）预留概算（业主）
A. 获取联系人支持
B. 跟联系人商量预留概算或项目涉及关键部门及关键人，确定参会人员
C. 提前与参会关键人沟通，搜集对方关心的问题并做出准备
D. 会上搜集参会人员名单及联系方式
E. 会后拜访可决定增加概算的关键人，共同商定增加概算的具体方式（跟设计院项目发函／工程师发邮件或电话／当面沟通／默认）
（3）选商
A. 了解参会部门及人员
B. 拜访并搜集参会人员关心问题并做出准备
（4）安装
交流重点是运行维护／售后服务／监测／效果出具
5.4.3注意事项
ppt的内容具有针对性、准确性、熟练，先报给商务部批准后再开展技术交流。

5.5技术协议
5.5.1 签订步骤
（1）了解技术协议签订流程涉及部门和人员。

（2）谈技术协议内容，及时与设计院工艺/设备工程师沟通。

技术协议先经过公司商务部批准，可提交给关系牢靠的工程师进行修改，再返回给公司商务部进行批准，再交给业主。

（3）如果有技术协议会签，盯紧业主负责人（一般为机动处设备科科员），加快进程
5.5.2相关部门及人员
业主牵头组织部门、负责人：一般为机动处设备科（或物装部）牵头，最终用户（设备／仪表／电气）参与确定技术协议内容。

技术协议签字涉及业主最终用户设备负责人、机动处设备科负责人、设计院工艺
/设备工程师。

注：独采形式只与我们一家签技术协议；议价或招投标就与其他家一起进行；
5.5.2 关键点
（1）凡涉及安装等需要我方产生工作量的，均为指导安装、指导工作；
（2）技术协议相关条款说要在换热器出厂前进行波导焊接，避免到现场质量监察部门不同意动火焊接，无法开展焊接、安装工作；若业主或设计方提出可在现场焊接，在相关条款列明工作面划分、工作责任方；
（3）技术协议中供货范围要对软、硬件进行分项，避免合同中不能拆分项，开具发票出现问题。

签订过程中需跟商务部确定是否需要拆分。

（4）了解技术协议签订流程，提前与关键人（一般是机动科科员）沟通，以保证技术协议谈判和签订顺利进行
（5）不主动体现“性能保证”，如业主要求，最好加入“？”需跟商务部确定策略。

各人准备自己签过性能保证的内容。

5.6入网
5.6.1 操作步骤
（1）确定采购方是设计院还是业主；
（2）确定入网流程
中石油中石化分公司的网必须得入，如果已经在上一级网里，这一级的入网程序会简化，难度会降低；
入网部门：中石油的电子商务，中石化的物资部门，设计院的采购部
中石油分三级：一级是与中石油签订战略合作协议；二级是全国范围；三级是各分公司。

我们再中石油第38大类（通用仪器仪表，第99）
中石化分两级：总部一级供应商；二级各分公司。

我们在中石化21类（设备），29类（其他电器）
（3）准备所需的材料，及时跟每个环节的负责人沟通进展。