开展事业单位人事档案数字化建设需要健全“五个体系”

ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ论坛
随着信息技术的发展，人事档案数字化建设逐渐提上议事日程。

对于人数较多的事业单位来说，为便于绩效考核、干部竞聘上岗、干部交流等工作的开展，方便高效地使用动态档案信息，[1]人事档案数字化需求也越来越强烈。

但不可忽视的是，鉴于目前尚没有人事档案数字化成熟的经验模式，其档案安全风险也不可忽视。

目前，各地在人事档案数字化方面还处于探索阶段，需要着眼于保障安全、利于长远、便于利用的发展目标，重点构建“五个体系”。

一、健全组织领导体系
人事档案管理是实现事业单位正常运转的基础，政治性强，标准化程度高，要求严格。

干部人事档案数字化，是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本，[2]技术要求水平高，需要有一定的投入。

要保证这项工作的顺利开展，必须加强领导，由单位主要负责同志或者分管负责同志牵头，组织人事、财务、法制、技术等部门负责同志参加，成立相应的工作组，制定人事档案数字化工作方案，明确各个阶段的工作目标，提出增加购置设施设备清单和规格型号，安排相应的工作人员各负其责。

健全组织是做好人事档案数字化的基础，也是保证这项工作有序推进的保障。

在制定计划过程中，要集众人智慧，积极借鉴外地外部门有益做法，广泛论证，做到切实可行。

在选配工作人员时，要重点从政治素质、档案管理工作能力、信息技术水平等方面，优中选优，打牢开展人事档案数字化工作的人才基础。

二、健全风险防控体系
与传统的纸质档案相比，人事档案数字化之后，其利用效率将大幅提高，在业绩评价方面更加精准，有利于事业单位发挥人才效益。

但在人事档案数字化过程中，以及数字化之后的存储、传输过程中，也存在着信息被篡改、失密泄密、非正常扩大知悉范围、受到病毒攻击等严重风险。

因此，在人事档案数字化建设过程中，需要把风险防控考虑在先，不打没有把握之仗。

一是建立风险评估机制，对所要做的每一项工作都充分研讨其存在的风险，把防控措施建立起来之后再实施。

二是提升风险防控能力，包括购置符合保密安全要求的硬件设施，实行数据异地备份、局域网物理隔离，安装安全可靠的防火墙、杀毒软件等，确保人事档案数字化信息始终处于安全的环境之中。

人事档案数字化管理人员一定要认真研究人事档案管理政策，科学设定不同类型信息资料的秘密等级，运用档案管理系统加密功能，合理确定数据密级、阅读权限。

[3]三是增强工作人员风险防控意识，通过教育培训，牢固树立政治意识、风险意识、责任意识，筑牢防范风险的思想防线。

风险防控体系是否完善，是人事档案数字化能否推进的基础，离开了安全，一切都无从谈起。

在这方面，必须慎之又慎、严之又严，打造人事档案数字化的铜墙铁壁。

三、健全标准规范体系
建立健全标准规范，是开展人事档案数字化的基础性工作，也是有序推进这项工作的技术保障。

人事档案数字化之所以能够提高管理效率、利用质量，有赖于有一套科学、严谨的工作标准规范。

国家
开展事业单位人事档案数字化建设
需要健全“五个体系”
◎宋鑫
[摘要]对于规模较大、人数较多的事业单位来说，为了更好地盘活人才资源，充分调动人才积极性，对人事档案数字化的需求较为强烈。

在开展人事档案数字化过程中，需要统筹兼顾，通过健全“五个体系”，有效提升工作效率，防范安全风险，保障这项工作的顺利进行。

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机电兵船档案2019.5
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制定了《干部人事档案数字化技术规范》(GB／33870－2017)，对人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等各个方面都明确了相应的标准要求，为开展人事档案数字化工作提供了基本遵循。

人事档案数字化需要改变以往档案的存储模式、传输模式。

[4]一是要结合本单位人事档案数字化工作实际，细化《干部人事档案数字化技术规范》标准要求，明确到每一个岗位、每一个步骤，制定操作性强的工作规范，对每一项工作都提出相应的要求。

二是要组织工作人员加强对国家标准、岗位工作规范的学习，增强标准意识、规范意识，在实际工作中以标准为准绳，严格按照规定的操作规程去落实，避免劳而无功。

三是要加强对标准执行情况的检查，定期对数字化成果进行检验，与国家标准要求进行比对，及时清除不符合标准要求的数据。

尤其值得注意的是，在建立本单位人事档案数字化工作规范过程中，要力求全面、详细，把每一项工作、每一个步骤都包括进来，形成工作手册，发放到每个人手中，便于工作人员在操作中实时对照；对于一些技术性词语，要有权威、详细的解释，以便于工作人员全面掌握标准要求。

四、健全制度保障体系
开展人事档案数字化工作，有必要建立起一整套工作制度，实现以制度管人、管事、管质量，促进这项工作有条不紊地推进。

人事档案数字化工作制度可以分为三个层面：一是数字化工作过程层面。

需要制定相应的工作方案，明确数字化的档案内容、工作标准，以及人员分工、完成时限等，与工作方案相配套，建立相应的工作制度，各个岗位的工作人员都依照工作方案和工作制度的要求去开展工作。

按照方案和制度去操作，可以提高工作效率，保证工作质量，防止杂乱无章。

二是数字化信息存储层面。

目前实行的档案保存方式是纸质保存，有相应的规范要求，需要具备九防措施；在数字信息存储方面，部分地方出台了地方标准，可以参考使用。

从安全的角度考虑，需要对存储介质的选择、保管环境的保持、介质定期的迁移等方面作出规定，以防止数字化信息存储期间受到损害。

三是数字化档案利用层面。

与纸质档案相比，数字化档案存在易复制的风险，对于一些需要在一定范围内阅读的档案信息，必须严格限定阅读场所、阅读权限，必要时可以全程监控。

特别是使用局域网借阅档案的方式，更加需要
制定严格的借阅制度，并采取一些技术性的措施，防止擅自扩大借阅范围。

对于干部人事部门利用档案的需求，也应当明确工作流程、审批程序。

五、健全人员培训体系
与以往的纸质档案相比，人事档案数字化建设需要的知识面更广，更新速度更快，对人事档案管理工作者的要求更高。

一是组织开展人事管理政策的学习。

数字化是方法问题，人事管理政策是根本问题，正确掌握人事管理政策是做好人事档案数字化工作的基础。

要及时传达上级文件精神，印制文件汇编，全面、准确掌握人事档案管理的有关政策。

二是组织开展信息技术培训。

当今世界，信息技术日新月异，作为档案数字化工作人员，应当及时了解信息技术发展前沿，不断对本单位人事档案数字化工作进行评估，堵塞漏洞，完善系统功能。

在查阅利用方面，要根据需求，结合本单位人事档案利用特点，不断改进工作方法，提高利用效率。

三是组织开展应急培训。

对大部分事业单位来说，人事档案数字化还是一个新生事物，需要充分估计可能遇到的问题，以问题为导向，设定相应的意外或突发事件，制定相应的应急预案，并开展演练。

事业单位人事档案数字化建设是一个系统工程，应当遵循规划在先、制度先行的原则，从组织领导、风险防控、标准规范、制度保障、人员培训等各个方面，健全相应的工作体系，按照规范的标准、严格的程序，循序渐进地推进。

总体来说，与传统的纸质档案相比，事业单位人事档案数字化是大势所趋，特别是在全面评价工作人员实绩方面有着不可比拟的优势，只要搞好统筹、有序实施，其发展前景将十分广阔。

参考文献：
［1］杨久凤.大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响［J］.城建档案，2017(8)：57
［2］张璐.浅议事业单位人事档案管理数字化建设［J］.科技与创新，2017(15)：93
［3］武有文，宁功伟，徐丹妮，张丹艳.事业单位人事档案管理信息化建设［J］.兰台世界，2017(9)增刊：172
作者简介：宋鑫，大学学历，在黑龙江省军用饮食供应站从事档案管理工作，主要研究方向：人事档案、文书档案的科学化、信息化管理等。

(责任编辑谢晋)
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