从档案公共服务视角看档案信息化建设

案 公 共 服 务 的基 本 保 障 ， 档 案 信 息 化 不 仅 在 服 务 产 品
（一 ）档 案 信 息 资 源 的 建 设 及 共 享 一 创 新 式 服
信息化建设 Ｉ１ｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ Ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ
务 、咨询式服务 、便捷式服务 基于档案 公共服 务的档案 信息化 建设的关键是合
档案信息化不仅 能够使档案馆具备必须 且可靠 的
的剖 析 。
基础公共信 息，还可 促使档案 管理部 门在进行 档案 的
关键词 ：档 案 ；信 息化 ；免繁 琐的档案 查找、提取等 滞 后 因素 ，使 档 案 开 发 利 用 成 果 快 速 成 型 ， 尽 快 体 现
随着 计 算 机 技 术 和 网络 技 术 的不 断发 展 ，信 息 化 出 档案 直 接 利 用 的价 值 。此 外 ，通 过 档 案 信 息 化 建 设 ， 作为推 进人类发展 的重 要方面，发展速度迅猛 递增。 利 用 网络 优 化 配 置 和 信 息 化 技 术 手 段 ，还 可 增 大 档 案
术 等 ） ，对 各种 文 件 和 档 案信 息进 行 快 捷 便 利 、 及 时 更 为高 效 、优 质 的 公 共 服 务 奠 定 了更 加 坚 实 的基 础 。
全 面 地 收 集 ，获 取 更 加 有 利 、 丰 富 的外 部 档 案 信 息 ， 总 之 ，档 案 工 作 现 代 信 息 化 管 理 在 一 定 程 度 上 实 现 了
述 了档 案 信 息 化 对 档 案 公 共 服 务 所 产 生 的 积极 影 响 ， 分 析
（二 ）档 案 信 息 化 从 档 案 开 发 利 用 的角 度 促 进 了
了新 时期 基 于档 案 公 共 服 务 的 档 案 信 息 化 建 设 要 求 ， 并 对 档 案 公 共 服 务
促进档 案公共服 务信 息化建 设的相 关问题进 行 了较 为深入
联 系 、 密 不 可 分 ，并 已 成 为 一 股 档 案 专 业 的 强 大 新 兴
（三）档案信息化从档 案管理 的角度促进 了档案
技 术 力量 。
公 共 服 务
在 档 案 信 息 化 环 境 下 ， 文 件 从 形 成 伊 始 便 进 入 到
一 档案信息化发展 与档案公共服务的优 化
Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ Ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ信 息 化 建 设
从档 案公共服 务视 角看档案信 息化 建设
■ 高 洁 山西焦煤西 山煤 电 （集团 ）有限责任公 司档案馆
摘要 ：在信 息化 水平 高速 发展 的今 天 ，档 案信 息化在档 案 的数 量 和 质 量 方 面 为使 用 者 提 供 了选 择 的空 间 ， 也极
业 务方 面已经成 了一 个特 定名 词 ，并 以档案 工作 的分支独 大 地 满 足 了使 用 者 对 档 案 资 源 的纵 向 利 用 和 横 向利 用
立存 在。本 文在 充分学 习借 鉴相关研 究成 果的基础 上 ，阐 的选 择 需 求 ，保 证 并 提 升 了档 案 公 共 服 务 的质 量 。
档案信息化在档 案收集工作方面有 以下两方面意 档 案信息化在很 大程度上 降低 了档案管理人 员的工作
义 ：一方面 ，在档 案信息化环境 中档 案管理人员可 以 重复率 ，有效地 解放 了劳 动力，还促使档 案信息 资源
充分运用 信息化条件和 技术 （如 网络资源 、局域 网技 的价值得 到更直接地发挥 ，为档 案资源 的社会共享和
极大地 增加可收集利用 的档案资源 。另 一方面，利用 档 案 信 息 资源 的科 学 管 理 和 合 理 配 置 。
档 案信息化 ，通过对 原始档案的加工利用 ，将 使用频
繁 且保管周期较 长的档案制作成 电子档 案，增 加 了档 二 新时期基于档案公共服务的档案信息 化建设要求
案信 息资源 的电子化库存 ［２］。而丰 富的档案 资源 是档
理化开发档案 管理机构 的各种档案信 息资源 ，建立一 定 规 模 库容 的数 字 化档 案 信 息 资源 ，并 进 行 安全 加 工 ， 融入计算 机 网络 ，通过资源共享模式 服务于社会 ，满 足各种档 案信息资源需 求。具体表现为 Ｈ］：一 是创新 式服 务。即通过 已经开发成熟 的计算机 数据库技术 、 计算机 网络技术 等，创 建档案信息数据库 资源 以及 档 案信 息局 域网资源，或建立档案信息 资源 网站，确保 可将档案信 息在第一时 间纳入档案 网络资源 ， 以满足 远程检索服 务需求和档案信息资源 的远程 获取。二是 咨 询 式 服 务 。 即 通 过 帮 助 用 户 查 询 、加 工 、传 递 各 类 档案信息为主要 目的，充分发挥档案信息资源 的作用 ， 为档案利用者提 供多方面 的信息 咨询 ，以满足档 案信 息 资源利用 者的需求，从而有效提升档案公共服 务质 量 。三是便捷式服 务。即通 过 网络技术或局域 网模 式 建立档案信 息资源 电子阅览系统 ，充分利用各种计 算 机 网络多媒 体技术 ，并使 用更加 具有 ３Ｄ感 和互 动性 的界面 ，为档案利用 者提供方便快捷服务 的同时，使 档案公共服务更富有人性化和社会化 。
档 案信息体系 的管理和利用程序 中，不仅极快 地促进 了文件转 换成 为档 案 ，压 缩 了档 案信息 纳入系 统 的时
（一 ）档案信 息化从档案收集的角度促进 了档案 间 ， 增 加 了 归档 率 ，而 且 还 可 通 过 信 息 化 设 置 文 件 管
公 共 服 务
理程序 ，确保档案及其利用 的准确性和完好度。同时，
现阶段 ，人们生活的各个层面都与信息资源 息息相关 。 开发利用成果共建和资源共享的程 度，实现资源共享 ，
档 案工作作 为一 项社会性基础 服务工作 ［】］，同样 需要 使档案 开发利用成 果为社会所用 。可 以说 ，档案 信息
利用 信息技术获得进 步。 目前 ，随着档案工 作的不断 化建 设是对档案 公共服 务强有力 的支撑 ，可最 大限度 发展，档案信息化 已与档案业务 的其他诸 多方面互相 地发挥档案开发利用成果 的社会效应 】。