范本：内部沟通制度

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内部沟通制度
一、制定目的
建立公司内部正常、顺畅的沟通管道并形成制度,提高工作效率，避免出现因各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象。

二、适用范围
公司内部涉及到文件沟通、会议沟通及其他形式沟通时均适用。

三、管理权责
1、综合管理部权责
1）总经理召开的会议、月度工作例会、周例会、临时性会议的通知、召集，会议资料的准备,会议记录，会议决议追踪及呈报。

2）总经理信箱（传统信箱以及电子信箱）的管理，定期收、呈。

3）企业制度、正式文件的颁布、发行。

4）公司决议事项和总经理指令的通知、传达。

5）有关事务的联络、协调、督办。

2、其他部门权责
出席要求参加的会议、执行会议决议；根据会议要求、上级指示或工作需要，向所属部门员工传达会议决议及公司的政策、规章、要求等；定期或不定期向分管副总及总经理汇报，及相关业务状况的呈报；部门会议的通知、召
集、会议资料的准备、会议决议追踪及呈报；有关事务的联络、协调、催办。

四、内容
（一）公司组织内部的正常沟通管道有正式的文件(含文书)沟通、会议沟通(例行会议、临时性会议)、其他形式的沟通(总经理信箱、个别交谈等)。

（二）文件(含文书)沟通
1、规章、制度类文件
规定各种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准并经相关主管领导审核、批准的正式文件，有专一主题、格式化、适用期长，一般不针对具体个人、具体时间，并在相应范围内必须遵循的基础性制度；公司制订的规章制度，由综合管理部统一颁布、发放。

2、联络、通知类文书
进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文书。

一般适用期较短，针对性较具体，适用期过后，多数无保存价值或存档年限短。

另外，有些临时性或试行性制度也可采用此类形式。

各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知会等事宜办理都可用《文件会签页》形式体现、传递。

上级主管、上级部门的事项通知、指令的传达、发布,也都可用《文件会签页》形式体现。

3、签（呈）、报告、报表类文书
部门呈报公司高管，基层单位呈报直接主管部门、主管部门向公司或总经理的述职报告，专项工作汇报、签呈及各
项业务报表等，分为定期及不定期的呈递。

（详见附件4）
4、会议记录类文书
各类会议由主持人指定人员做会议记录并形成会议纪要，总经理主持召集的会议原则上由综合管理部负责；
对会议决议涉及具体工作安排，指定人进行追踪、确认。

总经理主持会议的决议事项的跟踪，除非总经理另行指定，原则上由综合管理部按照公司督办管理办法执行；
对会议决议涉及一般事项的规定须传达、通知、知会的，由会议记录者形成会议纪要，经公司高管(主持人)签名确认后，发放相关单位人员；
重要会议的会议纪要，经主持人签名确认后，由会议记录者复印分发或传阅与会人员或相关人员。

5、文件沟通途径说明
1）审批、发布
公司制度由责任部门组织制订，经相关权责主管领导审核，总经理批准后，综合管理部颁布、发放。

所有签（呈）报告、报表均需呈至主管领导。

2）发放记录
对传阅的文件、文书，由发放部门要求传阅对象在《文件发放明细表》签章记录；对正式发放文件，由发放部门要求收件者在《文件发放明细表》上签收登录；对《工作任务督办单》等的文书，必要时，发出部门可要求收文者在《文件分发记录表》签收登录，收文者不得拒签。

3）文件存档由综合管理部负责，所有颁布、发放的文
件必须存档一份。

（三）会议沟通
1、例行性会议如有变更原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。

2、临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。

3、会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者,事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意。

4、会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)。

5、主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。

6、会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。

（四）其他形式的沟通
1、由综合管理部设置总经理信箱，并负责定期的收集、呈递总经理。

2、除工作接触外，各级主管应定期或不定期与下属进行交谈沟通，以增进彼此了解，掌握各层次人员的动态信息，帮助决策层把握方向，适当准确地制定相关政策。

适当准确地制定相关政策，原则上：
1）总经理、副总经理等直接分管部门每个月应有一次交谈沟通，总经理同各部门、各单位负责人，每季度应有一
次交谈沟通；
2）各部门部长同直接部属员工每周应有一次交谈、沟通。

五、沟通方式
所有上报的报表及报告尽量采用书面及内网邮件的方式。

在报告上级的同时，告示同级相关岗位。

六、本规定自下发之日起开始执行。

七、本规定由综合管理部负责解释。

附：1. **********有限公司文件会签页
2. 工作任务督办单
3. 文件发放明细表
**********公司文件会签页
工作任务督办单。