业务流程培训手册采购模块.ppt

由熟悉市场的采购 人员(GMCC:企业部 、市场部、物供部)
来决定货源，谈判 条件和填写采购定 单或编写合同，可 增强管理。
确认那类型采购 为《统谈统签》 和《统谈分签》( 附录二)；
制定关键绩效指 标、监管采购部 门的绩效包括： 采购周期(是否能
于合理时间内完 成采购)，采购部
门员工工资与公 司总工资支出比 例(量度其成本和 生产力是否合理)
工程类
工程主设备
企业发展部/企业规划部
工程配套设备
工程部
工程的维修备件
网络运行维护部
仪器仪表
工程部
业务类
SIM卡（手机/手机配件）
市场部
宣传用品（包括礼品、广告等） 市场部/业务部
市公司负责部门 县公司负责部门


工程部
工程部
网络运行维护部 网络运行维护部
工程部
工程部
市场部 市场部/业务部
市场部 市场部/业务部
2。工程配套
3。其他业务用品(包含SIM卡，IT设备，办公 设备等)
这些流程包括由采购申请，选择供应该商， 定合同到出订购单。
2.1c 其他业务用品
采购申请
2.2c 其他业务用品
采购 -选择供应商
供应商的维护
这些流程包括对供应商作评审， 选定认可供 应商，回顾供应商表 现，删除/增加供应商。
2.3 供应商评审
2.4 删除认可供应
商
2.5 增加认可供应
商
岗位职责设置
审批
报价
合同
采购业务
请购
供应商管理
审批
审批 订单
岗位职责设置
人员岗位职责
编号 1.
2. 3.
部门
岗位
最终使用 部门 需求部门 企发/物 供/市场
设备，材料 验收员 请购录入人 采购员
4.
需求部门 请购单审批
/物供部 人
门
5.
企发/物 采购单审批
3.3.2 供应商是否已
录入系统？
3.3.4 Yes 生成询价单
No
3.3.3 在系统中录入供应
商，其状态为 “新”
接受询价
提交审批
3.3.8 认可报价单
3.3.10否决报价
3.3.6 将报价单录
入系统
3.3.5 报价单
3.3.9 更改报价单标 志,确定供应商的 状态为“可用”
3.3.11 重新选择供应商
业务流程培训手册—采购模块
CTHK 流程 培训
－采购模块
主讲人：张春豫
目录
业务现状分析 未来业务设计 高层次流程 岗位和职责设置 主要业务流程方案 改进点及利弊分析
业务现状分析
采购业务部门 审批控制 供应商管理 不足之处
业务现状分析---采购部门
现行的采购业务及采购部门：
采购业务
省公司负责部门
审批采购单
录入与维护供应商信息
负责报价单的系统维护
录入合同,查询合同执行情况,录入 报价单 确认合同可执行
采购主要业务流程方案
请购
选择供 应商
审批
询价 报价 审批
采购订单 供应商管理
文档 动作
系统数据库 决策
流程线 接其他流程
主要流程方案---流程纵览
采购模块核心业务流程
3.1 工程项目立项
3.15 供应商管理
未来业务设计---BPR改进
主要改进建议
优点
配合变更
4. 财务部复核申购申请 。留意是否有员工将 单一申购拆开成多个 ，逃避分层审批制度 和确保输入系统的数 据准确(如：部门和项 目编码等)。
5. 省、市、县制定标准 申购单。
确保分层审批制 对流程作出适当改动
度的实施；
，由财务部复核申购
增强数据的准确 申请。
市公司负责部门
综合部 综合部 综合部 综合部 市场部/综合部
综合部 综合部
县公司负责部门
综合部 综合部 综合部 综合部 市场部/综合部
综合部 综合部
业务现状分析---审批控制
审批控制（例举广东省）：
部门
审批人及权限
省公司
企发部
一般总经理批
大的金额由董事会审批
物资供应部
副局长审批500万元以下
局长审批500万元以上
业务现状分析---采购部门
现行的采购业务及采购部门：
采购业务
省公司负责部门
日常办公类
办公设备
工程部/行政部/综合部
电脑设备
工程部/业务处理中心/综合部
办公用品
总务后勤部/行政部
清卫、劳保用品
总务后勤部/行政部
宣传用品（包括礼品、广告等） 市场部/综合部/办公室
物业类
物业的租赁和购置
综合部
装修
综合部
明确各种审批权限
Oracle系统可以将审批权限按物品的 类别、单据的金额、涉及的科目等设 定审批权限，并将不同的审批权限赋 给不同的人，合理的审批权限的分配 以便将繁多的采购审批事务进行合理 的分解。
未来业务设计--实现目标
统一供应商管理
设立专门的人员管理和维护供应商的信息 和供应商的评审，统一的供应商管理可以 减少供应商信息的冗余，便于集中统一的
对供应商进行考核和分析。
规范采购单据和报表
规范的采购单据和报表便于采购业 务的分析和统计，也便于系统的实
施和执行。
采购分析功能
由统一的采购流程和管理、统一的供 应商管理和规范的采购单据和报表， 系统议案可能提供更多和更准确的采
购统计和分析类报告。
高层次流程
申购
选择供 审批采 应商 购单
入库 验收 转库
采购部门太分散
•不利于采购管理 •不利于预算控制 •不利于供应商的统一管理和统一的统计、分析 •不利于同供应商磋商价格 •不利于采购成本的控制（会有重复采购及所引起的重复费用）
审批权限不明确
•有些审批权限的规定只是说金额大，但具体是多少不明确 •采购的权限划分不够细 •采购审批权限的划分在真正执行时不一定完全被执行
总经理委任独立 委员会(或部门)处 理投诉。
变更 类别
制度
制度
实施 条件
A
A
未来业务设计---BPR改进
主要改进建议
优点
5. 制定供应商报价制度 ，规范在什麽情形下 招标，什麽情形下以 书面报价和最少要附 多少家公司报价。
6. 省、市、县制定标准 采购单和报价记录单 据。
使员工有依据跟从 ，避免只向少数一 或两家公司报价。
方便信息录入系统 ，避免遗漏。
配合变更
制定供应商报价制度( 附录四)。
制定标准采购单和报 价记录单据。
变更 类别
制度
制度
实施 条件
A
A
未来业务设计--实现目标
规范采购流程
将各省公司、各市公司和各县公司之间 的采购业务业务流程规范化，规范的业 务流程便于采购业务的管理，也便于
Oracle系统的实施及执行。
未来业务设计---设计理念
BPR业务流程重组的指导思想 对中国电信当前业务的调研分析 国外电信行业先进的管理思想
以往成功实施的经验
未来业务设---BPR改进
采购申请
主要改进建议
优点
配合变更
1. 先确认是否有多余的 上期工程退料才进行 采购。
2. 先检查申购是否会造 成超支才批准继续进 行采购。(短期以人手
业务现状分析---不足之处
缺乏供应商管理
•供应商的管理和考核没有统一管理 •供应商的管理和考核制度不够完善和规范
其他问题
•各省、各市、各县之间采购业务流程不够规范 •采购的分析类报表缺乏 •采购件的分类规则没有或不统一 •各种采购单据和报表的格式不规范（如：请购单）
未来业务设计
设计理念 BPR改进 实现目标
监控，当系统实施后 改由系统自动监控。)
3. 建立分层审批制度， 只要申购的金额是在 预算之内，而且金额 不会太大，可交由部 门经理或总经理审批 采购申请。
避免仓库，积存过 多工程退料，积压 资金。 确保将来有足够资 金进行付款。
由部门经理和总经 理负责进行内部监 控，加强其责任感 。
工程完成后要将余料 退库。
供/采购 人
管理委员
会
6.
企发/物 供应商维护
供
人员
7.
企发/物 报价单维护
供/市场 人员
8.
企发/物 合同管理人
供
员
9.
企法/物 合同审批人
供/采购 员
管理委员
会
模块 采购/ 库存 采购 采购
采购
采购
采购 采购 采购 采购
职责 验收购入设备材料质量; 定期清点 库存坏料情况; 提供验收报告. 填写请购需求并提交审批. 负责录入采购订单.监督订单执行, 关闭,取消,挂起,修改订单.录入报 价单. 审批请购单.
特别大金额的或是CTHK下达的计划需到CTHK去审批
业务部
公司老总审批（应该有权限设定，具体不清楚）
佛山市公司 各部
金额在1000元以下由部门主管批准 金额1000元~30000元由副总经理进行审批
三水县公司 各部
金额超过30000元由副总经理批准后，还需要总经理再进行审批 公司经理
业务现状分析---供应商管理
采购员 供应商信息管理 人员
审批人员
采购员
描述
提出采购需求, 在系统中填写请购单后提交审批. 根据审批层次, 审批人 在系统中确认请购单. 物供部门采购员: 查询请购单汇总 是否有现成的合格供应商可以使用? 若有, 进入采购流程. 若没有, 在系统中录入供应商信息, 将该供应商状 态设为’新的’ 选择可能的供应商进行询价.(该动作在系统外进行) 物供部门采购员：接收供应商报价, 选择合适的报价单.(该动作在系统 外进行) 在系统中录入报价单信息, 并设置为要求审批 根据审批层次, 地方物供部门或省物供部门或采购管理 会在提交审批的 报价单中选择
分层审批金额是否 出发。
合理；
审批重大合同(如
：主设备或大型投
资)。
原则是使重大采购事
项可以有更多高层从 不同角度进行审批。( 包括物料和资金流的 控制)
配合变更
以省总经理为省委任 相关部门总经理或经 理(包括省、市甚至县) 为采购委员会成员。
变更 类别
组织
实施 条件
A
未来业务设计---BPR改进
对超支申购要进 行解释；
除项目预算外， 要制定部门预算 。
制定部门预算和 分层审批制度(附 录一)；
部门经理和总经 理在系统上审批 ，并且不可以将 系统口令给予第 三者。
变更 类别
流程
实施 条件
A
流程
C
制度
A
A. 不需系统支援的改进建议 B. 利用ORACLE系统支援的改进建议 C. 需要二次开发
供应商管理：
省公司
市公司
县公司
有对供应商的评审，但没 佛山对供应商进行书面的评 有对供应商的评审，但没有
有书面的形式
审，其他市公司有评审但没有 书面的形式
书面的形式
业务现状分析---不足之处
BPR提出的现存的问题和需要改进的地方：
采购部门太分散 审批权限不明确
供应商管理缺乏 其他问题
业务现状分析---不足之处
性。
方便信息录入系统 。
制定标准申购单。
变更 类别
流程
实施 条件
A
制度
A
未来业务设计---BPR改进
选择供应商
主要改进建议
优点
配合变更
1. 集中采购 明确列明那一个部门 负责申购，那一个部 门负责进行采购等。 为配合采购的职能划 分，亦需要明确列明 那类物资可以《统谈 统签》，那类可以《 统谈分签》。
主要改进建议
优点
配合变更
3. 建立认可供应商数据 大批采购，价格 同(1)及(2)的配合
库(主要为网络设备、
上可获得更高优
变更；
办公室电脑和主要设
惠；
制定回顾认可供
备、SIM卡和储值卡等 避免出现不兼容
应商表现的周期(
)。作为市进行《统谈
情况而导致难于
如半年或季度回
分签》时的依归。
维护。
应付
准备付 款计划
付款
文档 动作
系统数据库 决策
流程线 接其他流程
制度变动 组织变动
高层次流程---采购
立项
2.1a 进口网络主设 备采购申请
2.2a 进口网络主设 备采购-选择供
应商
采购业务分三大类型： 1。工程主设备
2.1b 国内网络设备 和配套设备采
购申请
2.2b 国内网络设备 和配套设备采 购-选择供应商
3.4 工程配套设备采购
3.2 工程供应商选择
3.5 工程主设备采购
3.3 常规供应商选择
3.6 备品备件IT设备采
购
3.7 办公设备采购
3.8 SIM卡,储值卡采购
3.9 分册审批流程
3.10 合同管理
3.11 采购定单管理
3.12 报价单管理
3.13 请购单管理
3.14 工程零星采购
主要流程方案---流程介绍
顾一次)。
4. 制定供应商投诉制度 ，委任独立人员(或部 门)处理供应商因觉得 在招标或合同谈判时
受到不公平待遇的投
诉，并直接向省总经
理汇报。
防范於未燃，避免 现有员工舞弊或弄 权导致供货出现问 题，影响网络运作 ，并影响公司形象 。
制定关键绩效指 标，监管供应商 表现，包括：供 应商能否准时送 货和货物的质量 ；
。
变更 类别
制度
实施 条件
A
A. 不需系统支援的改进建议 B. 利用ORACLE系统支援的改进建议 C. 需要二次开发
未来业务设计---BPR改进
主要改进建议
优点
2. 建立采购委员会，其 避免由单一部门进
职责包括：
行采购审批，以免
审批认可供应商； 考虑不够全面，并
审批申购和采购的 可从公司整体利益
常规供应商选择
办公设备采购
工程主设备采购 配套设备采购
SIM卡采购 采购订单管理 供应商管理
主要流程方案---常规供应商选择
常规供应商选择流程
采购管理委员会
需求部门
开始
3.3.1 物品请购
流程
3.3.7 审核报价和供应商
资料
审批通过?
No
YES
物资供应部
供应商信息 维护人员 供应商
确定供应商范围
供应商资料库
购买物品
结束
主要流程方案---常规供应商选择
流程说明
顺序 部门 3.3.1 需求部门
3.3.2 物供 3.3.3
3.3.4 物供 3.3.5 物供
3.3.6 3.3.7
3.3.8 物供 3.3.9
3.3.10
3.3.11 物供
岗位 请购人
采购员 供应商信息管理 人员 采购员 采购员
报价单维护人员 审批人员