物资采购及管理手册第二版

物资采购及管理手册
（第二版）
前言
公司管理模式转型后，物资管理能力相对薄弱。

为加强公司物资管理水平，规范物资采购行为，充分发挥集中采购优势，提高集采综合效益，保证工程质量和施工进度，更好地的服务于公司各项目的生产运营，公司于2012年5月编制下发了《物资采购及管理手册》。

通过近一年的贯彻执行，各单位和项目部对《手册》的理解和运用得到不断强化，有力地推动了公司物资采购及管理的规范化、标准化和信息化进程。

在《手册》执行过程中，确实也发现了不少有待解决的实际问题，对此，公司领导和基层广大管理人员提出了许多有益的改进建议和意见。

结合公司实际情况，我们对《手册》各章节内容重新进行了认真梳理和修订，以“机构设置”、“权限界定”、“计划管理”、“采购管理”“现场管理”及“信息化和资料管理”六大管理板块为主线，将原来的十三章内容重新排列为十二章，新增了26张管理表格，力争使各层级物资管理人员及相关管理人员能够通过《手册》了解、掌握物资设备采购及管理全过程要点，真正起到指导作用。

受时间和编写水平所限，修订后的《手册》肯定仍会存在不少疏漏和错误，希望各单位、项目部在执行过程中继续积极提出改进意见和建议，及时反馈到公司材料设备部，以便不断修正加以完善。

《物资采购及管理手册》编委会
二○一三年三月二十五日
目录
第一章物资系统组织机构设置 (3)
第二章物资设备采购权限划分 (6)
第三章物资设备采购计划管理 (7)
第四章供应商的分级考核管理 (9)
第五章物资设备采购管理流程 (11)
第六章物资设备采购合同管理 (15)
第七章物资设备进场验收管理 (17)
第八章物资货款的支付与核销 (25)
第九章物资设备盘点核算管理 (26)
第十章物资设备循环利用管理 (27)
第十一章业主供应物资设备管理 (32)
第十二章信息化及内业资料管理 (33)
附表：物资设备管理常用表格…………………………………………………… 34-89 附录：物资（设备）采购流程图………………………………………………… 90-92
第一章物资系统组织机构设置
1 核心内容
1.1公司设置物资设备管理三级机构。

公司总部设材料设备部；事业部设置材料设备管
理岗位，归口工程部管理；项目部设材料设备部。

1.2 公司材料设备部配备5-6人，事业部工程部配备材料设备管理岗位1-2人（可兼
职），项目部根据体量大小配备材料设备人员，至少不得低于2人。

1.3 事业部、项目部的材料设备管理人员由公司材料设备部实行垂直管理，岗位配备
时应征求公司材料设备部意见，上岗前应进行本手册及相关管理流程的培训。

对责任心不强、不胜任本岗位的人员，公司材料设备部有权提出岗位调离。

2 管理职责
2.1 公司材料设备部
2.1.1了解掌握并贯彻执行国家和地方政府、行业和股份公司以及工程局有关要素采购
管理工作的方针、政策、法规、条例、制度，制定本企业物资管理制度，检查、
落实制度执行情况，收集各事业部、项目部对制度在执行过程中存在问题的反馈信息，不断加以完善。

2.1.2 负责组织制定物资设备集中采购工作的年度目标和主要工作计划，对事业部、
项目部材料设备管理情况进行检查，提出整改意见，并督促整改。

2.1.3 负责制定供应商管理制度，统一供应商准入、考核评价标准，对战略供应商进
行考核评价。

负责合格供应商的档案管理，汇总下发公司《合格供应商名册》，发布供应商“黑名单”。

2.1.4 做好集采名录中A类物资设备和B类物资设备的采购，组织公司层面大宗物资
设备战略框架协议的谈判和签订，督导下属单位完成授权范围内的物资设备采购工作。

负责在公司办公平台上及时公布公司、项目部物资采购的情况。

2.1.5 负责组织对公司所属各单位上报的物资设备采购合同按照企业《分包分供合同
管理办法》进行初审，提交主管领导审批。

指导各单位建立物资设备采购合同台账，并对采购合同执行情况进行动态监督。

本控制和材料帐务处理情况，对各项目成本控制情况提出奖惩意见。

2.1.7 负责公司各项目间的剩余物资调剂，达到物资的循环再利用。

2.1.8 督促项目、各单位按时向材料设备部提交各类报表，完成部门内各类统计报表、
资料的整理归档工作。

2.1.9 负责《中国建筑集采交易平台》及《综合项目管理系统》物资采购及管理业务
板块的录入管理工作，监督指导项目部及时录入数据。

2.2 事业部工程部
2.2.1 贯彻执行上级主管部门制订的各项方针政策、制度和法规，执行物资管理制度，
检查、落实制度执行情况，收集各项目对制度在执行过程中存在问题，及时反馈至公司材料设备部。

2.2.2 参与项目施工检查，对所属各项目计划管理、合同管理、物资收发存管理等提
出整改意见和措施。

2.2.3 参与项目材料市场询价，协助做好项目物资的采购招标，全面做好物资流通过
程中的价格监督。

2.2.4 负责搜集项目部材料管理中的各类报表统计，及时整理汇总统一上报公司材料
设备部。

2.2.5 负责《中国建筑集采交易平台》及《综合项目管理系统》的录入管理，监督指
导项目部及时录入数据，做好本业务范围内的的录入工作。

2.3 项目材料设备部
2.3.1 严格贯彻执行公司材料管理的各项规章制度。

2.3.2 按时、按质、按量地做好项目材料设备采购和各种材料设备进场的验收工作，
并搞好材料设备计划管理工作，保证项目材料设备供应。

2.3.3 全面负责监督进场材料设备的日常管理工作。

2.3.4 负责现场材料管理，材料仓储管理，搞好现场材料的堆码、标识工作。

2.3.5 掌握现场材料实际消耗动态，真实盘点材料的库存数量。

牵头负责租赁设备及
周转料具的现场管理，协助项目商务部门和财务部做到月清月结，搞好工程计量和经济活动分析。

2.3.7 根据《中国建筑集采交易平台》及《综合项目管理系统》的录入要求，及时准
确录入信息。

2.4 物资系统组织架构设置
以上标准为正常施工生产下的人员编制，若项目处于非处于主要材料大量进退场阶段，或处于停工、半停工状态以及进场初期和收尾阶段，项目部可根据实际情况对人员编制进行调整。

此外，也可根据不同项目类型进行适当调整。

第二章物资设备采购权限划分
1 核心内容
1.1 根据物资设备的采购模式、区域市场资源分布、专业化经营等特点，将集中采购
项目划分为A、B二类。

A类属于战略集中采购项目，由工程局层面（或授权公司）及公司层面组织实施战略集中采购；B类为控制性采购项目，由公司（或授权单位）组织区域集中采购；A、B类之外的零星物资（C类）由项目经理部报公司材料设备部备案后自行组织采购。

（详见公司年度《集中采购名录》）
1.2 必须在工程局和公司层面集中采购的物资（A类）：
钢材（钢筋、管材、型材、板材等）、电线电缆、大宗电气主材（灯具、母线桥架、电气仪表、智能化材料等）、水暖消防主材（阀门、大型管件、大型管件、散热器、大宗卫生洁具、消防材料等）、装饰主材（各类外装饰用石材石料及制品、原木及木制品等）、大宗油漆化工材料、门窗、建筑设备（塔吊、升降机等）工程设备（如电气成套设备、泵、空调机组）等。

1.3 公司集中采购或授权采购的物资（B类）：
1.3.1 水泥、商砼、橡胶支座、钢绞线、伸缩缝、沥青等建筑、市政材料。

1.3.2白灰、瓷砖、吊顶龙骨、幕墙铝型材、涂料等建筑装饰材料。

1.3.3项目所用模板、方木、脚手架钢管、扣件、可调底座、可调顶托等周转料具（采
购和租赁）。

1.3.4 A类之外的电气、水暖保温防腐材料，合同额大于100万元的其它材料。

1.4 采购授权规定
1.4.1 原则上，B类物资设备可根据采购金额进行授权采购。

基本前提是：同类物资不
可分割采购。

1.4.2 河南区域：同类物资采购额小于10万元（含），由项目部报公司备案后组织洽
谈订购；10万元>采购额<50万元，由公司授权在事业部督导下采购；采购金额在50万元（含）以上，除特殊紧急情况外，应由公司材料设备部组织集中采购。

20万元>采购额<60万元，由公司授权在事业部督导下采购；采购金额在60万元（含）以上，除特殊紧急情况外，应由公司材料设备部组织集中采购。

1.5 暂不纳入集中采购的物资
砂、碎石等地材，由项目部在事业部的管控下自行采购，必要时公司材料设备部派人参与招（议）标。

2 具体操作
2.1 对纳入集采管理范围的物资设备，项目部需提前上报需求计划，根据额度大小、
物资类别和项目属地，公司材料设备部决定采购方式，报分管领导同意后进行采购授权。

严禁事业部和项目部未经授权自作主张洽谈签订分供合同。

2.2 项目部可以提前对当地市场进行考察、询价，推荐的供应商与需求计划一并上报。

3.根据项目体量及资金和回款情况，可在项目实施“点集采”。

（详见第五章第4条）
第三章 物资设备采购计划管理
1 核心内容
1.1 计划管理是一项系统工作，需要项目各部门共同协作才能保证前瞻性、准确性、
和计划性，才能实现计划管理的效益目标。

1.2 物资采购的依据是《项目物资设备需求总计划》、《月度物资设备需求计划》。

1.3 采购前采购部门需编制《物资（设备）采购计划表》。

1.4 特殊物资及设备应提前1-2个月提报计划，充分考虑生产周期。

1.5 已签订合同内的物资需分段进场时，需提前7天报进场计划（《批次采购计划表》。

2 具体操作
2.1 项目物资需求总计划与机械设备需求总计划
项目开工后1个月内应通过事业部工程部向公司材料设备部上报《项目物资需求总计划》(公司直营项目部直接上报)。

《项目物资需求总计划》由项目经理主持， 商务经理具体负责，各部门密切协作，共同完成。

根据《项目实施计划书》、《施
工组织设计》《专项施工方案》等要求，按分部、分项工程分类编制。

《项目物资需求总计划》应包括业主提供物资进场计划。

机械设备需求总计划应单独进行编制。

总需求计划应与项目实施计划书同步编制。

2.2 月度物资设备需求计划
项目实施过程中，根据《月度施工计划》，由项目工程部会同商务部，于上月20日前分类汇总编制次月《月度物资（设备）需求计划》，项目生产经理（总工）审核，项目经理批准后，由项目材料设备部及时汇总递交至事业部审核后，报公司材料设备部进行审批授权。

2.3 采购计划
2.3.1采购计划是具体的实施计划，按照施工计划及需求计划确定的进场时间节点要求，根据月度需求计划审批确定的采购权限：
1）公司层面集采供应的物资设备由公司材料设备部与项目部共同编制采购计划，公司材料设备部负责人和分管领导批准后实施；
2）授权采购由项目材料设备部编制连续编号的采购计划，项目材料设备部负责人审核，项目经理审批，提前上报事业部和公司建立采购任务（审批）后实施；
3）项目自行采购的物资，由项目材料设备部编制采购计划，项目材料设备部负责人审核，项目经理批准后实施。

2.3.2 采购计划应明确：
1）需用单位名称；2）计划编制时间；3）物资名称；4）规格型号；5）计量单位；6）需用数量；7）产品质量标准和技术要求；8）对生产厂家的要求；9）进场时间；10）采购方式；11）候选分供商名单等。

候选分供商应从合格供应商名册中选择，若为新增分供商，则需经过资格预审。

2.3.3采购计划应于采购实施前提前报送主管部门审批，一般至少提前7个工作日；采用公开招标方式采购的物资，至少应提前20日填报采购计划。

2.3.4对于安装材料、设备、技术性较强的物资，必须有相关的图纸和技术交底，并确定项目技术协调人。

2.3.5 采购计划提交后，如采购量变更，一个工作日内以书面或传真形式补办调整计
划手续，计划调整报告必须说明调整原因，并由项目经理签字确认。

2.3.6 各类计划均应按类别进行统一编号，存档管理。

计划编号办法：项目汉语简称-
某年某月-专业计划编号〔如：蓝宝石-201211-土（安）X（C）001，意为蓝宝石项目2012年11月土建（安装）第001号需求（采购）计划〕。

2.3.7 各事业部、项目部需指定专人，以传真或网络形式上报各类计划。

表单格式见
附表1－附表5，附表39。

第四章供应商的分级考核管理
1 核心内容
1.1 供应商管理按照分级分类的原则进行，即：A、B类采购项目的供应商由公司层面
统一管理；C类采购项目供应商由项目部负责管理，名册及相关资料报事业部和公司材料设备部备案。

1.2 按照属性，供应商可分为：不合格供应商、备选合格供应商、合格供应商、优秀
供应商、战略供应商五个层级，其中战略供应商仅适用于公司和工程局层面。

1.2.1 不合格供应商：已有合作业务，但未通过阶段性考核评价的供应商（纳入“黑
名单”）。

1.2.2 备选合格供应商：已通过考察获得准入但尚未发生合作业务的供应商。

1.2.3 合格供应商：已有合作业务，且已通过阶段性考核评价的供应商。

1.2.4 优秀供应商：能长期稳定合作且连续三年被评价为合格的供应商。

1.2.5 战略供应商：企业战略发展所必须的，可稳定、持续、跨区域的提供供应的供
应商。

1.3 公司所有的物资供应商，必须是合法成立，具备履行合同、承担民事责任的能力，
主体资格须经审查合格。

1.4 对评价合格的供应商，由公司材料设备部审核批准后，进入公司材料设备部编制
的《合格供应商名册》。

名册内的供应商可优先选择。

2 管理流程
2.1 分级
行全面管理：
1）负责公司层面A、B类采购项目供应商或和获得工程局授权管理的A类采购项目供应商的资格初审、考察、评定；
2）负责对本单位在册供应商的履约情况进行考核评价；
3）负责建立、发布本单位的《合格供应商名册》，并提交上级主管部门备案；
4）建立本单位供应商“黑名单”，报上级主管部门备案。

2.1.2 项目部负责本项目C类采购项目供应商的初审、考察、评定，对本项目所使用
的供应商履约情况进行阶段性评价，按供应商管理权限向公司提交评价结果；负责建立、发布项目部C类《合格供应商名册》，并提交公司材料设备部备案。

2.2准入
供应商的准入依次按照供方资格初审、考察、评定、名册建立四个环节进行。

2.2.1 初审供应商应提供：加盖公章的营业执照、资质证书、组织机构代码证、生产
许可证、安全生产许可证及市场准入证书复印件；加盖公章的产品质量证明书、环保及强制性认证证书复印件；最近三年的经营业绩情况（获得荣誉或业绩情况说明，应有证明材料或联系电话等）。

2.3 考察
2.3.1 各级物资设备管理部门组织工程、安全环境、技术质量、法务合约、财务资金
等部门对通过资格初审的供应商进行实地考察，验证相关资料，考察仓储及物流的配套设置情况、服务措施、资金实力、有无不良记录等，并根据考察情况编制考察报告，提出建议，经材料设备部负责人审核、主管领导审批通过后列为备选合格供应商。

2.3.2 通过考察评定的供应商作为备选合格供应商进入《合格供应商名册》。

2.4 评价
2.4.1 对供应商的评价按照“谁使用、谁评价”原则进行。

对供应商的评价由物资设
备管理部门负责组织发起。

2.4.2 项目部负责对已合作供应商每季度进行一次全面评价，并将评价结果依照对供
应商的管理权限及时上报。

一次复评，年底组织对在册的供应商进行一次全面的评价。

2.5使用
2.5.1 供应商选择必须是在公司认可的《合格供应商名册》内，当首次选用的新供应
商不在名册中，相关方负责登记和资格预审，经考评合格后，纳入合格供应商名册中，每季度末在公司办公平台公布，并对《合格供应商名册》进行及时更新。

2.5.2 在《合格供应商名册》内的供方，若一年未进行合作，再次采购前应重新评价。

2.5.3 项目部对项目实施过程中所使用物资的供应商建立数据库，以满足物资管理及
工程保修的要求。

3. 供应商管理相关记录表单格式见附表6－附表11。

第五章物资设备采购管理流程
1 核心内容
1.1 企业的采购活动必须遵循“法人采购”的原则，以“集中采购”或“授权集中采
购”的方式开展。

1.2 采购管理的主要工作内容包括：采购工作机制建立、采购任务管理、供应商选择
及管理、采购招标管理、合同评审管理、验收管理、结算办理等环节。

通过规范物资采购行为，实现材料设备管理工作标准化、规范化、信息化。

1.3 建立分级采购工作机制
1.3.1公司设置物资采购管理领导小组、物资采购工作小组和物资采购监督工作组。

1）物资采购管理领导小组：由公司总经理任组长、公司分管领导任副组长，成员由材料设备部、法务合约部、工程部/基础设施部、商务管理部、技术质量部、财务资金部、纪检监察部等部门负责人组成。

2）物资采购工作小组：公司分管领导任组长、材料设备部经理任副组长、财务资金部、法务合约部门负责人、材料设备部材料人员组成，办公室设在材料设备部。

3）物资采购监督工作组：由纪委书记任组长、成员由纪检监察部、法务合约部负责人组成，办公室设在纪检监察部。

工作组成员：事业部经理任组长，书记任副组长，成员由总会、总经、事业部工程部、商务部、技术质量部等部门负责人组成。

1.3.3 项目部成立物资采购评审工作小组
工作组成员：由项目经理任组长，商务经理或生产副经理任副组长，成员由项目材料设备部、工程部、法务商务部、技术质量部、财务部部门负责人组成。

1.4 建立集中采购招标评审专家库
专家库由工程、技术质量、法务商务、安全环境、财务资金、人力资源、物资管理等方面的专业人员组成。

每次招标前，至少抽取3－5名专家库成员与公司相关代表组织成立评标委员会（评标小组），进行开标、评标，推荐中标候选人。

2 流程描述
2.1 建立采购任务
每月初，通过对各项目上报的物资需求计划进行汇总审核，建立分级的采购任务。

已建立的采购任务按照已审批确定的权限，由公司层面和事业部主导项目部层面分别组织集中采购。

2.2 明确采购方式
采购管理部门在采购计划审批中要明确采购方式。

采购方式一般可采用招标采购（公开招标和邀请招标）、议标采购（竞争性谈判、单一来源采购）、框架协议执行采购、紧急采购、零星采购等。

2.3 采购前进行市场调查
2.3.1 直接到专业材料销售市场调查，了解市场价格，供求关系，物资设备品牌，供
货渠道，产品质量等。

2.3.2 到生产厂家考察，了解供应商信誉、产地来源、生产工艺、生产供应能力、质
量保证能力、价格组成、付款方式、售后服务等。

2.3.3查询专业性网站和商业网站。

一般大型企业都有网页或相关宣传报道，能迅速及
时与厂家取得联系。

大型专业商业网站信息也比较及时准确。

2.4 供应商选择
开始选择供应商，只有上一层级的供应商不满足要求时，才能够在下一层级中选择。

拟选供应商若为初次合作，需对其进行资格初审、考察、评定，符合要求并纳入《合格供应商名册》（见本手册第四章）。

2.5 实施采购
2.5.1一般情况下，邀请的投标供应商必须是经过局、公司采购管理部门预审通过的或
已在局《合格供应商名册》中的供应商，且数量在3家以上。

2.5.2采购开标时，可以采用使用单位提供的该项目责任成本为参考标的，如开标结果
高于该参考标的或达不到预期采购目标，可选择性进行询标。

2.5.3 原则上采购额度大于50万元的物资，实行公开招标。

结合实际情况，也可以采
取邀请招标、议标和谈判的方式。

2.5.4 特殊情况下，只能从唯一供应商处采购，或发生了不可预见的紧急情况不能从
其他供应商处采购，或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额30%时，可进行单一来源采购（具体流程见附录）
3. 具体操作
3.1 招标采购
3.1.1物资设备采购管理部门根据已批准的采购申请，组织编制招标文件，法务合约部
组织对招标文件进行评审，经主管领导审批通过后方能开展招标活动。

发布招标公告或投标邀请书均需以公司主管部门或事业部名义进行。

3.1.2物资设备采购管理部门负责对取得投标资格的供应商发放招标文件，并对标书发
放及回标情况进行统计。

3.1.3 在规定的开标时间，采购管理部门组织开标，评标小组成员（评委）分别对供
应商投标情况进行评价，采购管理部门对评委评标结果进行汇总。

根据评标情况，直接推荐中标供应商，或在开标后2日内对综合评分前三名的供应商进行二次询标，询标结果由采购管理部门公示3天后推荐中标单位；在满足招标文件各项要求的前提下，经询标后的合理低价即为中标推荐价。

3.1.4 采购管理部门在开标结束后2日内，编写评标报告，推荐中标供应商，报公司
领导审批，并对通过审批的供应商发放中标通知书。

3.1.5
3.1.6 招标结束后10日内，完成合同的洽谈、评审及组织签订。

3.1.7 为保证招标过程的公平、公正及顺利进行，可以收取适当的投标保证金。

招标
结束后，未中标单位退还其投标保证金，中标单位的投标保证金可转为履约保证金。

3.1.8 招标文件备案、保管和检查
1）公司组织的招标活动形成的所有文件和有关资料由公司材料设备部妥善保管。

2）项目部招标过程中形成的所有文件和有关资料随合同评审表报公司材料设备部备案。

3.2 议标采购
3.2.1 参与议标的供应商必须在《合格供应商名册》，原则上不得少于3家。

3.2.2 议标方式有竞争性谈判、询价采购和单一来源采购等。

采购管理部门对特定的
在册供应商发出报价邀请，并组织评审工作组成员对供应商密封递交的报价单进行开封评审，进行一轮或多轮的报价、磋商，最终按照合理报价选择推荐供应商。

议标选定的供应商也应进行公示。

3.2.3 与供应商谈判人员（谈判小组）必须在5人以上，与供应商有利益关系的不能参
加。

3.3 战略协议执行采购
3.3.1公司采购管理部门通过组织招标活动，与供应商签订《战略采购协议》，约定要
素采购项目的质量标准、价格计算方式、采购款项的支付方式、支付周期等主要内容。

3.3.2 使用单位根据实际需求，引用《战略采购协议》相关内容，与供应商签订《战
略执行专项合同》。

《战略执行专项合同》的内容不能超出引用的《战略采购协议》相关条款约定。

3.4 紧急采购
3.4.2 采购管理部门负责组织选择符合要求的供应商先行组织供货，满足紧急需求。

3.4.3 采购管理部门对供应商提出需求时，应简要说明对要素采购项目的相关要求，
并大致约定采购价格、支付方式等主要内容，在满足供货要求的同时对约定双方签订备忘录。

3.4.4 已开始执行的紧急采购，需对采购相关事项进行协商，并记录协商内容。

3.4.5 紧急采购需签订正式的采购合同。

3.5 零星采购。