第三章1 中国古代的文书档案工作

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(五)古代多用公文名称 1.牒 主要作为平行文,始用于唐代,内外各官府不 相统属者,相互往来的公文,多用于各州署之 间互相移文。 在宋元明三朝沿用,称为“故牒”,晚清出 现“通牒”,是国与国之间往来平行文书名称。 还可用于下行文,出现于唐代,用于官府向老 百姓发布文书。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
二、我国最早的公文名称——誓
典——部落联盟首领言行的记录 谟——下属对部落联盟首领陈述的记录 誓:帝王动员部下讨伐敌方的命令性文书。 《尚书》中收录五篇誓: 《甘誓》《汤誓》《牧誓》《费誓》《秦誓》 《甘誓》主要特点:中心突出,要言不烦, 富于气势和鼓动力,是一种比较规范的公文。 “誓”到秦汉以后消失,用“檄”代替。
第一节 公务文书和文书档案工作的出现
二、文字的发明和公务文书的出现 (一)汉字的发明:“仓颉造字”的传说
文字是公务文书形成的先决条件 (二)最早的公务文书出现于黄帝时期 三皇五帝 三皇: 伏羲 女娲 神农 “ 神农无制令而民从” “自五帝始有书契”
第一节 公务文书和文书档案工作的出现
(三)黄帝时期的公务文书 坟典:三坟、五典、八索、九丘 《三坟》:三皇之书 《五典》:五帝之书 《八索》:八卦之说 《九丘》:九州之志 《尧典》 《皋陶谟》《大禹谟》
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
8.檄、檄文 周天子或诸侯用来征召、晓谕或声讨敌方的文 书。类似于“誓” 始于春秋战国时期,一直沿用到清代,辛亥革 命后废止。 檄文的特点:叙事明白、说理雄辩、气势强盛、 话词果断,忌隐晦曲折、和缓细巧。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
9.典 夏以前,“典”为记录首领典范行为的文体, 《尚书》中《尧典》《舜典》 西周时成为帝王颁布的制度、法规的文书, 如《建邦六典》。后世为专门的法律文件的名 称。 10.贴 官府征调兵役、徭役发给吏民的一种文告。 始于南北朝,唐代的“堂贴”,明代沿用。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
(三)公开张贴的文书和机密文书——露布和封 事 露布:也称露板、露版,公开张贴的文书。是 各级官署为了使四方官民迅速知晓其内容 而不加封缄,公开张贴于宫门、城门及交通要 道的文书。类似于今天的告示。扁书、板檄 始用于汉代,汉以后仅用于军事获胜奏捷。 封事:机密文书,密封的奏章。百官上书奏机 密事,为防泄密,用黄囊封缄呈进,称封 事。 始于汉代,止于明代。 合檄、飞檄
第三节
中国古代的文书工作制度
一、有关公文拟制的重要制度
(一)文书正副本制度 形成于西周 王命文书颁发后,正本交受命者,副本交由内 史保存;中央官署的文件,副本在原官署存档, 正本上纳王室“天府”文件库保存;地方官署 的重要文件也是一式两份。 意义:既是文书工作的重要制度,也是档案工 作的一项重要制度。为现行公文的执行和历史 文件的保存提供了保证。
第三章 中国古代的文书档案工作
第一节 公务文书和文书档案工作的出现
一、结绳和刻契
结绳而治 《周易· 系辞》:“上古结绳而治” 用结绳的方法来进行管理。 刻契 《释名》:“契刻也,刻识其数也” 《旧唐书》: “俗无文字,刻木为契” 在木板、竹片、骨片或其他材料上刻些缺口或 其他记号,用来记录某种事实或作为有关各方 的一种信约。 文字产生前的记事方法 具有管理功能和信约功能 文书的前身
9.揭帖 由内阁直达皇帝的机密文书,皇帝阅后退还 本人,不予公布。 出现于明代,清代,揭帖指题本的副本,题 本送皇帝,揭帖则分别送给各有关司、部、科 参考。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
10.呈和详 呈:下级官员和吏民向上级陈述事由的公文, 类似现代的“报告” 始用于宋代,明清时使用广泛。 详:下级官员和吏民向上级陈述事由并请上 级批答的公文,类似于现代的“请示”。 始用于明代,盛行于清代。 清代呈和详两种公文明确分工,是文书工作的 一大进步。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
一、区分古代公文与现代公文的含义 公务文书:公务活动中形成的文字材料的统称 公务文书概念的外延大于公文 现代公文的概念:公文是指国家机关和其他社 会组织在履行法定职责、处理公务事宜时所使 用的具有法定效力和规范格式的文书。 古代公文的概念:公务往来中使用的有规范 名称和格式的文书。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
11.批答 君王对臣下的章疏做出回答的公文。相当于现 在的公文“批复”。 始于唐代,历代沿用。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
(二)古代主要上行公文名称 1.上书
始于战国。是臣民向君王陈述主张、见解的 公文名称。是后代奏、章、表、疏的前身。 上书往往就一件事,依据确凿的历史事件, 纵横议论,逻辑性强,富有说服力。李斯的 《谏逐客书》
第一节 公务文书和文书档案工作的出现
三、夏代的公务文书和文书档案工作
(一)夏是我国历史上第一个国家政权 国家形成的标志: 第一:按地区划分国民 第二:公共权力的设立 公务文书成了国家管理的重要工具
第一节 公务文书和文书档案工作的出现
(二)夏代的公务文书和文书档案工作 通过史籍记载,说明夏朝已有比较成熟的公 务文书 1.《尚书》中收录夏代的公文《甘誓》 《甘誓》——是启讨伐有扈氏时发布的檄文 《胤征》 《吕氏春秋· 先识览》:“夏太史令终古,出其图 法,执而泣之。夏桀迷惑,暴乱愈甚,太史令终 古乃奔如商。” 2. 夏太史令终古掌管文书档案工作,图法是宫 中的重要档案。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
4.关(关文) 朝廷各部之间互相质询的来往公文。 始用于晋代,沿用至清代。清代使用范围扩大 到地方组织之间往来行文。又用于向外国派遣 官员时的身份证明,相当于现代的“护照”。 5.咨(咨报) 翰林院移文三省、枢密院时使用的文体。 始于宋代,元明清时地位较高级别相等的官 署,公事往来也用咨文。 辛亥革命后,南京临时政府沿用。
2.札(劄)子 宋代盛行的一种多用公文名称,既是下行文, 也是上行文。 宋代有许多以“札子”为名的公文名篇,欧 阳修的《论按察官吏札子》等 元明清也有用“劄”、“札付”为文名的
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
3.榜(牓)
用于下行文,为张贴或悬挂以公布示众的公 文。后来多用于发布科举考试的结果,“榜上 有名”成语即源于此。 用于上行文,翰林院向皇帝奏事时用的文体, 类似于宋代的“札子” 始用于唐代, 元代后,榜不再用于上行文。
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6.照会 始于宋代,原是一种类似现代“通报”的下行 文 明代始,用作不相隶属的文武官府之间行文使 用的文种。类似现代公文 中的“函”。 官阶相同者用“黑笔照会”,官阶不同者用 “朱笔照会”。清末“照会”成为我国正式外 交公文名称,沿用至今。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
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7.谕、旨 谕,皇帝主动发出的命令或指示。始于秦汉, 主要于明清时使用。明代称“敕谕”,清 代有“上谕”或“圣谕”和“谕贴”、“堂谕” 之称。 旨 ,始于唐代,皇帝批准臣下施行政务的公 文,称“敕旨”。元明清三代,皇帝发布的公 文统称“圣旨”。 谕旨,皇帝的指示的统称。“明发谕旨”和 “寄信谕旨”之分。 “旨”在辛亥革命后废止,“谕”则在国民
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
三、历代主要公文名称种类
(一)古代主要下行文种类 1.诰:君王勉励属下的文书。 始于商朝,秦时废,汉代复用,明清时授予五 品以上高官用“诰命”,辛亥革命后废除。历 史上出现最早、使用时间最长的公文名称之一。 2.制:皇帝颁布重大政治制度的命令性文书。 始于秦,汉称“制诏”,唐宋后称“制书”, 一直沿用到清代。辛亥革命后废除。
5.策(册)书 皇帝用于册封或罢免诸侯王、公卿、大夫的 专用公文,一般书写于两相连的竹简上。 始于汉代(西周),一直沿用到清末,辛亥 革命后废除。 6.命、令 帝王或执政大臣代表国家发布的命令性文书, 用以任命官员、赏赐。 始于商代,命在秦以后废止,令在两汉魏晋 南北朝广泛使用,至隋唐废止。辛亥革命后, 命令又成为常用的下行公文名称。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
乾隆始,题本和奏本统称题本。 奏折:一种专门奏议军国大事的机密上行公文。 密奏:只有指定的官员才有权上呈,并由皇帝 亲自启封、阅看、批复的绝密奏折。不用送通 政司转内阁,直接交奏事官进呈。 密奏出现于顺治年间,雍正时大兴密奏之风。 奏折始于清康熙时。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
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8.题本、奏本、奏折、密奏 明清时大臣向皇帝进奏的几种主要公文。 题本:以官署的名义向皇帝陈述、请示有关 政务、军情、钱粮等公事所用的文体。须用印, 送通政司转交内阁称“通本”,送朝廷部院的 称“部本”,内容大都属于例行公事。 奏本:官员以个人名义呈送皇帝的陈情、建 言、申诉等。不须用印,不必告诉上级官员, 直接交奏事官进呈皇帝。具有保密性,一旦公 布易引起朝廷的震动。 两种公文均出现于明代。
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3.诏:又称“诏书”,是皇帝发布一般性命令、 训示、答复臣下上奏,或皇帝即位、逝世时颁 告天下的文书。 起于商代,秦代成为皇帝的专用文书。明清 时用于宣布重大政务 ,辛亥革命后废除。 制与诏的区别:制书的规格高于诏书:“命 为 制,令为诏。”命是重大的、有关全局性的 命令;令是一般的、局部性的命令。
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7.状 官员向皇帝陈述事情或申诉所用的文体。 起始于汉代。唐宋后扩大适用范围,通用于黎 民百姓向官署或下级官署向上司报告使用,唐 代的“牒状”、宋代“奏状”、元代“申状”、 明代“呈状”、清代“诉状”。明清以后,多 用于法律部门和信访部门,现代汉语中“告状” 一词.表 官员向皇帝陈述事情的上行公文。 始用于汉代,魏晋南北朝盛行,唐宋以后多用 此名。用处广泛,凡论陈、劝请、进献、荐举、 庆贺、请安、讼理、弹劾均可用表。
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5.议 臣下就重大国事向皇帝论说事理、表述意见的 文书。 西周时出现,汉代正式设为上行公文,也称 “驳议”,作为官员向皇帝陈诉不同意见之用。 6.疏(上疏) 官员对政事的建议以及弹劾官员的上行公文, 类似表。 特点:是对所议事项分条陈述。贾谊《论积贮 疏》 始于秦代,止于清代。
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4.敕书和戒书
又名戒敕。始于汉代,皇帝对臣僚训示用的 专用文书称“戒”,一般上级官员向下级官员 行文用“敕书”。南北朝以后,“戒书”废除, 敕成为皇帝专用的下行文;宋代称“敕牓”, 皇帝诫励百官、晓谕军民、赐宴的文书。元代 后,称“敕命”,辛亥革命时废除。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
2.奏 臣子向君王进言上书的统称。臣下评议政事、 陈述政见、弹劾官员的文书。 始于秦代,汉代以后通常称“奏议”、“奏 书”、“奏章”、“奏疏”、“奏折” 3.章 官员受封赠后向皇帝谢恩的文书。 始于汉代,东汉以后又用于对皇帝的庆贺和谏 议。唐以后基本废而不用。
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
(四)古代主要平行文名称 1.移: 古代广泛使用的一种平行文书,为各诸侯国 之间或各国官署之间的往来公文。 始用于春秋,称“遗书”,战国时称“移书”, 汉魏以后,称“移”或“移书”、“移文 ”
第二节 中国古代公文种类和名称的演变
2.载书(盟书) 春秋战国时诸侯王集会所订立的共同遵守事 项,称“盟誓”,写成文书叫“载书”。 3.国书 春秋战国时邻国互派使节、沟通情报的文书。 国书被后世沿用。现代外交活动中用的“国 书”,则是国家元首派遣或召回大使时向对方 发出的正式文书。
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