浅论秘书人员的交际语言艺术

浅论秘书人员的交际语言艺术
摘要：语言是人类所特有的用来表达思想、交流情感、沟通信息的基本工具。

在秘书工作中，秘书与领导及下属以及其它接触对象的整个接触过程中，始终都离不开双方的语言交流，而对秘书人员而言，其本人的语言运用、表达能力，既体现出自己的水平，又直接与自己的上级和工作单位的精神文明状态直接相关，所以秘书人员在其岗位服务时，必须自觉有关的服务语言规范。

“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。

”交际双方融合还是神离，成功还是不欢而散，在很大程度上决定于秘书的交际语言艺术。

关键词：秘书交际语言
一、秘书语言艺术的基本原则
现代文秘工作人员在语言艺术方面应该遵循五个基本原则，即标准规范、词简意达、诚恳热情、场合语境、灵活多变。

（一）标准规范。

文秘人员的语言应从词汇的规范化和语法的规范化这两方面着手。

词汇的规范。

首先, 要注意区分方言和普通话词汇的不同。

例如, 在河南的不同乡镇,，对玉米的称谓不同，西平县的大部分乡镇叫“玉蜀黍”；上蔡县的大部分乡镇叫“苞谷”，这都是方言词。

作为一个文秘人员,就不能这样乱称呼，而应叫“玉米”，这是普通话中的词。

因此, 文秘人员在工作语言中应尽量使用现代汉语普通话中的词汇。

其次，应谨慎、规范地使用外来词。

一般情况下，能运用现代汉语中的词汇表达得清清楚楚、言简意
赅的，尽量不使用外来词。

如当说“发动机”时, 不用外来词“马达”来表达。

再次要慎重规范地吸收古语词。

现代汉语中的词汇是在古代语词的基础上发展起来的，在当今社会中, 有些古语词如“南辕北辙”、“狐假虎威”等仍有很强的生命力, 用到特定的语言环境中。

能起到画龙点睛的作用。

语法的规范。

要求语言通顺、流畅，避免语言障碍。

具体来说，要注意防止搭配不当的现象，保持成分折完整，注意排列的顺序、前后的关系照应等。

（二）词简意达。

词简意达是一种艺术, 文秘语言也必须简明达意, 讲求效率。

要做到言简意达, 还要去掉口头上的语病, 一些不良的语言习惯, 往往不同程度地影响语意的表达。

要做到这一点, 文秘人员在日常工作中要做到长话短说, 避免锣嗦, 不拿腔拿调, 自我卖弄。

有的文秘人员喜欢让别人看到自己的长处, 了解自己的优点, 在这种心理支配下, 口若悬河, 毫无节制地自我卖弄, 这样轻童倒置, 既引起别人的反感, 又直接影响了工作的顺利开展。

（三）诚恳热情。

美国政治家帕逊纳说：“通常所谓口才流利, 就是说那个人说话是从心底里发出来的, 里面充满了热情。

”可见, 诚恳热情是语言交际中的重要原则。

中国有句古话叫“精诚所至, 金石为开”就是这个道理。

文秘人员更应采用诚恳热情的态度, 所谓“诚于中而形于外”, 一旦听者的情绪为你友好热情的态度调动起来, 他（她）对你的正确意见就容易接受, 这时你就达到了目的。

诚恳热情的语言能缩短说者与听者的心理差距, 容易取得信任, 使听话人乐于接受说话人的思想和观点, 达到交际的目的。

文秘人员以诚恳热情的态度说话, 不仅可以使听者接受正确盘见, 而且可以使对方对其所犯的过失产生内疚感, 增强改正错误的决心, 使一些本来无法消除的矛盾得到缓和甚至于化解。

中国历史上著名的“触龙说赵太后”就是一个典型的例证。

左师触龙在严重对立情绪下, 施展自己的语言艺术, 用出自肺腑的诚恳热情之语, 深深打动了赵太后, 终于使她缓解了对立情绪, 放
弃了自己的立场, 欣然接受触龙的劝告，这篇文章中的触龙可以说是秘书人员学习的榜样。

（四）场合语境。

所谓场合语境, 是指说话要话随境迁,适合语境。

当双方进行谈话时, 说者与听者理解彼此的语言都要受到特定场合的影响和制约。

说者无论是话题的选择, 还是语言形式的采用等, 都要根据特定的语境来确定 从话题来讲, 如别人办喜事的场合,就不能谈使人丧气的话题 在别人悲痛的时候。

一般忌谈欢乐的话题。

从语言形式来讲, 一般需要按常规形式说话, 而在特定的场合, 又可话随境迁, 灵活变通, 通过这些组成特殊的语言形式, 能够收到理想的语言效果语境, 实际上是一个比较复杂的概念, 在语言交际过程中, 既要切合语境, 又要善于利用语境来实现交际的目的。

鲁迅在厦门大学任教期间, 校方曾召开一次专门会议无理削减一半经费, 遭到与会人员的反对。

校长林文庆不但不予理睬, 反而阴阳怪气地说：“关于这件奉, 不能听你们的, 学校的经费是有钱人出的, 只有有钱人才有发言权。

”他刚说完, 鲁迅立即从口袋里摸出两个银币, “叭”的一声, 扔到桌子上, 说：“我有钱, 我有发言权。

”致使林文庆措手不及, 狼狈不堪。

普迅讲的“有钱”和林文庆说的“有钱”是两个概
念, 二者所包含的语意相差很远, 鲁迅是利用语境造成的歧义, 实现了语言交际的特定目的。

在语言过程中, 首先要切合语境, 同时也要把握利用语境来实现特定交际的目的。

文秘人员生活在特定的环境中, 其说话要特别受到语境的制约。

文秘人员工作的性质、特点和作用, 自身的素质, 充当的角色等, 这些主观与客观的因素, 就构成文秘人员说话的语境, 作为文秘人员, 应牢牢把握这一点。

（五）灵活多变。

应变能力是文秘人员必备的基本能力, 体现在语言表达上即为灵活多变。

但是这里的意思绝不是见风使舵、投机取巧、八面玲珑, 而是在特定的语境中, 使语言处于优化状态。

语境是千变万化的,尽管能做到力求适应, 但经常会出现始料不及的情况, 这样就需要文秘人员调整自己的说话内容、说话方式, 能机敏、灵活、巧妙地应付出现
的意外情况。

二、秘书交际语言艺术的内容及重要性
有人说，当今世界有三大武器，即原子弹、电脑和交际语言。

确实，现代社会中人与人之间的语言交流越来越频繁，交际语言的重要性越来越突出。

所以，秘书在交际过程中，要重视交际语言的艺术。

交际语言的表达作用，集中体现在语言活动的整个过程中。

秘书的交际语言，实际就是特定的人、在特定的语境里,为了特定的目的，运用语音手段,传递信息、交流思想和交流感情的一种言语活动。

作为秘书，我们每天都会遇到一些场合，需要我们说些适当的话。

这些适当的话，能够帮我们甚至领导及公司很大的忙，帮助我们解决大大小小的问题，甚至可以签到合约。

一个会说话的秘书，可以流利地表正自己的意图，也能把道理说的很清楚、动听，使别人很乐意接受。

有时候还可以立刻从问答中测定对方语言的意图，从对方的话中得到启示，了解对方，与对方建立很好的友谊。

当我们有事情和别人接触或跟别人合作的时候，若能说话流利而且注重其中的交际语言艺术，我们总能很愉快地谈成很多事情，使人清楚地明白我们的意图。

当今社会生活，不仅我们秘书与人之间，包括与社会之间的关系都非常重要，广泛的社交往来不可缺少。

随着我们与其他人合作机会的增加，我们的交际语言能力，愈加显得重要了。

有时，一句话往往决定于一个人的成功或失败。

富兰克林说: “说话和事业的进展,有很大的关系,你若出言不慎,跟别人争辩,那么,你将不可能获得别人的同情,别人的合作,别人的助力。

”这是千真万确的，一件事业的成败，常会在一次谈话中获得效果。

所以，你想获得事业上的成功，必须具有能够应付一切的交际语言。

现在不仅我们秘书，包括社会上的其他人，也越来越注意到交际语言在社会的人际交
往中的重要作用。

若秘书或其中的一个员工，说话词不达意、笨嘴拙舌，可能会使我们坐失良机；反之，我们善于辞令，可能会使我们左右逢源，而出言不当可能会顿感“四面楚歌”；精辟的外交答辩可以维护国家的尊严，而精彩的竞选则可以使选民们热血沸腾；一席语重心长的话可以使浪子回头，而一席情意深切的话也可以……现代社会的快节奏、高效率是以较好的交际语言为前提条件的。

拥有良好的交际语言艺术，可以更好地推动工作、推动事业，有助于在充满竞争的现代社会中捕捉转瞬即逝的机遇，走向成功。

三、如何提高秘书的语言艺术
（一）要加强学习。

只有具备比较丰富的知识，才能达到“语如泉涌”、“出口成章”的成章。

古人所云“不积溪流，难以成江河”，“不积跬步，难以至千里”等，都是这个道理。

因此，必须拓宽视野，广泛涉猎各种有益的知识。

在此基础上，要学习和掌握一些语言技巧。

可以从口才方面的书籍中获取，也可以从名人演讲和领导讲话中学习。

同时，还要注意众社会实践中尤其是广大基层群众的生动而丰富的民间语言中汲取营养，博彩众长，为我所用。

（二）要提高心理素质。

人们常说，“言为心声”，就是说语言是表达人们内心世界的声音。

但如果一个人心理素质欠佳，或者有障碍，那么他心中纵有“千条锦囊”、“万种妙计”，别人也无从知晓。

因此，必须重视心理素质的提高。

健康的心理表现为，无论在任何场合、任何情况下，都能做到说话镇定自若、处惊不变，也不会出现战战兢兢、噤若寒蝉的现象。

要做到这上点，首先是要提高自信心，相信自己的能力；其次是要稳住情绪，掌握好节奏，以不变应万变，不能自己乱了方寸。

（三）提高语言素质。

简单地说，一是要学点语法、修辞；二是大力推广普通话；三是加强正音正字的读写训练；四是多实践，活到老，学到老，锻炼到老。

在今天的信息时代，秘书仅具备文字语言素质和口头语言素质是不够的。

随着科学技术的飞速发展，高科技的手段层出不穷，给秘书工作带来了便利，也给秘书带来了挑战。

秘书传统的工作方法或操作方法基本是手工作业，已不适应时代前进的需要，又影响秘书实用技术的使用和工作效率的提高。

因此，秘书工作人员还应努力掌握计算机语言，努力学习电脑、网络、通讯和办公自动化等先进技术知识，使这些科技知识成为秘书必备的语言素质的一部分。

这样，秘书才能很好地实现服务领导工作的使命，方能更好地适应-# 世纪的到来。

（四）加强实际演练。

一方面，在工作中遇有口头表达的机会，就要及时排除思想顾虑，积极大胆地实践。

同时，在工作之余，要见缝插针，努力创造语言交流的环境，善于表达自己的观点和见解。

要虚怀若谷，努力学习和揣摸他人的优点和长处，弥补自己的不足。

口头上的语言要随时随地注意运用；书面上的语言每次都要检查用语还要经常的练习，不断使自己的语言做到准确、精炼；而且在平常与人交际的过程中，注重细节的追求，适时地运用好身体语言，以达到长期的预期效果与目的。

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