信件管理制度

信件管理制度
第一章总则
第1条目的。

为规范信件，报刊管理，确保其准确投递和分发，特制定本制度。

第2条职责。

行政部负责公司全部信件的管理，并落实专人负责。

第二章来信处理。

第3条信件的分类，处理方法。

1．依其重要性分别归类，一般分为电报类，限时信件，或其他附有支票等重要文件的信函，公司，机构的其他部门来涵，亲启信涵，报刊，杂志，商品目录及其他广告宣传资料，包裹等。

2．报刊杂志，商品目录和邮购广告，除与主管有直接关系，一般由行政人员处理；这类信件数量大，主管无暇一一过目，行政人员可做重点报告，或者用红笔将有关事项勾出，以便主管参阅。

3．于对亲启信函，除主管有指示可拆开所有的信件外，不应注明“亲启”的信件；如误拆应立即封妥，并签字注明“误拆”字样。

第4条拆信或包裹。

1．拆信。

拆信时，剪封口要在信封上的固定位置上；拆前先将信在桌上轻敲，使信内物品落在信封底部，以免拆时受损；拆信后，必须注意下列事项。

（1）查看信纸上的地址是否与信封上的相同，如果不同，以信封为准，做信封必须保留。

（2）查看信上是否有写信人的签名，并对照信封，找到写信人的姓名。

（3）查看信件是否有耽误，可以邮戳及信上注明的日期做出判断。

（4）查看信中所提到的附件是否有附上，如果未附上，在信上注明“缺附件”，并保留信封；如果附有支票或汇票时，应核对金额是否相符，并在信上注明“核对无误”，如果有差错，要注明差异之处。

（5）信封所邮戳有时可作证明用，信封需妥善保存，信件管理人员可在信封上盖收信日期章，依收信日期排列，直到确信信件已无用后再一起销毁。

2．拆包裹。

拆包裹时可以用刀子或其他工具；在拆时需注明包裹里面是否附有信件或其他文件；如果是订购的东西，可取出订单核对，看寄来的物品是否正确无误，并填写核对单产会计部门，通知物品已收到。

3．误投邮件。

误投邮必须退回邮局，如果是已迁走的公司邮件，如知道其新地址，可帮忙转过去。

4．其他。

拆刊物时先请示上级领导刊物如何处理，领导一般让办公人员先看一遍，然后夹上便条指出主管想看的文章，并标明页数。

随着办公人员工作经验的增加，可在阅读文章时，标出重点，准备纲要，以便查阅。

第5条收发信件登记。

信件登记设立收发登记簿，每日重要邮件，包括来信及转信，都需要登记在收发登记簿中，尤其是挂号信，包裹等；登记簿中通常记录收，
发信件的日期等信息，以备日后查询。

第6条来信如以单位为收件人，拆开后应按信件的类别，由各部门接收；如是个人函件，可直接交由收件人；如果公事，分信时需注意以下原则：
1．用红笔勾出信件要点，以节省他人阅读时间。

2．对于需要回复或需上级领导指示的信件，可在信纸上方加注，供上级主管裁决。

第三章外发信件及回信处理
第7条外发信件。

各部门若有信件外发，经办人员须在当天下午四点前将外发信函，包裹送至行政部，并填写快递，挂号，包裹外发登记表，行政部四点半前将当
日外发信件点清，交邮局工作人员寄发。

第8条回信程序。

1．在回信时必须考虑信件的重要性与时效性。

有些信件只是简单的询问或例行通涵，可直接由人公人员回复；有些则需请示主管之后才能回复；有些必须收集资料，并经主管审核后，才能回复。

2．不论简单还是繁复的信件，在回信时都应仔细阅读来涵，明确回复事项及需准备的资料，这样才不会有所遗漏；回信的程序包括直接回复或请示上级回复（拟稿，打样，核对，签名），寄信（核对，装封，邮寄），复印件归档。

第9条回信注意事项。

要写好一封回信，应把握以下要点：
（1）清楚。

写信时应措辞明白，清楚，使阅信人能立即明了内容，不致引起误会。

最忌含糊不清的表达方式。

（2）正确写作书信。

正确是不可缺的要素，信件内容不正确，易引起纠纷。

要避免夸张或过分含蓄。

（3）具体。

所谓“具体”就是要言之有物，措辞，文意切中要领，据实直陈，切忌空泛，抽像。

（4）完备。

所有的信件都是为某种目的而写，信中该写的内容不可遗漏，如果一封信写得不完备，不得不能达到目的，甚至还会起到相反效果。

（5）简洁。

书信应力求简洁，切忌冗长。

须知商场中人均业务繁忙，没时间阅读连篇累牍的信件。

因此，在词能达意的原则下，语言力求简单明了。

（6）谦恭。

谦恭有礼是商场上的重要法则，写信时也不能疏忽。

有礼貌的信会博得收信人的好感，但过于恭敬的书信也是不可取的。

（7）体谅。

写信人在写信时，不能只从自已的立场出发，而应设身处地地对方方着想。

具体的说，提及到任何事物，少用第一人称，要把对方的利益放在最重要的位置。