进出口企业员工档案安全管理制度(AEO认证文件)

文件变更记录
文件签收记录
进出口企业员工档案安全管理制度（AEO认证文件）
1.目的
为了规范公司的人事档案管理，同时为了维护人事档案的完整，防止档案损坏或丢失，便于高效、有序地利用档案资料，特制定本管理制度。

2.适用范
适用于公司（含分公司）员工纸质档案和电子档案的管理活动。

3.职责和权限
3.1公司人事行政部门
为本公司员工人事档案的对口管理部门，指定人事专员为人事档案的保管负责人，负责保管公司人事档案管理工作；负责收集、鉴别和整理人事档案有关材料；负责办理人事档案查阅、借阅和转递；负责做好人事档案的安全、保密、保护工作。

3.2各分公司
由负责人指定专门文员配合人事行政部进行分公司人事档案的收集、整理、交接工作。

4.员工档案管理工作程序
4.1档案管理工作总体要求
档案管理工作要做到：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、动态管理、整理规范，档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，并制电子目录，以便查阅。

4.2员工档案建档
4. 2. 1员工档案的分类
a）员工入职档案：人力需求申请表、个人简历、应聘人员职位申请表、面试记录及待遇核定
事项审批、应聘人员背景调查表、身份证复印件、学历学位证复印件、入职体检表、《关于个人无犯罪记录的声明》。

b）员工在职档案：转正及晋级表、企业员工动态管理核查记录表、各类合同及协议等。

c）员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、外出培训审批表。

d）绩效管理档案：员工绩效考核相关资料。

4. 2.2员工档案及时建档
新员工报到后，人事档案管理人员收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建
的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别、部门、职务等信息。

人事档案管理人员将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案应备份在公司移动硬盘中，移动硬盘存放于人事行政部的保险柜中。

员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司员工保密管理相关制度。

4.3人事档案借用、查阅
1.3.1查阅员工的人事档案需填写《借用、查阅人事档案审批表》并经有效批准后方可查阅，本部门员工的人事档案查阅需经部门主管批准，部门主管有权查阅其他部门员工的人事档案，但需经人事行政部门主管审核，并报总经理批准；总经理有权查阅部门主管级别员工的人事档案。

4. 3.2查阅档案原则上在人事行政部门内部并在指定人员陪同下查阅。

如需借出人事行政部门, 需经人事行政部门主管批准。

借用档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还。

4.4人事档案保管年限
离职员工的人事档案每年清查，另外存档，应在妥善保管3年以后销毁。

4.5本制度最终解释权归人事行政部，本制度从下发之日起实施。

5.参考文件/关联文件
5.1《人员安全管理制度》
5.2《招聘录用辞退管理制度》
6.附件/表单
6.1《借用、查阅人事档案审批表》
6.2《关于个人无犯罪记录的声明》。