信息交流控制程序
信息沟通控制程序
4.3.2 信息的传递
（1）信息传递主要通过文件、报告、通报、学习材料、书信、通信和会议等途径与相关部门和单位传递，发布信息。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
更改次数：0
36、信息沟通控制程序
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（2）营销中心、客服部和研发中心等与外界有接触的部门同相关方进行信息传递、反馈。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
更改次数：0
36、信息沟通控制程序
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1 目的
为确保企业与员工和其它相关方就管理信息进行相互沟通，保证内外信息及时、有效的交流，特制定本程序。
2 适用范围
本规定适用于公司管理体系内外部信息沟通的控制。
3 管理职责
3.1 行管中心副总负责公司内部信息沟通，管理者代表负责对外信息沟通和协商；
（4） 不论内部和外部，对相关方关注的问题和对重要环境因素影响的信息、重要危险因素影响的信息都要特别加以注意，并迅速采取处理措施，记录处理决定。紧急状况执行应急准备和响应程序。
（5） 发生突发事件或在紧急状态下，执行《事故应急救援预案》。
5 相关文件
《法律法规和其它要求控制程序》
6 主要相关记录
《适用的法律法规和其它要求清单》
（5） 同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息。
（6） 管理体系方针的对外宣传。
4.3 信息交流
4.3.1 信息的收集和整理
（1） 各职能部门和人员负责收集本部门工作有关的信息；
（2） 营销中心、客服部和研发中心等与外界接触的部门负责收集相关方的信息；
12信息交流控制程序
信息交流控制程序1 目的建立有效的信息交流渠道，确保公司部门之间、公司与外部相关方之间及时互通质量、职业健康安全和环境管理的有关信息，确保体系有效运行。
2 适用范围适用于公司内部、外部有关质量、职业健康安全和环境管理的信息交流与沟通。
3 术语和定义本程序采用GB/T19000-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准及公司《管理手册》中的有关术语和定义。
4 职责4.1 管理者代表负责对质量、职业健康安全和环境管理重大信息处理结果的审批，并与总经理对体系的运行情况进行交流。
4.2 办公室负责公司决定、通知、指示、决策的传达，上级机构的转发以及外来人员的接待、咨询和答复等方面的信息传递。
4.3质检部负责公司产品质量信息的接收和处理、生产技术部负责职业健康安全和环境管理信息的接收和处理，办公室负责公司法律法规要求信息的传递。
4.4车间负责生产过程的质量、职业健康安全和环境管理信息以及相关方信息的接收和传递。
4.5相关部门负责本部门责任范围内的信息接收、传递和处理。
4.6员工代表协助相关部门处理来公司内部员工合理的报怨和要求。
5 程序5.1 内部信息的交流与协商5.1.1总经理、管理者代表对管理体系工作的指示、决定、要求等，由办公室形成会议纪要、公文、通知等形式向相关部门传达。
5.1.2各相关部门在体系运行过程中向公司其他主管部门反馈的信息可以使用常规报表、报告等形式，对于体系运行过程中发生的异常信息，一般在二天内填写《信息反馈单》进行传递。
5.1.3质量、职业健康安全和环境管理体系方针、要求、知识，生产技术部、办公室可用多种形式发到各相关部门，并负责解释。
5.1.4员工可通过员工代表反映合理的报怨、建议。
员工代表接到员工的报怨和建议后，应立即记录在《信息反馈单》中，并于七日内与有关部门进行协商，将处理结果及时传达至员工。
5.1.5车间生产过程中对质量、职业健康安全和环境管理方面的信息可以通过技术交底、班前班后会、安全例会等形式进行传达，车间做好相应的会议记录。
12信息交流控制程序
1
为了规范质量与环境以及职业健康安全的相关信息的交流与协商，确保对质量、环境、职业健康安全管理体系的有效运行进行信息交流，并且贯彻“全员参与〃的原则，特制定本程序。
2
本程序适用于公司覆盖质量、环境、职业健康安全管理体系信息交流。
3
内部信息：企业内部发生的信息；
外部信息：企业外部发生的与企业有关的信息；
c、上级主管部门下达的各种文件；
d、顾客关于产品要求、询问、合同处理（包括对其修改）和投诉及其他相关方的信息；
e、其他。
5பைடு நூலகம்1.2内部信息
a、方针、目标、指标、管理方案；
b、重要环境因素与信息；
c、职责和权限的信息；
d、培训信息；
e、监视与监控信息；
f、不符合与改正信息；
g、内部审核、管理评审信息；
b、各职能部门将各种管理信息以书面或其他形式及时发送到相关领导及部门，领导批复后应及时反馈到各职能部门；
c、综合办收到上级主管部门下发的文件，登记后呈报公司领导批阅，然后传递到主办及会办部门；
d、外部环境检查、参观、访问等工作分别由综合办接待，并将结果报管理者代表和总经理；
e、综合办负责与相关方的沟通，执行《相关方施加影响操纵程序》，并负责受理外部相关方提出的质量、环境、职业健康安全方面的看法与投诉，并用《信息联络单》根据反馈的状况将有关问题反馈给相关职能部门，并报综合办备案。
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口总经理［］份口经营部［］份口技术检验部［］份
□综合办［］份口生产部［］份
□财务部［］份口仓库［］份
备注：1、文件要求每页印有“受控文件〃E1.1.否则此文件视为无效版本。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1、目的确保及时、准确地收集、传递及处理有关信息，以对质量管理体系的有效性进行沟通。
2．范围适用于本公司内部信息交流以及于顾客的信息交流。
3．职责3.1 各部门负责各自工作范围内的信息（包括非体系运行信息）的收集、传递与处理。
3.2 供应销售部负责与顾客的信息联络与处理。
4．工作程序4.1 内部信息交流4.1.1 对质量管理体系正常运行时所产生的各种信息，如管理评审记录、设计和开发记录、监视和测量记录等，各部门直接按照体系文件的规定收集、传递并处理。
4.1.2 对于体系文件未明确做出规定的信息的处理由相关部门以《信息联络处理单》的形式或其他适当的形式传递到与之相关的部门以做适当的处理，必要时需报告管理层予以协调解决。
4.1.3当出现各种紧急、意外、矛盾或意见不一等情况而导致不能按正常体系文件规定执行时，可由有关部门迅速以《信息联络处理单》的形式传递至管理层，由管理层予以协调解决。
4.1.4 信息可采用面谈、会议、通讯设施、声像设备、电子媒体及布告栏、内刊、简报等各种书面资料等方式予以传递。
4.2 与顾客的信息交流4.2.1供应销售部负责接收顾客有关产品要求的信息，并按《产品要求确定与评审程序》的要求将其传递到相关部门，在按上述程序初步明确了产品要求并经评审后由供应销售部负责与顾客联络以最终确认产品要求。
当顾客对产品要求提出变更时，亦由供应销售部予以接收，经评审后再由供应销售部负责与顾客确认并传递到相关部门。
当本公司对产品要求提出变更时，则由供应销售部负责与顾客联络，征得顾客同意后，再由相关部门组织评审，并由供应销售部回复顾客并传递到相关部门。
4.2.2供应销售部应通过问卷调查、主动拜访、收集情报、查阅资料等各种方式主动了解潜在顾客的需求，把握市场动向，并将得到的有关信息汇总整理，向管理层报告，以有利于准确识别顾客的需求与期望，为新产品开发指明方向。
4.2.3供应销售部应礼貌地接待顾客以各种方式所进行的问询、拜访等活动，热心解答顾客的各种问题，并就有关信息积极向管理层报告。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1、目的为了确保公司一体化信息的及时、准确地收集、传递及反馈，作好信息的管理工作，特制定本程序。
2、适用范围适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。
3、职责3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。
3.2 市场部负责统筹公司对内、对外有关质量、环境的信息收集、传递和处理。
3.3 各部门负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。
4、工作程序4.1 信息的分类4.1.1 外部信息4.1.1.1地方监测站、环保局、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地政府、认证机构网上，购买公司产品的顾客等监测或检查的结果及反馈的信息；4.1.1.2 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等；4.1.1.3 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、供应商、废物收购方、社区居民、员工家属等；4.1.1.4 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术等管理方面的信息。
4.1.2 内部信息4.1.2.1 正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；4.1.2.2 （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；4.1.2.3 紧急信息，如出现火灾等情况下的信息与记录；4.1.2.4 其他内部信息（如员工的建议等）。
4.2 信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。
4.2.1 外部信息的收集与处理4.2.1.1 各部门负责与地方监测站、环保局、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地政府、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由公司相关部门传递到有关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照相关程序文件的要求进行处理。
4.2.1.2 各相关部门按其业务范围将收到的上级主管部门文件呈报部门主管后做出相应的处理，若直接从外部获取的有关的法律、法规和标准等管理信息时，应在一周内以《信息联络处理单》反馈到市场部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。
信息交流控制程序
4.3.2会议传达或汇报。
4.3.3列入培训内容进行培训，详见《人力资源管理控制程序》。
4.3.4用专栏、周报、电子邮件、电部门作书面记录，其接收与处理根据按上述4.1与4.2、4.3条款进行。
4.5重大环境因素外界交流:
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备注
受文单位
发行管制章
部门
总经办
制造中心
研发部
销售部
财务部
份数
备注：
核准：审核：制订：
1.目的：
用于控制工厂内部及外部的环境信息交流，以便及时调整工厂的环境管理活动。
2.适用范围:
适用于工厂内部各部门的信息传达以及工厂与外部各相关方的信息交流与传达。
3.职责
3.1管理者代表负责信息沟通的协调安排，以及信息的汇总保存。
5.2《人力资源控制程序》
5.3《环境法律法规控制程序》
6.环境记录:
6.1《环境信息一览表》
6.2《环境信息接收及处理报告》
6.3《废物收购环境协议》
6.4《工程合同环境协议》
6.5《供应商环境协议》
4.2.2外部信息接收与处理：
a.各窗口部门主动收集或接收相关的环境信息，并将接收到的信息填写《环境信息处理报告》传递给ISO推行小组；
b.ISO推行小组接收到信息后，登录在《环境信息一览表》，根据内容确定处理方式、责任部门等，报管理者代表批准。必要时管理者代表判断是否向总经理汇报。
c.根据信息种类处理方式如下：
3.2各相关部门负责具体答复和处理方案。
4.程序：
4.1工厂内部信息：
4.1.1内部信息窗口：工厂员工的信息由各部门主管或行政部接收。
信息交流控制程序
6.6.1在内部审核时对信息沟通方式进行验证。信息沟通是否达到促进质量和环境管理体系运作有效性，是作为判定内部沟通方式是否适宜的依据。如内审结果反映沟通方式不适宜时，管理者代表对沟通方式进行纠正。
6.6.2如有必要时，各相关部门在信息沟通后确认信息沟通的有效性，或由相关人士/管理者代表确认信息沟通的效果，将确认结果反馈给信息发出的部门。
6.4.1.8直属副总经理每月份分别主持召开四次管理例会，会议的范围包括但不限于：新产品项目导入成效，产品质量、成品状况，改进项目的成效回顾与总结，教育培训、资源的可持续发展、员工福利、人身安全。
6.4.1.9当过程出现紧急异常情况时，各部门可实时召集相关部门开会讨论，并由责任部门落实相关的会议决议。
6.7信息沟通有效性评估结果记录
信息沟通有效性评估结果将于每次内审或管理评审的报告中加以总结体现。
7、附件
《会议记录表》
《内部联络单》
《签到登记表》
8、附件：
附件一：信息交流控制流程图
项目
相关部门
TQM
DCC
控制点
适用表单
每周
《会议记录表》
/
《文件发放登记表》
/
《文件管制总览表》
2次/年
《管理评审报告》/《内审报告》
6.4.3文件交流
DCC按《文件控制程序》把有关的系统运作文件发送到相关部门，各相关部门按文件控制程序进行操作。
6.4.4公司内线电话/电子邮件联络/视频会议
各部门的日常工作联络性沟通可通过内线电话、电子邮件或视频会议进行联络沟通，电话、电子邮件的联络只作为沟通性联络；电子邮件联络如作为约束性联络文件，必须有备份经签名批准且在电邮上说明或采用签名后进行扫描处理，方能生效。
信息交流控制程序(含表格)
信息交流控制程序（ISO9001/ISO14001-2015/QC080000-2017）1.0目的为及时、准确地收集，传递及反馈有关信息，作好信息的管理，确保内部沟通与外部沟通的有效性。
2.0适用范围适用本公司内、外部沟通及信息交流。
3.0引用文件3.1《纠正及预防措施程序》3.2《文件系统控制程序》3.3《记录控制程序》3.4《环境法律、法规及其它要求程序》4.0定义：无5.0权责见程序要求6.0程序6.1信息分类及对应窗口6.1.1外部信息a).环境法律、法规、行政管理条例及产品标准信息等------环境推行小组；b).环境申报、商检局、认证机构、环保局、监测站等监测或检查结果及反馈的信息------环境推行小组；C).市场方面环境要求，(如:客户问询、合同订单处理、满意抱怨沟通等)------业务部、营业部；d).行业组织-------品质部；e).相关方：供应商------采购部、货仓部工程合同方、运输公司-------行政部废物收购方、消防局/防疫站的紧急通知等------后勤部相关方投诉及要求（社区、邻居、劳动局）-------环境推行小组6.1.2内部信息及对应窗口a).系统正常运作时过程中的信息：环境方针为公众所获取------环境推行小组指标、检验、监测记录、内部审核和管理评审、环境信息、产品符合性信息------各部门主管b).其它内部信息如：员工建议。
6.2信息收集及处理6.2.1外部信息收集，除公司管理系统规定以外，各部门可根据需要收集相关信息。
并作如下要求：a).营业/业务部、品质部为客户沟通的主要部门。
必要时，经业务部经理级以上同意或授权可由相关部门直接向客户沟通。
当出现环境方面的信息时，须通知环境推行小组协助处理。
b).采购部为与供方沟通的主要部门,并对供方施加环境影响。
必要时，货仓部、也可直接与供方沟通。
c).客户投诉、客户满意度分析、退货等品质事故由营业部、业务部与客户进行沟通处理。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1.目的建立有效的信息交流机制，保证员工充分参与质量、食品安全事务的管理，保证公司内外部质量、食品安全信息得到及时、有效的交流。
2.适用范围适用于本公司内外部质量、食品安全信息交流的管理。
3.职责3.1品牌宣传部对信息的传递和处理进行监督。
3.2质量技术部负责质量、食品安全内外部信息的传递、处理、并做好信息的汇总、保存工作。
3.3 企业管理部负责紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等信息的收集、传递、处理等工作。
3.4各部门负责工作范围内对应相关方的信息传递和收集。
4.工作程序4.1信息分类4.1.1外部信息（1）食品药品监督管理局、产品检查机构、质量技术监督局、检验检疫局、认证机构等检查或检测的结果及反馈的信息。
（2）市场动态：顾客（包括经销商）的要求（包括与顾客沟通产品信息、顾客抱怨的处理、合同订单的处理）；同行业技术信息和专业会议信息（包括竞争对手的产品信息和技术信息）。
（3）相关方反馈的信息及其投诉。
相关方指顾客、供应商、物流公司、社区居民、媒体等。
（4）政策法规、标准类信息（如法律、法规、条例、标准等）。
（5）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、食品安全等方面的信息。
4.1.2内部信息4.1.2.1内部日常信息，指正常情况下的各类信息，包括各类变更。
4.1.2.2内部异常突发信息，指活动中发生偏离的信息，如不符合信息。
4.1.2.3紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵、食品召回等紧急情况。
4.1.2.4下列变更信息应及时传递给质量技术部，以便将这些信息体现在质量、食品安全管理体系的更新上，以保持质量、食品安全管理体系的有效性，这些变更信息包括但不限于以下方面：（1）产品或新产品（2）原料、辅料和服务（3）生产场所、设备位置、周边环境（4）清洁和卫生方案（5）包装、贮存和分销系统（6）与食品安全危害和控制措施有关的知识（7）组织遵守的顾客、行业和其他要求（8）来自外部相关方的有关问询（9）表明与产品有关的食品安全危害的抱怨（10）法律法规要求、职责和权限的分配（11）影响食品安全的其他条件（12）财务纳税及合同履约的情况（13）其他内部信息（如员工的建议）4.2信息的交流4.2.1信息交流的渠道与方式（1）内部信息交流主要通过文件发放（如质量手册、程序文件的发放及各类文件信息的网发）、电话、传真、邮件、会议（如晨会、员工大会等）、公告、意见箱、公司多媒体平台等方式。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序
1．目的
为了及时、准确地收集、传递及反馈与产品质量安全有关的信息，做好信息的管理，特制订本程序。
2．适用范围
适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方面的信息交流。
3.职责
3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。
3.2 管理部负责统筹公司对内、对外有关产品质量、安全的信息收集、传递和处理，负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。
4.工作程序
4.1 信息的分类
4.1.1 外部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输
（1）质量技术监督局、环保局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信
息；
（2）政策法规标准类信息，如食品安全卫生、食品法律法规、条例、标准等；
（3）来自顾客和供方与产品质量安全有关的信息等。
4.1.2 内部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输。
信息交流控制程序
程序文件1. 目的通过建立有效的信息交流机制，保证内外部质量、环境和职业健康安全信息得到及时、有效地交流。
2. 范围适用于公司内外部信息交流的管理。
3. 职责3.1 办公室负责统筹内外部环境、职业健康安全信息的传递、处理，并做好相关信息的汇总、保存工作。
3.2 各部门负责工作范围内信息的交流和传递。
3.3 办公室负责监督、处理公司内部员工反映的问题。
3.4 管代对信息的传递和处理进行监督。
4. 程序4.1 信息的分类4.1.1 外部信息①质量技术监督局、产品检查机构、环保局、劳保局、医院、安监局、消防大队、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。
②市场动态。
③相关方反馈的信息及其投诉，相关方指顾客、供应商、周边环境等。
④政策法规、标准类信息，如法律、法规、条例、标准等。
⑤其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息。
4.1.2 内部信息①内部日常信息，指正常情况下的质量、环境、职业健康安全等各类信息。
②内部异常突发信息，指活动中发生偏差的质量、环境、职业健康安全等信息。
③紧急信息，如火灾、伤亡等紧急情况。
④其他内部信息（如员工的建议等）。
4.2 信息的交流信息可通过报告、会议、记录、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。
4.2.2 内部信息交流①日常信息由各部门按相关文件的规定收集并传递。
②异常的不符合信息由办公室或责任部门填写《信息联络单》交由责任部门处理。
详见《不合格控制程序》、《纠正预防措施控制程序》。
③火灾、伤亡等紧急情况，执行《应急准备与响应控制程序》。
④其他内部信息，如员工的建议之类，提出者以《信息联络单》的形式反馈到办公室。
4.4员工及其代表有权参与职业健康安全管理体系的各项活动，包括：4.4.1参与职业健康安全方针和程序的制定、实施和评审；4.4.2参与危险源辨识、风险评价，以及影响作业场所人员职业健康安全任何变化的讨论；4.4.3提出有关职业健康安全方面的意见和建议。
对外对内信息沟通交流控制程序规定
对外对内信息沟通交流控制程序规定在现代企业中，信息沟通交流是一个重要的方面。
它涉及到企业内部和外部的信息流通，例如企业内部员工之间的沟通、跨部门沟通、与客户之间的沟通等。
信息沟通交流的重要性不言而喻，因为它影响着企业的生产效率和利润。
因此，在企业建立一套信息沟通交流控制程序是至关重要的。
下面是一份对外对内信息沟通交流控制程序的规定：一、内部沟通交流控制程序1. 建立有效的沟通渠道：企业应为员工建立内部沟通渠道，包括公司内部邮件系统、企业社交网络、在线聊天等。
2. 沟通会议：企业应定期召开会议与员工沟通交流，知晓他们的想法、需求和疑虑。
3. 沟通培训：企业应定期为员工提供有效沟通培训，以提高他们的沟通技能、提高员工间间的沟通效率。
4. 沟通记录：企业应在企业内部通讯系统中建立沟通记录，以避免交流信息被遗漏。
5. 沟通反馈：企业应建立一个能够收集员工反馈和建议的系统，以便及时了解员工的意见和想法，并能够作出必要的调整。
二、外部沟通交流控制程序1. 建立专门的团队：企业应建立一个有经验的沟通团队，负责处理与客户、供应商、合作伙伴之间的沟通，以达到沟通交流的快速和高效。
2. 严格控制对外沟通范围：企业应确保仅有经过授权的公司代表与客户进行沟通，以避免内部信息泄漏。
3. 统一对外口径：企业应通过组织专业培训和资源共享，确保企业代表以相同的文化背景和专业知识参与客户沟通交流，以确保团队协作性和客户服务的高效。
4. 面对面的沟通：在数字化时代，贴近客户的面对面沟通交流变得更加重要。
企业应研究并分析客户的需求，介绍企业的产品和服务。
5. 沟通反馈：企业应建立回馈通道，定期向客户发送评估调查问卷，以获取客户关于产品或服务方面的反馈。
以上是一份关于对外对内信息沟通交流控制程序规定的建议。
企业可以根据自身实际情况对程序进行个性化的调整和改进。
不论使用何种程序，这些规定都应该成为企业日常工作中必不可少的工具，以确保企业内部和外部的沟通交流顺畅、高效和透明。
2019.05-信息交流控制程序
1. 目的
明确内部、外部质量、环境和职业健康安全管理信息交流的途径、内容、方式和方法，做到及时接受、纠正、处理，确保质量、环境和职业健康安全管理体系有效运行。
2. 适用范围
本程序适用于本公司质量、环境和职业健康安全管理体系内部信息交流和外部信息交流的管理。
3. 职责
3.1 质保部是质量信息交流的归口管理部门，并负责内部、外部质量信息的受理、传达；
3.2 人事行政部是环境、职业健康安全管理信息交流的归口部门；
3.3 各相关部门负责本部门的内部质量、环境和职业健康安全管理信息及与对应相关方的信息交流。
4. 过程流程图
5. 作业程序与控制要求。
0403信息交流控制程序(ok)
1主题内容和适用范围本程序规定了内外部信息及时、准确地收集、传递及反馈的管理。
本程序适用于公司内、外的各类信息沟通控制。
2主管部门和分工2.1环境管理者代表是公司内、外部信息交流的总负责人。
2.2计划中心负责本公司环境管理体系运行的内、外部信息交流与管理，是内、外部信息交流的窗口。
2.3公司各部门负责与本部门日常工作有关的内、外部信息交流。
3管理内容和要求3.1信息交流的内容及分类3.1.1内部信息内部信息是指部门间的日常联络、指令、常规报表、各种信息通报、各部门间的行文等。
具体包括:a) 正常信息，如环境方针和目标完成情况、检查检测记录、法律法规及其他要求信息、内部审核与管理评审报告以及管理体系正常运行时的其他记录、外部审核信息等；b)（潜在）不合格信息，日常体系运行和体系内部审核的不合格项报告，纠正与预防措施处理记录等；c) 紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的内部交流信息；d) 其他内部信息，如员工的建议、投诉等。
3.1.2外部信息外部信息是指各类相关方的信息。
相关方包括政府机构、社会团体、在区内从事各项活动的所有单位和个人、社会公众等。
具体包括：a）法律法规及其他要求；b）外部的投诉与抱怨；c）相关方的要求；d）与环境有关的其他信息。
3.2信息的交流3.2.1内部信息的交流a）正常情况下，各部门之间以会议、文件、电子邮件、工作联系书、电话等方式进行环境管理信息的交流、联络、答复和处理，其中对于重要信息应以书面形式，信息的发出部门应保证信息的准确、及时和有效。
b）本公司环境方针、环境管理手册、程序文件等，由质量管理中心发布到公司内部网络，传达到各部门，再由各部门传达到各相应岗位；作业指导书由各部门自行传达。
c）公司总经理、环境管理者代表、质量管理中心有关环境管理体系的指示、决定、要求等由质量管理中心负责传达。
d）质量管理中心对环境目标、指标和管理方案的实施情况、法律法规的遵循情况以及运行控制情况进行检查，向环境管理者代表汇报检查结果，并通报给相关部门，详见《环境监测与测量控制程序》。
信息沟通与交流控制程序
信息沟通与交流控制程序1.目的建立有效的信息沟通与交流机制, 确保员工充分参与质量、环境、职业健康安全事务的沟通与管理, 确保及时、准确地收集、传递及处理有关的信息, 保障本组织管理体系运行过程中信息资源的有效利用。
2.适用范围本程序适用于本组织内部信息的沟通、外部各方的信息交流, 以及本组织内职业安全健康的内部协商。
3.职责3.1 品质部负责内部各部门间质量信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关质量要求信息的接收与处理。
并检查相关部门内外部质量信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。
3.2 生产部负责内部职业健康安全信息的收集、传递、处理, 并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。
3.3 人力资源部负责内部各部门间环境信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关环境要求信息的接收与处理。
并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。
3.4 人力资源部负责组织职工代表、女工代表参与本组织有关职业健康安全方针、目标、制度、风险辨识结果的评审、监督等工作及外部相关方职业健康安全要求的接收、处理。
3.5 市场部负责就合同签订前期、履行中有关招投标、合同相关事宜以及合同履行后的售后服务工作与顾客进行沟通与交流；3.6 各部门负责与本部门有关的各类信息的接收、传递、处理、反馈, 信息传递要及时、准确。
4.信息交流工作程序4.1 信息内容: 包括内部信息、外部信息。
4.1.1 内部信息:a）质量、环境、职业健康安全管理体系方针传达至全体员工；b）目标、指标和环境、职业健康安全管理方案的细化和指令的传达；c）适用的法律、法规与其他要求信息；d）运行控制信息, 包括产品质量、环保、职业健康安全方面；e）职责和权限的信息；f）内部的培训信息；g）不符合与纠正措施的信息；h）内审及管理评审信息。
7-信息交流控制程序
1．目的：
确保内部各层次和职能部门间信息交流，同时保证与外部相关方联络的接收、记录和回复的有效进行。
2、范围：
适用于本公司中其工作可能对环境产生重大影响的所有人员交流与环境管理有关的所有信息
3、职责：
管理代表组织内外部信息的控制，各部门配合
4、工作程序：
4．1内部信息交流
4．1．1本公司内部各部门对环境管理所取得的成绩和存在的问题应及时汇报、对环境改善和污染预防有意见或提议时，填写《环境信息传递登记表》交公司酌情处理
4．1．2对外部变化的信息，如环境质量要求的变化、有关法律法规的变化等，公司办公室应及时传达到各部门
4．1．3部门与部门之间应及时互相沟通环境管理方面的工作情况，相互配合、共同改进，不断提高环境绩效
4．2外部信息交流
4．2．1外部相关方（如政府、周围社区、供应商、承包方，顾客等）若有对本公司的产品活动和服务有环境改善及污染预防的调查、建议或抱怨时，办公室收文并填写《环境信息传递登记表》交公司环境管理者代表，环境管理者代表召集有关人员讨论，商讨处理方法
4．2．2经营部负责传达对供应商传达本公司环境管理方面相关信息，并填写《供应商环境管理信息传递记录》
4．2．3本公司所产生的环境影响及环境绩效应对外进行必要的沟通，填写《环境信息传递登记表》，以使外部相关方及时了解本公司的环境绩效
4．2．4如有突发重大事故，其信息传递按《应急准备和响应程序》执行4．2．5当本公司对环境管理有重大决定时，应填写《环境信息传递登记表》及
时把信息传达到内部各部门和外部相关方5、相关文件
《应急准备和响应程序》
6、相关记录
《环境信息传递登记表》
《供应商环境管理信息传递记录》。
信息交流控制程序
信息交流控制程序文件编号：1目的为使公司内外部质量、环境和职业健康安全信息能迅速、有效地收集、传递与处理，特制定本程序。
2适用范围各部门、各分支机构。
3职责3.1行政人事部负责公司信息交流的控制，接收、传递与处理政府消防、环保部门和相关单位在消防安全、环境保护等方面的要求。
3.2工程部负责业主、工程项目所在地政府、相关单位对项目经理部有关质量、环境和职业健康安全要求信息的接收、传递与处理。
3.3质安部负责公司内、外部职业健康安全信息的接收、传递与处理。
3.4各部门负责工作范围内信息的传递与交流，以及对相关方信息的收集。
3.54程序4.1内部信息交流4.1.1需得到交流的内部信息内容，包括但不限于：质量、环境和职业健康安全方针；质量、环境和职业健康安全目标﹑指标﹑重大危险因素﹑重要环境因素﹑管理体系文件的制定与修改﹑培训教育﹑监测和统计的结果﹑环境和职业健康安全的改善信息，内审和管理评审的情况，质量统计报表，质量、环境和职业健康安全管理体系不符合及纠正预防措施，紧急事故信息，员工对职业健康安全的意见和要求，管理体系运行的其他信息等。
4.1.2内部信息的交流方式上述内部信息可通过会议、《工作联系单》、公告、教育培训、日常报表、汇总报告、电脑网络、电话、广播、报警铃等方式进行。
4.1.3内部信息的处理4.1.3.1各部门依据《文件控制程序》、《行政管理制度》、《计算机及网络使用、管理规定》的规定，收集、传递、更新、保存日常工作信息。
4.1.3.2对不符合和潜在不符合信息的处理，按照《纠正预防措施与改进控制程序》进行。
4.1.4公司员工有权参与公司的职业健康安全方针和程序的制定、评审和修订。
4.1.5员工在发现异常的质量事故、环境因素、危险因素时，可向相关部门反映，由责任部门制定解决方案并实施。
4.2外部信息交流4.2.1外部信息的内容，包括但不限于：适用的质量、环境和职业健康安全法律法规变化的信息、市场动向、产品开发信息、合同的处理及更改、顾客反馈的信息、政府部门（质量、劳动、技术监督、环保和消防等）对本公司的要求、周边单位和居民对本公司在质量、安全、环保方面的投诉及期望等。
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制订部门: 业务部
发行时间: 2014年9月15日
一、目的
1.1 本程序为了收集、处理本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信
息，保证信息渠道畅通，使质量体系及环境有害物质管理体系能有效运行而制定。
二、适用范围
2.1 适用于本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信息以及对这些
信息的处理。
三、职责
3.1业务课：作为公司内外信息接受、处理的中枢，应及时对所接受或收集到
的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。
3.2 品管课：公司质量/环保信息处理中心，应及时对所接受或收集到的内外
部信息，按有关的程序进行处理或传递。
3.3 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。
四、参考文件
4.1《文件与资料控制程序》
4.2《记录控制程序》
4.3《纠正和预防措施控制程序》
4.4《题案活动管理规程》（WI-QD-010）
五、定义（无）
六、流程图（无）
七、程序说明
7.1信息的分类：
7.1.1外部信息：
A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及其反馈的信息。
B、法律、法规、标准类信息，如条例、产品标准等。
C、相关方反馈的信息及其投诉（相关方指顾客、供应商）。
D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、
环保技术、环保管理等方面的信息。
7.1.2内部信息：
A、信息，如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及
体系正常运行时的其它记录。
B、（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正和预防措施
处理单等。
7.2 信息的收集与处理：信息可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、通讯等
方式加以传递。
7.2.1外部信息的收集与处理。
7.2.1.1业务课负责7.1.1中A、B、C项内容进行信息的收集，并传递到公
司的相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预
防措施控制程序》和《文件与资料控制程序》的要求进行处理。
7.2.1.2业务课、品管课负责与7.1.1中C项内容相关方的信息。
联络以满
足顾客要求，对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正和预防措施控制
程序》顾客抱怨处理控制程序。
7.2.1.3各部门负责7.1.1中D项内容，以《联络单》传递到相关部门。
7.2.2内部信息的收集与处理
7.2.2.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常
信息。
7.2.2.2（潜在）不符合信息的处理详见《纠正和预防措施控制程序》。
7.2.2.3由总经理、管理者代表发出的质量信息，通过“公司会议”的形式
进行传达，建立《会议记录》，由相关部门落实和处理。
7.2.2.4公司总经理召集按排各部门负责人每月召开生产、质量例会，建立
《会议记录》，根据有关工序、操作、特采、质量记录、返工报告重大生
产品质问题、产品合格率、产能、客户投诉率等信息以探测、分析生产
品质趋势，确定潜在生产品质问题。
7.2.2.5总经理、课长必要时召开公司例会，讨论公司的所有行政、业务、
生产、质量等事务，并建立《会议记录》。
7.2.2.6部门负责人每月至少一次不定期召开部门例会，讨论部门内部工作
事项，并作记录，由管理者代表进行跟踪。
7.2.2.7品管课每周将质量状况统计分析，将信息汇报给管理者代表，课长
或总经理并通报给相关部门。
7.2.2.8 各班/组或部门根据工作实际需要召开早会，可不用记录。
7.2.2.9凡形成会议记录的会议，在会议开始之前均要参会人员签《会议签到
表》。
7.2.2.10 相关事务的联络，尽量以书面形式反馈，书面沟通以《联络单》方
式进行，相关部门应主动的解决问题。
7.2.2.11 信息交流的总体目的是确保信息沟通畅通，总经理、管理者代表的
信息沟通以不定时的，每月度总经理或课长以不定时的沟通方式同公司
各级员工进行有效沟通，员工或以建议的方式反馈相关人员或总经理。
7.2.2.12 公司为便于人员之间的信息交流，特设立提案箱，并制定相关管理
流程，进行管理,具体操作按《题案活动管理规程》实施。
7.3 信息的记录和保管
7.3.1信息的记录和保管按《记录控制程序》实施。
八、记录
8.1《联络单》
8.2《会议记录》
8.3《会议签到表》。