2020年 ISO9001 体系文件全套-QP-XS001合同评审控制程序文件

XX有限公司

ISO9001 体系文件全套-QP-XS001合同评审控制程序文件

（1.0版）

制订：

审批：

2020-1-1发布 2020-1-1实施

1.目的

规定合同评审和协调活动的要求，识别、评审顾客的要求，确保公司有能力向顾客提供满足各类要求的产品。

2.适用范围

本公司生产、代理和服务过程中销售合同评审的控制。

3.职责

3.1.市场销售部负责与顾客的联络与沟通，并负责组织和协调合

同的评审；

3.2.研发部、质检部、物料部参与有特殊要求合同的评审，并按

合同要求组织生产、采购；

3.3.售后服务部负责与顾客的联系，并跟踪合同的实施；

3.4.各部门负责配合进行合同评审。

4.工作程序

4.1.合同评审内容、时机和分类

合同评审应确定与产品有关要求和顾客要求。包括：

a)顾客明示的要求（顾客规定的包括对交付及交付后的要

求）；如采购招标中采购方发出招标书对拟采购的医疗器

械的种类、配置、组成、用途、技术参数指标以及安装、

培训、维修的要求。

b)通常隐含的要求（顾客虽然没有明示，但规定的用途和

已知的预期用途所必需的要求）；如根据不同需要和预期

用途开发的一系列品种供用户选购，根据临床医学的特

点提供不同品种。

c)必须履行的要求（与产品有关的法律法规要求）；医疗器

械的使用涉及到人身安全、环境污染、标准计量和卫生

防疫方面甚至国际上人权方面的法律、法规。

d)公司明示的要求（公司确定的任何附加要求）；如推广使

用公司的某种专利和专有技术；在造型、颜色、标识方

面的要求，软件扩展升级的要求和承诺，或在进一步满

足顾客和法规要求的公司内控标准等。

产品要求的识别由市场销售部负责，活动方式有多种，如市场调查、竞争对手分析、产品质量功能水平对比、跟踪医学科学的发展和法律法规变化等。

4.1.1.合同类型：书面合同、订单、标书、协议等。

业务人员在与顾客联系时[①展销会上订货；②直接推广销

售；③用户直接订货（电话、传真、信函等）]要充分了解

用户对产品的要求，包括产品名称、规格、型号、数量、

交货期限、交货方式、收货人、付款情况及其它要求。客

户以书面形式提出的合同、传真、信函等可直接作为合同

记录，对以口头和非书面形式的合同要求要由与该用户联系的业务员详细记录并设法予以确认。

4.1.2.评审的内容：

a)符合相关的法律/法规要求；

b)合同签订的时间、地点、经办人；

c)产品名称、规格型号，数量、单价、产品配置，交货期

及交货方式；

d)付款条件及方式；

e)服务要求：保修期、反应时间、保修期满后配件价格及

维修收费等相关内容；

f)双方的违约责任；

g)合同的变更及解除规定；

h)其它规定。

4.1.3.合同评审的时机

合同必须经过评审,合同的评审必须在与顾客签订合同之前进行。

4.1.4.合同评审类型

4.1.4.1.一般要求合同的评审

在评审过程中，评审人员对产品要求内容提出问题或修改建议时，由销售部负责与顾客联系，征求其书面意见，取得其确认的证据。

对用户要求与我公司现有产品规格型号、参数范围一致的

合同要求，业务人员可直接填定合同，按合同总金额评审：

a)1万元以下的合同由市场销售部负责评审；

b)1万元以上5万元以下的合同由销售部、财务部、售后

服务部共同负责评审；

c)5万元以上合同由销售部、财务部、售后服务部和总经

理进行评审。

以上评审需得出肯定结论后，经总经理批准后方可签订合同。

4.1.4.2.特殊合同的评审

提出特殊技术要求或要货数量较大的用户合同属于特殊合

同。对该类合同由销售部会同物料部、研发部、质检部、

生产部共同评审，评审客户的要求能否满足，公司能否接

受，再由业务人员签约。

4.2.合同评审的组织实施

4.2.1.合同评审的职责划分：

a)财务部主要评审合同中交货期及付款方式: 公司采用

现货、款到发货的原则，财务部结合公司库存情况、资

金运作情况进行评审；

b)质检部主要评审公司生产能力和产品质量保证方面；

c)物料部主要评审合同中货物数量及品种情况，结合库

存及入库状况进行评审；

d)售后服务部主要评审服务要求条款：公司采用一年保

修，终身维修的原则；

e)总经理主要评审合同相关法律、法规。

f)在评审过程中，评审人员对产品要求内容提出问题或

修改建议时，由销售部负责与顾客联系，征求其书面意

见，取得其确认的证据。

4.2.2.合同评审的形式

4.2.2.1.会议形式评审：由市场销售部组织召开评审会议。对

评审内容逐项进行评审填写《合同评审记录表》。

4.2.2.2.流转形式评审：销售部按合同要求（顾客要求）填写

《合同评审记录表》并将其与合同要约一起按流转方式进

行评审。

4.2.2.3.电话形式评审：按合同要约（顾客需求）用电话形式

进行评审。市场销售部补填《合同评审记录表》。

4.2.2.4.签字形式评审：1万元以下合同由销售人员签字评审。

4.3.合同评审的结论

4.3.1.对评审已通过的可签订合同的由销售部人员负责办

理，签约人员与客户签订《销售合同》一式三份，客户一份，公司财务部、市场销售部各一份。

4.3.2.当合同评审内容不能通过的，由市场销售部人员负责

与顾客协商解决，可否修订技术质量指标、数量等。

4.4.合同的修订

当合同内容须变更时，由市场销售部人员负责相关条款与顾