文件格式管理规程
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
排版规章制度
排版规章制度
第一条，为了规范公司文件、资料的排版格式，提高工作效率
和统一形象，特制定本规章制度。
第二条：公司文件、资料的排版应遵循以下基本原则：
1. 字体，统一使用宋体或黑体，避免使用花体或艺术字体。
2. 字号，正文字号一般为小四号，标题字号为小二号或小三号。
3. 行距，正文行距一般为1.5倍行距，标题行距为1.5倍行距
或两倍行距。
4. 段落格式，段落首行空格为2个字符，段落间距为1.5倍行距。
5. 对齐方式，正文一般采用两端对齐，标题一般采用居中对齐。
第三条：文件、资料的排版应注意以下细节：
1. 标题，标题应简明扼要、突出重点，避免使用过长或含糊不清的标题。
2. 段落，段落应分明、层次分明，避免出现长句长段，影响阅读和理解。
3. 表格，表格应清晰明了、规范整齐，避免出现错位或混乱的表格格式。
4. 图片，图片应清晰美观、与文本相符，避免使用模糊或不相关的图片。
第四条，文件、资料的排版责任人应当严格按照本规章制度进行排版，确保排版质量和效果。
第五条，违反本规章制度的行为，将受到相应的纪律处分，情节严重者将承担相应的法律责任。
第六条，本规章制度自发布之日起正式执行，如有需要修改，应经公司领导同意并报相关部门审批后方可生效。
文件分类编号及编写格式管理规程【精选文档】
文件分类编号及编写格式管理规程【精选文档】GMP(7) WJ/SMP/00204 文件管理文件编号:文件分类编号及编写格式管理规程文件名:文件分类编号及编写格式管理规程文件编号:WJ/SMP/00204 制定人: 日期: 年月日文件类型:管理标准审核人: 日期: 年月日版次:第4版批准人: 日期: 年月日印数:共5份生效日期: 2007年12月01日颁发部门:办公室分发至:生产技术部、质量部、经营部、财务部、办公室修订号修订人批准日期生效日期原因及目的变01 张华亭 2005.05.01 2005.07.01 2005版药典的实施及2005年企业换证更记02 张华亭 2006.05.10 2006.10.01 2006年企业第二次GMP认证载03 张华亭 2007.10.10 2007.12.01 单品种GMP实施1.目的:建立文件的分类编号及编写格式管理规程，使其标准化,规范化。
2.范围:适用于文件分类编号、编写格式管理。
3.责任:公司生产技术部、质量部、经营部、财务部、办公室对本规程的实施负责。
4.内容:4.1 本公司的GMP文件系统由“质量管理(ZL)”“机构与人员(RY)”、“厂房与设施”(CF)、“设备(SB)”、“物料与产品(WL)”、“文件管理(WJ)”、“确认与验证(YZ)”、“生产管理(SC)”、“质量控制(QC)与质量保证(QA)”、“委托生产与委托检验(WT)”、“产品发运与召回(FY)”和“自检(ZJ)”共计十二部分组成，分别与《药品生产质量管理规范》(2010年版)的各有关章节相对应。
4.2 每一部分文件包括“标准”和“记录”两大类，标准包括:“技术标准(STP) ”、“管理标准(SM P) ”和“工作标准(SOP) ”三类;记录(SOR)有:批生产记录(SC)、批检验记录(JY)、物料管理记录(WL)、设备使用维护保养记录(SB)清洁记录(QJ)等，以及表、卡、证等凭证。
文件版面管理制度
文件版面管理制度第一章总则第一条为了规范组织内文件的编制、管理和使用，提高文件的效率和规范性，保障文件的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于组织内所有文件的编制、管理和使用，并适用于所有工作人员。
第三条文件版面管理应遵循便于识别、易于存储、方便检索的原则，确保文件的合法、规范、全面、及时、有效。
第四条文件版面管理应遵循文明办公原则，杜绝文秘、涂改、抹煤、错检等不规范行为。
第五条文件版面管理应遵循版权保护原则，保护知识产权，杜绝抄袭、剽窃等不当行为。
第六条文件版面管理应遵循信息安全原则，确保机密文件不外泄，保障敏感信息的安全。
第七条文件版面管理应遵循环保原则，提倡节约用纸，优化印刷布局，降低资源消耗。
第二章文件版面编制第八条文件版面编制应符合国家和组织相关规范，确保内容准确、规范。
第九条文件版面编制应注重语言通顺、格式整洁、结构清晰，方便他人理解和检索。
第十条文件版面编制应注重版面设计，合理利用空间，突出重点，让文书版面更加美观。
第十一条文件版面编制应注重信息的对称性、均衡性，避免排版的杂乱无章。
第三章文件版面存储第十二条文件版面存储应利用电子文档管理系统，建立全面的文件数据库，实现文件的电子化管理。
第十三条文件版面存储应严格按照文档分类规范进行分类、整理、打包、存档，确保文件的完整性。
第十四条文件版面存储应合理安排文档目录结构，便于文件的查找和检索。
第十五条机要文件及其他秘密文件应设定权限，实行严格的审核流程，保证机密文档的安全性。
第十六条文件存储应按期清理过期文件，精简文档库存，提高存储效率。
第四章文件版面使用第十七条文件版面使用应根据文件的性质、范围、用途等要素，严守机密性，分级使用。
第十八条文件版面使用应严格遵守文件查阅的程序和权限，不得擅自查阅、复制机要文件和涉密文件。
第十九条文件版面使用应遵守使用规范，不得随意涂改、乱写乱画，保持文件的整洁和完整。
第二十条文件版面使用应遵守信息安全规定，不得将机密文件外传或通过传统邮件和电子邮件传递。
排版规章制度
排版规章制度
一、文字排版规定。
1. 所有文件、公告和通知的文字排版必须符合统一规范，包括
字体、大小、间距等。
2. 使用的字体必须为宋体或仿宋，字号为小四号，行距为1.5倍。
二、标点符号使用规定。
1. 标点符号的使用必须符合标准规范，包括句号、逗号、叹号等。
2. 标点符号必须与文字之间留有适当的间距，以保证排版整洁。
三、段落格式规定。
1. 段落之间必须留有适当的间距，以区分不同的内容。
2. 段落的开头必须空两格，以突出段落的开头。
四、图片和表格排版规定。
1. 插入的图片和表格必须符合整体排版风格，不得超出页面范围。
2. 图片和表格必须与文字内容相符，不得与文字之间产生空白
或重叠现象。
五、页面排版规定。
1. 页面的上、下、左、右边距必须符合规范，以保证页面整洁。
2. 页面的页眉和页脚必须包含必要的信息，包括文件标题、页
码等。
六、版面设计规定。
1. 文件的版面设计必须符合整体风格，包括标题、副标题、正
文等。
2. 版面设计必须简洁明了，不得出现过多装饰或花哨的元素。
七、其他规定。
1. 所有排版工作必须由专业人员进行，确保排版质量。
2. 违反排版规定的行为将受到相应的处罚。
以上为排版规章制度，凡违反者，将受到相应的处理。
文件格式管理规程
文件格式管理规程目的：建立文件格式管理规程，使文件的格式规范化，并符合GMP的要求。
范围：GMP文件。
责任人：文件起草人、各部门负责人。
内容：1 文件正文层次编号1.1 目的、范围、责任人、内容不加编号。
1.2 内容正文加编号，根据具体内容按1、1.1、1.1.1……进行编号，编号后不加标点，编号与其后文字之间空两个英文字符间隔。
1.3 编号不得采用Word自动生成。
2 文件的页面设置2.1 纸张大小：A4。
2.2 页面排版：横排。
2.3 页边距：上3.2cm，下2.5cm，左3.0cm，右2.5cm；页眉距顶边2.3cm，页脚距底边1.8cm。
3 文件的段落设置对齐方式：左对齐；缩进：左0字符，右0字符；首行缩进：2字符；间距：段前0行，段后0行；行距：固定值20磅；4 文件字体及格式4.1 文件内的所有字体均为宋体字。
4.2 文件标题为小二号加粗，居中；表头、正文为小四号字，左对齐；页眉、页脚为五号字，其中页眉文件名称及编号左对齐，页码右对齐，页脚左对齐。
4.3 正文段落行间距设为固定值20磅。
5文件内容及形式5.1文件顶头为文件标题。
5.2 文件表头内容包括：编号及文件名称，执行日期，起草，审核，批准，部门，姓名，签名，日期，分发部门。
样式如本文件表头。
其中部门、姓名、分发部门直接打印，签名、日期、执行日期必须有相关人员本人用黑色签字笔填写。
5.3 文件正文包括“目的”、“范围”、“责任人”、“内容”四部分内容。
5.4 页眉内容为“文件编号及名称”、“第X 页共X 页”；页脚内容为“亳州市张仲景中药饮片有限责任公司-XXXX”，其中“XXXX”为本文件所属类别，如本文件为“文件管理”。
样式如本文件页眉和页脚。
6 记录表格编制要求6.1 管理规程内容中涉及到的表格，格式根据实际情况而定，要求美观协调。
6.2 记录表格要编号。
6.3 记录名称用三号加粗宋体，居中排列；编号用五号宋体，右对齐排列。
文件管理规程7篇
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以下是我为大家收集的文件管理规程，仅供参考，盼望对您有所关心。
名目第1篇a管理处文件资料管理工作规程第2篇某物业公司外来文件管理规程第3篇某购物中心部门文件资料管理规程第4篇z物业工程部文件交接管理规程第5篇保洁中心文件资料管理规程第6篇物业公司质量体系文件和资料管理作业规程第7篇物业公司文件档案资料管理规程【第1篇】保洁中心文件资料管理规程保洁中心文件资料管理规程1.目的完善资料留存及合同管理2.范围适用于公司各类行文及合同3.职责由保洁中心文员负责执行4.操作规程工作流程图说明记录1、由保洁中心文员负责收、发文工作。
2、全部文件分类留存。
3、全部合同进行编号留存,并填写《合同统计表》。
4、年底对本年度的文件及合同进行分类装订。
《合同统计表》yz-zg/bbj-f01-01【第2篇】物业公司文件档案资料管理规程物业公司文件、档案资料管理规程1目的规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围适用于分公司全部档案资料的管理工作。
3职责3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作方案、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在特地业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家标准。
文件编号及格式管理制度
文件编号及格式管理制度1、目的:为进一步规范文件类别的划分、编号及格式，确保文件的识别、追溯和控制有序管理，特制定本制度。
2、适用范围：适用于公司经营管理过程中所有文件，包含纸质及电子版文件的管理。
3、权责3.1行政人事部负责各类文件编号登记、变更、督查、审批或存档文件内容格式的检查等工作。
4、文件编号管理4.1外部文件：外部文件执行原编号，由行政人事部归档后按照档案相关管理规定进行。
4.2内部文件编号管理4.2.1文件编号结构公司名称编号-文件类型编号-制订部门编号-发布年号-文件顺序号其中：若为集团级和子公司级文件，则文件编号中直接省略“制订部门编号”。
4.2.1.1公司名称编号4.2.1.2文件类别编号4.2.1.3制订部门编号注：新增部门需使用编号，需向集团行政人事部进行申请。
4.2.1.4发布年号：指的是文件编发日所在的年份。
4.2.1.5文件顺序号：用数字表示，从001-999，需向集团行政人事部进行查询。
5、文件格式管理5.1正文排版要求A）字体：采用宋体，各章标题用粗体，其它用常规字体。
B）字号：正文用小四号，文件标题用小二号，正文中标题用小四号；表格用小四或五号。
C）段落：每段两端对齐，行距为1.5倍。
6、附则6.1本制度由集团行政人事部负责解释及修改；由董事长批准后执行。
该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订，修订的版本获得董事长批准后生效且自动替代以前的版本。
集团及下属分子公司全体员工应遵循最新版本的规定。
6.2本制度自下发之日起实行。
7、相关程序无8、相关表格无。
文件的编号和格式管理办法
文件的编号和格式管理办法一、目的实现公司行文的规范化、标准化。
二、责任部门管理处办公室三、文件的编号（一）以公司名义制发的文件统一由办公室编号发文。
（二）发文编号按文件类别不同由：**（公文种类）字[年份]序号组成；分别为：1、**（管）字[年份]序号2、**（请）字[年份]序号3、**（报）字[年份]序号4、**（办）字[年份]序号5、**（函）字[年份]序号6、**（会）字[年份]序号（三）文号说明1、“管”字：管理处内各类岗位职责、操作规程、各类制度、管理办法等管理性文件。
2、“请”字：即“请示”文件，是向上级请示解决困难，答复问题，批准事项的公文。
请示公文应一文一事，不得一文数事或一文多头送呈。
为避免多头请示可用“抄报”（对上级）和“抄送”（对平级）形式解决。
3、“报”字：即“报告”文，是汇报工作，反映情况，提出建议，答复问题的公文（工作总结、计划等也属此类）。
“报告”中不应夹带请示批示的事项。
4、“办”字：管理处内部的各类工作布置，事件处理，奖惩决定，人事安排等。
5、“函”字：管理处向楼内客户、行政主管部门及外单位的行文。
6、“会”字：管理处内部的会议纪要。
（四）序号说明1、序号在文件正式成文后由办公室配发。
2、序号以不同的文种分类编排。
3、当年份变动后，序号重头开始不连续。
四、文件格式各类文件由：文头部分、行文（正文）部分、文尾部分三部分组成，一般包括：版头（即发文机关）、发文序号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、抄送（报）机关等部分。
（一）文头部分分隔线以上各项均为文头部分，文头部分约占公文A4纸的1/5篇幅。
1、版头：“上海***物业管理处”。
字体为1号黑书加粗。
（当向外行文如政府主管部门、外协作单位等版头用“上海铭弘经济发展有限公司”）2、发文字号：位于版头下方居中位置，字体为5号宋体。
3、分隔线的线型为直线，粗细为0.5磅。
4、如属管理性文件（即（管）字类）则：“版本号X”，（1）在首页版头分隔线上（与发文字号挂平）左边顶格上行为：下行为：“修改码Y”。
012文件编制格式管理规程
Q／XXX ××××中药饮片有限公司企业管理标准SMP-WJ-012-00 文件格式编制管理规程20XX-XX-XX 发布 20XX-XX-XX 实施××××中药饮片有限公司发布文件格式编制管理规程1 目的建立文件的格式管理规程，用于GMP文件格式的统一，符合GMP要求的管理文件。
2 范围公司所有用于GMP管理的文件格式。
3 职责3.1 综合部GMP办负责编制。
3.2 质量管理部负责监督、审核管理；4 内容4.1 各种格式的文件均要求（记录性文件及表格可根据内容需要确定）。
4.1.2 文件封皮4.1.2.1 封皮右上角为公司企业代码“Q／JGR”，字体为“Times New Roman”，48号加粗。
4.1.2.2 第二行为“集安广润中药饮片有限公司企业管理标准”，字体为“黑体”小一号加粗。
4.1.2.3 第三行右侧为文件编码，如“SMP-WJ-012-00”，黑体四号。
4.1.2.4 第4行于封皮的中上方，为文件名称，如“文件格式编制管理规程”，字体为“黑体”一号。
4.1.2.5 第5行为文件为文件发布日期（左侧）、实施日期（右侧），字体为“黑体”四号。
4.1.2.6 第6行为“集安广润中药饮片有限公司发布”，字体为“黑体”，公司名称二号、发布为四号。
4.2 文件正文4.2.1 纸张：A4纸。
4.2.2 页面设置：页边距：上（T）2.5Cm、下2.0Cm、左3.0Cm（含装订线）、右2.0Cm。
4.2.3 页眉、页脚：4.2.3.1 页眉：左上角：集安广润中药饮片有限公司XX管理标准（宋体，小五号），右上角为文件编号（小五号“Times New Roman”体）如：SMP-WJ-011-00。
4.2.3.2 页脚（标注页码）小五号，格式为：“第X页共X页”4.3.4 页面文件头（如下）4.3.5 正文标题：三号黑体，加粗。
文件管理的操作规程
文件管理的操作规程文件管理是企业日常运营的基础，它的规范化操作对于提高工作效率和保障信息安全非常重要。
下面是文件管理的操作规程，以便提高企业的文件管理水平。
一、文件管理的原则1. 科学性原则：根据文件管理的基本规范和标准，将文件管理工作进行科学规划和组织，确保文件的有序管理和高效利用。
2. 便捷性原则：建立便捷有效的文件管理流程，减少文件管理时间和工作量，提高工作效率。
3. 保密性原则：严格遵守信息安全相关法律法规，加强文件的保密管理，保护文件的机密性和完整性。
4. 依据性原则：文件的编制、传输、存储等各个环节必须依据相关规章制度和授权程序进行操作，确保文件管理工作的合法性和规范性。
二、文件管理的操作流程1. 文件编制：根据文件的内容和目的，制定文件的名称、编号、格式和版本等要素，并明确文件的编制人、编制日期和编制部门。
采用电子文档必须按照规定格式保存。
2. 文件传输：文件传输可以通过纸质传递和电子传递两种方式进行。
纸质传递时，应制定传递单，并由传递人和接收人签字确认。
电子传递时，应使用加密传输的方式，并记录传输的时间和接收人。
3. 文件存储：文件存储既包括纸质存储，也包括电子存储。
纸质存储时，应按照文件的分类和重要性进行标签和分类存放。
电子存储时，文件应存放在指定的文件夹中，并进行备份和加密保护。
4. 文件检索：通过文件编号或关键词进行检索，快速找到需要的文件。
纸质文件通过文件柜进行存放，电子文件使用文件管理系统进行检索。
5. 文件销毁：根据公司的文件保存期限和规定，及时对过期、失效、废弃的文件进行销毁。
纸质文件应进行碎纸处理，电子文件应进行彻底删除或格式化处理。
三、文件管理的操作规范1. 严格规范文件命名规则，统一使用简洁明确的名称，避免使用特殊字符、空格和中文拼音等。
2. 每份文件应有明确的编号，文件编号应包括机构代码、年份和顺序号，可以按部门、类别进行编制。
3. 文件编制人员要认真填写文件的编制要素，在文件编制完成后及时整理和归档。
文件管理规程
文件管理规程一、文件分类文件应根据其内容和用途进行分类，常见的分类方式包括：1、按部门分类：如人力资源部文件、财务部文件、市场部文件等。
2、按业务类型分类：如销售合同文件、采购订单文件、项目策划文件等。
3、按时间分类：如年度报告文件、月度报表文件等。
为了便于管理和查找，分类应明确、清晰，避免出现模糊不清或交叉重叠的情况。
二、文件编号对每一份文件进行唯一的编号，编号规则应具有系统性和逻辑性。
例如，可以采用部门代码+业务类型代码+流水号的方式。
编号的目的是快速准确地识别和定位文件，提高文件检索的效率。
三、文件存储1、选择合适的存储介质，如纸质文件柜、电子存储设备（硬盘、服务器）等。
2、纸质文件应存放在干燥、通风、安全的文件柜中，并按照分类和编号顺序摆放整齐。
3、电子文件应存储在指定的服务器或云存储中，并建立相应的文件夹结构进行分类存储。
同时，要定期对电子存储设备进行备份，防止数据丢失。
四、文件的创建与录入1、文件的创建应遵循相关的格式和规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
2、内容应准确、完整、清晰，避免模糊不清或歧义的表述。
3、在录入电子文件时，要确保输入的准确性，并进行必要的格式调整和校对。
五、文件的审核与批准1、文件在正式发布或使用前，必须经过相关人员的审核和批准。
审核的重点包括内容的准确性、合规性、合理性等。
2、审核和批准的流程应明确，责任到人，确保每一个环节都得到有效的执行。
六、文件的借阅与复制1、建立文件借阅登记制度，明确借阅人的姓名、借阅时间、预计归还时间等信息。
2、借阅的文件应妥善保管，不得损坏、丢失或泄露文件内容。
3、如需复制文件，应经过相关授权，并在复制件上注明“副本”字样。
七、文件的销毁1、对于过期、无效或不再需要的文件，应及时进行销毁。
2、销毁文件应遵循相关的规定和流程，采取安全可靠的方式，如粉碎纸质文件、彻底删除电子文件等。
3、销毁文件应记录在案，包括销毁的文件名称、编号、销毁时间、销毁方式等信息。
GMP文件格式管理规程
XXXXXXXXX有限公司一、目的：建立GMP文件格式的规定，规范文件编写格式。
二、范围：本规定适用所有GMP文件的编写。
三、责任：文件起草人、审核人、批准人。
四、内容：1.文件分类公司的GMP文件系统由标准和记录两类组成，其中标准类分为“技术标准”、“管理标准”、“工作标准”三大类。
技术标准包括“工艺规程”、“质量标准”及“外来技术文件”。
2.文件格式说明2.1表头表格格式要求2.1.1一级文件表头格式2.1.xxxx生产区二级文件表头2.1.3xxxx生产区二级文件表头2.1.5xxxx生产区二级文件表头2.2内容字体、格式要求2.2.1企业名称：位于首页页眉，宋体，小二号，居中。
2.2.2 SMP、SOP、JB类文件题目、版本号：位于表头表格内，宋体，小四号，中部两端对齐；除首页外其它页面，位于该页页眉，宋体，五号，两端对齐，文件题目靠左，版本号靠右。
2.2.3文件编号、颁发部门、起草人、起草日期、部门审核、审核日期、质量部门审核、审核日期、审核和批准人、批准日期、执行日期、发往：位于表头表格内，宋体，小四号，中部居中，表内内容，宋体，小四号，靠左；记录类文件，应在相对应的SMP、SOP、JB 文件审核的同时提交审核。
文件编号位于页脚，宋体，五号，靠左。
2.2.4页码：位于页脚，自动图文集格式，“第x页，共x页”，宋体，五号，靠右。
2.2.5表头下空一行后书写正文。
2.3各类型正文格式2.3.1 工作标准（SOP）文件2.3.1.1文件编制目的，书写格式采用“一、目的：……”。
2.3.1.2文件适用范围，书写格式采用“二、范围：本操作规程适用于……”，若为二级文件，书写格式采用“二、范围：本操作规程适用于XXXXX生产区……”。
2.3.1.3责任人，书写格式采用“三、责任：……”，列出本文件涉及的相关人员。
2.3.1.4文件正文内容，书写格式为“四、内容：”，具体正文应另起一行，若工作标准（SOP）文件具有相应的文件附件，正文内容应包括文件附件的编号及名称。
文档管理制度格式
文档管理制度格式第一部分：总则一、为了规范和规范文档管理工作，提高文件管理工作效率和服务质量，保障文件安全，保证信息畅通，提高管理水平，按照国家有关法律法规及文件管理制度的管理要求和工作实际，制定本制度。
二、本制度适用于本单位所有文件档案管理工作。
其它类别文件按有关规定管理。
第二部分：文档管理的基本原则一、依法、有序、及时、准确、全面的管理文件和档案。
二、文档应当按照民主集中原则，公开办理，严格保守机密。
三、贯彻“谁生成，谁保管，谁使用，谁负责”的管理责任制。
四、文档管理工作应该依据实际需求，确保工作有效开展。
第三部分：档案管理的基本要求一、按照国家和地方法律法规规定，建立和健全文件档案管理制度。
二、全面梳理档案材料，划分文种。
三、分类存放文档文件，建立相应的目录和索引。
四、做好档案袋封套，并严格编号。
五、每周定期更新存放档案文件目录。
六、定期对档案进行清理整理，及时销毁无用文件。
第四部分：档案管理的职责一、保证文件的合法合规处理，文种齐全，完整，格式规范。
二、建立健全文件档案的借阅登记制度，明确借阅文件的权限。
三、定期组织对文件档案进行检查，确保文件管理规范。
四、做好文件档案的调配工作，保证文件的及时传送和接收。
五、督促各部门定期整理文件，及时清理无用文件。
第五部分：档案管理的权限一、文件档案管理的权限：由机关、团体、企业或其他组织主要领导分管的负责人保存有关组织管理的重要文件档案。
二、公民个人档案的管理权限：由主管领导分管的负责人保存公民个人档案。
三、国家级机关有关文件和资料的管理权限：由国务院或其部门的主管领导下设的档案管理机构承担。
四、地方级机关档案管理权限：由省、自治区、直辖市或其部门的主管领导下设的档案管理机构承担。
五、其他复工虚机构档案管理权限：由主管领导承担。
第六部分：罚则一、不严格执行本制度和未按规定管理文件档案的，将受到批评、警告甚至处分。
二、造成严重后果的，将依法追究相关领导责任。
规范性文件管理规定
规范性文件管理规定
是指组织或机构制定的一套文件管理标准和操作规程，用于规范和统一文件管理的过程和方法。
以下是一些常见的规范性文件管理规定：
1. 文件命名规范：制定一套命名规则，包括文件名的格式、字符长度、命名方式等，以确保文件命名有序、清晰、易于管理。
2. 文件分类规范：建立文件分类体系，包括文件分类的方式、分类标准和分类编码等，以便于文件的归档、检索和管理。
3. 文件存储规范：规定文件的存储位置和媒体，例如使用统一的网络文件服务器、云存储等，避免分散存储和数据丢失的问题。
4. 文件备份和恢复规范：明确文件备份周期、备份介质、备份存储位置等，确保文件安全可靠，并建立文件灾难恢复方案。
5. 文件权限管理规范：规定文件的访问权限和管理权限，确保文件的机密性和完整性，防止未授权的文件访问和篡改。
6. 文件审批流程和控制规范：指定文件的审批流程，规定文件的审批人员、审批时间等，确保文件的合规性和审批可追溯性。
7. 文件归档和销毁规范：明确文件的归档时限和归档方式，以及文件的销毁程序和销毁方式，确保文件的保密性和合法性。
8. 文件管理培训和考核规范：制定培训计划和考核标准，定期对文件管理人员进行培训和考核，提高文件管理的专业性和效率。
9. 文件管理监督和评估规范：建立文件管理监督机制，定期对文件管理工作进行评估，及时发现问题并提出改进措施。
以上只是常见的一些规范性文件管理规定，实际规定内容应根据组织或机构的具体情况进行制定，并不断根据实际需求进行调整和完善。
文件格式管理规程
1.目的:1.1.建立一个规范的文件格式管理规程，以规范公司质量体系内文件的格式。
2.依据：2.1.药品生产质量管理规范3.适用范围：3.1.适用于本公司质量体系内标准文件的格式管理。
4.责任：4.1.各部门文件编制人员对本规程实施负责，质量部负责对本规程的实施进行监督。
5.内容：5.1.公司文件采用统一的格式，各编制人员严格执行本格式，任何人不得自行另定格式。
5.2.页面设置要求：5.2.1.文件使用A4纸打印。
页边距的设置为：上边距2.5厘米，下边距2.5厘米，左边距3.0厘米，右边距2.5厘米。
文件排版中不得有空行出现。
5.2.2.文件页眉的设置：首页页眉文件名称为三号黑体，数字及字母为小四号TimesNew Roman，其他字体为小四号宋体，页眉项目栏内容两端对齐。
文件编码及文件名称的内容居中。
5.2.3.文件页脚字体为小五号，中文字体为小五号宋体，数字为小五号Times NewRoman。
页脚内容居中设置。
5.2.4.文件正文的序号由word自动生成，文件正文中的数字及字母为小四号TimesNew Roman，文件正文的中文字体使用小四号宋体，其中文件正文的标题为加粗字体，行距为1.5倍行距。
文件正文表格行距可根据实际情况决定。
5.2.5. 文件正文中如有一个完整表格涉及到跨页的情况下，在下页表格第一行应列有上页表格项目内容，如表格不能拆分应注明详见附表或附录。
5.3. 文件页眉式样，公司的徽标大小为0.9cm ×6.72cm 。
5.3.1. 首页页眉式样：5.3.3.1. 文件编码：按“文件编码管理规程”要求进行编码。
5.3.3.2. 文件制定人为文件起草人或文件修订人。
5.3.3.3. 部门审核人为文件制定部门负责人。
5.3.3.4. 文件批准人为公司质量受权人或质量转受权人。
5.3.3.5. 文件颁发部门为公司质量部。
5.3.3.6. 文件分发部门为文件使用单位。
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1目的
建立标准文件格式的编制规程，规范标准文件的编制程序
2范围
适用于本公司质量标准、工艺规程、管理和操作规程以及记录
3职责
质量保证部部长负责审核标准文件内容、格式、版式编制。
文件起草人负责标准文件的编制符合本规程。
4 定义
不适用
5程序
文件的编制采用word文档编制，用A4纸张印制，装订成份。
文件版式：
5.2.1页面设置
5.2.1.1页边距：上为厘米，下为1厘米，左为厘米，右为2厘米，装订线为0厘米，装订线位置为左。
5.2.1.2页眉、页脚：页眉为1厘米，页脚为1厘米。
5.2.2页眉版式
5.2.2.1文件首页的页眉内容和格式
包括公司名称（四号字体，加粗，下同）和LOGO，编号、名称、起草、审核、批准、生效日期、页码、颁发部门、分发部门、分发号等类容，管理类文件采用中英文对照，段落为单倍行距，中文字体为宋体，西文字体为Times New Roman，字体大小为小四，格式如下框所示:
a)操作规程文件首页页眉：
包括公司名称和LOGO,文件名称、编号和页码，段落为单倍行距，中文字体为宋体，西文字体为Times New Roman，字体大小为小四，格式如下框所示:
a）操作规程文件续页页眉
内容为“禁止复印”字符，加粗，小五号字体，格式如下框所示：
字体：中文字体为宋体，西文字体为Times New Roman，小四；
行距：倍行距，对齐方式：两端对齐；
间距：段前断后0行；
缩进：左右0字符。
质量标准编写
“质量标准”文件的编写内容包括：
目的：建立×××质量标准，使×××检验有依据，从而确保药品的质量
范围：适用于×××质量标准
职责：
程序：
a）原辅料、包装材料的质量标准一般应包括：
统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；印刷性包装材料的标准样张；质量标准的依据；经批准的供应商；取样、检验方法或相关操作规程编号；定性和定量的限度要求；取样量；留样量；贮存条件和注意事项；有效期或复验期；参考资料及附录；文件历史。
b）半成品质量标准应包括：
半成品的指定名称和代码；工艺规程及编号；产品规格；取样、检验方法或相关操作规程编号；取样量；留样量；定性和定量的限度要求；贮存条件和注意事项；有效期；参考资料及附录；文件历史。
c）成品质量标准应包括：
产品名称以及产品代码；结构式，分子式，分子量（没有可以不写）；标准依据；工艺规程及编号；产品规格；取样、检验方法或相关操作规程编号；取样量；留样量；定性和定量的限度要求，贮存条件和注意事项；有效期；参考资料及附录；文件历史。
原始记录
页面设置同5.2.1；
记录文件标题字号为小三号宋体字加黑，居中；
记录文件编号为五号宋体字，右对齐。
如记录页数多于1页的，应在记录文件编号后加页码，内标明第几页共几页；
表格内为小四号宋体字，居中；
页眉为公司LOGO及公司名称，公司名称为四号宋体，左对齐；
竖版表格表头宽度为厘米；
横版表格表头宽度为26厘米；
表格行高厘米，内容多的可视内容适当增宽；
批生产记录、批包装、批监控、批检验记录文件格式：
页面设置同5.2.1；
文件页眉内容：包括公司LOGO，公司名称，记录类型，文件编号，版本号，产品名称，批号，编号，批量等，格式如下：
竖版批记录格式：
注：批记录为批检验记录，批生产记录，批监控记录，批包装记录。
页脚内容无。
操作规程文件编写
基本要求：必须包括目的，范围，职责，定义，程序，参考资料及附录，文件历史。
5.6.1目的，范围，责任者，定义，程序，参考资料及附录，文件历史为加粗小四号宋体，顶行。
5.6.2目的：建立本文件的目的，语言应简单明了，用一二句话概括说明
5.6.3范围：本规程适用的范围
5.6.4职责：实施一个规程涉及的部门、某职务的人
5.6.5定义：本规程涉及到的专业术语定义。
如果没有，就写“不适用”。
5.6.6程序：
文件内容应确切，不能模棱两可；内容要与法定标准及规定相符，其文字应简练、意义应明确、易懂；名称必须规范化，不使用方言、俗名或简称；条理清楚，可操作性强；引用其他文件，应均为现行版，不用标出文件的版本号。
根据文件内容附有相应的记录文件，以便于追溯生产、质量活动的过程。
5.6.6.1QC室操作规程
5.6.6.滴定液配制标定操作规程内容
所需仪器、设备；所需试药；标定原理；配制；标定（初标，复标，计算）；允差；结论；注意事项。
5.6.6.检测仪器、设备操作规程内容
仪器名称；仪器型号；使用操作方法、步骤；使用注意事项；维护保养。
5.6.6.检验操作规程内容
对检品的描述（检品名称、代码、分子式、分子量、结构式（没有的可不写）、规格（制剂））；检查项目与限度；标准依据；检验操作方法（试剂的配制、使用的设备仪器、操作方法、计算公式（没有的可不写）、允许差（没有的可不写））
5.6.6.2其它部门操作规程
操作范围及条件（注明时间、地点、对象、目的）；
操作标准；
操作步骤或程序；
操作过程的控制、复核；
操作中使用的设备、器具；
操作结果的评价；
操作异常情况的处理。
5.6.7参考资料及附录：与文件相关的图表、记录、文件及参考资料，如果没有，就写“无”。
5.6.8文件历史：此部分扼要地说明此文件的变更情况。
新建文件主要变更描述为本文件为新定。
本次修订的生效日期为手写，已经生效并即将过期的版本的生效日期采用打印的方式。
文件编号生效日期主要变更描述
“工艺规程”文件的编写内容
5.7.1目录
5.7.2目的：规范生产过程，确保持续稳定生产出适用于预定用途、符合注册批准或规定要求和质量标准的药品
5.7.3范围：适用于×××生产全过程
5.7.4职责：
5.7.5内容：
生产工艺规程应包括：
所生产的中间产品或原料药名称和文件编号；
标有名称和特定代码（足以识别任何特定的质量特性）的原料和中间产品的完整清单；
准确陈述每种原料或中间产品的投料量或投料比，包括计量单位。
如果投料量不固定，应注明每种批量或产率的计算方法。
如有正当理由，可制定数量合理变动的范围；
生产地点、主要设备（型号及材质等）；
生产操作的详细说明，包括：操作顺序；所用工艺参数的范围；取样方法说明，所用原料、中间产品及成品的质量标准；完成单个步骤或整个工艺过程的时限（如适用）；按生产阶段或时间计算的预期收率范围；必要时，需遵循的特殊预防措施、注意事项或有关参照内容；包装材料质量标准；可保证中间产品或原料药适用性的贮存要求，包括标签、包装材料和特殊贮存条件以及时限。
5.7.6参考资料及附录：
批生产记录编写内容
产品名称、规格、产品批号；
生产以及中间工序开始、结束的日期和时间；
每一生产工序的负责人签名；
生产步骤操作人员的签名；必要时，还应有操作（如称量）复核人员的签名；
每一原辅料的批号以及实际称量的数量；
相关生产操作或活动、工艺参数及控制范围，以及所用主要生产设备的编号；
中间控制结果的记录以及操作人员的签名；
不同生产工序所得产量及必要时的物料平衡计算；
特殊问题的记录，包括对偏离生产工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准。
批包装记录编写内容
产品名称、规格、批号、生产日期和有效期；
包装操作日期和时间；
包装操作负责人签名；
包装工序的操作人员签名；
每一包装材料的名称、批号和实际使用的数量；
根据工艺规程所进行了的检查记录，包括中间控制结果；
包装操作的详细情况，包括所用设备及包装生产线的编号；
所用印刷包装材料的样张，包括印有批号、有效期及其它打印内容的印刷包装材料的样张；对特殊问题及异常事件的注释，包括对偏离生产工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准。
所有印刷包装材料和待包装产品的名称、代码、以及发放、使用、销毁或退库的数量、实得产量以及物料平衡检查。
6 参考资料及附录
无。
7文件历史
文件编号生效日期主要变更描述
本文件为新订。