办公室各岗位职责分工细化

办公室各岗位分工及职责

一、行政后勤岗位说明

1、岗位职责

（1）食堂工作：食堂采购、日常管理、成本控制

a重视食堂食品安全，严格执行食堂采购，监管送菜质量，保障食堂采购渠道安全，为员工提供健康的饭菜；

b关注食堂伙食状况，通过对员工合理意见的搜集，适时调整食堂菜谱和改进伙食质量同时合理控制好成本；

c关注食堂整体卫生文化环境，营造积极向上的食堂就餐文化；

d食堂设备、设施管理、报修。

（2）办公楼及公司公共区卫生

a食堂内及外围卫生；

b办公楼内及领导办公室卫生；

c遇重大接待应将办公楼大厅玻璃及玻璃雨棚冲刷干净。

（3）保安管理；

（4）后勤设备、设施管理及报修；

（5）行政办公用品采购及成本控制；

（6）厂区绿植的日常维护保养工作；

（7）物流发货等；

（8）宿舍、浴室和更衣室日常管理；

（9）公司车辆管理（包括电动车）：保养维修、车险办理、违章处理、派车等；

（10）公司后勤其他补给管理：纯净水、牛奶发放等

（11）行政后勤相关工作流程梳理优化及制度起草、修改等；

2、工作要求及纪律

（1）要有严格的时间观念，按时上下班不得迟到、早退、旷工，此处按时上班指在公司规定的时间点之前到达岗位并做好工作准备，下班指在公司规定的下班时间点之后离岗下班；（2）养成良好的职业习惯，充分利用上班时间做好本职工作，当天事情当天做，不等、不拖、不推，按时完成各项工作任务并及时向领导汇报工作进展和完成情况；

（3）工作电脑除允许浏览网页外，不得聊天或网上购物等做与工作无关事情；

（4）每天对所管辖区域至少巡查一次，发现问题及时处理，做好工作记录；

（5）工作期间加强同事之间沟通、团结，具备良好的服务意识；

（6）工作中应加强岗位业务知识和技能的学习，鼓励积极改进工作方法，不断提高工作效率和质量；

（7）工作中遇到不可解决的问题和困难及时向部门主管汇报、求助；

（8）严守公司机密和秘密。

二、行政人事专员侧重人事工作

1、岗位职责

（1）员工考勤汇总核对；

（2）严格按工作流程做好员工入职手续办理；

a员工入职材料的审查和收集：审核体检表是否合格、其他入职材料；

b建立员工个人档案；

c员工培训材料的发放：主要制度、入职须知、笔、本子发放并监督员工认真学习；

d联系EHS进行公司级安全培训工作；

e联系部门做好入职人员到岗工作，员工到岗前要完成餐柜、更衣柜、鞋柜等领取工作。（3）做好员工人事档案的日常管理工作

a新员工档案建立、人事档案的更新管理如工作中涉及到个人薪资异动、晋升、奖惩内容的资料；

b员工离职时应及时将档案分离并妥善保管；

c人事档案要注意保密、安全，一般员工无权翻阅；

d离职人员档案要及时送档案室保管，至少保管3年。

（4）做好员工劳动合同签订和续签工作

a新入职员工一个月内必须签订劳动合同；

b老员工在合同到期前一个月以书面形式通知员工是否续签；

c员工领取劳动合同需有个人签收记录；

d劳动合同应及时放入员工档案保管

（5）员工试用期转正手续办理

a提前半个月将试用期转正表格发至部门；

b必须在试用期满前及时跟踪考核表完成情况；

c优秀员工提前转正必须由部门提出并要求个人提交提前转正申请，部门负责人说明提前转正理由经行政人事部审核合格后报分管领导审批；

d转正考核表需经公司领导审批后生效并将转正申请表存入个人档案

（6）员工离职手续办理

a严格履行员工离职手续办理流程：辞职流程员工提出书面辞职报告，相关领导审批同意离岗后发放离职交接单

b离职交接时员工需填写解除劳动关系证明书，完成退工备案后放入个人档案，如新单位需要可以将原件领走但需要留复印件并签收

b员工离职交接完成后方可正常离职

（7）员工社保公积金及意外险的更变审核

a每月中旬梳理当月需办理社保公积金及意外险需变更情况，员工入职第3个月开始办理社保，入职满年后办理公积金，办理前需告知本人征求意见。

b将需变更人员名单报部门负责人审核后交负责办理人员办理变更手续

（8）做好工资核算

a按照薪资管理办法及流程做好薪资异动手续办理和工资表更新；凡工资异动必须经总经理签字确认后方可执行，严禁任何擅自更改员工工资的行为。

b按照薪资核算规则和员工考勤做好每月工资核算，每月5日前完成上月工资核算并报财务审核，10日前将公司发放表发财务，制作完成电子工资条和纸质工资条

（9）各领导办公室日常服务工作：各类需求、卫生打扫、来客等

（10）协助做好日常行政接待工作

（11）领导临时交办的其他工作

2、工作要求及纪律

（1）要有严格的时间观念，按时上下班不得迟到、早退、旷工，此处按时上班指在公司规定的时间点之前到达岗位并做好工作准备，下班指在公司规定的下班时间点之后离岗下班；（2）养成良好的职业习惯，充分利用上班时间做好本职工作，当天事情当天做，不等、不拖、不推，按时完成各项工作任务并及时向领导汇报工作进展和完成情况；

（3）认真理解和领会岗位职责，不断提高岗位意识，增强服务意识，积极主动做好岗位工作；

（4）工作电脑除允许浏览网页外，不得聊天或网上购物等做与工作无关事情；

（5）加强办公软件及电脑操作技能学习，不断提高办公自动化技能和水平；

（6）工作期间加强同事之间沟通、团结，具备良好的服务意识和团队意识；

（7）工作中应加强岗位业务知识和技能的学习，鼓励积极改进工作方法，不断提高工作效率和质量；

（8）工作中遇到不可解决的问题和困难及时向部门主管汇报、求助；

（9）严守公司机密和秘密如员工基本信息、公司财务数据、员工工资信息等。

3、行政人事文员侧重行政工作

（1）日常行政接待

a茶水准备；

b接待场所准备；

c拍照摄影等

d接待结束及时清场将接待工具归位

（2）档案管理

a公司级证照管理：妥善保管、及时变更等

b负责档案室日常管理维护

c将档案资料合理分类按一定顺序编排，便于查阅使用

d及时归档资料，整合档案提高利用率

（3）行政办公用品发放及行政仓库管理

a行政办公用品发放、记录、统计；

b根据库存量及时对易耗品提出采购申请；

c办公固定资产采购由需求部门写采购申请；

d定期盘点行政仓库物品，仓库要求整洁、有条理

（4）会务工作

a按照会议要求通知参会人员；

b会务文件资料准备、会场准备；

c会后整理、会场及时归位；

（5）行政后勤各科室备用钥匙保管

a负责妥善保管各科室、会议室、行政仓库等备用钥匙；

b保证备用钥匙安全

c如发现备用钥匙不足及时报行政后勤增配

（6）社保及公积金变更手续办理

a严格按公司社保及公积金政策办理变更手续；

b每月15日前核对当月人员申报明细，发现问题及时解决；

c及时将变更情况整理归档；

d按时向新办员工发放社保卡，向新入职人员收集相关社保办理信息

（7）员工考勤及请休假统计、审核、公示