书面沟通的种类PPT课件
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第六章 常见的沟通方式
第六章常见的沟通方式
第一节书面沟通
书面沟通是以文字为媒介的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等（口头沟通是以口语为媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等）书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。
一、书面沟通概述
书面沟通是以文字为媒介的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等(口头沟通是以口语为媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等)书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制，因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟通。
二、书面沟通的优点
书面沟通本质上讲是间接的，这使得其有许多优点：
可以正式的或非正式的，可长可短。可以使写作人能够从容地表达自己的意思。词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。书面材料是准确而可信的证据。所谓“白纸黑字”。书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。在群体内部经常受限于约定俗成的规则。书面材料传达信息的准确性高。
三、书面沟通适用情形
（1）简单问题小范围沟通时（如3～5个人沟通一下产出物最终的评审结论等）；
（2）需要大家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等）；
（3）传达非重要信息时（如分发周项目状态报告等）；
（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。
第六章 书面沟通《管理沟通》PPT课件
第一节 书面沟通概述
一、书面沟通的作用
书面沟通的作用主要体现在：一是沟通信息容易记 录，并能得到永久的保存；二是由于其保存性强，且不易 受“污染”，能保证在信息的扩散过程中，使不在沟通现 场的受众（读者）能够得到真实的信息；三是对读者来说， 笔头沟通的信息传递方式速度快（因为阅读比倾听更 快）——当然对整个沟通系统来说效率不一定高（因为这 还涉及信息发送者的沟通效率问题）；四是笔头沟通可以 特别关注细节，而且就读者来说，也可以更多地获取细节 方面的信息；五是比口头表达采用更为精确的用词。也正 因为笔头沟通有这些优点，它将在以后的沟通中仍处于重 要的地位。
希望您能在4月23日抵达香港。（正文） 有何需要，请不吝赐教。（结尾应酬语）
商祺！（祝颂语）
顺颂
香港腾飞保险公司 副总裁 （手签）
张洪山谨启（署名） 1998.4.5（日期）
附件：XXXX
商务礼仪与职业形象
商务信函写作要领
称呼正确，语气适当 言简意赅，表达正确 交谈诚恳，平实话语 避免幽默，不要抒情 祝颂语言，商业性强 先要手签，后再打印 不要忘掉，附注说明
（二）报告的基本结构
部分 1.内容简介
2.报告正文 3.最后部分
报告的基本结构要素
要素
1.授权调查范围或目的 2.程序或方法 主要的事实 1.结论 2.建议（如果要求的话） 3.附录（如果必要的话）
第六章书面沟通
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三、书面沟通的技巧 书面沟通作为一种重要的沟通方式，有着独到之处。写作不是漫无目的的，在写作过 程中应遵守一些基本规则。同时为不同目的服务的不同文体亦有不同的固定格式。 1．写作的特点 （1）计划性。编排而成的。一般地说，通常多数文件是有准备、有目的的，是经过创 作编排而成的。 （2）逻辑性。书面语在词语的组织运用次序、词语间的关系规则和习惯、句子语法等 方面有着明显的逻辑性。书面文字包括了段落、主题句和其他结构上的要素，以便结 读者提供一个关于文章内容、结构、逻辑顺序的概要标志。而会见、演讲等口头沟通 很少这样做。 （3）多样性。书面语的形式多种多样，包括报纸、杂志、书籍、报告、标语、电子邮 件、传真、电视、电脑屏幕上的文字说明、通知以及标志等。书面语不受时空的限制， 它可以从一地转移到另一地；只要它上面印制或贮存的材料能够保存，它就可以长久 保持下去。 （4）发展性。“写作”这个概念是不断发展的，随着各种新技术的引入，“写作”这 一概念的边界渐渐模糊了起来，一枝笔、一张纸的传统写作，正逐渐被淘汰，运用电 脑的文字输入技术尤其是多媒体电子文本，使文字可随意结合、扩张、剪接、复制、 粘贴及跨文本调用，写作的效率大大提高。同时写作完成之后，文本的传递和阅读方 式也可用网络方便池完成，这使得以“沟通”为目的的写作内涵获得极大拓展。
• 第二节 书面沟通的基本形式 • 书面沟通是用文字符号进行沟通的一种形式。在人际沟通和组织沟通 中，单单使用口头沟通是远远不够的。书面沟通对所传播的内容更便 于斟酌；能够传递那些难以启齿之言；对时间的限制相对少些；较好 地记录当初沟通的情况并容易保存下来。 • 一、备忘录 • 备忘录通信的简化书面形式，用于各级机关、企事业单位与社会团体 内部人员间的交流。在英文中备忘录通常缩写为“memo”。其形式灵 活多样，它一般装成簿册，或放置案头，或随身携带；写法不拘一格， 只要写清楚，能起到提醒、备忘的作用即可。 • 备忘录是组织内沟通的标准形式，它可以写在空白纸上，而不一定要 写在印有组织抬头的信笺上。备忘录均比较简明扼要，较长的信息应 采用附件的形式。备忘录包括四个基本要素：日期、主题、送交和发 送；有时也可包括另外两个要素：附件和复印。这些要素可按照各组 织的习惯排列，也可采用多种方法排列(见图6-1)。备忘录不包括附加 的问候、地址或签名等。
第四章 书面沟通技巧
（2）作者的自身素质 ①与任务相关知识 ②与主题相关的知识 ③与读者对象有关的知识
3.写作时间与主题 由于缺乏时间，在限定时间内完成的研究成果 及创作文本很少能得到检查和修改。
4.3 商业文书写作的具体问题
根据目的的不同，商业文书可以分为很多种， 不同文书的类型、使用范围，以及写作原则都 存在较大的不同。参照书—44页表4-3
W
A Y N E C O N S U L T I N G
刘云端先生，您好：
这是来自微软的信，继我们上周的 电话谈话后，我很高兴再邮给您一本 我公司的最新宣传册。
你曾表示过贵公司对安装新型计算
机软件感兴趣，我相信我们的服务符 合你的要求，会让您满意的。 期待您的回音，并期望很快能和您 会面。 此致 敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日
写作的一般技巧 （1）不要在乎写作顺序 （2）合理安排时间间隔 （3）不要边写边改。 集体写作 （1）在集体的指导原则上达成一致。 （2）在任务安排上达成一致。
书面沟通分析
T I
M
E
练习 目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟） 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟）
这是因为……
进入本练习review和结论
判别两封信的高下，并说明原因
T I
M
第14讲 书面沟通
说明性和肯定性信函的结构
报告好消息,综述要点
列出细节和背景资料 不避讳地说出可能的消极因素—只是 尽量强调积极方面 阐明读者的受益处
结尾充满友善、积极、关怀、有远见
负面信函的正确语气
• 将自己放在读者的位置 • 对公司的规定作出解释 • 设想顾客是想将问题妥善解决 • 表扬个别,批评一群 • 平心气和
● 写在印有公司抬头的 信笺上
● 包含日期、接收者的 姓名与地址和称谓
● 1至2页的篇幅 ● 以结束语、签名和工
作头衔作为结尾
信函的基本格式
— 无缩进式 — 修正的无缩进式 — 半缩进式
建议书的种类
推荐报告
建议书 的
种类
解决技术问题 具体的管理计划
具体的补偿措施
构建建议书的大纲
简介
根据有关 规定对所 建议的问 题展开讨
• 客服书 面沟通 的心里 障碍
策略之三
• 对不同 书面沟 通个体 进行分 析
写作技能训练
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
编辑过程及内容
检查逻辑 检查表述 检查思路之间的关系 再次阅读文章，检查错别 字、列表及格式不一致处
商务写作的语气
专业但不僵硬 友善但不虚伪 自信但不傲慢 礼貌但不卑微
商务信函类型
说明性和肯定性信函
三种类型
负面性信函
劝说性信函
沟通技巧8——商务书面沟通 PPT
12
❖3 、书面沟通形式的选择 ❖ 选对合适形式 ❖ （1）通用公文； ❖ （2）调查报告； ❖ （3）商议信函； ❖ （4）电报； ❖ （5）传真； ❖ 此外，还有邀请函，请柬；Email；字条；意向
书；合同等 ❖ 思考：选择参考因素？
13
❖ 二、掌握商务通用文书特点与格式
❖ （一）商务通用文书的特点
直到满意表达出个人风格。 ❖ 4.可信性。书面材料是准确而可信的证据。所谓“白纸黑
字”。 ❖ 5.广泛性。书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达
相同的信息。 ❖ 6.习惯性。在群体内部经常受限于约定俗成的规则。 ❖ 7.准确性。书面材料传达信息的准确性高。
5
❖（三） 书面沟通适用情形
❖ （1）沟通内容比较全面、丰富、细致时 ❖ （2）沟通时间上不必紧急，而且有相关程序的
❖ 1、内容上的专业性与技术性
❖ 2、目的上的针对性与时效性 3、对象上的特定性与明确性 4、表达上的适用性与说明性 5、格式上的规定性与约定性 6、语言上的科学性与平实性
简明：正所谓“句中无余字,篇内无赘语”,“简明”是商务文书首要特点. 准确：而所谓“准确”,就是要求商务文书要做到“一字入公文,九牛拔不出”,不要像 “关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次.在意思清楚的前提下, 商务通用文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来. 朴实：所谓“朴实”,就是指在商务通用文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻,一代文豪 白居易尚且不这样做,我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了. 庄重：所谓“庄重”,是指在商务通用文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默,太 多的玩笑会极大地影响文书的严肃性. 规范：商务通用文书写作在很多方面还具有规范性强的特点,其中标点符号的规范性就 尤为重要但是却往往被大家所忽视.
❖3 、书面沟通形式的选择 ❖ 选对合适形式 ❖ （1）通用公文； ❖ （2）调查报告； ❖ （3）商议信函； ❖ （4）电报； ❖ （5）传真； ❖ 此外，还有邀请函，请柬；Email；字条；意向
书；合同等 ❖ 思考：选择参考因素？
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❖ 二、掌握商务通用文书特点与格式
❖ （一）商务通用文书的特点
直到满意表达出个人风格。 ❖ 4.可信性。书面材料是准确而可信的证据。所谓“白纸黑
字”。 ❖ 5.广泛性。书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达
相同的信息。 ❖ 6.习惯性。在群体内部经常受限于约定俗成的规则。 ❖ 7.准确性。书面材料传达信息的准确性高。
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❖（三） 书面沟通适用情形
❖ （1）沟通内容比较全面、丰富、细致时 ❖ （2）沟通时间上不必紧急，而且有相关程序的
❖ 1、内容上的专业性与技术性
❖ 2、目的上的针对性与时效性 3、对象上的特定性与明确性 4、表达上的适用性与说明性 5、格式上的规定性与约定性 6、语言上的科学性与平实性
简明：正所谓“句中无余字,篇内无赘语”,“简明”是商务文书首要特点. 准确：而所谓“准确”,就是要求商务文书要做到“一字入公文,九牛拔不出”,不要像 “关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次.在意思清楚的前提下, 商务通用文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来. 朴实：所谓“朴实”,就是指在商务通用文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻,一代文豪 白居易尚且不这样做,我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了. 庄重：所谓“庄重”,是指在商务通用文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默,太 多的玩笑会极大地影响文书的严肃性. 规范：商务通用文书写作在很多方面还具有规范性强的特点,其中标点符号的规范性就 尤为重要但是却往往被大家所忽视.
书面沟通的种类
1、进一步调整门面布局 2、增加经营主便利措施 3、拓展市场信息交流渠道
以上不当之处，请见谅！祝您工作顺利 杨洋
2016年5月18日
4
电子邮件
1 基本内容
主题
收件人
附件
正文
4 范文
5
报告
1 分类
1、按照报告的长短，分为长篇报告、中篇报 告和短篇报告等 2、按照内容，分为经营报告、信贷报告、调查 报告、事故报告、建议报告、可行性报告等。 3、按写作用途，分为临时报告、行动报告、状 态或进展报告和总结报告。 4、按正式程度，分为正式报告和非正式报告。 5、按照报告的格式特征，分为信函式报告和纲 要式报告等。 6、按照报告的使用范围，分为公开报告和内部 报告等。
4 范文
尊敬的王茵女士： 您好！感谢您坐我们的航班！据我们南航餐饮部主任李波报告
说，在您6月19日乘坐我们公司的航班从上海飞往昆明的途中， 您的餐盘中发现了一直蟑螂。在此，请接受我们公司对您的最诚 挚的歉意。
尊敬的王茵女士，顺便给您送上一份小礼物，再一次表示最诚 挚的歉意，祝你工作生活愉快！
此致 康晓东 南航客户关系部 2008.09.12
书面沟通种类
备忘录 电子邮件
信函
建议书
报告 摘要
1
备忘录
1 四要素
1
2
3
4
日期 主题 送交 发送
以上不当之处，请见谅！祝您工作顺利 杨洋
2016年5月18日
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主题
收件人
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正文
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报告
1 分类
1、按照报告的长短，分为长篇报告、中篇报 告和短篇报告等 2、按照内容，分为经营报告、信贷报告、调查 报告、事故报告、建议报告、可行性报告等。 3、按写作用途，分为临时报告、行动报告、状 态或进展报告和总结报告。 4、按正式程度，分为正式报告和非正式报告。 5、按照报告的格式特征，分为信函式报告和纲 要式报告等。 6、按照报告的使用范围，分为公开报告和内部 报告等。
4 范文
尊敬的王茵女士： 您好！感谢您坐我们的航班！据我们南航餐饮部主任李波报告
说，在您6月19日乘坐我们公司的航班从上海飞往昆明的途中， 您的餐盘中发现了一直蟑螂。在此，请接受我们公司对您的最诚 挚的歉意。
尊敬的王茵女士，顺便给您送上一份小礼物，再一次表示最诚 挚的歉意，祝你工作生活愉快！
此致 康晓东 南航客户关系部 2008.09.12
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日期 主题 送交 发送
书面沟通技能培训教材(PPT 103页)
表达不清，内容缺乏全面考虑， 错别字和标点错误，废话连篇。
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们
上周的电话谈话后，我很高兴 再邮给您一本我公司的最新宣 传册。
你曾表示过贵公司对安装新 型计算机软件感兴趣，我相信 我们的服务符合你的要求，会 让您满意的。
期待您的回音，并期望很快 能和您会面。
此致 敬礼 比尔盖茨
2．写作过程
文字沟通有三种主要类型： ① 肯定型 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 ② 否定型 用"缓冲"式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 ③ 指示型 以一种具有吸引受信人注意力的叙 述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。
1、纸张 2、传真 3、电子邮件（E-mail） 4、电子会议系统（EMS）
四种沟通渠道的比较（P106)
四、书面沟通的障碍
（一）语言方面的障碍 （二）知识方面的障碍 （三）人为的障碍：
发文者的语气、强调重点、表达特色，以 及发文的目的经常被忽略而使理解有误。
信息及含意会随着信息内容所描述的情况， 以及发文和收文时的部门而有所变更。
三、书面沟通的种类
（一）按照书面沟通的主体与客体分类 1、写作 包括文学创作和应用写作。
第6章 书面沟通
9
优 点 活泼型 力量型 完美型 平和型 善于社交，乐观，感情外露
缺点 散漫，唠叨，好表 现，善变
富于冒险，反应敏捷，意志坚 专横，急躁，统治 定，坦率 欲，易怒 善于分析，体贴，井井有条， 扭捏，不合群，多 忠诚 疑，不喜交际 适应力强，顺服，贯彻始终 胆小，优柔寡断， 冷漠
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举例 6.7
一张生日卡
24
会议纪要
会议纪要就是对于会议情况和议定的事情进行 记载、传达的一个书面文件。 会议记录是原始记载，与会人员怎么说就怎么 写，实事求是地写，而会议纪要是在会议记录的基 础上，通过分析，对发言者的主要内容进行总结， 按照一定的顺序整理出来的文章。
25
会议纪要
会议纪要的特点
纪实性 概括提要性 条理性
18
通报的特点
典型性 严肃性 时效性
通报的分类
表彰性通报——用来表彰先进个人或单位，通过对典型 用来表彰先进个人或单位， 表彰性通报 用来表彰先进个人或单位 事件的宣传来鼓励大家学习、进步的通报； 事件的宣传来鼓励大家学习、进步的通报； 批评性通报——用来批评被通报的个人或单位，目的是 用来批评被通报的个人或单位， 批评性通报 用来批评被通报的个人或单位 要和大家一同吸取教训的通报； 要和大家一同吸取教训的通报； 情况通报——传达重要精神和动向的通报 情况通报 传达重要精神和动向的通报
沟通ppt课件
了解对方的文化和背景可以帮助你更好地理解对 方的沟通风格偏好。例如，来自不同国家和文化 背景的人可能有不同的沟通方式和表达习惯。
关注对方的情感反应
在沟通中关注对方的情感反应可以帮助你更好地 了解对方的感受和需求。如果对方表现出困惑或 不满，你可以及时调整自己的语言和行为来适应 对方的需求。
调整自己的语言和语气
提问和引导
在反馈时，适时的提问和引导，帮 助对方深入思考和解决问题。
03
CATALOGUE
沟通风格与偏好
沟通风格类型
直接型
间接型
主导型
适应型
这种风格注重事实和 结果，喜欢直接、清 晰地表达自己的观点 。他们可能使用直接 、坚定的语言，并且 喜欢在沟通中迅速进 入主题。
这种风格更注重关系 和过程，喜欢使用委 婉、含蓄的方式表达 自己的观点。他们通 常会使用更多的礼节 和客套话，并倾向于 在沟通中建立良好的 人际关系。
重要。
沟通的过程与障碍
过程
沟通过程包括发送者、接收者、信息、通道和背景五个要素。发送者需要将信 息编码成接收者可以理解的形式，通过通道传递给接收者，接收者需要对信息 进行解码并作出反馈。
障碍
沟通中可能存在各种障碍，如语言理解障碍、文化差异、情绪影响、信息过载 等。克服这些障碍需要双方的努力和理解，以及合适的方法和技巧。
根据不同的文化背景和情境，灵活调整自 己的沟通方式和策略，以更好地适应和理 解对方。
关注对方的情感反应
在沟通中关注对方的情感反应可以帮助你更好地 了解对方的感受和需求。如果对方表现出困惑或 不满，你可以及时调整自己的语言和行为来适应 对方的需求。
调整自己的语言和语气
提问和引导
在反馈时，适时的提问和引导，帮 助对方深入思考和解决问题。
03
CATALOGUE
沟通风格与偏好
沟通风格类型
直接型
间接型
主导型
适应型
这种风格注重事实和 结果，喜欢直接、清 晰地表达自己的观点 。他们可能使用直接 、坚定的语言，并且 喜欢在沟通中迅速进 入主题。
这种风格更注重关系 和过程，喜欢使用委 婉、含蓄的方式表达 自己的观点。他们通 常会使用更多的礼节 和客套话，并倾向于 在沟通中建立良好的 人际关系。
重要。
沟通的过程与障碍
过程
沟通过程包括发送者、接收者、信息、通道和背景五个要素。发送者需要将信 息编码成接收者可以理解的形式，通过通道传递给接收者，接收者需要对信息 进行解码并作出反馈。
障碍
沟通中可能存在各种障碍，如语言理解障碍、文化差异、情绪影响、信息过载 等。克服这些障碍需要双方的努力和理解，以及合适的方法和技巧。
根据不同的文化背景和情境，灵活调整自 己的沟通方式和策略，以更好地适应和理 解对方。
第四章 书面沟通技巧
第四章 书面沟通技巧
本章学习目标
1、了解书面沟通的特点 2、掌握写作的一般过程和写作的影响因素 3、熟悉各种商业文书的写作方法
4.1.1 书面沟通的特点
1、可长期保存，有助于信息接收者对信 息进行 深度加工与思考。 2、可促使信息发送者对自己要表达的东西进行 更加认真的思考，使其更加条理化。 3、是一种多样性的有形展示。 4、耗时较长。 5、不能及时提供反馈信息。
4.1.2 书面沟通的种类
1、按照沟通目的划分： 通知型、说服型、指导型、记录型 2、按照沟通用途划分： 通用公文、事务文书、专用文书、 生活文书、涉外文书 3、按照沟通渠道划分： 纸张沟通、电子沟通
4.2.1 写作的过程
1、写作准备： 确定写作目标、分析读者、收集信息、列出大纲 2、正式写作： 写作的一般技巧、集体写作 3、编辑修改
4.3 商业文书写作的具体问题
1、商业信函 2、行动指南 3、随机翻阅的文件 4、合法性文件 5、营销类文件
4.4ห้องสมุดไป่ตู้书面沟通的多样化—电子沟通
1、沟通方式的转变 2、沟通方式的选择 取决于：信息丰富性、情境复杂性
本章学习目标
1、了解书面沟通的特点 2、掌握写作的一般过程和写作的影响因素 3、熟悉各种商业文书的写作方法
4.1.1 书面沟通的特点
1、可长期保存，有助于信息接收者对信 息进行 深度加工与思考。 2、可促使信息发送者对自己要表达的东西进行 更加认真的思考，使其更加条理化。 3、是一种多样性的有形展示。 4、耗时较长。 5、不能及时提供反馈信息。
4.1.2 书面沟通的种类
1、按照沟通目的划分： 通知型、说服型、指导型、记录型 2、按照沟通用途划分： 通用公文、事务文书、专用文书、 生活文书、涉外文书 3、按照沟通渠道划分： 纸张沟通、电子沟通
4.2.1 写作的过程
1、写作准备： 确定写作目标、分析读者、收集信息、列出大纲 2、正式写作： 写作的一般技巧、集体写作 3、编辑修改
4.3 商业文书写作的具体问题
1、商业信函 2、行动指南 3、随机翻阅的文件 4、合法性文件 5、营销类文件
4.4ห้องสมุดไป่ตู้书面沟通的多样化—电子沟通
1、沟通方式的转变 2、沟通方式的选择 取决于：信息丰富性、情境复杂性
书面沟通技能培训教材(PPT 55张)
7.
8.
Make sign for rear window 写 後 窗 售 车 广 告
Write announcement for bulletin board
写公告板的售车海报
9. Vacuum interior 将 车 内 吸 尘
UNSCRAMBLE THE FOLLOWING
整理以下各句
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
的影响
SOLUTION
解 答
GROUPING AND SUMMARIZING -SOLUTION 组合和总结— 解决方案
1. Fix hole in roof
2.
3. 4.
Fra Baidu bibliotek
修理车顶的破洞 Get new floormats 买新的车内地毯
Write newspaper ad
Get bodywork done (at bodyshop) (在车体修理工场)
意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物 Hunt抯 has increased its market share with its premium-quality "Donello" line Hunt抯 以 高 品 质 的 Donello 系 列 产 品 而 占 有 更 大 的 市 场 份 额
书面沟通
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第一节 书面沟通的特点
• 同时， 书面文字在正式传播以前还要经过反复修改、补充、论证， 以使意思表达得更为清晰。
• ５. 书面沟通可以反复推敲、修改， 直到满意为止 • 由于口头表达大多都是即时性的， 不会给表达者很多的时间思考、
准备。说话者一旦话已出口， 则很难收回， 尤其是当话语有损于对 方时， 即使重新表达自己的意思也无法消除之前造成的不良效果。 而书面沟通则不同, 人们在进行书面沟通时,时间一般是比较充实的， 可以对自己要表达的思想和观点进行反复推敲、修改， 这样不仅可 以避免口头表达时因个人情绪冲动而产生的不利影响， 而且还能够 表达口头语言无法表达的内容和观点， 如个人情感及内心感受等。
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第三节 常用的书面沟通文体介绍
• 如果是时间较长、范围较广的计划， 就要用“规划”。因为， 规划 不必也不能写得太细， 只要能起到明确方向， 鼓舞人心， 激发热情 的作用也就差不多了。当然， 这并不是说规划就可以写得不切实际 ， 但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。如果计划的内容 是某一项工作， 一般用“方案” 或“安排”， 工作项目比较复杂者 用“方案”， 较简单者用“安排”。因为， 方案和安排都必须写得 很细， 否则工作就没法开展。如果计划的内容既不是单项工作， 又 不是很宏大的， 这就该用真正的“计划” 了。因为， 狭义的计划是 广义计划中最适中的一种。当然， 若只想把这计划的摘要加以公布 ， 则可用“要点” 来写。
第一节 书面沟通的特点
• 同时， 书面文字在正式传播以前还要经过反复修改、补充、论证， 以使意思表达得更为清晰。
• ５. 书面沟通可以反复推敲、修改， 直到满意为止 • 由于口头表达大多都是即时性的， 不会给表达者很多的时间思考、
准备。说话者一旦话已出口， 则很难收回， 尤其是当话语有损于对 方时， 即使重新表达自己的意思也无法消除之前造成的不良效果。 而书面沟通则不同, 人们在进行书面沟通时,时间一般是比较充实的， 可以对自己要表达的思想和观点进行反复推敲、修改， 这样不仅可 以避免口头表达时因个人情绪冲动而产生的不利影响， 而且还能够 表达口头语言无法表达的内容和观点， 如个人情感及内心感受等。
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第三节 常用的书面沟通文体介绍
• 如果是时间较长、范围较广的计划， 就要用“规划”。因为， 规划 不必也不能写得太细， 只要能起到明确方向， 鼓舞人心， 激发热情 的作用也就差不多了。当然， 这并不是说规划就可以写得不切实际 ， 但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。如果计划的内容 是某一项工作， 一般用“方案” 或“安排”， 工作项目比较复杂者 用“方案”， 较简单者用“安排”。因为， 方案和安排都必须写得 很细， 否则工作就没法开展。如果计划的内容既不是单项工作， 又 不是很宏大的， 这就该用真正的“计划” 了。因为， 狭义的计划是 广义计划中最适中的一种。当然， 若只想把这计划的摘要加以公布 ， 则可用“要点” 来写。
第三单元：沟通基本技能2——沟通口才基础 课件-《秘书口才与人际沟通》同步教学(中国人民大学出版社)
书面沟通,从本质上讲,属于间接沟通,这使得它具有许多长处。 在信息发达的现代,虽然电话等语音沟通越来越被普遍使用,但是 书面沟通仍具有其他沟通方式所无法替代的优势,因此,不能因科 技给口头沟通带来了快捷、便利,便忽视乃至搁置书面沟通形式。
一、书面沟通的优势
(一)书面沟通的优势 (二)书面沟通的缺憾
二、书面沟通的种类
第四单元：沟通基本技能3 ——书面沟通
任务一 任务二 任务三
认识书面沟通的意义 了解书面沟通的语言特点与格式要求 书面沟通文本写作的步骤
沟通基本技能3 ——书面沟通
任务一 认识书面沟通的意义
知识目标
1.认识书面沟通的重要性。 2.了解书面沟通的优势。 3.知晓书面沟通的种类。
任务描述
秘书处调进个新人马敏,年龄却不小了,据说是受照顾安置工 作的军烈属。为了让马敏尽快进入角色,秦勉做了她的“师傅”。 马敏很谦虚地向比她年少的秦秘书学习。但她不理解秦勉有的时 候电话通知后为什么还要发邮件或传真,像昨天,打完电话还叫她 把书面文本送到每个部门呢。秦勉这样做的理由是什么?
一、反复与顶真
(一)反复 (二)顶真
二、引用、婉曲
(一)引用 (二)婉曲
三、比喻、比拟、借代、夸张
(一)比喻 (二)比拟 (三)借代 (四)夸张
四、辞格小结
(一)汉语里辞格丰富,多学益善 (二)辞格的综合运用 (三)辞格使用的注意事项啊
一、书面沟通的优势
(一)书面沟通的优势 (二)书面沟通的缺憾
二、书面沟通的种类
第四单元：沟通基本技能3 ——书面沟通
任务一 任务二 任务三
认识书面沟通的意义 了解书面沟通的语言特点与格式要求 书面沟通文本写作的步骤
沟通基本技能3 ——书面沟通
任务一 认识书面沟通的意义
知识目标
1.认识书面沟通的重要性。 2.了解书面沟通的优势。 3.知晓书面沟通的种类。
任务描述
秘书处调进个新人马敏,年龄却不小了,据说是受照顾安置工 作的军烈属。为了让马敏尽快进入角色,秦勉做了她的“师傅”。 马敏很谦虚地向比她年少的秦秘书学习。但她不理解秦勉有的时 候电话通知后为什么还要发邮件或传真,像昨天,打完电话还叫她 把书面文本送到每个部门呢。秦勉这样做的理由是什么?
一、反复与顶真
(一)反复 (二)顶真
二、引用、婉曲
(一)引用 (二)婉曲
三、比喻、比拟、借代、夸张
(一)比喻 (二)比拟 (三)借代 (四)夸张
四、辞格小结
(一)汉语里辞格丰富,多学益善 (二)辞格的综合运用 (三)辞格使用的注意事项啊
演示文稿第七章书面沟通
（3）目录：主要用于提示报告的各主要部分在报告
中的具体位置，便于读者查找。
（4）摘要：主要用于告知读者报告所涉及的问题、 报告中的主要观点和报告提出的建议。
第21页，共38页。
第七章 书面沟通 2．报告主页 （1）前言：主要简略介绍报告的背景、目的和涉及
的范围。这部分也是吸引读者继续阅读报告的关键。
些模式中，最基本、实用性也最高的，就是以“ 三段式结构”为原则的文章组织法。不论邮件的 长短，都可按“前言”、“主题”、“结论”三段 的结构来陈述。
3．营造简洁屏幕
写信时尽量运用技巧，使文章容易阅读。若 信息的价值相等，文章越短越好。
第28页，共38页。
第七章 书面沟通
4．保持礼貌 5．注意使用
使用电子邮件，最重要的是每天务必打开“ 信箱”查看。 6．电子邮件不能做的事
第10页，共38页。
第七章 书面沟通
（一）使用日常语汇
1．少用术语 2．使用简短的句子 （二）去掉啰嗦的表达方式 （三）只包括相关的信息 （四）采用视觉辅助方法
第11页，共38页。
第七章 书面沟通
四、具体
只要可能就用一个具体的数字替代笼统的说法，这样 可以显得更具体、明晰。记住：精确的词汇还是可以使读者 更感兴趣，所以要尽可能多用精确的词汇。
电子邮件的不足： （1）保密性差； （2）非正式性。
第五章 书面沟通
工作总结是组织、部门或个人对过去一个时期内的 工作活动作出系统的回顾归纳、分析、评价，并从 中得出规律性认识，用以指导今后工作的事务性文 书。 工作总结的格式
标题→正文（前言／主体／结尾／落款）
第二节
协议书（１）
企业常用文书的书写技巧
协议书是社会组织或个人之间对某一问题或事项经 过协商，取得一致意见后，共同订立的明确相互权 利、义务关系的契约性文书。 协议书的格式
第一，建议所要解决的问题是什么? 第二，问题的解决方式是什么? 第三，这种解决问题的思路和方式将会给组织带来什么样的积极后 果(利益)? 第四，解决该问题所需的成本有多少?
第二节
调查报告
企业常用文书的书写技巧
调查报告正文包括：
前言→事实→分析→对策和建议
注意：
要实事求是。 要突出本质。 要在观点和材料的表述上下工夫，做到既要有观点，又 要多提供客观的依据。
b格式要规范 b正确使用标点符号
写完后重读
b行文要简短 b使用短句 b强调最重要的 b段落分明
修改文书， 修改文书， 大胆删减
检查细节， 检查细节，确认无误
b总结和结论 b尽量生动
第二节
商务信函 计划类文书
工作规划 工作方案 计划 工作安排
企业常用文书的书写技巧
建议书 调查报告 工作报告 述职报告 工作总结 协议书
相关主题
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4 范文
尊敬的王茵女士： 您好！感谢您坐我们的航班！据我们南航餐饮部主任李波报告
说，在您6月19日乘坐我们公司的航班从上海飞往昆明的途中， 您的餐盘中发现了一直蟑螂。在此，请接受我们公司对您的最诚 挚的歉意。
尊敬的王茵女士，顺便给您送上一份小礼物，再一次表示最诚 挚的歉意，祝你工作生活愉快！
此致 康晓东 南航客户关系部 2008.09.12
4 范文
亲爱的XX公司： 您好!我是xx公司的经销商，我司感
谢广大群众对我们的购买以及对我们的 信任与支持，在11月11日这特别的日子 在丽日广场隆重举行“回馈新老客户” 的特别活动，您的到来就是我司的莫大 荣幸。
祝：事业步步高升! xx日用公司 2016年5月18日
4 范文
尊敬的田波先生： 我对于贵公司在今年5月即将举行的公司交流研讨会的
计划非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司 的广泛支持和欢迎。
也非常感谢您邀请我作大会发言。不过十分遗憾的是， 今年5月我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。
在此我愿意推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发 言者。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此研 讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果 可以的话，我将让他与您联系。
1 分类
7、按照报告内容的紧迫性，分为日常报告、特 殊报告和紧急报告。 8、按照提交报告的周期，分为每日报告、每周 报告、月度报告、季度报告、年度报告等。 9、按照报告涉及的业务范围，分为工程报告、 财务报告、评估报告等。 10、按照报告的写作文体，分为叙述性报告、说 明性报告、图解性报告和统计性报告等。
2 基本形式
固定格式 商务报告
备忘录形式 商务报告.
文件形式 商务报告
书信形式 商务报告.
3 语言特点
1
2
客观公正 严谨规范
明确真实
4
4
3
5
逻辑紧凑 简明扼要
4 基本结构
报告简介 （前言）
报告正文
报告结尾（总结）
6
Question
写在最后
经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量 Study Constantly, And You Will Know Everything. The More
书面沟通种类
备忘录 电子邮件
信函
建议书
报告 摘要
1
备忘录
1 四要素
1
2
3
4
日期 主题 送交 发送
2 分类——按使用对象
外交备忘录
外交会谈中，一方为了使自 己所做的口头陈述明确而不 至于引起误解，在会谈末了 当面交给另一方的书面纪要
公司备忘录
书面合同的形式之一
3 主要内容
D C B
A
4 格式
1、进一步调整门面布局 2、增加经营主便利措施 3、拓展市场信息交流渠道
以上不当之处，请见谅！祝您工作顺利 杨洋
2016年5月18日
4
电子邮件
1 基本内容
主题
收件人
附件
正文
4 范文
5
报告
1 分类
1、按照报告的长短，分为长篇报告、中篇报 告和短篇报告等 2、按照内容，分为经营报告、信贷报告、调查 报告、事故报告、建议报告、可行性报告等。 3、按写作用途，分为临时报告、行动报告、状 态或进展报告和总结报告。 4、按正式程度，分为正式报告和非正式报告。 5、按照报告的格式特征，分为信函式报告和纲 要式报告等。 6、按照报告的使用范围，分为公开报告和内部 报告等。
致 收文者职位 由 发文者职位 事 发文主题 时 发文年月日
部门发文编号
5 范文
致：职员李明 由：经理李华
接×××公司来电，谈判人员于明天 上午10时30分到达。请做接机及相关接 待工作。
2016年5月18日
2
商务信函
1 特点与要求
特点
要求
1、内容比较单一 2、结构相对简单 3、语言表述简练
1、结构完整而简洁 2、内容正确而无误 3、语气友好而诚恳 4、礼节规范而自然 5、格式讲究而规范
昆山市供电公司电费组 2009年9月1日
3
建议书
1 特点
存在不确定性 可塑性较强 文本性较强
2 基本结构
标题
. 称呼
正文
祝福语
署名
日期
3 范文
《市场管理建议书 》
甘露寺大市场管理委员会： 来至工作已有半个月，在忙于工作的同时，经过自
己的观察，我对市场有了初步的了解。现将自己对市场管 理的一些建议汇报如下，谨供领导参考：
You Know, The More Powerful You Will Be
谢Biblioteka Baidu你的到来
学习并没有结束，希望大家继续努力
Learning Is Not Over. I Hope You Will Continue To Work Hard
演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡
2016年5月18日
4 范文
友情提醒 尊敬的住户：
贵单元电表今日已抄，请根据您用电的情 况于15日内到工商银行缴费存折中备足存款， 并与7日后向工商银行索要收费发票。如无 发票，可能是由于存款金额不足，不够扣除 电费，请抓紧时间不足余款，以免引起不必 要的麻烦。
谢谢合作！ 联系电话：*******
信头
2 基本结构
称谓
存档号码
主题行或标题 收信人地址
正文
结束语
落款
时间
3 主要类型
从商务信函的形式及其传 递的内容看 商务信函包括通知、公告、 通讯、介绍信、感谢信、 邀请信、慰问信、求职信、 备忘便条等。
REALIZATION
从商务信函的沟通目 的及其采用的语气看 商务信函可分为 肯定性信函 负面性信函 说明性信函 劝说性信函