(1)文件控制制程序

4.5.5文件在使用过程中，如被污损、丢失，持有者应及时报告，申请补（换）发。
4.5.6各部门应指定专人负责部门内文件的保存和管理,建立《文件登记表》。
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4.6外来文件的控制
4.6.1外来文件包括国际、国家、行业、地方的标准、法规和客户提供的文件等。
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1.目的
通过实施本程序，以确保相关场所及人员得到并使用体系文件的有效版本，并及时撤出失效、作废的文件。
2.范围
本公司ISO9001运行中所有文件的控制。
3.职责
质量部对所有与体系有关的文件实施归口管理，各部门对部门内与体系有关的文件进行管理。
4.程序
4.1文件编码
a)质量手册编号
程序文件代码+流水码
公司代码
c)管理制度文件编码QXZG—GL/部门代码□□—□□□
年号
管理制度文件代码+部门代码+流水号
公司代码
d)技术文件（图纸除外）编码
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文件编号：QX-QP01-2011
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□□部门代码□□—QXZG—JS/
分发部门代号：总裁-PR，行政部-AD，财资部-FD，生产部-（MA-光源、RA-应用），品保部-QA，技术部-（PD-光源、RD-应用），营销部-SA
4.5.2质量管理手册、程序文件原件(由审核人原始签字)由质量部保存，各部门保存其有效版本的
复印件(或电子档)，各部门文件、作业指导书由各部门自己保管，不属于质量体系文件内容的由各部门按各自职责进行保存和管理。如有特殊需要保存旧文件时，应在旧文件的封面上加盖红色作废印章。
4.7考虑节能和环保，文件发放可采用再生纸打印或电子版形式发布。
4.8质量部负责文件印章管理。
5.支持性文件和记录
a)文件
《记录控制程序》
b)记录
《文件发放与回收登记表》
《受控文件清单》
《外来文件登记表》
《文件作废清单》
《文件编制/更改申请单》
《部门文件登记表》
6.流程图
责任部门文件编修
相关部门评审、管理者代表审核审议
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编号：QXZG-QP01-2011
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泽州县群鑫球墨铸管厂
Ze zhou xian qun xin qiu mo Co.,Ltd.
文件名称:文件控制程序
文件编号: QXZG-QP01-2011
版本/状态: A/0
分发号:
分发单位:
编制：日期：年月日
QX-QM-年号，其中“QX”为公司代码，“QM”为质量手册英文名称“Quality Manual”的缩写。
QXZG—QM—□□□
□年号
质量手册代码
公司代码
b)程序文件编号，依次类推。QX-QP02-2011如第一个程序文件的编号为QX-QP01-2007，第二个程序文件的编号为QXZG—QP□□—□□□□年号
日年月日期：审核：
日年批准：日期：月
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文件编号：QX-QP01-2011
版次：A/0
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文件更改单号
修订日期
修订页次
修订摘要（增、减、改，项目）
修订记录
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文件编号：QX-QP01-2011
e）各部门使用的受控文件均需遵守相关规定，修订时按《文件编制/更改申请单》的规定进行（修订内容很少时，可以进行划改），并做好记录。但禁止随意涂改、增删。
4.4.3文件编修，在正式发布前一般要经过评审,可通过以电子邮件或传阅的方式以及品质会议、内审会议等形式对各类文件进行评审。
4.5文件发放与保存
4.5.1受控文件应列出《受控文件清单》。所有受控文件的发放，按管理者代表核定应使用此文件相关部门，由质量部按此分发。并由接文人在《文件发放与回收登记表》签收。受控文件发放前盖上“受控”章，确定发放代号，作为有效受控版的标识。
规格类别代码
技术文件代码+部门代码+流水码（位数不足，可扩充）
公司代码
表格编码g)
QXZG–□□□–□□
流水号
条款号
公司代码规格类别代码h)
01-产品规格书（中文，02-产品规格书（英文），03-量产规格书，04-分BIN程式，05-BOM（物
08-其他。作业指导书，料清单），06-07-控制计划，，也可简写2011-01-05i)各类文件的日期批准统一使用阿拉伯数字，按年月日的顺序书写。如“”为“11-01-05”等，活动印章的日期格式采用其固定格式。j)所有文件的编写不可用铅笔，以防被纂改。.”所有中文受控文件的公司名称统一规定为：泽州县群鑫球墨铸管厂。简写为：k)“QX4.2文件格式版次、编号、标题、1)受控文件应依据文控中心的文件格式,封面和页眉上应记入编制文件的名称、页码、编制、审核、批准、日期。2)程序文件编写内容如下：, E.职责程序F支持性文件和记录（可选）C. B. A.目的，范围，术语和定义（可选）, D. G.流程图（可选））工作文件的编写要点：3日期批准编制和审核（可选）部门正文标题A., B., C., D., E. , F.文件状态4.3
4.5.3文件的保存期限一般至少三年。届时可由管理者代表审定是否作废（也可视文件情况而定保存期限）。作废文件由质量部统一收回，登记入册，定期销毁。各部门需要作为资料保存的作废文件，由本部门负责人批准，由质量部加盖“作废、保留”章并统一保存。
4.5.4若要借阅文件，由质量部专人负责，做好记录后方可借阅。
4.6.2在公司内使用的外来文件（不属于质量范围的一般由行政部进行接收和管理）由质量部归
口管理；当接到外来文件时，质量部将其登录于《外来文件登记表》中，并交相关部门负责人审核确定其对本公司是否适用。
4.6.3审批后的外来文件，作为本公司的受控文件，加盖“受控”章，并在《外来文件登记表》中注明。
4.6.4顾客图纸图样、合同标准、规范要求等作为一种特殊的外来文件，应视为顾客财产进行控
a)质量手册由管理者代表组织人员编写，程序文件可由管理者代表指定主导程序的职能部门进行编写，管理者代表审核，经总裁批准后生效。
b)一般工作文件由各职能部门编写，管理者代表审核，总裁批准后生效。
4.4.2修订
a)质量部组织内审人员，在每次内审前，至少对质量管理手册和程序文件进行一次评审，对文件
中与实际情况不适宜的地方加以修改，修改前应填写《文件编制/更改申请单》经管理者代表审核，总经理批准进行更改和发放。
本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖红色受控印章，非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外界人员使用。4.4文件编修
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4.4.1编写
b)除定期修改外，文件和资料需要更改时，文件更改应由发现人向质量部反映，质量部将有关信息传达到文件原编写部门，并以《文件编制/更改申请单》进行更改。
c)多次更改或特殊要求时，由文件归口部门提出换版申请，文控中心负责组织新版编写和发放，同时收回旧版本，并在《文件发放与回收表》上登记。
d)文件修订：受控文件修订时（如质量手册和程序文件），将受章节改次修订达5次时、体系版本升级或程序流程有大变动时，则可视情况更换版本。（注：修订按文件版本A、B…和改次1、2…，进行标注）
批准总裁或部门内文件由主管核准
发放和回收综合部发放，同时回收相关部门的转至品质课，再由品质课统一编号，并作好标识，控制其分发；当在使用中发现其图纸或标准不清时，应及时和顾客联系，并作好记录；对顾客文件要进行保密，未经顾客同意不得私自向外借阅或复印。
4.6.5每年内审前对外来文件的有效版本进行评审追踪，当文件版本发生变化时，将追踪结果记入
“外来文件登记表”中，确保使用有效版本的适用的外来文件。