4.2文件控制程序
COP4.2工作指令文件控制程序
4.1当需要制订工作指令文件时，由责任人员拟制，交由部门主管审核，经公司分管领导批准后执行，当文件需要跨部门执行时，可由公司分管领导批准执行。
4.2工作指令文件的格式不作统一，基本格式要求：题目、编号、拟制人、批准人、批
准／生效日期，内容要求切合实际，具有可操作性，文件应有版本控制标记。
4.3工作指令文件编号可按下列规定执行：4.3.1编号方法：
4.3.1工作指令文件编号方法
ＷＩ·××·××
文件顺序号（阿拉伯数字，位数不限）
部门代号
工作指令代号（Working Instruction的缩写）
如WI·QA表示QA监察部发行的工作指令文件。
未经同意不得复印
通用电子有限公司运作程序文件
编号：COP 4.2
第3页，共4页
4.3.2各部门代号：
通用电子有限公司运作程序文件
第A版
受控号：
1.目的
1.1本程序用于控制与公司质量管理有关的工作指令（简称WI）的编写、发放、修改和处理。
2.范围
2.1本程序适用于工作指令文件。工作指令文件包括但不限于检验计划、模具及设备检
验规程、设备操作规程等。
2.2技术工艺文件控制按COP4.3《技术文件和工艺文件控制程序》执行。
3.职责
3.1部门主管负责批准工作指令文件，并监督工作指令文件的实施。
4.7当工作指令文件需要修改时，由部门主管指定有关人员进行修改，并按原审批程序审批后发放。
4.8各部门文件管理人员发放经修改后的工作指令时，必须收回过时的工作指令文件，统一销毁或另行保存，负责二次发放的部门文件管理人员也要将过时文件收回，统一销毁或另行保存。
4.9根据需要，取消工作指令文件时，由部门主管指定有关人员在工作指令文件修改记录上作好取消记录，按原审批程序审批后取消，被取消正本保存一年，各部门文件管理人员（含二次发放）及时收回旧的工作指令文件，统一销毁或另行保存。
文件控制程序的基本要求
文件控制程序（文件名）审批信息：审批记录：6: 版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解正文：1目的对与公司质量管理体系有关的所有文件（含适当范围的相关外来文件）进行控制，以确保体系文件的编制、审核、批准按照既定的流程执行，同时确保各相关场所使用的文件均为有效版本，保证质量管理体系顺利实施。
2范围适用于本公司所有与质量管理体系相关的文件。
3职责3.1总经理负责批准发布质量手册、相关程序文件和外来文件。
3.2各部门负责相关文件的编制、审批、使用和保存。
3.3质管部负责与质量管理体系有关的所有文件的编号、标识、发放、修订、收回、销毁、存档等管理工作。
负责组织对现有质量管理体系文件的定期评审工作，负责文件的归口管理，其他部门配合。
4控制程序4.1文件分类4.1.1质量管理体系文件包括质量手册、程序文件、管理制度、表单等。
4.1.2本公司质量管理体系文件分为受控文件和非受控文件。
受控文件一律加盖红色“受控”印章。
4.1.3受控文件非经总经理授权，持有人不得对外展示、复印。
外借和复印均须到质管部办理签收手续。
6: 版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解4.2文件的编号4.2.1质量管理体系文件的编号4.2.1.1质量手册编号Q（质量）-XX(公司简称缩写)-SC（手册）-01E（环境职业健康安全）- XX(公司简称缩写)--SC（手册）-014.2.1.2 程序文件编号Q（质量）- XX(公司简称缩写)-CX（程序）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）E（环境职业健康安全）- XX(公司简称缩写)-CX（程序）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）注：条款号只取到点号后一位4.2.1.3管理制度编号Q（质量）-XX(公司简称缩写)-ZD（管理制度）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）E（环境职业健康安全）-XX(公司简称缩写)-ZD（管理制度）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）注：条款号只取到点号后一位4.2.1.4记录编号Q（质量）-XX(公司简称缩写)-JL（记录）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）6: 版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解E（环境职业健康安全）-XX(公司简称缩写)-JL（记录）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）注：条款号只取到点号后一位4.2.2外来文件编号4.2.2.1外来文件按下列定义分类a.外部质量管理体系方面的文件（包括法律法规、顾客合同等）成为外来文件，外来文件可按类别分为A、B、C...类，便于识别；4.2.2.2编号方法Q（质量）-XX(公司简称缩写)-WJ（文件）-A-XX（序号，01,02,03...）E（环境职业健康安全）-XX(公司简称缩写)-WJ（文件）-A-XX（序号，01,02,03...）4.3文件的编写4.3.1质管部组织管理文件及程序文件的编写、汇编和装订工作。
QPTS-4.2-01 - 文件控制管理程序
QP/TS-4.2-01 文件控制管理程序1 目的确保与质量管理体系有关的文件得到有效控制和各相关场所使用的文件为有效版本，并正确使用。
2 范围适用于公司各部门的文件和资料的控制，包括适当范围外来文件的控制，如：国家国际标准，法规及相关方提供的文件、图纸等。
3 职责3.1 质量部负责组织质量管理体系管理类文件的编写、评审、更改、发放、回收和归口管理。
3.2 技术部负责组织质量管理体系技术类文件的编写、评审、更改、发放、回收和归口管理。
3.3 各部门负责人对本部门编制文件的适用性进行审核。
并负责本部门文件的使用与管理。
3.4 总经理负责批准、发布质量手册。
3.5 管理者代表负责质量手册的审核、程序文件及作业文件的批准。
4 工作程序4.1 质量管理体系文件分类质量管理体系文件分为四个层次,即:a) 第一层次文件：质量手册，内容包括质量方针、质量目标及实施的过程等；b) 第二层次文件：程序文件，是描述质量管理过程方法的文件；是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。
这一类的作业通常为跨部门的作业。
c) 第三层次文件：作业文件，是描述各职能部门内部的某项作业的具体步骤、细节的运作文件。
这一类的作业通常为单一部门性质的作业。
如技术类文件（含设计文件、工艺文件、检验文件）等。
d) 第四层次文件：记录，质量管理过程中所进行的记录/表格。
4.2 文件的编制与审批4.2.1 质量管理体系管理类文件4.2.1.1 质量手册由质量部编制，管理者代表审核，总经理批准。
4.2.1.2 程序文件和作业文件由质量部组织各职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.2.1.3 质量记录按《质量记录管理程序》执行。
4.2.2 技术类文件由技术部负责编制，部门负责人审核，产品图纸和工艺通则由总经理批准，其他工艺文件由总经理或其授权人批准。
4.3 文件的编号4.3.1 质量管理体系文件的编号4.3.1.1 质量手册的编号QM/TS-SC—××××QM/TS：质量手册代号/TS16949， SC：公司代号，××××：文件发布年份（2010、…）4.3.1.2 程序文件的编号QP/TS-××—**QP/TS：程序文件代号/ TS16949，××：标准条款号，**：流水号（01、02、03、…）4.3.1.3 作业文件的编号WD/TS-××—**WD/TS：作业文件代号/ TS16949，××：标准条款号，**：流水号（01、02、03、…）4.3.1.4 技术类文件编号，按《技术文件编号规则》规定执行4.3.2 外来文件的编号采用原编号，无原编号的按收集顺序编号。
质量管理体系文件：文件控制程序
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
文件控制程序
1、目的对公司文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2、范围适用于与公司质量管理和HACCP体系（包括质量管理和HACCP体系）有关的文件控制。
3、职责3.1 总经理负责批准发布质量管理和HACCP体系手册和程序类文件。
3.2 管理者代表负责审核质量管理和HACCP体系程序文件。
3.3 各部门负责本部门发出文件的编制、审核、使用和保管。
3.4管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.5 各部门负责本部门与质量管理和HACCP体系有关的文件的收集、整理等。
3.6 人事行政部为文件的主责部门，负责公司文件的打印、发放、备案存档管理。
4、程序4.1 文件分类及保管4.1.1管理手册类文件，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准后发布，人事行政部存档备案。
4.1.2程序文件，质量管理部组织，各责任部门编写，管理者代表审核，总经理批准，人事行政部存档备案；4.1.3 HACCP计划类文件，HACCP小组组织编写，组长审核，总经理批准发放HACCP小组，人事行政部存档备案。
4.1.4公司第三层质量管理和HACCP体系文件分为三类：4.1.4.1作业文件，作为各部门运行质量管理和HACCP体系的常用实施细则：包括工作标准(岗位任职要求和岗位职责等)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门记录样表等。
由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；4.1.4.2管理文件，如各种行政管理制度、外来文件，包括与质量管理和HACCP体系有关的政策、法规、标准文件等，由人事行政部负责分类、保存。
4.1.4.3其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等,由各部门负责分类、保存、使用。
4.2文件的编号4.2.1 质量管理和HACCP体系文件的编号a)手册：公司名称代号/版次。
例如：CJJT/QH，表示本公司管理手册。
b)程序文件：公司名称代号/CX-序号(编号)。
文件控制程序
1．目的本程序规定了文件编制、修订、审核、批准、发布、替换或撤销、复制、保管、销毁、使用的控制要求，为了保证质量体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版本，并处于受控状态，确保质量体系正常运行。
2．适用范围本程序适用于公司质量体系运行中有关的所有文件，包括相应的外来文件。
3.职责3.1 质量部负责公司所有质量管理体系文件的归档管理；3.2技术开发部负责技术文件的管理和控制。
3.3各部门负责本部门形成支持性文件和记录的编制、审核，填写及日常归档保管工作。
4.工作程序4.1文件分类和保管4.1.1质量管理体系文件有质量手册、程序文件、质量控制文件（支持文件）、质量记录表单如质量计划等组成，其中质量控制文件（支持文件）包括各种管理规定、操作规程、技术文件（产品技术要求及相关标准、生产工艺规程、作业指导书、检验和试验操作规程、安装和服务操作规程等相关文件）等；4.1.2与质量管理体系有关的所有文件（含记录格式）均由质量部备份电子版并进行归档管理；4.1.3各部门负责受控发放文件及本部门完成质量记录的日常保管及归档管理；4.2文件编号4.2.1管理体系文件编码规则管理手册 XXX- QM-□文件发布年号质量体系代公司代号程序文件程序文件顺序号程序文件代号公司代号支持性文件 XXX-□□-□□文件顺序号部门代号（支持性文件）公司代号记录/表格XXXRD- □□-□□□注：顺序号由“01”开始；版本号由“A”开始；部门代号：部研发-KF 生产部-SC 质量部-ZL 采购部-CG 行政部-XZ 财务部-CW 销售部-XS 4.2.2文件的控制状态以各印章表示：受控文件非受控文件作废作废保留4.3文件的编写、审核、批准4.3.1质量手册由质量部组织各职能部门编写手册草案，管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件由各过程主责部门编制、修改，相关部门负责人会签，管理者代表批准。
4.3.3质量控制文件（支持文件）由负责该项工作的专业人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。
编码规则-文件控制程序样版
1．目的对管理体系文件资料进行管理控制，确保有关场所使用有效文件。
2．适用范围适用于管理体系文件和技术文件的控制。
3．职责3．1人事行政部是管理文件的主管部门，负责文件的统一编目、打印、发放、监督本程序的执行。
3．2技术部负责工艺文件的编制、审批和修改。
并对其输出的工艺文件的完整性，有效性负责。
3．3质量部负责质量检验文件的编制、审批和修改。
并对其输出的技术文件的完整性，有效性负责。
3．3其它部门执行本程序，并负责主管文件的编写和执行。
4．控制程序4．1文件的分类和编号：4．1．1文件和资料的分类为：管理手册；程序文件；第三层次管理文件和技术文件；质量记录。
4．1．2文件和资料的编号为：a．管理手册xxxx”的拼音缩写b．程序文件xxxx有限公司”的拼音缩写c．第三层次管理文件或技术文件管理文件版本文件序号部门代码，具体参见下述说明管理规定文件代号“苏州xxxx有限公司”的拼音缩写技术文件版本文件序号技术指导文件类型，具体参见下述说明技术指导文件代号“苏州xxx有限公司”的拼音缩写说明：1. 第三层次文件分为管理文件和技术文件2. 管理文件向下按部门制定，部门代码如下：总经办—GM 人事行政—HR 财务部—FD 质量部—QA制造部—MD 技术部—TD 商务部—BD采购部—PD3. 技术文件向下按照技术类型分，技术文件类型代码如下：机加工艺—JJGY 装配工艺—ZPGY 包装工艺--BZGY 检验规范—JYGF 外来文件xxx有限公司”的拼音缩写质量记录版本和修改状态文件序号部门代码，具体参见下述说明记录代号“苏州xxx”的拼音缩写d．版本号和修改状态：注1：修改次数，0为原版，1、2、3…为修改次。
注2：版本号，用A、B、C（S、P除外）…，表示第一版、第二版、第三版……。
注3：文件修订后，首次发布版本号不变，当修改5次后，需要进行版本升级。
4．2文件的编写、审核、批准4．2．1管理手册由人事行政部协助管理者代表负责组织相关人员编制、审核，由总经理批准发布，程序文件由各部门负责人组织编制，主管审核，管理者代表批准，原稿由人事行政部归档保存。
QP4.2工作指令文件控制程序
编号：QP 4.2
程序文件
第3页，共3页
4.5工作指令文件的发放：
工作指令文件统一由QA监察部加盖红色“QA监察部受控”印后发放到责任部门，并将发放记录登记在《工作指令发放登记表》中，确保可追踪。
当有文件修改时，QA监察部在发放新文件的同时，将旧版本收回，作统一处理。
4.6工作指令文件的修改：
ＷＩ·××·××·××
文件顺序号（两位阿拉伯数字）
二级部门代码
系统代码
工作指令代号（Working Instruction的缩写）
如WI·AD·QA·01表示QA监察部发行的工作指令文件。
4.4工作指令文件的管理：
工作指令文件的正本由QA监察部保存，副本由QA监察部加盖红色“QA监察部受控”印章后发放到使用部门保管。各部门文件管理员制作文件目录清单，做到文件易于识别和检索，及时记录文件的更改和修订状态，保证使用有效的版本，所有受控文件登记在《文件汇总表》中以备查阅。
编号：QP 4.2
程序文件
第2页，共3页
工作指令文件控制程序
第A版
1.目的
1.1保证与质量体系有关的工作指令的正确、适用，并达到有效控制。
2.范围
2.1本程序适用于与质量体系有关的工作指令文件(简称WI)。
工作指令文件包括但不限于：管理规定、检验试验计划、操作规程等。
2.2技术工艺文件控制按《技术文件和工艺文件控制程序》执行。
惠州华阳通用电子有限ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ司
编号：QP 4.2
程序文件
第1页，共3页
工作指令文件控制程序
第A版
修改
序次
更改
条款
更改内容
审核
文件控制程序4.2.3
文件控制程序一、主要职责和权限1．适用于整个公司的质量（工作）手册、管理制度、作业指导书文件等由公司品质部进行编制，并组织公司各部门主管进行会审，最后由总经理批准执行。
2．适用于各部门的管理制度、作业指导文件等由本部门组织编制、审核，经总经理（或其授权人）批准后执行。
3．所有受控文件制度（包括外来文件）的发放管理均由品质部负责。
二、主要工作内容1．公司文件的策划、编制、编号、标识1）公司所有需要编制文件、制度均由品质部会同部门进行策划，制定《文件制度清单》，经管理者代表审核、总经理批准后安排编制。
2）文件、制度编号，原则上公司级通用文件按下面方法编号：TF—□□—□□□对应体系章节号文件类别拼音首字母：行政XZ，工程GC，安全AQ，环境HJ，财务CW按公司泰丰的拼音首字母仅在各部门适用的文件、制度编号按下面方法□…□ --□□□□□文件流水号：001，002......文件类别拼音首字母：行政XZ，工程GC，安全AQ，环境HJ，客服KF，财务CW按部门名称的拼音首字母注：如有特殊情况，由品质部进行规定编号。
3）文件版本与修改状态的标识□ / □□文件修改状态：0，1，2......10，0版为原版文件版本：A，B，C......2．文件控制管理1）文件分为受控原版、受控副本、非受控副本。
受控原版为不加盖印的签字原件，仅作为复制用途。
受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控”印章，作为公司使用的合法文件。
公司不允许使用“受控”印章变黑的非法复印件。
非受控副本用于提供外部单位使用，加盖蓝色非受控章。
外来法规、政策性文件经审核对公司服务有影响的，品质部加盖已审核章进行控制。
2）为确保体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号来控制最新有效版次。
版本号采用英文字母A，B，C……表示第一版、第二版、第三版……；采用两位阿拉伯数字如0，1，2……表示未经修改、第一次修改、第二次修改……。
文件控制程序范本
序号2：
1、目的
对质量管理体系所规定的文献进行控制，确保有关部门(单位)及时得到并使用有效文献，避免失效或作废。
2、合用范畴
合用于本校教育教学服务质量管理体系有关文献的控制。
3、流程及规定
1、目的
编制并保持质量统计，以提供质量管理体系符合规定和有效运作的证据。
2、合用范畴
合用于本校质量管理体系有关的全部质量统计的控制。
1、目的
建立内、外沟通交流渠道，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。
2、合用范畴
合用于本校各层次各部门(单位)间以及与外部各部门(单位)、单位、人员之间的沟通。
1、目的
按计划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充足性和有效性。
2、合用范畴
合用于本校最高管理者对现行质量体系的评审。
3、流程及规定
1、目的
科学制订学院质量方针和质量目的，以确保其持续的适宜性、充足性和有效性。
2、合用范畴
合用于本院最高管理者对现行质量方针和质量目的的控制。
3、流程及规定。
ISO9001-2015文件控制程序
文件控制程序（ISO9001：2015）1.目的对本公司ISO9001：2015标准的各类文件予以控制,确保文件始终处于受控状态。
2.范围适用于本公司ISO9001：2015标准要求的文件的控制.3.职责3.1总经理负责管理性文件的审批;3.2技术部负责技术性文件的审批;3.3办公室负责管理性文件的归口管理,包括文件存档，打复印、分发、回收和销毁的实施。
3.4 技术部负责处等产品有关技术性文件的编制及归口管理。
4.控制要求4.1文件的分类本公司的文件分管理性文件、技术性文件和外来文件三类。
管理性文件：质量方针、质量目标、质量手册程序文件、记录等技术性文件：产品标准、检验规程、作业指导书、图纸、工艺文件质量计划或类似文件等（产品设计标准或规范应是质量计划的一个内容，其要求不得低于有关该产品的国家标准）外来文件：国际标准、行业标准、国家标准、相关法律法规、顾客以及相关方提供的文件等4.2文件编制的提出4.2.1质量管理体系文件由办公室提出,各部门负责编写.4.2.2其他文件由各部门提出,相关部门配合编写.4.3文件的编制4.3.1文件的编制应遵循系统性和可操作性原则,即编制文件与其他文件的相容性和文件执行的可操作性和实用性。
编制文件采用统一的格式,内容简洁明了,用语规范通俗,前后统一,并符合相关的法定要求,如术语、计量单位等. 4.3.2文件编号按《文件编号规则》进行编号标识。
（附录A）4.3.3文件可以用任何形式或类型的媒体。
4.4文件的审批4.4.1编制文件一般由本部门负责人审核，必要时由部门负责人组织相关部门会审，并进行会签。
4.4.2管理性文件经审核或会签后由总经理批准，颁布实施。
（附录B）4.4.3技术性文件经审核后由副总进行批准。
4.5文件分发、收回4.5.1文件批准部门提出发放范围，文件由办公室按照发放范围影印文件，并按相应分发号进行分发，领用人签收。
4.5.2文件的发布实施分类控制，受控文件限制发放范围、份数，作好“文件发放记录”（附录C）；非受控文件不限制分发范围，不作分发记录。
ISO9000认证-文件控制程序
文件控制程序编号：XT-02-7.5-00011、目的对企业质量、环境和安全管理体系所要求的文件进行控制，确保质量、环境和安全管理体系运行各场所使用有效的版本文件。
2、适用范围本程序适用于质量、环境和安全管理体系各类文件的管理和控制(包括外来文件)。
3、职责3.1综合管理部负责组织管理手册、程序文件及相关文件和资料的编写、编号、登记发放、回收、销毁、原稿的保存及做好相关记录并负责修改和及时更新、标识。
3.2生产技术部负责外来图纸、标准的收集、控制和管理，综合管理部负责相关法律法规的收集、控制和管理。
3.3生产技术部负责操作规程，作业指导书等技术性文件和相关管理文件的编写。
3.4管理体系负责人负责管理手册、程序文件的审核，总经理批准；生产技术部负责技术文件的编制、审核、批准。
3.5安环部负责环境、安全管理文件的编写。
4、工作程序4.1文件的分类4.1.1管理手册4.1.2程序文件4.1.3第三层次文件：包括技术文件(产品标准、图纸)、工艺文件、操作规程、质量、环境和安全管理规定、外来文件及适用的法律法规和其他要求等。
4.1.4记录：按《记录控制程序》控制。
4.2文件编号4.2.1企业代号：XT（泰山瑞豹拼音首字母）表示。
4.2.2文件类别代号：管理手册“01”，程序文件为“02”，第三层次文件为“03”，记录为“04”，体系运行之前的外来文件和技术性文件、记录编号引用原编号登记控制。
程序文件代号后加标准条款号。
如：XT (企业代号)-02(程序代号)-4.2.3(标准条款号)-0001（文件序号）。
4.2.3文件的顺序号，在标准条款号或以四位数字代替的文件名称后加0001、0002……以此类推。
例：XT —03(第三层次文件代号)—0701(文件名称)—0001(文件序号)。
同一名称的表单有多种不同内容格式时，在文件顺序号后面加A1、A2…来表示。
4.3文件的编制与审批4.3.1在管理体系负责人的领导下，管理手册由综合管理部组织编写，管理体系负责人审核，总经理批准发布。
文件控制程序 WSQP
文件控制程序WSQP-4.2.11 目的对与质量管理体系有关的文件编制、批准、发放、使用、评审、更改、作废和回收等进行控制，确保与质量管理体系运行有关的场所都能及时使用相应文件的有效版本。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制(包括适用的外来文件)。
3 职责3.1总经理负责批准发布质量手册及程序文件。
3.2副总负责审核质量手册及程序文件。
3.3品质部负责体系文件和质量检验文件的归口管理。
3.4技术部负责新产品图样、工艺文件等技术文件的编制和管理，技术部负责老产品图样、工艺文件等技术文件的更改。
3.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4 工作程序4.1 新文件的编写、编号4.1.1 文件的编写4.1.1.1 质量手册、程序文件由品质部组织编写。
4.1.1.2 设计文件、工艺文件、企业产品技术标准、采购清单、采购规范、检（试）验规范、产品图纸等由开发部组织编写。
具体按《设计、工艺文件管理规定》执行。
4.1.1.3 其它管理文件由相关部门组织编写。
4.1.1.4 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一、。
格式不作统一要求。
4.1.2 文件的编号4.1.2.1 质量手册、程序文件、与体系有关的管理文件按《质量体系文件编号办法》进行编号。
4.1.2.2设计性文件的编号按《设计、工艺文件管理规定》进行编号。
4.1.2.3其它管理文件由相应的文件编写部门自行编号。
4.1.2.4文件取号时，需填写《文件发放编号登记单》记录文件名及文件号，确保文件的唯一编号。
4.2 文件的批准4.2.1 公司行政管理文件由副总经理批准。
4.2.2 质量手册、程序文件由副总审核，总经理批准。
4.2.3 设计性文件由技术部经理审核，副总批准。
4.2.4其它部门管理文件由相关部门负责人审核，副总批准。
4.3 文件的发放、回收、保存4.3.1 文件发放前，发放人应对文件进行以下确认：a）是否进行了有效的批准；b）标题、文件号、版本号、页数是否完整。
新版4.2文件控制程序
文件代码：QCR/D·02·4.2 页码：1/7 1 目的和范围为保证质量管理体系文件和记录的管理符合标准要求,利于企业管理，特制定本程序。
本程序适用于集团公司质量管理体系文件和记录的管理。
2 职责2.1企业策划部是本程序编写的责任部门,负责组织相关单位和部门对质量管理体系文件和记录的编写及控制，并负责编写和控制质量管理手册、文件管理、内部质量管理体系审核、绩效工资管理、企业资产管理、法律事务管理类文件和记录。
2.2董事会秘书负责编写并控制董事会的文件和记录。
2.3总经理办公室负责编写并控制集团公司日常行政管理、印鉴管理、保密工作管理、信访工作、文明办公管理、档案管理类文件和记录。
2.4党委工作部负责编写并控制党委的文件和记录。
2.5团委负责编写并控制团委的文件和记录。
2.6工会负责编写并控制工会的文件和记录。
2.7纪检监察室负责编写并控制纪委的文件和记录。
2.8审计部负责编写并控制审计管理类文件和记录。
2.9技术部负责编写并控制技术性文件和记录。
2.10生产部负责编写并控制供热生产、服务、热费收缴及全部设备管理类文件和记录。
2.11综合经营计划部负责编写并控制综合经营计划管理类文件和记录。
2.12财务部负责编写并控制财务、核算管理类文件和记录。
2.13人力资源部负责编写并控制人力资源管理类文件和记录。
2.14物资部负责编写并控制物资的采购和管理的文件和记录。
文件代码：QCR/D·02·4.2 页码：2/72.15保安部负责编写并控制安全管理类文件和记录。
2.16稽查大队负责编写并控制供热稽查管理类文件和记录。
2.17开发建设公司负责编写并控制供热开发建设管理类文件和记录。
2.18燃料公司负责编写并控制煤炭的采购与管理文件和记录。
2.19运输公司负责编写并控制内部运输管理文件和记录。
2.20物业公司负责编写并控制物业管理类文件和记录。
2.21各单位、部门要落实专人做好文件的保管和执行，对文件规定内容的执行情况进行监督检查，并对文件执行中所出现的问题提出改进意见。
公司文件管理控制程序,文件编号、文件发行与使用规定
1.0目的将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。
2.0适用范围适用于管理手册（代号为RM）、程序文件（代号为RP）、作业文件（代号为RW,含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等）、表格（代号为RF,含各类表单、印章标签、清单等）的管理。
3.0职责3.1主要责任部门负责文件的制订和修改。
3.2人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。
3.3使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。
4.1工作程序4.1文件的制订及审批4.1.1根据实际情况，相关部门根据需要制订各类文件。
4.1.2人力资源部负责文件底稿之标准格式的打印、编号及版本核对。
4.1.3管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长批准。
4.1.4程序文件由主要职能部门编制，常务副总审核，总经理批准。
4.1.5作业文件由相关部门编制，部门主管审核，直管领导批准。
4.1.6其他文件规定的审核、批准人与本文件矛盾时，以其他文件规定为准。
4.1.7审核、批准人应对文件进行审核、批准并在《文件发行/更改审批表》上签名。
4.2文件的编号4.2.1管理手册文件编号HD—RMII公司代号管理手册4.2.2程序文件编号HD-RP-XXIII公司代号程序文件文件序4.2.3作业文件编号RW—XX--XXIII作业文件部门代号文件序号（部门代号：品管部PG、生产部SC、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部CH）4.2.4记录表单编号RF—XX—XXIII表单RP序号表单序号4.3格式和字体：4.3.1程序文件格式:1.0目的20范围;3.0职责;4.0工作程序;5.（）参考文件;6.（）相关记录.4.3.3字体:标题栏文件名称用22号字,其余用1（）号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有字体均用^TimesNewRoman w o4.4文件的发行与使用441任何核准发行的文件原稿，由人力资源部归档，登记于《文件清单一览表》，宜家文件由业务部归档并且登记在《外来文件登记表》中，人力资源部编制的《文件清单一览表》，表明现行文件的现行状况，《文件清单一览表》在文件增加、废除、更改时由人力资源部及时更新。
4.2.3文件控制程序
文件控制程序1 目的/范围1.1为了使本公司质量管理体系所需求的文件予以有效控制，确保各相关场合所使用的文件属有效版本，特编制本形成文件的程序。
本程序适用于本组织质量管理体系所需的如下各类文件：a)有关质量方针和目标方面的文件，包括质量手册；b)过程控制文件（程序文件、质量计划、作业指导书）；c)完成规定任务的各种规程和指导性文件；d)与质量管理体系相关的外来文件，包括引用的国际、国家、区域和行业标准（工艺、技术文件）、国家的法律法规、合同及相关方的文件；e)记录等。
1.2通过本程序文件的实施，以确保：a）文件发布前得到批准，以确保文件是适宜、有效的；b）对文件进行定期评审，必要时进行修订，并再次批准；c）确保文件的更改和现行修订状态得到识别；d）确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e）确保文件保存清晰，易于识别和检索；f）确保外来文件得到识别，并控制其发放；h）防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。
2 职责分配技质部负责所有技术文件的控制。
综合办负责与质量管理体系有关文件的控制，外来行政文件和公司内部行政文件的控制。
3 程序描述3.1文件的分类：a.按文件来源分：内部文件、外来文件；b.按文件类别分：质量体系文件、经营管理性文件（合同、协议相关方文件等）、行政法规性文件、工艺和技术类文件，等；c.按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。
3.2受控文件的程序描述3.2.1内部受控文件的程序：a.文件制定提出部门拟订制订文件的要求；b.文件的编制；c.文件的审核（评审）；d.文件的批准；e.文件的发放；f.文件的签收、使用：g.文件的修订；h.文件的作废；审批；回收销毁；i.文件的管理、归档。
3.2.2外来受控文件的程序 a.文件的收录（编号）；b.文件的批转；c.文件的发放；d.签收、使用；e.文件的管理；f.文件的归档。
（附图2）3.3受控文件控制程序流程图3.3.1组织（及所属部门）制订、发放的受控文件流程图（如附图1）3.3.2外来受控文件受控流程图（如附图2）3.4文件编号3.4.1质量文件编号：a ．质量手册编号：年代文件代号(Q)组织代号(ZH)b.程序文件编号：要素号文件代号(CX)组织代号(ZH)c.质量记录编号：序号（01，02..）要素号文件代号(JL)组织代号(ZH)d. 各种规程和指导性文件的编号，由部门代号、序号、年份组成。
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4.5.7技术文件更改由更改人填写《文件更改申请表》经行政部负责人审核实施。
4.5.8行政部按《文件发放范围明细表》对所发放的文件进行更改。并将失效或作废文件由发布部门予以收缴，确保有效文件的使用。
4.5.9行政部每年一次（12月份）发布《文件更改一览表》，提示各职能部门做好文件更改确认工作，保证文件的有效性和适宜性。当此期间未发生文件更改事宜可不发布相关《文件更改一览表》。
4.5.5文件更改分为划改、换页和换版。
a)划改：个别文字修改或增加，进行逐本划改，保持原字迹，并加盖“修改”红印章。
b)换页：文件单页修改内容超过1/3时，应进行整页更换。页的修改状态顺序从0到9，“0”表示未作换页修改，“1”表示第一次换页修改，以此类推。
c)换版：文件经多次修改（如修改状态从0到9时）或文件需大幅度修改，应进行换版，原版本作废，换发新版本，文件换版，以A、B、C……，表示第一版、第二版……并以其顺序排列。
4.1.2技术文件：技术标准、技术报告等，技术文件按《技术资料管理办法》执行。
4.1.3外来文件
a)国家级、市级、区局的有关法规、行政文件，质量、环境与职业健康安全体系管理标准；
b)行业有关文件和信息资料；
4.2文件的编制、审核、批准和接收
4.2.1体系文件的第一层次文件---管理手册，由管理者代表组织有关部门编制，经管理者代表审核，由总经理批准颁布。
6.5《文件复制借阅清单》
6.6《受控文件一览表》
6.7《文件更改一览表》
6.8《文件销毁清单》
6.9《文件发放范围明细表》
6.10《作废文件留用表》
4.7文件的复制借阅
4.7.1需借阅或复制管理文件，技术文件和资料应填写《文件复制借阅申请单》经管理者代表批准后方可执行。
4.7.2行政部负责归档文件的保管，存入电脑软盘中的文件均须有备份，行政部负责保留资料。
4.7.3有效版本的复印件由原有文件部门实施控制。
4.8文件的保管
4.8.1对受控文件各部门应及时填写本部门使用文件的《受控文件一览表》。
4.8.2各部门应每半年一次对本部门受控文件保管情况进行审查。
4.9作废文件的销毁
4.9.1作废文件应由文件发放部门按《文件发放记录表》全数收回。作废文件应加盖“作废”印章，并记录于《作废文件回收记录表》。
4.9.2需作资料保留的作废文件，应由文件所属部门填写《作废文件留用表》。并加盖“保留”印章后归档保管。
4.2.2体系的第二层文件———程序文件由管理者代表组织有关部门编制。经管理者代表审核后，由总经理批准颁布。
4.2.3体系的第三层文件———相关文件由管理者代表确定有关人员编制，经部门负责人审核后，由管理者代表批准。
4.2.4技术文件———本公司接收的技术文件必须是行政部接收以后，执行《技术资料验收制度》及《技术资料管理办法》。
4.2.5外来文件———按文件分管类别，填写《外来文件受控登记表》，报管理者代表审核，按文件规定进行分类接收控制。
4.3文件的控制状态
4.3.1文件分为受控文件和非受控文件，凡与质量体系运行相关的文件列为受控文件。
4.3.2文件的标识
a)受控文件加盖“受控”印章，并标注文件发放编号。
b)非文件受控文件加盖“非受控”印章，并进行编号。
3.2行政部对质量、环境与职业健康安全管理文件及技术文件进行定期评审管理。
3.3行政部负责归档文件的管理。
4.工作程序
4.1文件的分类
4.1.1质量、环境与职业健康安全管理文件
a)管理手册、程序文件、相关文件；
b)评审资料、质量、环境与职业健康安全记录表等其他质量、环境与职业健康安全管理文件；
c)电脑软件等。
4.5.10电子文件修改参照《软件管理办法》并填写《文件更改申请单》注明软件。
4.6文件的评审
4.6.1各类受控文件应明确标识相应的版本标识。
4.6.2文件持有部门应建立文件有效版本控制清单，以便识别文件的现行修订状态。
4.6.3各部门应确保使用具有有效性版本的文件。
4.6.4行政部每年一次（12月份）进行文件评审，并执行4.5.9条款。
4.5文件的更改
4.5.1文件发布前，应由规定的人员对文件的准确性和适用性进行审核，并由经授权的主要负责人批准。
4.5.2文件更改应由文件原编制部门实施，若由其他部门更改时必须在取得该文件的背景资料后实施。
4.5.3《管理手册》更改由管理者代表填写《文件更改申请单》，总经理批准后实施。
4.5.4《程序手册》、《相关文件》、质量记录表单的更改由文件原编制部门填写《文件更改申请单》经部门负责人审核，管理者代表批准后实施。
4.9.3对确认无保留价值的文件和资料，由文件所属部门填写《文件销毁清单》经行政部批准后实施销毁。
5.相关文件
5.1《文件编码规则》
5.2《技术资料验收制度》
5.3《技术资料管理办法》
5.4《软件管理办法》
6.质量记录
6.1《文件发放记录表》
6.2《外来文件受控登记表》
6.3《作废文件回收记录表》
6.4《文件更改申请单》
c)各类受控文件和资料均应明确标注相应的标识。行归口管理，文件资料的版本号，编号按《文件编码规则》统一编号管理。文件发放范围由管理者代表拟定《文件发放范围明细表》，经总经理批准后，由行政部负责发放。
4.4.2文件发放时，由文件发放部门编制《受控文件一览表》和《文件发放登记表》。
1.目的
对公司质量、环境与职业健康安全管理体系中的有关管理文件，技术文件进行控制，确保各有关部门使用有效版本的文件。
2.适用范围
适用于公司质量、环境与职业健康安全管理体系所涉及的文件和资料的控制（包括电脑软件等资料的控制）。
3.职责
3.1行政部是质量、环境与职业健康安全管理文件、技术文件和资料管理的归口部门，负责公司质量、环境与职业健康安全管理体系文件、技术文件和资料的控制。