启迪物业体系文件编码

启迪物业文件编码管理标准作业规程

1.0 目的

确保公司内部所有的体系文件得到统一的编码，规范文件和资料的管理。

2.0 适用范围

适用于公司体系文件和资料，包括作业指导书、合同签署文件、审批文件、一站式服务中心报批文件、工作联络文件、通知类文件、其他文件等编码。

3.0 职责

综管部负责体系文件和资料编码的归口管理。

4.0 程序要点

4.1 文件和资料的除有行业特殊规定外，均按以下条款规定进行。

4.2 文件分类与编码规则

4.2.1 作业指导书文件类（采用“ZY”作代码）

编码格式：

QDWY-ZY-[ZG]-[2016]-A

文件序号

发文时间

部门代号

作业指导书代码

公司名

4.2.1 作业指导书表格类（采用“ZY”作代码）

编码格式

QDWY-ZY-[ZG]-[2016]-001

文件序号

发文时间

部门代号

作业指导书代码

公司名

4.2.2 对外合同签署文件（采用“HT”作代码）

编码格式：

QDWY-HT-[ZG]-[2016]-001

文件序号

发文时间

部门代号

对外合同签署文件代码

公司名

4.2.3 审批文件（采用“SP”缩写）

编码格式：

QDWY-SP-[ZG]-[2016]-001

文件序号

发文时间

部门代号

审批文件代码

公司名

4.2.4 一站式服务中心报批文件（采用“YZSBP”缩写）

编码格式：

QD-YZSBP-[2016]- 001

文件序号

发文时间

一站式服务中心报批文件代码

公司名

4.2.5 通知类文件（采用“TZ”作代码）

编码格式：

QDWY-TZ-[ZG]-[2016]-001

文件序号

发文时间

部门代号

通知类文件代码

公司名

4.2.6 工作联络文件（采用“GL”作代码）

编码格式：

QDWY-LL-[ZG]-[2016]-001

文件序号

发文时间

部门代号

工作联络文件代码

公司名

4.2.7 其他文件（采用“QT ”作代码）

编码格式：

QDWY-QT-[ZG]-[2016]-001 文件序号

发文时间

部门代号

其他文件代码

公司名

4.3 代码

4.3.1 公司代码用英文全称QDWY 表示。

4.3.2 文件和资料名称代码：

作业指导书——ZY 合同签署文件——HT 审批文件——SP

一站式服务中心报批文件-YZSBP 通知类文件——TZ

工作联络文件件——GL 其他文件——QT

4.3.3 部门代码：

物业——WY 品质部——PZ

客服部——KF 安保部——AB

综管部——ZG 环维部——HW

财务部——CW 工程部——GC

4.4 代码标准

4.4.1 代码统一用宋体，五号字书写。

4.5 文件条款

4.5.1 文件条款用阿拉伯数字和小写英文字母来表达；

4.5.2 文件条款以四个层次为限，分别是条、款、项、眯。

4.6 文件的标识

4.6.1 文件版本的识别：

4.6.2 文件更改状态的识别：

A 更改状态识别数字“O ”为此页文件首版，以此类推 / 0

A 版本识别字母“A ”为首版，“

B ”为第版，以此类推。 / 0