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采购和库存的主要流程认知

王焕

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采购的目的：

维持企业正常的生产经营活动及通过采购管理为企业创造经济效益。采购的作用：

(1)保障供应的必要前提供应物流是保证企业生产经营正常进行的必要前提，因此，采购为企业保证供应、维持正常生产和降低缺货风险创造了条件。物资供应是生产的前提条件，生产所需要的原材料、设备和工具都要由采购来提供；没有采购就没有生产条件，没有物资供应就不可能进行生产。

(2)保证质量的重要环节采购供应的物资的质量好坏直接决定着企业产品质量的好坏。能不能生产出合格的产品，取决于采购所提供的原材料以及设备工具的质量的好坏。

(3)控制成本的主要手段采购的成本构成了生产成本的主体部分，其中包括采购费用、购买费用、进货费用、仓储费用、流动资金占用费用以及管理费用等。采购的成本太高，将会大大降低生产的经济效益，甚至导致亏损。因此，加强采购和供应的组织与管理，对于节约占用资金、压缩存贮成本和加快营运资本周转起着重要的作用。

(4)企业与市场的信息接口采购人员虽然直接和资源市场打交道，但是资源市场和销售市场是交融混杂在一起的，都处在大市场之中。所

以，采购人员也可以为企业及时提供各种各样的市场信息，供企业进行管理决策。

(5)加强客户关系的有效途径采购是企业和资源市场的关系接口，是企业外部供应链的操作点。只有通过采购部门人员与供应商的接触和业务交流，才能把企业与供应商联结起来，形成一种相互支持、相互配合的关系。

库存的目的：

库存的目的是是要以始终与最低的总成本相一致的最低限度的库存义务来提供顾客所期望的服务的。

库存的作用:

(1)维持销售产品的稳定

销售预测型企业对最终销售产品必须保持一定数量的库存，其目的是应付市场的销售变化。这种方式下，企业并不预先知道市场真正需要什么，只是按对市场需求的预测进行生产，因而产生一定数量的库存是必需的。但随着供应链管理的形成，这种库存也在减少或消失。

(2)维持生产的稳定

企业按销售订单与销售预测安排生产计划，并制订采购计划，下达采购订单。由于采购的物品需要一定的提前期，这个提前期是根据统计数据或者是在供应商生产稳定的前提下制订的，但存在一定的风险，有可能会拖后而延迟交货，最终影响企业的正常生产，造成生产的不稳定。为了降低这种风险，企业就会增加材料的库存量。

(3)平衡企业物流

企业在采购材料、生产用料、在制品及销售物品的物流环节中，库存起着重要的平衡作用。采购的材料会根据库存能力(资金占用等)，协调来料收货入库。同时对生产部门的领料应考虑库存能力、生产线物流情况(场地、人力等)平衡物料发放，并协调在制品的库存管理。另外，对销售产品的物品库存也要视情况进行协调(各个分支仓库的调度与出货速度等)。

(4)平衡流通资金的占用

库存的材料、在制品及成品是企业流通资金的主要占用部分，因而库存量的控制实际上也是进行流通资金的平衡。例如，加大订货批量会降低企业的订货费用，保持一定量的在制品库存与材料会节省生产交换次数，提高工作效率，但这两方面都要寻找最佳控制点。

采购管理的主要流程:

接收采购计划－询比议价－决定－下PO－审核－跟催－收货－付款－退货

库存管理的主要流程:

做好物资分类是实行库存控制的前提

确定订货管理方法

对物资货位进行跟踪指挥

做好定期盘点和循环盘点

采购管理中遇到的问题及解决措施:

通过对降低采购物流成本与经济效益的关系的分析,笔者认为加强企业的采购供应链管理是全面改善和大力提升企业整体管理水平的重要环节。企业在采购物流方面主要存在以下三个方面的问题:

(1)采购人员的综合素质低。在动态的市场经济环境下,物资的采购价格与供应数量经常调整变动。采购人员是企业采购工作的执行主体,因此,采购人员的素质高低,会直接影响企业采购的效率、质量和效益。

(2)采购绩效评估制度不健全,当完成一项工作后,如果不对之进行有效的相应的评估,就不会找到现在工作的不足,也不会为将来的工作提供借鉴,当然采购工作也是一样。

(3)供应商很不稳定,当物资短缺时,很难找到令人满意的供应商,价格过高,影响企业正常生产;当物资供过于求时,许多供应商蜂拥而至,争相推销自己的产品,但公司缺少的是稳定的、与公司长期保持密切合作关系的供应商。

根据上述分析,针对企业采购物流存在的问题,采取如下对策:

(1)加强采购人员的管理

要降低采购成本,关键是要加强对采购人员的管理。提高采购人员的综合素质,设置科学合理的岗位,使人尽其才,以保证采购任务

(2)实行采购绩效评估制度

越来越多的企业管理者认识到一个采购部门在整个企业中发挥的巨大作用,尤其是一个配备了有能力的雇员和恰当组织的采购部门。定期合理地评价采购部门的绩效可以节省费用,直接增加企业利润。采购人员工作绩效的评估方式,可以分为定期和不定期两种评估方式。

(3)加强供应商关系管理

企业应坚持以经济效益为中心,以降低采购成本为立足点,合理选择供应商,充分发挥创造性采购的作用。

库存管理中遇到的问题及解决措施：

(1) 库存过多,周转率低,资金占用过大

(2)库存量过低,经常发生缺货现象,影响企业销售/生产的正常进行,利润损失,及被竞争者抢占先机的隐性成本.

(3)库存混乱,库存事务(出库/入库/移库)没有记录或不及时更新导致帐实不符.

(4) 库位管理混乱,东西就在库里,就是找不到

解决方法:

(1)引入库存管理系统, 可以使商业软件,也可自己开发

(2)建立库存管理绩效指标体系,根据销售情况或生产使用情况,制定安全库存

(3)定期出库存管理报表,对周转率过低的库存项目进行库存量优化

(4)建立库存管理制度,专人管理,及时登记库存事务